Форма 769 — это Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (НДФЛ), который сдают работодатели ежемесячно. В 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Зарплата и Управление Персоналом её формирование автоматизировано, но требует правильной настройки параметров и проверки данных перед отправкой. Ошибки в заполнении могут привести к штрафам от ФНС или блокировке счетов, поэтому важно следовать актуальным требованиям 2026 года.

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию по формированию формы 769 в 1С: от подготовки программы до отправки отчета через ТКС или личный кабинет налогоплательщика. Мы разберем типичные ошибки (например, Не совпадает контрольное соотношение или Отсутствует подпись), способы их исправления, а также нюансы для разных версий 1С. Если вы впервые сталкиваетесь с этой формой или обновляетесь с предыдущих версий отчетности — материал поможет избежать проблем.

Примечание: процедура может незначительно отличаться в зависимости от релиза 1С и региональных особенностей (например, для Москвы и областей действуют свои контрольные соотношения). Все скриншоты и команды приведены для актуальных версий платформы 8.3.22+.

📊 Какую версию 1С вы используете для сдачи отчетности?
1С:Бухгалтерия 8.3
1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП)
1С:Комплексная автоматизация
1С:ERP
Другая конфигурация

1. Подготовка программы перед формированием 769 формы

Перед тем как приступить к заполнению формы, убедитесь, что ваша база 1С готова к работе с отчетностью. Это включает обновление конфигурации, проверку регламентных операций и настройку параметров учета. Пропуск этих шагов часто приводит к ошибкам при формировании XML-файла.

Во-первых, обновите 1С до актуальной версии. Форма 769 регулярно изменяется ФНС, и устаревшие релизы могут не поддерживать новые поля или контрольные соотношения. Чтобы проверить версию, перейдите в Справка → О программе. Минимально требуемая версия для 2026 года — 8.3.22.ххх. Если ваша версия ниже, обновитесь через Конфигуратор или сервис 1С:ИТС.

Во-вторых, закройте все документы по зарплате за отчетный месяц. Форма 769 формируется на основе данных из документов Начисление зарплаты, Ведомость на выплату и Удержания НДФЛ. Если какие-то операции не проведены или имеют статус Не проведён, они не попадут в отчет. Проверьте это в журнале документов Зарплата → Все документы.

  • 🔹 Обновите конфигурацию до версии не ниже 8.3.22 (через Конфигуратор или 1С:ИТС).
  • 📅 Закройте месяц по зарплате: все начисления и удержания должны быть проведены.
  • 🔧 Настройте параметры учета: проверьте Настройки → Зарплата → Налог на доходы.
  • 📂 Создайте резервную копию базы перед формированием отчета (через Администрирование → Архивные копии).
💡

Если в вашей базе есть сотрудники с нестандартными вычетами (например, инвалиды или участники боевых действий), проверьте их настройки в справочнике Физические лица заранее. Ошибки в вычетах — одна из самых частых причин отклонения формы 769.

2. Пошаговая инструкция: как сформировать форму 769 в 1С

Когда подготовка завершена, переходите непосредственно к формированию отчета. В 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП путь к форме одинаковый, но могут отличаться некоторые настройки. Ниже — универсальная инструкция:

  1. Откройте раздел Зарплата и кадры (или Зарплата в ЗУП).

  2. Перейдите в Отчеты по зарплате → 6-НДФЛ и 769 форма (в некоторых конфигурациях пункт может называться Регламентированные отчеты).

  3. Выберите Создать → 769 форма (Расчет сумм НДФЛ).

  4. Заполните параметры отчета:

    • Период: укажите месяц, за который сдаете отчет (например, Январь 2026).
    • Организация: выберите из справочника, если в базе несколько юрлиц.
    • Тип отчета: Первичный или Корректирующий (если исправляете ошибки).

  • Нажмите Заполнить. Программа автоматически подтянет данные из документов по зарплате.

  • Проверьте контрольные соотношения (кнопка Проверка внизу формы). Если есть ошибки, они отобразятся в отдельном окне.

  • Сохраните отчет (Записать) и экспортируйте в XML (Выгрузить).

    • После формирования отчета обязательно проверьте:

    • 🔢 Суммы НДФЛ в разделе 1 и 2: они должны совпадать с данными из ведомостей.
    • 📋 Количество физических лиц: сравните с числом сотрудников, получивших доход.
    • 🔍 Коды доходов и вычетов: например, код 2000 для зарплаты или 126 для стандартных вычетов.

    Суммы НДФЛ в разделах 1 и 2 совпадают|Количество физлиц соответствует фактическому|Все коды доходов/вычетов заполнены корректно|Файл XML успешно экспортирован|Подпись усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) добавлена-->

    3. Типичные ошибки при формировании 769 формы и как их исправить

    Даже при автоматическом заполнении в 1С могут возникать ошибки. Чаще всего они связаны с некорректными данными в справочниках, незакрытыми документами или устаревшими настройками. Рассмотрим самые распространенные проблемы и способы их решения:

    Ошибка в 1С Возможная причина Как исправить
    Не совпадает контрольное соотношение между разделами 1 и 2 Ошибка в суммах начисленного НДФЛ или количестве физлиц. Проверьте документы Начисление зарплаты на корректность сумм. Перепроведите проблемные документы.
    Отсутствует подпись в файле Не добавлена УКЭП или сертификат просрочен. Обновите сертификат в Администрирование → Настройки программы → Электронная подпись.
    Неверный формат файла Устаревшая версия 1С или поврежденный XML. Обновите конфигурацию и переформируйте отчет.
    Не указан код ОКТМО Не заполнено поле в справочнике Организации. Откройте карточку организации и укажите актуальный ОКТМО (можно проверить на сайте ФНС).

    Критическая ошибка: если при проверке формы 769 вы видите сообщение Не найдены данные для заполнения раздела 2, это означает, что в базе отсутствуют документы по удержанию НДФЛ за отчетный период. В этом случае необходимо вручную создать документы Удержание НДФЛ для всех начислений.

    Ещё одна частая проблема — несовпадение сумм в разделах 1 и 2. Это происходит, если:

    • 📉 В документах Начисление зарплаты не указан вид дохода (например, зарплата, премия, больничный).
    • 🔄 Есть корректирующие документы, которые не учтены в отчете.
    • 💰 Неверно указан ставка НДФЛ (например, 13% вместо 15% для нерезидентов).
    Что делать, если 1С не дает сохранить форму 769?

    Если при нажатии Записать появляется ошибка Документ не проведен, проверьте:

    1. Права пользователя в 1С (должны быть права на редактирование регламентированных отчетов).

    2. Блокировки в базе (возможно, другой пользователь работает с этим отчетом).

    3. Целостность базы (запустите тестирование через Конфигуратор → Администрирование → Тестирование и исправление).

    4. Как отправить форму 769 в ФНС: способы и нюансы

    После формирования и проверки отчета его нужно отправить в налоговую инспекцию. В 1С есть несколько способов отправки:

    1. Через ТКС (телекоммуникационные каналы) — самый надежный способ. Для этого:

      • Установите 1С:Отчетность или 1С:ДиректБанк (если отправляете через банк).
      • Подключите УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись).
      • В форме 769 нажмите Отправить и выберите канал связи.

  • Через личный кабинет налогоплательщика (ЛКН) на сайте ФНС:

    • Экспортируйте XML-файл из 1С (Выгрузить).
    • Загрузите его в ЛКН в разделе Отчетность → Представить отчет.
    • Подпишите отчет УКЭП прямо в ЛКН.

    • На бумажном носителе — только для организаций с числом сотрудников менее 10 (по ст. 80 НК РФ).

      • Срок сдачи формы 769 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, за январь 2026 года отчет нужно сдать до 25 февраля 2026 года. За просрочку предусмотрен штраф в размере 1 000 рублей за каждый полный/неполный месяц (ст. 126 НК РФ).

      Если вы отправляете отчет через 1С:Отчетность, статус обработки можно отследить в журнале отправленных документов (Отчеты → Журнал отправленных отчетов). Обычно ФНС обрабатывает форму в течение 1–3 рабочих дней.

      💡

      Если вы отправляете корректирующую форму 769, в поле Номер корректировки укажите 001 для первой корректировки, 002 — для второй и т. д. Неправильный номер может привести к отклонению отчета.

      5. Особенности заполнения 769 формы в разных версиях 1С

      Процесс формирования формы 769 может отличаться в зависимости от конфигурации 1С и её релиза. Ниже — ключевые различия для популярных версий:

      Конфигурация 1С Особенности формирования 769 формы Где находится отчет
      1С:Бухгалтерия 8.3 Автоматическое заполнение на основе документов Начисление зарплаты и Удержание НДФЛ. Поддерживает отправку через 1С:Отчетность. Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → 6-НДФЛ и 769 форма
      1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) 3.1 Более детализированная настройка вычетов и кодов доходов. Есть возможность формировать отчет по подразделениям. Зарплата → Отчеты → 769 форма (Расчет сумм НДФЛ)
      1С:ERP Управление предприятием Требует предварительной настройки налоговых агентов в справочнике Контрагенты. Поддерживает мультиорганизационный учет. Финансы → Налоги и отчетность → 769 форма
      1С:Комплексная автоматизация Аналогично ЗУП, но с интеграцией с бухгалтерским и складским учетом. Возможны ошибки при синхронизации данных между подсистемами. Зарплата → Регламентированные отчеты → 769 форма

      В 1С:ЗУП 3.1 при формировании формы 769 доступна дополнительная настройка — группировка по обособленным подразделениям. Это актуально для крупных компаний с филиалами в разных регионах. Чтобы включить эту опцию:

      1. Откройте форму 769.

      2. Нажмите Ещё → Настройки.

      3. Поставьте галочку Группировать по обособленным подразделениям.

      4. Укажите КПП и ОКТМО для каждого подразделения.

    Внимание! В 1С:Бухгалтерия 8.3 версии ниже 3.0.130 может отсутствовать поддержка актуального формата 769 формы для 2026 года. Если вы видите предупреждение Устаревшая версия отчета, обновите конфигурацию через 1С:ИТС.

    6. Как исправить и пересдать форму 769 при ошибках

    Если ФНС отклонила ваш отчет или вы обнаружили ошибку после отправки, необходимо подать корректирующую форму 769. Процедура зависит от типа ошибки:

    • 🔄 Ошибки в суммах или количестве физлиц:
      • Исправьте документы Начисление зарплаты или Удержание НДФЛ.
      • Сформируйте новую форму 769 с типом Корректирующая.
      • Укажите номер корректировки (001, 002 и т. д.).
    • 📝 Опечатки в реквизитах (ИНН, КПП, ОКТМО):
      • Исправьте данные в справочнике Организации.
      • Переформируйте отчет и отправьте заново (корректировка не требуется, если ошибка не затрагивает суммы).
    • ⚠️ Отсутствует подпись:
      • Проверьте срок действия УКЭП в Администрирование → Настройки программы → Электронная подпись.
      • Переподпишите отчет и отправьте повторно.

    Если вы получите от ФНС протокол ошибок (файл с расширением .xml или .sig), откройте его через 1С:Отчетность или любой XML-просмотрщик. Типичные ошибки из протокола:

    • 🔴 Недопустимое значение реквизита — проверьте коды доходов/вычетов.
    • 🔴 Не совпадает контрольное соотношение — пересчитайте суммы в разделах 1 и 2.
    • 🔴 Не найден налоговый агент — убедитесь, что ИНН организации указан верно.

    Внимание! Если вы сдаете корректирующую форму 769 после срока сдачи (25-го числа), ФНС может начислить штраф. Чтобы избежать санкций, приложите к отчету пояснительную записку с объяснением причин исправлений. Это можно сделать через личный кабинет налогоплательщика.

    7. Автоматизация и оптимизация работы с формой 769 в 1С

    Если вы регулярно сдаете форму 769, можно настроить автоматизацию в 1С, чтобы сократить время на подготовку отчета. Вот несколько полезных функций:

    • 🤖 Регламентные задания:
      • Настройте автоматическое формирование формы по расписанию (Администрирование → Регламентные задания).
      • Укажите дату (например, 20-е число каждого месяца) и ответственного пользователя.
    • 📊 Шаблоны отчетов:
      • Сохраните настройки формы 769 как шаблон (Ещё → Сохранить настройки).
      • В следующий раз загрузите шаблон, чтобы не настраивать параметры заново.
    • 🔄 Обмен данными с другими системами:
      • Если у вас несколько баз 1С (например, ЗУП и Бухгалтерия), настройте обмен данными через 1С:Конвертацию данных.
      • Это исключит расхождения в суммах между подсистемами.

    Для крупных компаний с большим штатом полезно использовать отбор по подразделениям. Это позволяет:

    • Формировать отдельные формы 769 для каждого филиала.
    • Контролировать суммы НДФЛ по регионам.
    • Упростить проверку данных перед отправкой.

      • Если вы работаете в 1С:ERP или 1С:КА, можно интегрировать формирование 769 формы с бюджетным планированием. Для этого:

      1. Откройте Финансы → Бюджетирование → Настройки.

      2. Добавьте статью бюджета для НДФЛ.

      3. Настройте автоматическое списание сумм из формы 769 в бюджетный отчет.

      💡

      Используйте групповую обработку документов в 1С, чтобы одновременно формировать форму 769 для нескольких организаций. Это экономит время, если вы ведете учет для нескольких юридических лиц.

      Часто задаваемые вопросы (FAQ)

      Можно ли сдать форму 769 на бумаге в 2026 году?

      Да, но только если численность сотрудников в вашей организации менее 10 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ). Во всех остальных случаях отчетность сдается только в электронном виде через ТКС или личный кабинет налогоплательщика.

      Что делать, если в форме 769 не отображаются суммы НДФЛ?

      Это означает, что:

      • Не проведены документы Начисление зарплаты или Удержание НДФЛ.
      • Не указан вид дохода в документах (например, зарплата, премия).
      • В настройках учета отключено исчисление НДФЛ.

      Проверьте эти параметры и переформируйте отчет.

      Как исправить ошибку "Не совпадает контрольное соотношение между разделами 1 и 2"?

      Эта ошибка возникает, если:

      • Сумма исчисленного НДФЛ в разделе 1 не равна сумме удержанного НДФЛ в разделе 2.
      • Количество физических лиц в разделах не совпадает.
      • Есть документы с нулевыми суммами, которые не должны попадать в отчет.

      Решение:

      1. Проверьте документы Начисление зарплаты на корректность сумм.
      2. Убедитесь, что все удержания НДФЛ проведены.
      3. Используйте кнопку Проверка в форме 769 для детализации ошибки.
      Нужно ли сдавать форму 769, если в месяце не было начислений?

      Да, даже если зарплата не начислялась (например, все сотрудники в отпуске без сохранения зарплаты), вы обязаны сдать нулевую форму 769. В противном случае ФНС может начислить штраф за непредставление отчета.

      Можно ли отправить форму 769 без электронной подписи?

      Нет, с 2022 года все электронные отчеты в ФНС должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Без неё отчет не будет принят. Если у вас нет УКЭП, оформите её в аккредитованном удостоверяющем центре (например, Такском, КриптоПро).