Личная карточка сотрудника в 1С:Зарплата и Управление Персоналом — это не просто формальность, а ключевой документ для кадрового учета, начисления зарплаты и взаимодействия с проверяющими органами. Без корректно заполненной карточки невозможно правильно рассчитать отпускные, больничные или оформить увольнение. При этом многие пользователи сталкиваются с ошибками: от пропущенных обязательных полей до неверно прикрепленных фотографий, чтоlater приводит к проблемам при проверках ГИТ или ПФР.

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию с учетом актуальных требований 2026 года, включая нюансы для формы Т-2, работы с электронными подписями и интеграции с 1С:Документооборот. Мы также разберем типичные ошибки, которые делают даже опытные кадровики, и покажем, как их избежать. Если вы работаете с 1С:ЗУП 3.1 или 1С:ERP, здесь найдете адаптированные рекомендации для вашей версии.

Создание личной карточки — это не одноразовая задача. Документ требует регулярного обновления: при изменении паспортных данных, получении нового образования или смене должности. В 1С это реализовано через механизм версий карточки, но далеко не все пользователи им пользуются. В результате накапливаются неактуальные данные, что чревато штрафами до 50 000 рублей за недостоверную отчетность.

Особое внимание уделим автоматической проверке заполненных данных на соответствие нормам Трудового кодекса — функция, которая появилась в последних релизах 1С:ЗУП и позволяет выявлять ошибки еще до сохранения документа. Это экономит время и снижает риски при проверках.

1. Подготовка к созданию личной карточки: что нужно знать до начала

Прежде чем приступать к заполнению, убедитесь, что в системе уже внесены все необходимые справочники. Без них вы не сможете корректно указать должность, подразделение или вид занятости. Вот минимальный набор, который должен быть заполнен:

  • 📌 Справочник"Организации" — юридическое лицо, в котором работает сотрудник. Если организация одна, проверьте реквизиты (ИНН, КПП, адрес).
  • 👥 Справочник"Подразделения" — структурные единицы компании (отделы, филиалы). Здесь важно указать правильное подчинение (например,"Отдел продаж" →"Коммерческий департамент").
  • 💼 Справочник"Должности" — наименования должностей должны соответствовать штатному расписанию. Проверьте, что указаны ЕКС (Единый квалификационный справочник) и коды по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
  • 📄 Классификатор"Виды занятости" — основное место работы, совместительство, сезонная работа и т.д. Это влияет на расчет налогов и взносов.

Если вы работаете в 1С:ЗУП 3.1, обратите внимание на настройку Кадровый учет → Настройки кадрового учета. Здесь нужно указать:

  • 🔹 Форму личной карточки (Т-2 или Т-2ГС для госслужащих).
  • 🔹 Правила нумерации документов (автоматическая или ручная).
  • 🔹 Использование электронных подписей (если планируете подписывать карточки цифровой подписью).
⚠️ Внимание: Если в вашей организации действуют внутренние стандарты оформления (например, обязательное прикрепление скана диплома или медицинской книжки), заранее подготовьте эти файлы в формате .pdf или .jpg. В 1С:ЗУП ограничение на размер вложений — 10 МБ на файл.

Также проверьте права доступа пользователя, который будет создавать карточку. Для этого:

  1. Перейдите в Администрирование → Пользователи и права.
  2. Выберите роль Кадровик или Ответственный за кадровый учет.
  3. Убедитесь, что стоят галочки на разделах Личные карточки и Физические лица.
📊 Какую версию 1С
ЗУП вы используете?:3.1
2.5
Корп (ERP)
Другую
Не знаю

2. Пошаговая инструкция: создание личной карточки сотрудника

Теперь перейдем непосредственно к созданию документа. Мы разберем процесс на примере 1С:ЗУП 3.1, но шаги актуальны и для других версий с незначительными отличиями.

Шаг 1. Создание физического лица

Личная карточка привязывается к физическому лицу, поэтому сначала нужно его создать:

  1. Откройте раздел Кадровый учет → Физические лица.
  2. Нажмите Создать и выберите Физическое лицо.
  3. Заполните обязательные поля:
    • 🆔 ФИО — в точном соответствии с паспортом (проверьте на наличие двойных фамилий или дефисов).
    • 📅 Дата рождения — влияет на расчет пенсионных взносов.
    • 👤 Пол — нужен для корректного отображения в отчетах (например, в СЗВ-ТД).
    • 📍 Гражданство — если сотрудник иностранец, укажите код страны по ОКСМ.
  • Сохраните запись кнопкой Записать и закрыть.

    • Шаг 2. Заполнение личной карточки (форма Т-2)

    Теперь создаем саму карточку:

    1. Перейдите в Кадровый учет → Личные карточки.
    2. Нажмите Создать и выберите Личная карточка (Т-2).
    3. В поле Физическое лицо выберите созданную ранее запись.
    4. Укажите Организацию и Подразделение.
    5. Заполните вкладки:
      • 📝 Общие сведения — должность, вид занятости, дата приема.
      • 📑 Документы — паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы (прикрепите сканы, если требуется).
      • 💰 Условия оплаты труда — оклад, надбавки, график работы.
      • 📊 Дополнительно — семейное положение, дети (нужно для льгот по НДФЛ).

    Особое внимание уделите полю Тарифная ставка. Здесь указывается не"чистый" оклад, а ставка согласно штатному расписанию. Например, если в штатном расписании указан оклад 50 000 руб., а сотрудник работает на 0,5 ставки, то в карточке нужно указать 25 000 руб. и выбрать Неполное рабочее время.

    Указан ли СНИЛС (обязательно для отчетности в ПФР)

    Прикреплен ли скан паспорта (если требуется внутренними правилами)

    Совпадает ли должность с штатным расписанием

    Указан ли график работы (особенно для сменного графика)

    -->

    Шаг 3. Прикрепление фотографии

    Фотография сотрудника — не обязательный, но рекомендуемый элемент. В 1С:ЗУП есть встроенный редактор для обрезки и корректировки изображения. Чтобы добавить фото:

    1. В карточке сотрудника нажмите на иконку фотоаппарата рядом с ФИО.
    2. Выберите файл с компьютера (поддерживаются форматы .jpg, .png, .bmp).
    3. Обрежьте изображение так, чтобы лицо занимало не менее 70% кадра.
    4. Сохраните изменения.
      5. ⚠️ Внимание: Если фотография будет использоваться для пропускной системы или банковских карт, проверьте требования к фону (обычно белый или светло-серый) и разрешению (не менее 300x400 пикселей).

      3. Особенности заполнения для разных категорий сотрудников

      Не все карточки заполняются одинаково. Рассмотрим ключевые отличия для различных случаев.

      Совместители

      Для совместителей в карточке нужно:

      • 🔹 В поле Вид занятости выбрать Внутреннее совместительство или Внешнее совместительство.
      • 🔹 Указать основное место работы (название организации) в разделе Дополнительно.
      • 🔹 В графике работы выбрать Неполное рабочее время и указать количество часов в неделю.

      Иностранные граждане

      Для иностранцев дополнительно требуется:

      • 🛂 Документ, подтверждающий право на работу (патент, разрешение на работу, вид на жительство).
      • 📄 Миграционная карта — скан прикрепляется в разделе Документы.
      • 🌍 Код страны гражданства — выбирается из классификатора ОКСМ.

      Важно: для иностранцев из ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан) не требуется разрешение на работу, но нужно указать Договор о ЕАЭС в поле Основание работы.

      Дистанционные работники

      Для удаленных сотрудников:

      • 💻 В поле Место работы укажите Дистанционно.
      • 📡 В разделе Условия труда выберите Работа на дому.
      • 📌 Прикрепите скан соглашения о дистанционной работе (обязательно с 2021 года).
    Категория сотрудника Особенности заполнения Дополнительные документы
    Основной работник Полная ставка, стандартный график Паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом
    Совместитель Неполная ставка, указание основного места работы Приказ о совместительстве
    Иностранец (не ЕАЭС) Патент/разрешение на работу, миграционная карта Скан патента, перевод паспорта
    Дистанционный работник Отметка"Дистанционно", соглашение о удаленной работе Соглашение, акты выполненных работ
    Госслужащий Форма Т-2ГС, указание класса чина Приказ о присвоении чина
    💡

    Если сотрудник работает вахтовым методом, в графике работы укажите Вахтовый метод и прикрепите скан вахтового соглашения. Это поможет избежать ошибок при расчете надбавок за вахту.

    4. Работа с электронными подписями и версиями карточки

    С 2023 года в 1С:ЗУП появилась возможность подписывать личные карточки квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это ускоряет процесс согласования и снижает риск потери бумажных документов. Чтобы настроить электронную подпись:

    1. Убедитесь, что у сотрудника есть действующая КЭП (выданная аккредитованным УЦ).
    2. В карточке сотрудника перейдите на вкладку Электронные документы.
    3. Нажмите Подписать и выберите сертификат подписи.
    4. После подписания статус документа изменится на Подписан электронно.

    Важно: электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и"живая" подпись на бумаге, но только если сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром (проверьте на сайте Минкомсвязи).

    Версии личной карточки

    Каждый раз при изменении данных (например, смена фамилии или должности) создается новая версия карточки. Чтобы посмотреть историю изменений:

    1. Откройте карточку сотрудника.
    2. Нажмите на иконку часов в правом верхнем углу (История изменений).
    3. Выберите нужную версию и нажмите Просмотр.
    ⚠️ Внимание: Если в старой версии карточки была ошибка (например, неверный СНИЛС), не редактируйте ее. Вместо этого создайте новую версию с правильными данными и укажите в комментарии причину изменений. Это поможет при аудите.
    Что делать если сотрудник потерял доступ к своей КЭП?

    Если сотрудник потерял доступ к квалифицированной электронной подписи (например, утерян ключевой носитель), необходимо:

    1. Обратиться в удостоверяющий центр для отзыва сертификата.

    2. В 1С создать новую версию личной карточки и прикрепить скан заявления об утере.

    3. После получения нового сертификата подписать карточку заново.

    В этот период документы можно подписывать от имени кадровой службы с пометкой"Временная подпись".

    5. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные кадровики допускают ошибки при заполнении личных карточек. Вот самые распространенные:

    • ❌ Несовпадение ФИО с паспортом — например, в паспорте"Иванов-Петров", а в карточке"Иванов". Это приводит к ошибкам в отчетах СЗВ-ТД и СЗВ-М.
    • ❌ Неуказанный СНИЛС — без него невозможно сформировать отчетность в ПФР. Проверяйте, чтобы номер был введен без пробелов (например, 123-456-789 01 — это ошибка, правильно: 12345678901).
    • ❌ Неверный график работы — если указать полную ставку для совместителя, будет неверно рассчитан НДФЛ и страховые взносы.
    • ❌ Отсутствие версии при изменении данных — редактирование старой версии вместо создания новой приводит к потере истории изменений.

    Чтобы избежать ошибок, используйте встроенную проверку в 1С:ЗУП:

    1. Перед сохранением карточки нажмите Проверка (кнопка с лупой).
    2. Система покажет предупреждения о незаполненных обязательных полях или несоответствиях (например, если дата рождения позже даты приема на работу).
    3. Исправьте ошибки и сохраните документ.
    💡

    Всегда проверяйте личную карточку на соответствие приказу о приеме на работу. Даты, должность и оклад должны совпадать. Расхождения могут привести к штрафам при проверке ГИТ.

    6. Интеграция с другими системами

    Личные карточки в 1С:ЗУП можно интегрировать с другими системами, например:

    • 🔄 1С:Документооборот — для автоматического создания кадровых приказов на основании карточки.
    • 🏢 СКУД (система контроля доступа) — передача данных для пропусков.
    • 💳 Банк-клиент — для зарплатных проектов (реквизиты счета берутся из карточки).
    • 📊 BI-системы — для анализа текучести кадров или планирования обучения.

    Для настройки интеграции с 1С:Документооборот:

    1. В 1С:ЗУП перейдите в Администрирование → Интеграция с другими программами.
    2. Выберите 1С:Документооборот и настройте обмен:
      • Укажите путь к базе 1С:Документооборот.
      • Выберите виды документов для обмена (например, Приказы о приеме, Личные карточки).
      • Настройте периодичность обмена (рекомендуется Ежедневно в 18:00).
  • Запустите тестовый обмен и проверьте, что документы передаются без ошибок.

    • При интеграции с СКУД важно убедиться, что:

    • 🔹 В личной карточке указан уникальный Табельный номер (он будет использоваться как идентификатор в системе доступа).
    • 🔹 Фотография сотрудника соответствует требованиям СКУД (обычно размер 320x400 пикселей, фон белый).
    • 🔹 В поле Дополнительно указаны данные для пропуска (например, Зона доступа: Офис, Склад).
    ⚠️ Внимание: При интеграции с банковскими системами (например, для зарплатных проектов) проверьте, что в карточке указаны актуальные реквизиты счета. Если сотрудник поменял банк, обновите данные в разделе Банковские счета и создайте новую версию карточки.

    7. Печать и хранение личных карточек

    Даже если вы ведете электронный документооборот, иногда требуется распечатать личную карточку. Например, для:

    • 📂 Архива организации (если ведется бумажное дело сотрудника).
    • 🏛 Предоставления в госорганы (по запросу ГИТ или суда).
    • 👔 Сотрудника (по его письменному запросу).

    Чтобы распечатать карточку:

    1. Откройте документ и нажмите Печать → Личная карточка (Т-2).
    2. Выберите формат:
      • 📄 Стандартный — для внутреннего использования.
      • 🏛 Для госорганов — с подписями и печатью.
  • Проверьте предварительный просмотр (особенно если карточка многостраничная).
  • Нажмите Печать.

    • Для хранения электронных карточек в 1С:ЗУП предусмотрен архив. Чтобы найти документ:

    1. Перейдите в Кадровый учет → Архив личных карточек.
    2. Используйте фильтры по:
      • 🔍 ФИО сотрудника.
      • 📅 Дате создания/изменения.
      • 🏢 Подразделению.
  • Для экспорта в PDF или Excel выделите нужные карточки и нажмите Выгрузить.

    • Срок хранения личных карточек — 75 лет (согласно ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). В электронном виде это обеспечивается резервным копированием базы 1С. Проверьте, что у вас настроено автоматическое создание бэкапов (рекомендуется ежедневно).

    8. Частые вопросы и решения

    🔹 Как исправить ошибку в личной карточке, если она уже подписана?

    Если карточка подписана электронно или на бумаге, нельзя просто отредактировать ее. Нужно:

    1. Создать новую версию карточки с правильными данными.
    2. В комментарии указать причину изменений (например,"Исправлена опечатка в СНИЛС").
    3. Если карточка была на бумаге, составить исправительный лист и приложить к делу сотрудника.

    В 1С:ЗУП старая версия останется в истории, но актуальной будет новая.

    🔹 Можно ли создать личную карточку без приказа о приеме?

    Технически да, но это нарушение кадрового учета. Согласно ст. 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, а личная карточка — это вторичный документ. Рекомендуемый порядок:

    1. Сначала создайте Приказ о приеме на работу.
    2. Затем на его основании формируйте личную карточку (в 1С это можно сделать автоматически через кнопку Создать на основании).

    Если карточка создана раньше приказа, при проверке ГИТ это может быть расценено как нарушение.

    🔹 Как прикрепить скан диплома или сертификата?

    В 1С:ЗУП 3.1 для этого:

    1. Откройте личную карточку сотрудника.
    2. Перейдите на вкладку Документы.
    3. Нажмите Добавить и выберите тип документа (например, Диплом об образовании).
    4. Заполните реквизиты (название учебного заведения, специальность, год выдачи).
    5. Нажмите Прикрепить файл и выберите скан.

    Максимальный размер файла — 10 МБ. Если скан больше, уменьшите его разрешение.

    🔹 Что делать, если сотрудник работает в нескольких подразделениях?

    В этом случае:

    1. Создайте основную личную карточку для одного подразделения (где сотрудник проводит больше времени).
    2. Для других подразделений оформите Дополнительные соглашения к трудовому договору и создайте вторичные карточки с пометкой"Временное".
    3. В каждой карточке укажите долю ставки (например, 0.5 и 0.5).

    В отчетности (например, СЗВ-ТД) будут отражаться все места работы сотрудника.

    🔹 Как перенести личные карточки из старой версии 1С?

    Для переноса данных из 1С:ЗУП 2.5 в 3.1:

    1. Сделайте резервную копию обеих баз.
    2. В новой базе перейдите в Администрирование → Перенос данных.
    3. Выберите Перенос из ЗУП 2.5 и укажите путь к старой базе.
    4. В настройках переноса отметьте галочкой Личные карточки.
    5. Запустите перенос и проверьте данные на корректность (особенно фотографии и сканы документов).

    После переноса рекомендуется вручную проверить 10% карточек на наличие ошибок.