Формирование списка уволенных сотрудников в 1С — стандартная задача для кадровых служб и бухгалтерий, но даже опытные пользователи иногда сталкиваются с трудностями. В зависимости от конфигурации (1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, 1С:ERP Управление предприятием 2 или 1С:Бухгалтерия 8.3) алгоритм может отличаться. Где искать нужный отчёт? Как настроить фильтры, чтобы не пропустить ни одного увольнения? И почему в списке иногда появляются "лишние" сотрудники?

В этой статье разберём все способы получения данных об уволенных — от стандартных отчётов до SQL-запросов для сложных случаев. Особое внимание уделим скрытым настройкам фильтрации по датам и причинам увольнения, которые часто упускают из виду. Также покажем, как экспортировать список в Excel для дальнейшей работы с данными в других системах.

Где в 1С хранится информация об увольнениях?

Данные об увольнениях в 1С распределены по нескольким объектам конфигурации. Основные источники:

  • 📝 Документ "Увольнение" — основной объект, где фиксируется дата и причина расторжения трудового договора. В 1С:ЗУП 3.1 находится в разделе Кадры → Увольнения.
  • 🗃️ Справочник "Сотрудники" — здесь хранится статус сотрудника (действующий/уволенный) и ссылка на документ увольнения.
  • 📊 Регистры сведений — например, Сведения о трудовой деятельности (для отчётности в ПФР) или Кадровые данные сотрудников.

Важно понимать, что дату увольнения система определяет по документу, а не по изменению статуса в справочнике. Это значит, что если документ проведён с ошибкой в дате, список уволенных будет некорректным. Проверьте это перед формированием отчёта!

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учёта?
1С:ЗУП 3.1
1С:ERP Управление предприятием 2
1С:Бухгалтерия 8.3
1С:Комплексная автоматизация
Другую

Способ 1: Стандартный отчёт "Сведения об увольнениях"

Самый простой метод — воспользоваться готовым отчётом. В 1С:ЗУП 3.1 он находится по пути:

Кадры → Отчёты по кадрам → Сведения об увольнениях

Алгоритм действий:

  1. Откройте отчёт и установите период формирования (по умолчанию текущий месяц). Для годового списка укажите даты с 01.01 по 31.12.
  2. В разделе Фильтр выберите нужные подразделения или оставьте пустым для всех сотрудников.
  3. Нажмите Сформировать. Система покажет таблицу с ФИО, датой увольнения, причиной и номером приказа.

Обратите внимание: отчёт выводит только проведённые документы увольнения. Если документ не проведён (например, из-за ошибки), сотрудник не попадёт в список. Чтобы увидеть все записи, включая непроведённые, используйте Все действия → Установить отбор и сортировку и снимите галочку Только проведённые.

Все документы увольнения проведены|

Дата в фильтре охватывает нужный период|

Указаны правильные подразделения (если требуется)|

Проверена актуальность справочника "Причины увольнения"

-->

Способ 2: Отчёт "Список сотрудников" с фильтром по статусу

Если стандартный отчёт не подходит (например, нужно больше полей), используйте универсальный Список сотрудников:

  1. Перейдите в Кадры → Отчёты по кадрам → Список сотрудников.
  2. В настройках отчёта добавьте поле Статус (если его нет по умолчанию).
  3. Установите фильтр: Статус = Уволен.
  4. Добавьте дополнительные поля: Дата увольнения, Причина увольнения, Подразделение.

Преимущество этого метода — гибкость. Вы можете:

  • 📌 Добавить произвольные поля (например, контактный телефон или email).
  • 📊 Группировать данные по подразделениям или должностям.
  • 📤 Экспортировать результат в Excel или PDF одним кликом.
💡

Если в списке появляются сотрудники без даты увольнения, проверьте документ "Приём на работу" — возможно, он был оформлен с ошибкой (например, дата приёма позже даты увольнения).

Способ 3: SQL-запрос для сложных случаев

Когда стандартные отчёты не справляются (например, нужно получить данные за несколько лет с дополнительными условиями), поможет SQL-запрос. В 1С:ЗУП 3.1 его можно выполнить через Все функции → Открыть запрос (Ctrl+Shift+Q).

Пример запроса для списка уволенных с 01.01.2023 по 31.12.2023:

ВЫБРАТЬ

Сотрудник.Наименование КАК ФИО,


Сотрудник.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,


Увольнение.Дата КАК ДатаУвольнения,


Увольнение.ОснованиеУвольнения.Наименование КАК ПричинаУвольнения,


Увольнение.Номер КАК НомерПриказа


ИЗ


Документ.Увольнение КАК Увольнение


ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник


ПО Увольнение.Сотрудник = Сотрудник.Ссылка


ГДЕ


Увольнение.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода


УПОРЯДОЧИТЬ ПО


Увольнение.Дата

Чтобы выполнить запрос:

  1. Вставьте код в окно конструктора запросов.
  2. Укажите параметры &НачалоПериода и &КонецПериода (например, '20230101' и '20231231').
  3. Нажмите Выполнить.

Результат можно сохранить в табличный документ или экспортировать в Excel. Этот метод подходит для интеграции с другими системами или когда требуется нестандартная выборка (например, увольнения по конкретной статье ТК РФ).

Как модифицировать запрос для увольнений по сокращению штата?

Добавьте в секцию ГДЕ условие:

И Увольнение.ОснованиеУвольнения.Ссылка = &СсылкаНаОснование

Где &СсылкаНаОснование — ссылка на элемент справочника "Основания увольнения" с названием "Сокращение численности или штата работников".

Типичные ошибки и как их избежать

При формировании списка уволенных пользователи часто сталкиваются с следующими проблемами:

Ошибка Причина Решение
В списке отсутствуют сотрудники, которых уволили Документ увольнения не проведён или проведён с ошибкой в дате Проверьте статусы документов в журнале Увольнения. Исправьте даты и перепроведите
Повторяющиеся записи об одном увольнении Дублирование документов (например, при переносе данных) Удалите дубли через Все функции → Поиск и удаление дублей
В списке есть действующие сотрудники Ошибка в справочнике "Сотрудники" (неверный статус) Откройте карточку сотрудника и проверьте поле Статус. При необходимости исправьте вручную
Некорректные причины увольнения Устаревшие данные в справочнике "Основания увольнения" Обновите справочник через Нормативно-справочная информация → Обновление классификаторов

Особое внимание уделите датам: если в фильтре отчёта указать период с 01.01.2023 по 31.12.2023, но документ увольнения проведён 01.01.2026, сотрудник не попадёт в список. Всегда проверяйте граничные даты!

💡

Перед формированием отчёта для внешней отчётности (например, в ПФР) обязательно сверьте данные с документами "СЗВ-ТД". Расхождения могут привести к штрафам!

Экспорт списка уволенных в Excel

Чтобы передать данные в другие отделы или системы, экспортируйте отчёт в Excel:

  1. Сформируйте нужный отчёт (например, Сведения об увольнениях).
  2. Нажмите кнопку Ещё → Выгрузить (или Сохранить как... в старых версиях).
  3. Выберите формат Excel (.xlsx).
  4. Укажите путь для сохранения файла.

При экспорте учитывайте:

  • 📂 Имена листов в Excel будут соответствовать названиям вкладок отчёта.
  • 🔢 Числовые форматы (даты, табельные номера) могут исказиться. Проверьте их после выгрузки.
  • 🔒 Конфиденциальность: если в списке есть персональные данные, защитите файл паролем.

Для автоматизации регулярного экспорта (например, ежемесячного) настройте регламентное задание в 1С:ЗУП:

Администрирование → Регламентные задания → Создать

Укажите расписание (например, 1-е число каждого месяца) и действие Выгрузка отчёта в файл.

💡

Если при экспорте в Excel русские буквы отображаются как "кракозябры", сохраните файл в формате CSV (разделитель — запятая), затем откройте его в Excel через Данные → Из текста и выберите кодировку Windows (1251).

Как проверить корректность списка уволенных?

Перед отправкой отчёта в ПФР, ФНС или другие инстанции обязательно выполните сверку:

  1. Сверьте с документами: откройте 2–3 случайные карточки сотрудников из списка и проверьте, совпадают ли даты увольнения в отчёте и в документе Увольнение.
  2. Проверьте логику фильтров: если вы запрашивали увольнения за 2023 год, в списке не должно быть записей за 2022 или 2026.
  3. Используйте контрольные суммы: посчитайте количество уволенных в отчёте и сравните с журналом документов Увольнения за тот же период.

Для глубокой проверки используйте отчёт "Анализ кадровых данных":

Кадры → Отчёты по кадрам → Анализ кадровых данных

Установите группировку по Статусу сотрудника и Дате изменения статуса. Это поможет выявить расхождения между документами и справочником.

💡

Если список уволенных формируется для отчётности в ПФР (форма СЗВ-ТД), обязательно проверьте соответствие кодов причин увольнения классификатору ПФР. Ошибки здесь приводят к отказам в приёме отчётности.

FAQ: Частые вопросы по формированию списка уволенных

Как выгрузить список уволенных с фотографиями сотрудников?

Стандартные отчёты не поддерживают выгрузку фотографий. Чтобы получить данные с изображениями:

  1. Сформируйте отчёт Список сотрудников с фильтром по статусу "Уволен".
  2. Добавьте в настройки отчёта поле Фотография.
  3. Экспортируйте в Excel — фотографии будут вставлены как объекты OLE.

Альтернатива: используйте внешнюю обработку (например, "Выгрузка данных сотрудников с фотографиями" из каталога 1С:ИТС).

Можно ли получить список уволенных по конкретной статье ТК РФ?

Да. В отчёте Сведения об увольнениях:

  1. В разделе Фильтр найдите поле Основание увольнения.
  2. Выберите нужную статью (например, "Собственное желание (ст. 80 ТК РФ)").
  3. Сформируйте отчёт.

Если требуется выборка по нескольким статьям, используйте SQL-запрос с условием ГДЕ ОснованиеУвольнения В (&СписокСсылок).

Почему в списке уволенных появляются сотрудники с датой увольнения в будущем?

Это происходит, если:

  • Документ Увольнение проведён с датой больше текущей (например, увольнение запланировано на следующую неделю).
  • В справочнике Сотрудники статус изменён вручную без привязки к документу.

Решение: отфильтруйте отчёт по дате до текущего дня или проверьте корректность документов.

Как сформировать список уволенных для расчёта выходного пособия?

Используйте отчёт Расчёт при увольнении:

  1. Перейдите в Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчёт при увольнении.
  2. Укажите период и выберите сотрудников (или оставьте пустым для всех уволенных).
  3. В настройках добавьте поля: Сумма выходного пособия, Сумма компенсации за неиспользованный отпуск.

Для детализации по статьям расходов экспортируйте данные в Excel и используйте сводные таблицы.

Можно ли автоматически отправлять список уволенных по email?

Да, для этого:

  1. Настройте регламентное задание (см. раздел "Экспорт в Excel").
  2. В действии выберите Отправить файл по электронной почте.
  3. Укажите адреса получателей и тему письма.

Важно: для работы функции должна быть настроена почта в 1С (Администрирование → Организации → Настройки электронной почты).