Ведение хозяйственной деятельности предприятия невозможно представить без командировок сотрудников, покупки канцелярских принадлежностей или мелкого ремонта в офисе. Для таких целей подотчетные лица получают деньги, а впоследствии обязаны отчитаться за каждую потраченную копейку. В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 этот процесс реализован через документ Авансовый отчет, который является ключевым для отражения расходов в учете.
Некорректное оформление данного документа может привести к ошибкам в налоговом учете и проблемам при проверках. Поэтому важно понимать не только последовательность нажатия кнопок, но и логику работы подсистемы расчетов с подотчетными лицами. Мы разберем, как правильно завести документ, заполнить табличную часть и отразить поступления товаров или услуг.
Рассмотренная ниже методика актуальна для типовых конфигураций на платформе 8.3. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии релиза, но общий принцип формирования документов остается неизменным. Давайте приступим к детальному разбору создания первичного документа в системе.
Создание нового документа и выбор подотчетного лица
Для начала работы необходимо перейти в раздел Касса и банк, где находится группа документов Кассовые документы. Именно здесь располагается ссылка на создание нового авансового отчета. Нажав на кнопку Создать, система откроет форму нового документа, готовую к заполнению.
Первым делом в поле Подотчетное лицо нужно выбрать сотрудника, который фактически тратил деньги. Если сотрудника нет в списке, его необходимо предварительно создать в справочнике Физические лица и привязать к организации. Программа автоматически подставит данные о сотруднике, но их стоит перепроверить.
Важным этапом является указание даты составления документа. Она должна соответствовать дате фактического предоставления чеков и оправдательных документов в бухгалтерию. Также необходимо выбрать Организацию, от имени которой действуют расходы, если в базе ведется учет нескольких юрлиц.
⚠️ Внимание: Дата авансового отчета не может быть раньше даты выдачи денег под отчет. Если подотчетник получил наличные 10-го числа, а отчет сдал 15-го, в документе должна стоять дата 15-го или позже.
При выборе подотчетного лица система автоматически рассчитывает текущий долг сотрудника перед организацией или долг организации перед сотрудником. Эта информация отображается в специальном блоке справа или сверху формы документа, помогая бухгалтеру оценить финансовую ситуацию.
Заполнение вкладки «Авансы» и контроль задолженности
Вкладка Авансы предназначена для указания сумм, которые были ранее выданы сотруднику и подлежат зачету. Здесь отражаются документы основания, такие как Расходный кассовый ордер или заявление на перечисление денег на карту. Без указания аванса программа не сможет корректно рассчитать итоговый остаток.
При нажатии кнопки Добавить в табличной части открывается список всех ранее выданных сумм данному лицу. Бухгалтеру следует выбрать нужные документы, по которым сотрудник еще не отчитался. Сумма к зачету подставляется автоматически, но её можно скорректировать вручную в случае частичного использования средств.
Если сотрудник потратил больше, чем ему было выдано, в этой вкладке сумма аванса будет меньше суммы расходов, указанных в следующей вкладке. В таком случае образуется перерасход, который организация должна компенсировать сотруднику. И наоборот, если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их в кассу.
| Тип операции | Сумма аванса | Сумма расходов | Итоговый остаток |
|---|---|---|---|
| Полный расчет | 5 000 руб. | 5 000 руб. | 0 руб. |
| Перерасход (долг фирмы) | 3 000 руб. | 4 500 руб. | -1 500 руб. |
| Недоиспользование (долг сотрудника) | 10 000 руб. | 8 200 руб. | 1 800 руб. |
| Частичный зачет | 2 000 руб. | 2 000 руб. | 0 руб. |
Корректное заполнение авансов критически важно для формирования проводок. Ошибка в выборе документа-основания может привести к тому, что долг сотрудника «повиснет» в учете и не закроется. Всегда сверяйте суммы с первичными ордерами.
Используйте кнопку «Подобрать авансы» для автоматического выбора всех невыбранных документов выдачи денег, это сэкономит время при массовом закрытии долгов.
Вкладка «Товары» и оприходование материалов
Если подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности, такие как бумага, картриджи или хозяйственный инвентарь, эти данные вносятся во вкладку Товары. Здесь заполняется номенклатура, количество и цена за единицу, взятые из товарного чека или накладной.
Для каждой позиции необходимо указать счет учета, на который будут оприходованы товары. Обычно это счет 10.01 для материалов или 41.01 для товаров, предназначенных для перепродажи. Налог на добавленную стоимость выделяется отдельно, если поставщик работает с НДС.
Важно проверить наличие номенклатуры в справочнике. Если нужной позиции нет, её можно создать прямо из формы документа, нажав на значок создания нового элемента. Однако делать это следует осторожно, чтобы не дублировать карточки товаров с похожими названиями.
☑️ Проверка товаров в отчете
После заполнения табличной части программа автоматически рассчитает общую сумму затрат по товарам. Эта сумма пойдет в зачет выданных авансов. Если стоимость товаров превышает сумму аванса, разница будет считаться перерасходом средств.
Вкладка «Прочее» для услуг и работ
Часто сотрудники тратят деньги не на товары, а на услуги: оплату такси, представительские расходы, покупку программного обеспечения или канцелярские услуги. Для таких операций предназначена вкладка Прочее. Принципы заполнения здесь схожи с вкладкой товаров, но есть свои нюансы.
В этой вкладке указывается Статья затрат, которая определяет, на какой счет бухгалтерского учета попадет сумма и как она отразится в налоговом учете. Выбор статьи влияет на формирование проводок по дебету счетов 20, 26, 44 или 91. Ошибочный выбор статьи может исказить себестоимость продукции.
Если приобретались основные средства, например, ноутбук или телефон, их также можно отразить здесь, выбрав соответствующий вид операции Поступление ОС. В этом случае откроются дополнительные поля для ввода инвентарного номера и срока полезного использования.
⚠️ Внимание: При покупке основных средств через подотчетное лицо убедитесь, что стоимость актива превышает лимит, установленный в вашей учетной политике для признания его ОС, иначе он будет списан как материал.
Для корректного отражения НДС в книге покупок необходимо убедиться, что в документе-основании (счет-фактура) выделен налог. Программа 1С:Бухгалтерия 8.3 позволяет ввести счет-фактуру непосредственно из формы авансового отчета, нажав на кнопку регистрации входящего документа.
Прикрепление скан-копий оправдательных документов
Современный электронный документооборот требует хранения образов первичных документов прямо в базе 1С. Это упрощает работу аудиторов и позволяет быстро найти чек при возникновении вопросов. Для этого в форме авансового отчета предусмотрена специальная кнопка Присоединить файлы.
Вы можете загрузить скан-копии кассовых чеков, товарных накладных, актов выполненных работ и проездных билетов. Файлы подтягиваются в систему и хранятся в виде вложений к конкретному документу. Это создает единую информационную среду и избавляет от необходимости хранить горы бумаги.
Поддерживаются различные форматы файлов: PDF, JPG, PNG. Рекомендуется называть файлы понятно, например, «Чек_такси_15.05.pdf», чтобы при просмотре списка вложений сразу было ясно, что находится внутри каждого файла.
Хранение больших объемов сканов
Если вы прикрепляете много тяжелых файлов, это может увеличить размер базы данных. Рекомендуется использовать внешние системы хранения документов или настраивать регламентное задание для выгрузки вложений в архив, если функционал вашей версии 1С это позволяет.
Наличие прикрепленных файлов не отменяет необходимости хранения оригиналов документов в бумажном виде в архиве предприятия, если это требуется законодательством. Однако для оперативной работы бухгалтера электронной копии часто бывает достаточно.
Проводки и завершение оформления отчета
После заполнения всех вкладок и проверки сумм необходимо нажать кнопку Провести и закрыть. Программа сформирует бухгалтерские проводки, которые можно посмотреть, нажав на кнопку Дт/Кт в верхней панели документа. Это позволит убедиться в корректности отражения операций до фиксации документа.
Типовые проводки включают в себя списание подотчетных сумм с кредита счета 71 в дебет счетов учета затрат (10, 20, 26, 41, 44) или счета 19 для входящего НДС. Если образовался перерасход, формируется задолженность перед сотрудником на счете 71.
В случае если сотрудник должен вернуть деньги, в документе фиксируется долг. Возврат осуществляется через документ Приходный кассовый ордер или удержанием из заработной платы. Проводки по возврату формируются отдельным документом, а не внутри авансового отчета.
Формирование проводок происходит только после нажатия кнопки «Провести». До этого момента все изменения находятся в режиме редактирования и не влияют на регистры бухгалтерии.
Если в документе обнаружена ошибка после проведения, можно воспользоваться кнопкой Корректировка или провести документ заново с исправленными данными. История изменений сохраняется в журнале документов, что позволяет отслеживать, кто и когда вносил правки.
Частые вопросы по оформлению авансовых отчетов
Что делать, если подотчетное лицо потеряло чек?
В случае утери чека сотрудник должен написать объяснительную записку на имя руководителя. На основании этого документа и других косвенных подтверждений расходов (например, выписки по карте) руководитель издает приказ о признании расходов обоснованными. В 1С чек можно не прикреплять, но в комментарии к документу стоит указать номер объяснительной.
Можно ли создать авансовый отчет на сумму большую, чем выданный аванс?
Да, программа 1С:Бухгалтерия 8.3 позволяет это сделать. В таком случае по итогам документа у организации возникнет задолженность перед сотрудником. Эта сумма может быть выплачена наличными из кассы или перечислена на банковскую карту сотрудника отдельным платежным поручением.
Как отразить покупку валюты через подотчетное лицо?
Для отражения операций с валютой необходимо использовать специализированные виды операций в вкладке «Прочее» или отдельные документы поступления валюты. Курсовые разницы рассчитываются автоматически на дату утверждения отчета, если в настройках учетной политики включен соответствующий функционал.
Можно ли провести отчет, если сотрудник еще не вернулся из командировки?
Нет, авансовый отчет составляется по возвращении сотрудника из командировки или после совершения покупки. До этого момента расходы считаются выданным авансом. Преждевременное создание отчета исказит данные о реальном наличии денег у подотчетного лица.
Нужно ли печатать авансовый отчет на бумаге?
Да, несмотря на возможность электронного документооборота, форма АО-1 (или собственная форма организации) должна быть распечатана, подписана подотчетным лицом и утверждена руководителем. Бумажный экземпляр подшивается в архив вместе с оправдательными документами.