Формирование отчёта по средней численности в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП 3.1) — обязательная процедура для всех работодателей, которая требует точности и понимания методики расчёта. Ошибки здесь чреваты штрафами от налоговой инспекции, поэтому важно не только знать, где нажать в программе, но и понимать логику расчётов. В этой статье разберём весь процесс — от подготовки данных до сдачи отчётности, с учётом особенностей для разных категорий сотрудников и режимов работы.

Средняя численность влияет на налоговые льготы, возможность применения упрощённых систем налогообложения, а также на отчётность в ПФР и ФСС. В 1С ЗУП этот показатель формируется автоматически, но только при условии, что все кадровые данные введены корректно. Мы покажем, как избежать типичных ошибок, например, двойного учёта совместителей или неправильного расчёта для работников на неполном рабочем дне.

Статья актуальна для версий 1С:ЗУП 3.1 (релизы не ниже 3.1.20.х) и учитывает последние изменения в законодательстве по состоянию на 2026 год. Если вы используете более ранние версии или конфигурации типа 1С:ЗУП 2.5, некоторые шаги могут отличаться — уточняйте детали в документации к вашей версии.

1. Что такое средняя численность и зачем её считать в 1С ЗУП

Средняя численность работников — это показатель, который отражает среднее количество сотрудников за отчётный период (месяц, квартал, год), причём учитываются не только основные работники, но и совместители, сезонные сотрудники, а также лица, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПД). Этот показатель необходим для:

  • 📊 Отчётности в налоговую инспекцию (форма 4-ФСС, расчёт по страховым взносам).
  • 💼 Определения права на упрощённые системы налогообложения (например, УСН нельзя применять, если средняя численность превышает 100 человек).
  • 📈 Статистической отчётности (например, форма № П-4).
  • 🏢 Внутреннего анализа (планирование штата, оптимизация зарплатного фонда).

В 1С ЗУП расчёт средней численности автоматизирован, но программа опирается на данные, которые вы ввели в систему. Если, например, не указаны периоды отпусков без сохранения заработной платы или неверно заполнены графики работы, результат будет искажён. Поэтому перед формированием отчёта всегда проверяйте:

  • 🔹 Кадровые приказы (приём, увольнение, переводы).
  • 🔹 Графики работы (особенно для сменных работников).
  • 🔹 Данные по совместителям и ГПД (они учитываются по особой методике).
📊 Как часто вы формируете отчёт по средней численности?
Ежемесячно
Ежеквартально
Ежегодно
Только по требованию налоговой

2. Подготовка данных в 1С ЗУП перед расчётом

Прежде чем формировать отчёт, убедитесь, что в программе корректно заполнены все необходимые данные. Ошибки на этом этапе приведут к неверному расчёту. Вот обязательный чек-лист:

Введены все кадровые приказы (приём, увольнение, переводы)

Проверены графики работы сотрудников (особенно для неполного рабочего времени)

Указаны периоды отпусков, больничных, командировок

Заполнены данные по совместителям и работникам по ГПД

Обновлены табеля учёта рабочего времени-->

Особое внимание уделите:

  • 🕒 Графикам работы. Если сотрудник работает на 0,5 ставки, это должно быть отражено в его карточке. В противном случае программа посчитает его как полную единицу.
  • 📅 Периодам отсутствия. Отпуска без сохранения заработной платы (например, учебные или по уходу за ребёнком) не включаются в расчёт средней численности, но должны быть отмечены в табеле.
  • 👥 Совместителям. Они учитываются пропорционально отработанному времени (подробнее — в следующем разделе).

Если в вашей организации есть сотрудники с нестандартными режимами работы (например, вахтовики или сезонные работники), их данные тоже нужно ввести особо. Для вахтовиков в 1С ЗУП предусмотрен специальный вид графика — Вахтовый метод, который учитывает периоды вахты и межвахтового отдыха.

⚠️ Внимание: Если в отчётном периоде были реорганизация, смена собственника или другие структурные изменения, данные по численности могут требовать ручной корректировки. В таких случаях рекомендуется формировать отчёт по каждой организации отдельно, а затем суммировать результаты.

3. Методика расчёта средней численности в 1С ЗУП

Формула расчёта средней численности зависит от категории сотрудников. В 1С ЗУП программа автоматически разделят работников на группы и применяет соответствующие правила:

Категория сотрудников Методика расчёта Пример
Основные работники (полный рабочий день) Учитываются как 1 единица за каждый календарный день работы Сотрудник отработал весь месяц (30 дней) → 30 человеко-дней
Сотрудники на неполном рабочем дне Учитываются пропорционально отработанному времени (например, 0,5 ставки = 0,5 единицы) Сотрудник на 0,5 ставки отработал 20 дней → 10 человеко-дней
Совместители (внутренние и внешние) Учитываются как 0,5 единицы за каждый день работы (независимо от ставки) Совместитель отработал 15 дней → 7,5 человеко-дней
Работники по ГПД Учитываются как 1 единица за каждый день действия договора Договор действовал 10 дней → 10 человеко-дней

Для расчёта среднесписочной численности (основной показатель) используется формула:

Среднесписочная численность = (Сумма человеко-дней за месяц) / (Количество календарных дней в месяце)

Например, если в январе (31 день) сумма человеко-дней составила 465, то среднесписочная численность будет равна 465 / 31 ≈ 15 человек.

В 1С ЗУП этот расчёт выполняется автоматически при формировании отчёта Средняя численность работников (путь: Зарплата → Отчёты → Средняя численность). Однако программа не может учесть все нюансы, поэтому иногда требуется ручная корректировка. Например, если сотрудник уволен, но в системе не закрыт приказ об увольнении, он будет учитываться в численности ошибочно.

💡

Если в отчётном периоде были праздничные дни, они включаются в расчёт средней численности на общих основаниях. Например, в мае 2026 года 9 праздничных дней — их тоже нужно учитывать в знаменателе формулы.

4. Пошаговая инструкция: как сформировать отчёт в 1С ЗУП 3.1

Теперь перейдём к практике. Чтобы сформировать отчёт по средней численности в 1С:ЗУП 3.1, выполните следующие шаги:

  1. Откройте раздел отчётов.

    Перейдите в меню Зарплата → Отчёты → Средняя численность. Если у вас другая версия программы, путь может немного отличаться (например, в ЗУП 2.5 это Кадры → Отчёты → Средняя численность).

  2. Задайте параметры отчёта.

    Укажите:

    • 📅 Период (месяц, квартал или год).
    • 🏢 Организацию (если их несколько).
    • 👥 Подразделения (можно выбрать конкретные или оставить все).

  3. Настройте детализацию.

    В настройках отчёта (Показать настройки) можно выбрать уровень детализации:

    • 📊 По дням (показывает численность на каждый день).
    • 📈 По категориям (разбивка по основным работникам, совместителям, ГПД).
    • 📌 Сводный (только итоговые цифры).

Для проверки данных рекомендуется использовать детализацию По дням.

  • Сформируйте и проверьте отчёт.

    Нажмите Сформировать. Проверьте:

    • 🔍 Отсутствуют ли в отчёте уволенные сотрудники.
    • 🔍 Правильно ли учтены совместители (они должны отображаться как 0,5).
    • 🔍 Нет ли двойного учёта (например, если сотрудник переведён из одного подразделения в другое).

    • Экспортируйте или распечатайте отчёт.

      Для сдачи в налоговую инспекцию отчёт можно экспортировать в Excel или PDF через кнопку Ещё → Выгрузить.

    Если в отчёте обнаружены ошибки, их нужно исправить в исходных данных (кадровые приказы, графики работы) и переформировать отчёт заново.

    ⚠️ Внимание: В некоторых случаях 1С ЗУП может неверно учитывать сотрудников, работающих по срочным трудовым договорам сроком менее 2 месяцев. Таких работников нужно проверять вручную — они должны включаться в среднюю численность, но не в среднесписочную.
    Что делать, если отчёт не формируется?

    Если при нажатии на "Сформировать" появляется ошибка или отчёт пустой, проверьте:

    1. Наличие прав у пользователя (должны быть права на просмотр кадровых данных).

    2. Корректность периода (например, не указан будущий месяц).

    3. Наличие хотя бы одного сотрудника в базе (если организация новая, возможно, ещё не введены кадровые данные).

    4. Актуальность версии программы (обновите 1С ЗУП до последнего релиза).

    5. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С ЗУП иногда допускают ошибки при формировании средней численности. Вот самые распространённые из них и способы их исправления:

    • 🚫 Неучтённые увольнения.

      Если сотрудник уволен, но в системе не закрыт приказ об увольнении, он будет учитываться в численности. Решение: Проверьте все приказы на увольнение за отчётный период и убедитесь, что они проведены.

    • 🚫 Неверный учёт совместителей.

      Внешние совместители должны учитываться как 0,5 единицы, но иногда программа ошибочно считает их как полную единицу. Решение: В карточке сотрудника проверьте флаг Внешний совместитель.

    • 🚫 Отсутствие данных по ГПД.

      Работники по гражданско-правовым договорам часто забываются, хотя они должны включаться в среднюю численность. Решение: Введите все действующие ГПД в раздел Кадры → Гражданско-правовые договоры.

    • 🚫 Ошибки в графиках работы.

      Если сотрудник работает на 0,75 ставки, но в системе указан полный рабочий день, численность будет завышена. Решение: Проверьте графики работы в карточках сотрудников.

    Ещё одна частая проблема — несовпадение данных с отчётом 4-ФСС. Это происходит, если в 1С ЗУП не учтены все выплаты, с которых начисляются страховые взносы. Чтобы избежать расхождений, сверяйте среднюю численность с другими отчётами, например, с Расчётом по страховым взносам.

    Если вы обнаружили ошибку уже после сдачи отчётности, придётся подавать уточнённый отчёт. В 1С ЗУП это делается так же, как и первичное формирование, но с пометкой Корректировка.

    💡

    Самая распространённая ошибка — неучтённые увольнения. Всегда проверяйте, чтобы в отчёте не было сотрудников, которые фактически уже не работают в компании.

    6. Особенности расчёта для разных режимов работы

    В зависимости от режима работы сотрудников методика расчёта средней численности может отличаться. Рассмотрим основные случаи:

    6.1. Сотрудники на неполном рабочем дне

    Такие сотрудники учитываются пропорционально отработанному времени. Например, если сотрудник работает на 0,5 ставки, то за каждый отработанный день он учитывается как 0,5 человеко-дня.

    В 1С ЗУП это настраивается в карточке сотрудника:

    1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники).
    2. Перейдите на вкладку График работы.
    3. Укажите Вид занятости — Неполное рабочее время.
    4. Заполните поле Ставка (например, 0,5).

    6.2. Совместители (внутренние и внешние)

    Совместители учитываются по особой методике:

    • 🔹 Внутренние совместители (работают в той же организации) — учитываются как 0,5 единицы за каждый день работы.
    • 🔹 Внешние совместители (работают в другой организации) — тоже учитываются как 0,5 единицы, но только если они работают по трудовому договору. Если по ГПД — как 1 единица.

    В 1С ЗУП для совместителей нужно указать соответствующий Вид занятости в карточке сотрудника.

    6.3. Сезонные работники и вахтовики

    Сезонные работники включаются в среднюю численность только в период действия трудового договора. Вахтовики учитываются за каждый день вахты (включая дни в пути), но не учитываются в период межвахтового отдыха.

    Для вахтовиков в 1С ЗУП предусмотрен специальный график работы — Вахтовый метод. Его нужно указать в карточке сотрудника и заполнить периоды вахты.

    ⚠️ Внимание: Если в вашей организации есть сотрудники, работающие по гибкому графику или удалённо, их тоже нужно учитывать в средней численности. В 1С ЗУП для них указывается стандартный график работы, но с пометкой о гибком режиме.

    7. Экспорт и сдача отчётности

    После формирования отчёта его нужно сдать в налоговую инспекцию. В 1С ЗУП есть несколько способов экспорта:

    • 📄 Печать на бумаге. Подходит для небольших организаций, которые сдают отчётность лично.
    • 💾 Экспорт в Excel. Удобно для дальнейшей обработки или проверки данных.
    • 📧 Отправка через 1С-Отчётность. Если у вас подключён сервис 1С-Отчётность, отчёт можно отправить прямо из программы.
    • 🌐 Экспорт в XML для загрузки в другие системы. Например, для передачи в бухгалтерскую программу.

    Для отправки через 1С-Отчётность:

    1. Сформируйте отчёт по средней численности.
    2. Нажмите Отправить → Через 1С-Отчётность.
    3. Выберите получателя (например, ФНС).
    4. Подпишите отчёт электронной подписью и отправьте.

    Если вы сдаёте отчётность через оператора ЭДО (например, Контур.Экстерн или Такском), экспортируйте отчёт в формате XML и загрузите его в систему оператора.

    Сроки сдачи отчётности по средней численности:

    • 📅 Ежегодно — не позднее 20 января следующего года.
    • 📅 При создании/ликвидации организации — в течение 3 дней после регистрации/закрытия.

    💡

    Перед отправкой отчёта проверьте его на логические ошибки. Например, если средняя численность резко изменилась по сравнению с предыдущим периодом, это может быть признаком ошибки в данных.

    8. Частые вопросы и ответы

    Как в 1С ЗУП учесть сотрудника, который работал только 2 дня в месяце?

    Такой сотрудник учитывается как 2 человеко-дня. В 1С ЗУП это отразится автоматически, если в табеле учёта рабочего времени указаны только эти 2 дня. Проверьте, чтобы в карточке сотрудника был корректно указан период работы (даты приёма и увольнения).

    Нужно ли включать в среднюю численность директора, если он единственный сотрудник?

    Да, директора (даже если он единственный сотрудник) нужно включать в среднюю численность. Он учитывается как 1 единица за каждый календарный день месяца, если трудовой договор действовал весь период.

    Как исправить ошибку в отчёте, если он уже сдан?

    Если ошибка обнаруžena после сдачи, нужно подать уточнённый отчёт. В 1С ЗУП для этого формируйте отчёт заново с тем же периодом, но с пометкой Корректировка (обычно этот флаг ставится в настройках отчёта). Затем отправьте его в налоговую инспекцию тем же способом, что и первичный отчёт.

    Можно ли в 1С ЗУП посчитать среднюю численность за квартал?

    Да, в настройках отчёта Средняя численность можно выбрать период Квартал. Программа автоматически рассчитает среднюю численность за 3 месяца и выведет сводные данные.

    Что делать, если в отчёте не отображаются совместители?

    Проверьте:

    1. В карточках совместителей указан правильный Вид занятости (Внешний совместитель или Внутренний совместитель).
    2. В табеле учёта рабочего времени есть отметки об отработанных днях.
    3. В настройках отчёта не стоит фильтр, исключающий совместителей.

    Если всё верно, но совместители не отображаются, обновите 1С ЗУП до последней версии или обратитесь в поддержку.