Оформление заказа покупателя в 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ) — одна из базовых операций, с которой сталкивается каждый пользователь программы. Этот документ фиксирует намерение клиента приобрести товары или услуги, служит основой для резервирования запасов, планирования поставок и последующего выставления счетов. Однако у новичков часто возникают вопросы: где найти форму заказа, как правильно заполнить реквизиты контрагента, как добавить номенклатуру и учесть скидки?

В этой статье мы разберём процесс создания заказа покупателя в 1С:УНФ по шагам — от подготовки справочников до печати документа. Особое внимание уделим типичным ошибкам (например, неверному выбору склада или валюты), нюансам работы с розничными и оптовыми клиентами, а также интеграции заказа с другими документами системы. Если вы только начинаете осваивать программу или хотите систематизировать свои знания — этот материал для вас.

Для удобства мы дополнили инструкцию визуальными схемами, чек-листами и практическими советами, которые помогут избежать распространённых проблем. А в конце статьи вы найдёте ответы на частые вопросы пользователей — от корректировки заказа до его аннулирования.

1. Подготовка справочников перед созданием заказа

Прежде чем приступить к оформлению заказа, убедитесь, что в 1С:УНФ заполнены все необходимые справочники. Без корректных данных о контрагентах, номенклатуре и складах система не позволит сохранить документ или может сформировать его с ошибками.

Минимальный набор справочников для работы:

  • 📝 Контрагенты — карточка покупателя с реквизитами (ИНН, адрес, банковские данные). Если клиент новый, его нужно добавить заранее через раздел Справочники → Контрагенты.
  • 📦 Номенклатура — перечень товаров/услуг с ценами, единицами измерения и характеристиками. Проверьте, что нужные позиции есть в справочнике (Справочники → Номенклатура).
  • 🏭 Склады — места хранения товаров. Убедитесь, что склад, с которого планируется отгрузка, активен и имеет остатки.
  • 💰 Типы цен — прайс-листы для разных категорий клиентов (опт, розница, дилеры). Настройте их в Справочники → Типы цен.

Если вы работаете с розничными покупателями без договора, в 1С:УНФ можно использовать универсального контрагента «Розничный покупатель» (он создаётся автоматически при первом запуске программы). Для оптовых клиентов обязательно указывайте договор — это упростит последующее формирование счетов и актов.

⚠️ Внимание: Если в справочнике номенклатуры не заполнено поле «Ставка НДС», система подставит значение по умолчанию (обычно 20%). Это может привести к ошибкам в расчётах, если ваш товар облагается льготной ставкой (0% или 10%).

Заполнена карточка контрагента с ИНН и адресом

Добавлены все необходимые позиции номенклатуры

Настроены актуальные типы цен (опт/розница)

Указаны остатки на складе для резервирования

-->

2. Пошаговая инструкция: создание заказа покупателя

Перейдём к практике. Чтобы создать заказ в 1С:УНФ, выполните следующие действия:

Шаг 1. Откройте раздел документов

В главном меню программы выберите Продажи → Заказы покупателей. Нажмите кнопку «Создать» (или комбинацию Ctrl+N).

Шаг 2. Заполните шапку документа

В верхней части формы укажите:

  • 🏢 Контрагента — выберите из справочника или добавьте нового (кнопка «+»).
  • 📄 Договор — если с клиентом заключён договор, выберите его из списка. Для разовых покупателей можно оставить поле пустым.
  • 📅 Дата и номер — по умолчанию проставляется текущая дата, но вы можете изменить её (например, для ретроспективного ввода).
  • 🏷️ Валюта — если продажа ведётся в иностранной валюте, укажите её здесь.

Шаг 3. Добавьте товары или услуги

В табличной части документа нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру из справочника. Система автоматически подтянет:

  • Цену (согласно выбранному типу цен).
  • Количество (по умолчанию — 1).
  • Сумму (рассчитывается как Цена × Количество).
  • Ставку НДС (из карточки номенклатуры).

При необходимости откорректируйте количество, цену или скидку (поле «% Скидка»).

Шаг 4. Укажите склад и условия отгрузки

В колонке «Склад» выберите место, с которого будет производиться отгрузка. Если товар резервируется под заказ, установите флажок «Резервировать» — это заблокирует остатки для других документов.

Шаг 5. Сохраните и проведите документ

Нажмите «Записать и закрыть» (или «Провести», если нужно сразу резервировать товары). После проведения заказ получит статус «К выполнению».

💡

Если вы часто работаете с одним и тем же покупателем, сохраните шаблон заказа: заполните документ, нажмите «Ещё» → «Сохранить как шаблон». В следующий раз вы сможете создать заказ на основе этого шаблона за 2 клика.

3. Нюансы работы с розничными и оптовыми заказами

В 1С:УНФ логика оформления заказов для розничных и оптовых покупателей имеет ключевые различия. Разберём их подробнее.

Розничные заказы

Для розничных клиентов (физических лиц) обычно не требуется указание договора. Вместо этого:

  • В поле «Контрагент» выбирайте Розничный покупатель.
  • Тип цен устанавливайте «Розничная» (или другой, настроенный для розницы).
  • Если продажа осуществляется через кассу, после создания заказа можно сразу сформировать чеки ККТ (кнопка «Создать на основе» → «Чек ККМ»).

Оптовые заказы

Для юридических лиц и ИП обязательно указывайте:

  • 📜 Договор — это упростит последующее формирование счетов и актов.
  • 📊 Тип цен — обычно «Оптовая» или индивидуальная (если у клиента специальные условия).
  • 📦 Условия поставки — например, «Самовоз» или «Доставка транспортной компанией» (указывается в поле «Условия отгрузки»).

Для оптовых клиентов также актуально резервирование товаров. Если вы не уверены в наличии запасов, перед созданием заказа проверьте остатки по кнопке «Дост. на складах» в табличной части документа.

⚠️ Внимание: При работе с предоплатой в оптовых заказах сначала создайте документ «Поступление безналичных ДС» (раздел Банк и касса), а затем свяжите его с заказом через кнопку «Оплаты». Это позволит отслеживать остаток долга клиента.
Параметр Розничный заказ Оптовый заказ
Контрагент Розничный покупатель Юридическое лицо/ИП с указанием ИНН
Договор Не требуется Обязателен
Тип цен Розничная Оптовая/индивидуальная
Резервирование Опционально Рекомендуется
Связанные документы Чек ККМ, возврат Счёт, акт, платежное поручение

Розничные (физическим лицам)

Оптовые (юридическим лицам и ИП)

Оба типа примерно одинаково

Не работаю с заказами

-->

4. Работа со скидками и специальными условиями

В 1С:УНФ скидки можно применять как на уровне отдельных позиций в заказе, так и ко всему документу. Разберём оба варианта.

Скидка на конкретный товар

Чтобы установить скидку на одну позицию:

  1. В табличной части заказа выделите нужную строку.
  2. В колонке «% Скидка» укажите процент (например, 10 для 10%).
  3. Сумма автоматически пересчитается.

Скидка на весь заказ

Если клиенту предоставляется общая скидка (например, по акции или за объём), используйте поле «Скидка (руб/%)» в нижней части формы. Здесь можно указать:

  • 💲 Фиксированную сумму (например, -500 руб.).
  • 📉 Процент (например, 5%).

Скидка распределится пропорционально по всем позициям.

Индивидуальные условия для клиента

Если у покупателя постоянная скидка (например, как у дилера), настройте её в карточке контрагента:

  1. Откройте справочник Контрагенты и найдите клиента.
  2. Перейдите на закладку «Условия продаж».
  3. Укажите «Тип цен» и «% Скидки» по умолчанию.

При создании нового заказа эти параметры подтянутся автоматически.

Как рассчитывается скидка в 1С

УНФ?:

Скидка в 1С:УНФ применяется к цене без НДС. Формула расчёта:

Цена со скидкой = Цена × (1 - Скидка / 100).

НДС начисляется уже на итоговую сумму. Например, при цене 1000 руб. и скидке 10%:

1000 × 0.9 = 900 руб. (цена со скидкой),

900 × 1.2 = 1080 руб. (итого с НДС 20%).

5. Печать и отправка заказа клиенту

После оформления заказа его нужно передать покупателю. В 1С:УНФ есть несколько способов печати документа.

Стандартные печатные формы

Чтобы распечатать заказ:

  1. Откройте документ и нажмите «Печать».
  2. Выберите форму:
    • 📄 Заказ покупателя — универсальный бланк с реквизитами и таблицей товаров.
    • 📋 Спецификация — упрощённая форма без «шапки».
    • 📧 Упаковочный лист — для передачи на склад.
  • Настройте количество копий и принтер, затем нажмите «Печать».

    • Отправка по email

    Если клиент ожидает электронную версию:

    1. В окне печати выберите «Отправить по email».
    2. Укажите адрес получателя (он может подтянуться автоматически из карточки контрагента).
    3. При необходимости добавьте комментарий в тело письма.

      4. Экспорт в PDF/Excel

      Для передачи заказа в другом формате:

      • 📎 PDF — нажмите «Сохранить как» → «PDF». Подходит для отправки по почте или мессенджерам.
      • 📑 Excel — выберите «Выгрузить в Excel». Удобно для дальнейшей обработки данных.
      ⚠️ Внимание: Если в заказе указаны персональные данные физического лица (ФИО, паспортные данные), при отправке по email убедитесь, что используете защищённый канал (например, шифрование или пароль на файл). Это требование ФЗ-152 «О персональных данных».
      💡

      Всегда проверяйте печатную форму перед отправкой клиенту! В 1С:УНФ можно настроить собственные шаблоны печатных форм через Администрирование → Печатные формы, если стандартные не подходят под ваши бизнес-процессы.

      6. Типичные ошибки и как их избежать

      Даже опытные пользователи иногда сталкиваются с проблемами при оформлении заказов. Вот самые распространённые ошибки и способы их решения:

      1. Нет остатков на складе

      Если при попытке провести заказ система выдаёт ошибку «Недостаточно товаров на складе», проверьте:

      • 🔍 Правильно ли указан склад в документе?
      • 📦 Актуальны ли остатки? Возможно, товар уже зарезервирован под другой заказ.
      • 🔄 Не включён ли флажок «Резервировать»? Если да, снизьте количество или выберите другой склад.

      2. Неверная цена

      Если цена в заказе не совпадает с ожидаемой:

      • 💰 Проверьте, какой тип цен указан в шапке документа.
      • 📊 Убедитесь, что в карточке номенклатуры заполнена цена для этого типа.
      • 🔄 Обновите цены через Справочники → Номенклатура → Обновить цены.

      3. Ошибка при проведении: «Не указан договор»

      Эта ошибка возникает, если:

      • 📄 В карточке контрагента не заполнено поле «Основной договор».
      • 🔄 Вы забыли указать договор в заказе (актуально для оптовых клиентов).

      Решение: откройте карточку контрагента и добавьте договор или выберите его в заказе.

      4. Заказ не отображается в отчётах

      Если документ не виден в отчётах (например, «Ведомость по заказам покупателей»):

      • 🔍 Проверьте дату документа — возможно, она выходит за рамки периода в отчёте.
      • 📌 Убедитесь, что заказ проведён (незаписанные документы не попадают в отчёты).
      • 🔄 Обновите отчёт кнопкой «Сформировать».
      💡

      Если вы часто сталкиваетесь с ошибкой «Недостаточно товаров», настройте в 1С:УНФ автоматическое оповещение о минимальных остатках. Для этого перейдите в Справочники → Номенклатура, откройте карточку товара и укажите поле «Минимальный остаток».

      7. Связь заказа с другими документами

      Заказ покупателя в 1С:УНФ — это не изолированный документ. На его основе можно создать другие важные бумаги, что ускоряет работу и снижает риск ошибок.

      Документы, которые можно сформировать из заказа:

      • 📄 Счёт на оплату — для выставления клиенту. Создаётся через кнопку «Создать на основе» → «Счёт покупателю».
      • 📦 Реализация товаров и услуг — для оформления отгрузки. Используйте «Создать на основе» → «Реализация».
      • 💰 Платёжное поручение — если клиент оплачивает безналичным расчётом. Формируется через «Оплаты» → «Поступление безналичных ДС».
      • 🔄 Возврат товаров — если покупатель возвращает часть заказа. Кнопка «Создать на основе» → «Возврат от покупателя».

      Как отслеживать статус заказа?

      В 1С:УНФ у документа есть поле «Статус», которое меняется автоматически:

      • 🟡 «К выполнению»** — заказ создан, но не оплачен и не отгружен.
      • 🟢 «Оплачен» — поступил платёж (связан документ «Поступление ДС»**).
      • 🔵 «Отгружен» — сформирована «Реализация»**.
      • ❌ «Закрыт»** — заказ полностью выполнен или аннулирован.

    Чтобы увидеть все связанные документы, откройте заказ и нажмите «Перейти» → «Связанные документы». Здесь отобразятся счета, реализации, платежи и другие бумаги, привязанные к этому заказу.

    ⚠️ Внимание: Если вы аннулируете заказ (кнопка «Ещё» → «Аннулировать»), все связанные документы (счета, реализации) также станут недействительными. Перед аннулированием проверьте, не сформированы ли на основе заказа другие бумаги.

    8. Автоматизация и ускорение работы с заказами

    Ручное создание каждого заказа отнимает время, особенно если клиентов много. В 1С:УНФ есть инструменты для автоматизации:

    1. Шаблоны заказов

    Если вы регулярно оформляете заказы с одинаковым набором товаров (например, для оптовиков), сохраните документ как шаблон:

    1. Создайте заказ и заполните его.
    2. Нажмите «Ещё» → «Сохранить как шаблон».
    3. Укажите название шаблона (например, «Оптовый заказ для ООО Ромашка»).

    В следующий раз вы сможете создать заказ на основе шаблона за 2 клика.

    2. Групповое создание заказов

    Если клиент прислал список товаров в Excel, вы можете импортировать его в 1С:

    1. Подготовьте файл Excel с колонками: «Номенклатура», «Количество», «Цена».
    2. В 1С:УНФ откройте «Заказы покупателей» и нажмите «Импорт из Excel».
    3. Выберите файл и сопоставьте колонки с полями 1С.

    3. Настройка прав пользователей

    Если в вашей компании несколько менеджеров, ограничьте их доступ к заказам:

    • 🔐 Перейдите в Администрирование → Пользователи.
    • Выберите пользователя и настройте права на документы «Заказы покупателей» (например, только просмотр или редактирование своих заказов).

    4. Интеграция с сайтом или CRM

    Если вы продаёте через интернет-магазин, настройте автоматическую выгрузку заказов в 1С. Для этого:

    • 🌐 Используйте модуль «Интеграция с сайтом» (доступен в некоторых редакциях 1С:УНФ).
    • 🔗 Или подключите обмен данными через Администрирование → Обмен данными.
    💡

    Автоматизация оформления заказов экономит до 30% времени менеджеров. Начните с шаблонов и импорта из Excel — это самые простые и эффективные инструменты.

    ❓ Как исправить заказ, если клиент изменил количество товаров?

    Откройте документ, откорректируйте количество в табличной части и сохраните изменения. Если заказ уже проведён, система предложит перепровести его. Если товар был зарезервирован, резерв автоматически обновится.

    ❓ Можно ли создать заказ без указания контрагента?

    Технически да, но это нарушает логику работы. Без контрагента вы не сможете:

    • Сформировать счёт на оплату.
    • Отследить историю работы с клиентом.
    • Автоматически заполнить реквизиты в печатной форме.

    Для разовых покупателей используйте универсального контрагента Розничный покупатель.

    ❓ Как отменить резервирование товаров в заказе?

    Откройте заказ, снимите флажок «Резервировать» и сохраните документ. Резерв будет снят автоматически. Если товар уже отгружен, сначала аннулируйте документ «Реализация».

    ❓ Почему в заказе не отображается НДС?

    Вероятные причины:

    • В карточке номенклатуры не указана ставка НДС.
    • В настройках программы отключён учёт НДС (Администрирование → Настройки программы → НДС).
    • Контрагент работает без НДС (например, на УСН).

    Проверьте эти параметры и при необходимости скорректируйте.

    ❓ Как распечатать заказ с логотипом компании?

    Настройте печатную форму:

    1. Перейдите в Администрирование → Печатные формы.
    2. Выберите форму «Заказ покупателя» и нажмите «Редактировать».
    3. Добавьте логотип через кнопку «Вставить рисунок».
    4. Сохраните изменения.

    Теперь при печати заказа логотип будет отображаться автоматически.