Как сформировать среднесписочную численность в 1С:ЗУП — подробный гайд с примерами

Расчёт среднесписочной численности (ССЧ) — обязательная процедура для всех организаций, имеющих наёмных работников. Этот показатель нужен для статистической отчётности, налоговых проверок и планирования кадровой политики. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) формирование отчёта автоматизировано, но требует правильной настройки и понимания методики расчёта.

Многие бухгалтеры сталкиваются с ошибками при формировании ССЧ: программа может не учитывать совместителей, работников на больничном или в отпуске по уходу за ребёнком. В этой статье разберём пошаговую инструкцию с учётом актуальных требований 2026 года, типичные ошибки и способы их исправления. Особое внимание уделим настройкам 1С:ЗУП 3.1 (последней стабильной версии на момент публикации), так как алгоритмы расчёта могут отличаться в зависимости от конфигурации.

⚠️ Внимание: Правила расчёта ССЧ регламентируются Приказом Росстата № 772 от 22.11.2017 (с последними изменениями). Убедитесь, что в вашей базе 1С:ЗУП установлены актуальные обновления, иначе отчёт может содержать неверные данные. Сверить требования можно на сайте Росстата или в личном кабинете 1С:ИТС.

1. Что такое среднесписочная численность и зачем она нужна

Среднесписочная численность (ССЧ) — это средний показатель количества работников организации за отчётный период (месяц, квартал, год), рассчитанный по специальной методике. Он включает:

• 👔 Основных сотрудников (по трудовому договору)
• 📝 Совместителей (учитываются пропорционально отработанному времени)
• 🛠️ Работников на сезонных или временных работах (если они числятся в штате)

Исключаются из расчёта:

• 👶 Женщины в отпуске по беременности и родам или уходу за ребёнком
• 🎓 Студенты, находящиеся в учебном отпуске без сохранения зарплаты
• 🏥 Сотрудники в неоплачиваемом отпуске (более 14 дней)

ССЧ необходима для:

• 📊 Отчётности в Росстат (форма № П-4)
• 💼 Подтверждения статуса малого или среднего предприятия (для льгот)
• 📈 Планирования фонда оплаты труда и кадровой политики

Если ССЧ превышает 100 человек, организация обязана сдавать отчётность в электронном виде через оператора ЭДО (например, Контур.Диадок или СБИС). При меньшей численности разрешается бумажный формат, но электронная сдача остаётся предпочтительной.

2. Подготовка данных в 1С:ЗУП перед формированием отчёта

Перед тем как формировать отчёт, необходимо убедиться, что в базе 1С:ЗУП корректно заведены:

• 📅 Кадровые документы: приказы о приёме, увольнении, переводах, отпусках
• 🕐 Графики работы: полный/неполный рабочий день, сменность
• 📋 Табели учёта рабочего времени (если используются)
• 💰 Начисления зарплаты (для совместителей важно указать ставку)

Особое внимание уделите:

• 🔹 Совместителям: в карточке сотрудника должен быть указан вид занятости ("Внутренний совместитель" или "Внешний совместитель").
• 🔹 Работникам на неполной ставке: в документе "Приём на работу" проверьте поле "Вид занятости" и коэффициент ставки.
• 🔹 Уволенным сотрудникам: дата увольнения должна совпадать с последним днём работы.

Если в организации есть сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПД), их не включают в ССЧ. Однако такие договоры должны быть оформлены отдельно в разделе Кадры → Договоры ГПХ.

⚠️ Внимание: Если в базе есть "висящие" приказы о приёме без даты увольнения или с некорректными графиками, программа может завысить ССЧ. Перед формированием отчёта проверьте отчёт Кадры → Анализ данных → Незакрытые кадровые документы.

3. Пошаговая инструкция: как сформировать отчёт в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1.25.хх (актуальная версия на 2026 год). Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от обновлений.

Шаг 1. Откройте раздел отчётности

Перейдите в меню:

Зарплата → Отчёты по зарплате → Среднесписочная численность

Шаг 2. Настройте параметры отчёта

В открывшемся окне укажите:

• 📅 Период: месяц, квартал или год (например, 01.01.2026–31.03.2026 для 1 квартала).
• 🏢 Организация: выберите нужное юридическое лицо (если их несколько).
• 👥 Подразделения: оставьте пустым для расчёта по всей организации или выберите конкретные отделы.
• 🔄 Включать внешних совместителей: поставьте галочку, если они должны учитываться.

Шаг 3. Сформируйте и проверьте данные

Нажмите кнопку Сформировать. Программа рассчитает:

• Списочную численность на каждый день периода.
• Среднесписочную численность (с учётом коэффициентов для совместителей).
• Данные по категориям сотрудников (основные, совместители, сезонные).

Шаг 4. Экспортируйте или распечатайте отчёт

Готовый отчёт можно:

• 📄 Сохранить в Excel (кнопка Выгрузить).
• 🖨️ Распечатать (кнопка Печать).
• 📧 Отправить по почте (если настроена интеграция с 1С:Документооборот).

Пример интерфейса отчёта:

Дата	Списочная численность	В т.ч. совместители	Среднесписочная численность
01.01.2026	45	5 (0,5 ставки)	42,5
15.01.2026	47	6 (0,3 ставки)	44,8
31.01.2026	46	4 (0,25 ставки)	43,0
Итого за месяц	-	-	43,4

4. Типичные ошибки при расчёте ССЧ и как их исправить

Даже при автоматическом расчёте в 1С:ЗУП возможны ошибки. Рассмотрим самые распространённые:

1. Завышенная численность из-за "висящих" приказов

Если сотрудник уволен, но в базе нет документа об увольнении, программа продолжит учитывать его в списочной численности. Решение:

• Проверьте отчёт Кадры → Анализ данных → Незакрытые кадровые документы.
• Оформите приказ об увольнении с правильной датой.

2. Неучтённые совместители

Если в карточке сотрудника не указан вид занятости ("совместитель"), программа посчитает его как основного работника. Решение:

• Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники).
• В разделе "Занятость" выберите правильный тип ("Внутренний совместитель" или "Внешний совместитель").
• Укажите коэффициент ставки (например, 0,5 для половины ставки).

3. Ошибки в графиках работы

Если у сотрудника указан неполный рабочий день, но в графике стоит стандартная 40-часовая неделя, программа посчитает его как полную ставку. Решение:

• Проверьте график в документе "Приём на работу" или "Кадровое перемещение".
• Для неполной ставки создайте отдельный график (например, 20 часов в неделю).

4. Исключение сотрудников в декрете

Сотрудницы в отпуске по беременности и родам или уходу за ребёнком не включаются в ССЧ. Если они попали в отчёт, проверьте:

• Наличие документа "Отпуск по уходу за ребёнком" (Кадры → Отпуска).
• Корректность дат в приказе.

⚠️ Внимание: Если в отчёте появились отрицательные значения или дробные числа с большим количеством знаков после запятой (например, 42,333333), это признак ошибки в настройках коэффициентов ставок. Проверьте данные по совместителям и работникам на неполной занятости.

Что делать, если ССЧ не совпадает с данными бухгалтерии?

Расхождения могут возникать из-за:

- Неучтённых больничных листов (они включаются в ССЧ, но иногда забывают их ввести в 1С).

- Ошибок в табелях (например, отмечен выходной как рабочий день).

- Несовпадения дат в кадровых документах и фактических данных.

Для проверки сверьте отчёт Среднесписочная численность с табелями учёта рабочего времени (Зарплата → Табели).

5. Особенности расчёта для разных категорий работников

Методика расчёта ССЧ зависит от категории сотрудника. Разберём нюансы для каждого случая.

1. Основные работники (полная ставка)

Учитываются в ССЧ как 1 единица за каждый рабочий день. Например, если в январе 2026 года 17 рабочих дней, а в организации 50 основных сотрудников, их вклад в ССЧ составит:

50 сотрудников × 17 дней = 850 человеко-дней
850 / 17 = 50 (ССЧ за месяц)

2. Совместители (внутренние и внешние)

Учитываются пропорционально отработанному времени. Формула:

ССЧ совместителя = Количество отработанных дней × Коэффициент ставки

Пример: внутренний совместитель на 0,5 ставки отработал 15 дней в месяце:

15 дней × 0,5 = 7,5 человеко-дней

3. Работники на неполной ставке

Учитываются как дробное число. Например, сотрудник на 0,75 ставки:

• Если отработал все дни месяца → 0,75 в ССЧ.
• Если болел 5 дней из 20 → (15 × 0,75) / 20 = 0,5625.

4. Сезонные работники

Включаются в ССЧ только в период действия трудового договора. Например, если сезонный работник принят на 3 месяца (июнь–август), его учитывают только в этих месяцах.

5. Сотрудники в отпусках или на больничном

Включаются в ССЧ, так как за ними сохраняется место работы. Исключение — отпуск по уходу за ребёнком или учебный отпуск без сохранения зарплаты.

Категория сотрудника	Учитывается в ССЧ?	Коэффициент	Пример расчёта
Основной работник (полная ставка)	Да	1	1 человек × 20 дней = 20 человеко-дней
Внутренний совместитель (0,5 ставки)	Да	0,5	1 человек × 0,5 × 20 дней = 10 человеко-дней
Внешний совместитель (0,25 ставки)	Да (если галочка в настройках)	0,25	1 человек × 0,25 × 15 дней = 3,75 человеко-дней
Сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком	Нет	-	Исключается из расчёта
Сезонный работник (3 месяца)	Да (только в период работы)	1	1 человек × 3 месяца = 3 человеко-месяца

6. Как проверить корректность расчёта ССЧ вручную

Чтобы убедиться в правильности данных из 1С:ЗУП, можно выполнить самостоятельный расчёт по формуле:

ССЧ = (Сумма списочной численности за все дни периода) / Количество календарных дней в периоде

Пример для января 2026 года (31 день):

• С 1 по 10 января: 50 сотрудников.
• С 11 по 20 января: 52 сотрудника (приняли 2 новых).
• С 21 по 31 января: 51 сотрудник (1 уволился).

Расчёт:

(50 × 10 дней) + (52 × 10 дней) + (51 × 11 дней) = 500 + 520 + 561 = 1581 человеко-дней
1581 / 31 = 50,99 ≈ 51 (ССЧ за месяц)

Сверьте результат с данными из 1С:ЗУП. Если разница превышает ±1 единицу, ищите ошибку в:

• 📅 Датах приказов о приёме/увольнении.
• 🕐 Графиках работы (особенно для совместителей).
• 📋 Табелях учёта рабочего времени.

Для упрощения проверки используйте отчёт Кадры → Анализ данных → Движение кадров. Он показывает изменение численности по дням.

⚠️ Внимание: При ручной проверке не забывайте исключать сотрудников в декрете и учебных отпусках без сохранения зарплаты. Их присутствие в расчёте — грубая ошибка, которая может привести к штрафам при проверке.

7. Экспорт отчёта для Росстата и налоговой

После формирования отчёта в 1С:ЗУП его нужно подготовить для сдачи в контролирующие органы. Рассмотрим процесс:

1. Формат отчётности

С 2023 года Росстат принимает отчёты в электронном виде по формату XML (для организаций с ССЧ > 100 человек). Для меньшей численности разрешён бумажный вариант, но электронная сдача остаётся предпочтительной.

2. Экспорт из 1С:ЗУП

Чтобы выгрузить отчёт:

1. В окне отчёта нажмите Выгрузить.
2. Выберите формат:
   • Excel — для внутреннего использования.
   • XML (для Росстата) — для электронной сдачи.

Сохраните файл на диск.

3. Проверка перед отправкой

Перед отправкой отчёта:

• 🔍 Убедитесь, что в файле указан правильный ОКПО организации.
• 📌 Проверьте итоговую ССЧ — она должна совпадать с данными из 1С:ЗУП.
• 📅 Контролируйте период отчётности (например, за 1 квартал 2026, а не за месяц).

4. Способы сдачи

Отчёт можно сдать:

• 📧 Через 1С:Отчётность (если подключен сервис).
• 🌐 Через оператора ЭДО (Контур.Диадок, СБИС, Такском).
• 📄 На бумаге (для ССЧ ≤ 100 человек).

Срок сдачи отчёта по форме № П-4 — до 8-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Например, за 1 квартал 2026 года отчёт нужно сдать до 8 апреля 2026.

8. Частые вопросы по среднесписочной численности в 1С:ЗУП

🔹 Как учитываются сотрудники, работающие по срочным трудовым договорам?

Срочные трудовые договоры учитываются в ССЧ на общих основаниях, если их срок превышает 5 дней. Если сотрудник работал менее 5 дней, он не включается в расчёт. В 1С:ЗУП это учитывается автоматически при корректном оформлении приказа о приёме.

🔹 Почему в отчёте появляются дробные числа (например, 42,333)?

Дробные значения возникают из-за учёта совместителей или работников на неполной ставке. Программа суммирует человеко-дни и делит на количество дней в периоде. Например, если совместитель на 0,5 ставки отработал 10 дней из 20, его вклад составит 0,5 × 10 = 5 человеко-дней, что в пересчёте на месяц даст 5 / 20 = 0,25. Округление происходит по математическим правилам (до целых — если дробная часть ≥ 0,5).

🔹 Нужно ли включать в ССЧ генерального директора, если он единственный сотрудник?

Да, генеральный директор включается в ССЧ на общих основаниях, даже если он единственный работник организации. Исключение — если он работает по гражданско-правовому договору (ГПД), но в этом случае он не должен числиться в штате.

🔹 Как исправить ошибку, если в отчёте не учтены сотрудники на больничном?

Проверьте:

1. Наличие документа "Больничный лист" в разделе Зарплата → Больничные листы.
2. Корректность дат в больничном (они должны попадать в отчётный период).
3. Настройки учёта больничных в политике расчёта зарплаты (Настройки → Расчёт зарплаты).

Если больничный оформлен правильно, но сотрудник не учитывается, обновите базу 1С:ЗУП до последней версии.

🔹 Можно ли сформировать ССЧ за прошлые периоды, если данные не вводились своевременно?

Да, но потребуется:

1. Ввести все кадровые документы (приказы, отпуска, больничные) за нужный период.
2. Заполнить табели учёта рабочего времени (если они ведутся).
3. Пересчитать зарплату за период (если это влияет на учёт совместителей).

После этого отчёт можно сформировать ретроактивно. Однако если период закрыт, может потребоваться помощь программиста 1С для корректировки данных.