Оперативное управление денежными средствами в кассе организации требует строгого соблюдения кассовой дисциплины. В системе 1С:Предприятие эти процессы автоматизированы, но требуют от бухгалтера внимательности при вводе первичных документов. Создание кассового ордера является ключевым этапом в фиксации поступления или выдачи наличных денег.
Неправильное оформление может привести к штрафам со стороны налоговых органов и расхождениям в учете. Поэтому важно четко понимать разницу между приходным и расходным ордерами, а также знать алгоритм их создания в интерфейсе программы. Мы рассмотрим стандартный функционал конфигураций Бухгалтерия предприятия и Управление торговлей.
Виды кассовых ордеров и их назначение
В системе предусмотрено два основных типа документов для работы с наличностью. Выбор конкретного типа зависит от направления движения денежных средств. Приходный кассовый ордер (форма КО-1) фиксирует поступление денег в кассу предприятия. Это может быть возврат подотчетных сумм, получение денег с расчетного счета или выручка от продажи.
С другой стороны, Расходный кассовый ордер (форма КО-2) оформляется при выдаче наличных. Чаще всего это выплата заработной платы, выдача денег под отчет на хозяйственные нужды или оплата поставщикам. Ошибочный выбор вида операции приведет к неверному отражению движения средств в кассовой книге.
Каждый документ должен иметь уникальный номер и дату составления. Система 1С обычно присваивает номера автоматически в хронологическом порядке, но при необходимости их можно изменить вручную до проведения документа.
⚠️ Внимание: Расходный ордер нельзя провести, если на момент выдачи в кассе недостаточно наличных средств. Программа выдаст соответствующее предупреждение при попытке проведения.
Пошаговое создание приходного ордера (КО-1)
Процесс оформления поступления денег начинается с выбора соответствующего раздела в меню. Вам необходимо перейти в блок Банк и касса и выбрать пункт Кассовые документы. В открывшемся списке нажмите кнопку Создать и выберите опцию Приходный кассовый ордер.
В шапке документа обязательно укажите дату и время операции. Поле Организация заполняется автоматически, но его следует перепроверить, если вы ведете учет нескольких юрлиц в одной базе. Далее указывается касса, в которую поступают средства. Если в системе настроена только одна основная касса, она подставится по умолчанию.
Ключевым элементом является вкладка Суммы. Здесь вводится сумма поступления и выбирается корреспондирующий счет. Для получения денег с расчетного счета используется счет 51, а для возврата подотчетных средств — счет 71. Также необходимо указать статью движения денежных средств, чтобы корректно сформировать отчет о движении денежных средств (ОДДС).
☑️ Проверка перед проведением КО-1
После заполнения всех обязательных полей нажмите кнопку Провести и закрыть. Документ получит статус проведенного, и сумма отразится в остатках по кассе. На основании этого документа можно сразу сформировать печатную форму ордера для подписания кассиром и плательщиком.
Оформление расходного ордера (КО-2) на выдачу
Выдача наличных требует более тщательной проверки, так как связана с физическим перемещением ценностей из кассы. Создание документа начинается аналогично: раздел Банк и касса -> Кассовые документы -> Расходный кассовый ордер. Основное отличие заключается в заполнении получателя средств.
В поле Получатель необходимо выбрать контрагента или физическое лицо из справочника. Если деньги выдаются сотруднику под отчет, система предложит создать авансовый отчет в будущем. При выплате заработной платы важно убедиться, что ведомость на выплату уже сформирована и проведена в системе.
В табличной части документа указывается сумма выдачи и счет затрат. Например, при выдаче денег на закупку канцтоваров используется счет 60 или 71 в зависимости от условий договора. Не забудьте прикрепить скан-копию чека или обоснование выдачи во вкладку Файлы, если это требуется внутренними регламентами компании.
⚠️ Внимание: При выдаче крупных сумм наличными обязательно проверьте лимит кассы вашей организации. Превышение установленного лимита без обоснования является нарушением кассовой дисциплины.
После проведения документа система спишет средства с кассового счета. Распечатанный ордер должен быть подписан руководителем организации, главным бухгалтером и получателем денег. Только после этого кассир имеет право выдать наличные из денежного ящика.
Что делать, если кассир отсутствует?
Временное исполнение обязанностей кассира должно быть оформлено приказом по организации. В 1С можно создать нового пользователя с ролью Кассир и выдать ему права на проведение кассовых документов на период отсутствия основного сотрудника.
Работа с кассовой книгой и отчетами
Все созданные приходные и расходные ордера автоматически попадают в регистр накопления, формирующий Кассовую книгу. Это основной документ кассового учета, который ведется в одном экземпляре. В 1С отчет по кассовой книге формируется автоматически на основании проведенных документов.
Для просмотра текущих остатков и истории движений перейдите в раздел Отчеты и выберите Анализ состояния кассы или Кассовая книга. Отчет позволяет увидеть входящий остаток, сумму прихода, сумму расхода и исходящий остаток за выбранный период. Данные в отчете обновляются мгновенно после проведения любого кассового ордера.
В конце рабочего дня кассир должен сверить фактическое наличие денег в ящике с данными программы. Если выявляется расхождение, необходимо создать документ Оприходование товаров (при излишке) или Списание товаров (при недостаче), выбрав соответствующий счет учета кассы.
| Тип операции | Документ 1С | Счет Дт | Счет Кт |
|---|---|---|---|
| Получение с р/с | Приходный ордер | 50.01 | 51 |
| Возврат подотчета | Приходный ордер | 50.01 | 71 |
| Выдача под отчет | Расходный ордер | 71 | 50.01 |
| Выплата зарплаты | Расходный ордер | 70 | 50.01 |
Печать форм и архивирование документов
Электронный документооборот не отменяет необходимости ведения бумажного учета для кассовых операций. В 1С предусмотрена возможность печати унифицированных форм КО-1 и КО-2. Для этого откройте проведенный документ и нажмите кнопку Печать в верхней панели.
В выпадающем списке выберите нужную форму. Система сформирует печатный макет, который можно отправить на принтер или сохранить в PDF. В приходном ордере расписывается кассир и плательщик, а в расходном — кассир, получатель и утверждающие лица.
После окончания рабочего дня ордера подшиваются в реестр. В программе можно сформировать Реестр кассовых документов, который служит обложкой для подшивки. Хранение таких документов должно осуществляться в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете, обычно не менее 5 лет.
Используйте шаблонные тексты в печатных формах. В настройках 1С можно заранее прописать должности и ФИО ответственных лиц, чтобы они автоматически подставлялись в ордера при печати, экономя время кассира.
Типовые ошибки и способы их устранения
При работе с кассой пользователи часто сталкиваются с техническими и методологическими проблемами. Одной из самых распространенных ошибок является попытка провести расходный ордер при отрицательном остатке по кассе. Это блокирует проведение документа до момента поступления средств.
Другая частая проблема — дублирование номеров ордеров. Если в базе ведется несколько организаций или касс, нумерация может сбиваться при ручной корректировке. Рекомендуется использовать автоматическую нумерацию и не менять номера документов постфактум без крайней необходимости.
Также встречаются ошибки при выборе статей движения денежных средств. Неверно выбранная статья исказит отчет ОДДС, что затруднит анализ финансового состояния компании. Всегда проверяйте соответствие статьи типу операции перед проведением документа.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации 1С и обновлений платформы. Если вы не нашли нужный пункт, воспользуйтесь глобальным поиском по значку лупы.
Корректное заполнение статей движения денежных средств критически важно для правильного управленческого учета и сдачи отчетности в банк.
Автоматизация и интеграция с торговым оборудованием
В розничной торговле создание приходных ордеров часто происходит автоматически при закрытии смены. Данные с онлайн-кассы (ККТ) передаются в 1С через драйверы или обработчики обмена. В этом случае ордер на внесение выручки создается без участия бухгалтера.
Для настройки такого обмена необходимо корректно указать тип кассового оборудования в карточке кассы ККМ. Система будет самостоятельно формировать документы Отчет о розничных продажах, которые затем автоматически создают приходные ордера на сумму выручки.
Интеграция позволяет минимизировать человеческий фактор и исключить ошибки ручного ввода. Однако бухгалтер должен регулярно контролировать корректность передачи данных и сверять отчеты ККТ с данными в учетной системе.
Можно ли создать кассовый ордер задним числом?
Технически 1С позволяет менять дату документа в прошлом периоде. Однако это возможно только если кассовая книга за этот день еще не закрыта и не сформирован итоговый отчет. Внесение изменений в закрытые периоды требует восстановления последовательности документов и перепроведения итогов.
Что делать, если в кассе образовался минус?
Отрицательный остаток по кассе недопустим. Для исправления ситуации необходимо найти непроведенный приходный ордер, который должен был покрыть этот расход, и провести его. Если денег физически нет, нужно оформить получение средств с расчетного счета.
Обязательно ли печатать ордера на бумаге?
Да, согласно указаниям Банка России, кассовые ордера должны быть оформлены на бумажных носителях и подписаны собственноручно. Электронный документооборот в части кассовых операций имеет ограничения и требует использования усиленной квалифицированной электронной подписи всеми участниками процесса.
Как аннулировать ошибочно проведенный ордер?
В 1С нет кнопки "Удалить" для проведенных документов. Чтобы аннулировать ордер, необходимо провести документ сторно (с минусовой суммой) или сделать пометку на удаление, если период еще не закрыт. Лучше всего создать корректирующий документ с противоположной операцией.