Как создать отчет СЗВ-ТД при увольнении в 1С: пошаговый гайд с примерами

Создание отчета СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) при увольнении сотрудника — одна из самых ответственных задач кадрового учета. Ошибки в этом документе могут привести к штрафам от ПФР, проблемам с трудовой книжкой или даже судебным разбирательствам. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3 процесс автоматизирован, но требует точного выполнения алгоритма.

Многие бухгалтеры сталкиваются с трудностями: некорректно отображаются даты, отсутствуют обязательные реквизиты или отчет не проходит проверку в Контур.Экстерн. В этой статье разберем пошаговую инструкцию с учетом актуальных требований 2026 года, типичные ошибки и способы их исправления. Особое внимание уделим нюансам при увольнении по соглашению сторон, сокращении или собственному желанию — каждый случай имеет свои особенности формирования СЗВ-ТД.

Если вы работаете с 1С:ЗУП 2.5 или более ранними версиями, часть функций может отсутствовать. В этом случае рекомендуем обновить конфигурацию или использовать внешние обработки для генерации отчета. Перед началом работы убедитесь, что в программе актуализированы классификаторы ПФР и справочник кадровых документов.

1. Подготовка программы: проверка настроек перед формированием СЗВ-ТД

Прежде чем приступать к созданию отчета, необходимо убедиться, что 1С настроена корректно. Отсутствие актуальных данных или неправильные параметры учета приведут к ошибкам при выгрузке. Начните с проверки следующих элементов:

1. Актуальность классификаторов.

Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Обновление программ и данных. Убедитесь, что установлены последние версии:

• 📋 Классификатор параметров для СЗВ-ТД (обновляется ежемесячно)
• 📊 Классификатор видов трудовой деятельности
• 🏢 Классификатор территориальных органов ПФР

2. Настройки организации.

В карточке организации (Справочники → Организации) проверьте:

• 📌 Правильность ИНН/КПП и регистрационных данных в ПФР
• 📍 Адрес места нахождения (должен совпадать с данными в ЕГРЮЛ)
• 🔑 Код подчиненности в ПФР (указывается в поле "Регистрационный номер в ПФР")

3. Параметры учета кадров.

В разделе Настройки → Кадровый учет активируйте:

• ✅ Флаг "Вести историю трудовой деятельности"
• ✅ Флаг "Формировать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)"
• ✅ Автоматическое заполнение реквизитов при увольнении

⚠️ Внимание: Если в программе не велась история кадровых перемещений до 2020 года, данные за прошлые периоды придется вносить вручную. Это актуально для организаций, мигрировавших с бумажных трудовых книжек на электронный формат.

2. Пошаговая инструкция: создание СЗВ-ТД при увольнении

Рассмотрим процесс на примере увольнения сотрудника по собственному желанию. Алгоритм аналогичен для других оснований, но с учетом специфики заполнения полей.

Шаг 1. Оформление увольнения.

Перейдите в Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ "Увольнение". Заполните обязательные поля:

• 👤 Сотрудник (выберите из справочника)
• 📅 Дата увольнения (должна совпадать с последним рабочим днем)
• 📄 Основание увольнения (выберите из классификатора, например, "По собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ")
• 💼 Должность и подразделение (автоматически подтянутся из личной карточки)

Шаг 2. Формирование СЗВ-ТД.

После проведения документа увольнения:

1. Откройте меню Отчеты → Регламентированные отчеты → ПФР → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД).
2. Нажмите "Создать" и выберите тип отчета: "При увольнении".
3. Укажите период: месяц увольнения (например, если увольнение 15.05.2026, период — май 2026).
4. В табличной части отметьте галочкой увольняемого сотрудника.

Шаг 3. Проверка и выгрузка.

Перед отправкой в ПФР:

• 🔍 Нажмите "Заполнить" — программа автоматически подтянет данные из документа увольнения.
• 📋 Проверьте заполненные поля, особенно:
  • Дата начала работы (должна совпадать с приказом о приеме)
  • Дата увольнения и основание
  • Код вида трудовой деятельности (для основного места работы — "ОСН")
• 💾 Выгрузите отчет в формате XML через кнопку "Выгрузить" (файл сохранится в указанной папке).

3. Особенности заполнения для разных оснований увольнения

Код основания увольнения и дополнительные реквизиты зависят от причины расторжения трудового договора. Рассмотрим наиболее распространенные случаи.

Основание увольнения	Код в СЗВ-ТД	Дополнительные реквизиты	Особенности
По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)	20	Дата подачи заявления	Если сотрудник отработал менее 2 недель, укажите дату фактического увольнения
Сокращение штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ)	21	Номер и дата приказа о сокращении	Требуется указание гарантий (выходное пособие, средний заработок)
По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)	22	Дата и номер соглашения	Может содержать дополнительные условия (например, компенсацию)
Истечение срока трудового договора (п. 2 ст. 77 ТК РФ)	23	Дата окончания договора	Если договор не продлен, основание — "истечение срока"

Нюансы для сокращения:

При увольнении по сокращению штата в СЗВ-ТД необходимо указать:

• 📅 Дату уведомления сотрудника о сокращении (не менее чем за 2 месяца)
• 💰 Сумму выходного пособия и среднего заработка на период трудоустройства
• 📄 Номер приказа о сокращении (должен быть зарегистрирован в журнале приказов)

Нюансы для соглашения сторон:

Если в соглашении прописаны дополнительные выплаты (например, компенсация за неиспользованный отпуск сверх законной), их нужно отразить в разделе "Сведения о выплатах" отчета. Для этого:

1. В документе увольнения заполните вкладку "Дополнительные начисления".
2. В СЗВ-ТД добавьте строку с типом выплаты "Компенсация при увольнении" и укажите сумму.

⚠️ Внимание: При увольнении по негативным основаниям (например, за прогул или хищение) код основания в СЗВ-ТД будет отличаться. Для прогула — код 31, для хищения — 33. Такие случаи требуют обязательной консультации с юристом, так как сотрудник может оспорить запись.

4. Типичные ошибки и способы их исправления

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при формировании СЗВ-ТД. Рассмотрим самые распространенные и способы их устранения.

1. Ошибка: "Не найден СНИЛС сотрудника".

Причина: В личной карточке сотрудника не указан СНИЛС или он введен некорректно.

Решение:

• Откройте карточку сотрудника (Справочники → Сотрудники).
• На вкладке "Персональные данные" проверьте поле "СНИЛС".
• Если СНИЛС отсутствует, запросите у сотрудника или проверьте через Личный кабинет ПФР.

2. Ошибка: "Дата увольнения не входит в отчетный период".

Причина: Период формирования отчета (месяц) не совпадает с датой увольнения.

Решение:

• Проверьте дату увольнения в документе "Увольнение".
• В форме СЗВ-ТД укажите месяц, в котором произошло увольнение (даже если отчет формируется позже).

3. Ошибка: "Отсутствует запись о приеме на работу".

Причина: В программе не зарегистрирован документ "Прием на работу" или он проведен с ошибкой.

Решение:

• Проверьте наличие документа "Прием на работу" в журнале кадровых документов.
• Если документ отсутствует, создайте его задним числом с правильной датой.
• Если дата приема указана неверно, скорректируйте ее и перепроведите документ.

4. Ошибка: "Некорректный код основания увольнения".

Причина: Выбран неверный код из классификатора или код устарел.

Решение:

• Сверьте код с актуальным классификатором ПФР (обновляется ежегодно).
• В документе увольнения выберите правильное основание из справочника.
• Если нужного кода нет, обновите классификаторы через Администрирование → Поддержка и обслуживание.

5. Проверка и отправка отчета в ПФР

После формирования СЗВ-ТД необходимо проверить его на ошибки и отправить в Пенсионный фонд. Рассмотрим процесс детально.

1. Проверка через Контур.Экстерн или 1С-Отчетность.

Загрузите сформированный XML-файл в систему проверки:

• 🔍 Контур.Экстерн автоматически проверит логические ошибки и соответствие формату.
• 📊 1С-Отчетность (встроена в программу) покажет предупреждения, если данные некорректны.

Обратите внимание на следующие предупреждения:

• 🚨 "Несовпадение дат" — проверьте дату увольнения в отчете и документе.
• 🚨 "Отсутствует СНИЛС" — добавьте недостающие данные.
• 🚨 "Некорректный ОКТМО" — обновите классификатор территорий.

2. Способы отправки отчета.

Отправить СЗВ-ТД можно несколькими способами:

• 📤 Через 1С-Отчетность (встроенный сервис, требует настройки ЭЦП).
• 📧 Через Личный кабинет работодателя на сайте ПФР (загрузите XML-файл вручную).
• 📩 Через оператора ЭДО (например, Контур.Диадок или СБИС).

3. Сроки сдачи.

СЗВ-ТД при увольнении необходимо сдать не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения. Например, если сотрудник уволен 15 мая (понедельник), отчет нужно отправить до конца 16 мая.

⚠️ Внимание: За несвоевременную сдачу СЗВ-ТД ПФР может оштрафовать организацию на 500 рублей за каждого сотрудника (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ). Если ошибка повторяется, штраф увеличивается до 1000 рублей.

Что делать, если срок сдачи пропущен?

Если вы опоздали с отправкой СЗВ-ТД, немедленно сформируйте и отправьте отчет через Личный кабинет ПФР. В сопроводительном письме укажите причину задержки (например, "технический сбой"). Штраф можно оспорить, если предоставить доказательства уважительной причины (акт о неисправности оборудования, письмо от провайдера и т.п.).

6. Как исправить ошибки после отправки СЗВ-ТД

Если после отправки отчета вы обнаружили ошибку, ее можно исправить. Процесс зависит от того, успело ли ПФР обработать данные.

1. Ошибка обнаружена ДО обработки ПФР.

В этом случае:

• Сформируйте корректирующий отчет с тем же номером и датой, но с исправленными данными.
• Отправьте его повторно через тот же канал (например, 1С-Отчетность).
• В сопроводительном письме укажите: "Корректировка ранее представленных сведений".

2. Ошибка обнаружена ПОСЛЕ обработки ПФР.

Если ПФР уже принял отчет, потребуется:

• Создать отменяющий отчет с типом "Аннулирование".
• Отправить его в ПФР с пометкой "Аннулирует СЗВ-ТД от [дата]".
• Сформировать новый отчет с правильными данными и отправить его как первичный.

3. ПФР вернул отчет с ошибкой.

Если отчет отклонили, в уведомлении будет указан код ошибки. Расшифровку можно найти в справочнике ПФР. Например:

• Ошибка 50 — неверный СНИЛС.
• Ошибка 120 — несовпадение дат в отчете и базе ПФР.
• Ошибка 200 — отсутствует подпись ЭЦП.

Для исправления:

1. Скорректируйте данные в 1С согласно замечаниям.
2. Сформируйте новый отчет с увеличенным номером корректировки.
3. Отправьте его повторно с пометкой "Исправленный вариант".

7. Автоматизация процесса: настройки для ускорения работы

Чтобы сэкономить время при формировании СЗВ-ТД, настройте в 1С автоматические процессы.

1. Шаблоны кадровых документов.

Создайте шаблоны для типовых увольнений:

• 📑 Шаблон "Увольнение по собственному желанию" с предзаполненным основанием (код 20).
• 📑 Шаблон "Увольнение по сокращению" с полями для выходного пособия.
• 📑 Шаблон "Увольнение по соглашению сторон" с возможностью указать дополнительные выплаты.

Для этого перейдите в Настройки → Шаблоны документов и создайте новые шаблоны на основе документа "Увольнение".

2. Автоматическая проверка данных.

Включите автоматическую проверку перед формированием отчета:

• В настройках регламентированных отчетов (Администрирование → Настройки программы → Регламентированные отчеты) активируйте флаг "Проверять данные перед выгрузкой".
• Настройте правила проверки:
  • 🔹 Совпадение дат в документе увольнения и СЗВ-ТД.
  • 🔹 Наличие СНИЛС у сотрудника.
  • 🔹 Корректность кода основания увольнения.

3. Интеграция с ЭДО.

Настройте автоматическую отправку отчетов через оператора ЭДО:

• В Администрирование → Организации укажите данные для подключения к Контур.Диадок или СБИС.
• В настройках отчетности выберите способ отправки "Через ЭДО".
• Настройте уведомления о статусе отчета (например, SMS или email при успешной отправке).

4. Групповое формирование отчетов.

Если в организации уволилось несколько сотрудников, можно сформировать СЗВ-ТД пакетом:

1. В журнале документов "Увольнения" выделите нужные записи.
2. Нажмите "Действия → Сформировать СЗВ-ТД для выбранных".
3. Программа создаст единый отчет со всеми увольнениями за период.

8. Частые вопросы и ответы

🔹 Нужно ли формировать СЗВ-ТД, если сотрудник уволен до 2020 года?

Нет, СЗВ-ТД формируется только для увольнений с 2020 года. Для более ранних периодов используются записи в трудовой книжке (бумажной или электронной). Однако если сотрудник был принят до 2020, но уволен позже, в СЗВ-ТД нужно указать дату приема из трудовой книжки.

🔹 Можно ли отправить СЗВ-ТД на бумаге?

С 2022 года СЗВ-ТД принимается только в электронном виде через операторов ЭДО или Личный кабинет ПФР. Бумажный формат не предусмотрен, за исключением территорий с ограниченным доступом к интернету (перечень утверждается ПФР).

🔹 Что делать, если сотрудник уволен, но СЗВ-ТД не сформирован?

Необходимо срочно создать отчет задним числом. В 1С установите дату документа увольнения фактическую, а дату формирования отчета — текущую. В сопроводительном письме укажите причину задержки. Штрафы возможны, но их можно оспорить при первой сдаче.

🔹 Как исправить ошибку в СНИЛС после отправки отчета?

Если ошибка в СНИЛС обнаружена после отправки, сформируйте корректирующий отчет с правильным СНИЛС. В поле "Примечание" укажите: "Исправление СНИЛС (предыдущее значение: ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ)". ПФР примет корректировку без штрафов, если это первая ошибка.

🔹 Нужно ли формировать СЗВ-ТД для совместителей?

Да, СЗВ-ТД формируется для всех сотрудников, включая совместителей. В отчете укажите код вида трудовой деятельности "СОВ" (совместительство) и реквизиты основного места работы (если известны).

Если ваш вопрос не освещен в статье, рекомендуем обратиться в службу поддержки 1С или на горячую линию ПФР по телефону 8 800 775-54-55. Для сложных случаев (например, массовые увольнения или реорганизация компании) лучше привлечь специалиста по кадровому учету.

Помните, что с 2026 года ПФР ужесточил контроль за сдачей СЗВ-ТД: теперь проверяется не только корректность данных, но и их соответствие сведениям из ФНС (по данным 6-НДФЛ и РСВ). Поэтому особенно важно сверять даты увольнения и суммы выплат в разных отчетах.