Выписка из табеля учета рабочего времени — один из самых востребованных документов в кадровом делопроизводстве. Она требуется для подтверждения отработанных дней при оформлении больничных, отпусков, командировок или судебных разбирательств. В 1С:Предприятие (независимо от конфигурации — ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0 или ERP) процесс формирования выписки занимает всего несколько минут, но имеет нюансы в зависимости от версии программы и целей использования документа.

В этой статье вы найдете пошаговые инструкции для разных конфигураций 1С, разберемся с настройками отчетов, научимся экспортировать данные в Excel и Word, а также рассмотрим типичные ошибки, которые приводят к некорректным данным в выписке. Особое внимание уделим автоматическому формированию выписок по шаблонам для регулярных запросов (например, для бухгалтерии или ФСС) — это сэкономит до 70% времени кадровых специалистов.

1. Подготовка к формированию выписки: проверка данных в табеле

Прежде чем формировать выписку, убедитесь, что табель учета рабочего времени заполнен корректно. Ошибки в первичных данных приведут к неточным выпискам, что может вызвать проблемы при проверках. Вот что нужно проверить:

  • 📅 Период табеля — соответствует ли он запрошенному интервалу (месяц, квартал, произвольный диапазон дат).
  • ✅ Статусы дней — отсутствуют ли необработанные дни (например, не указаны коды "Я" для явок или "Б" для больничных).
  • 👥 Сотрудники — все ли нужные сотрудники включены в табель (иногда новые сотрудники не попадают в отчет автоматически).
  • 🔄 Актуальность — не было ли редактирования табеля после его закрытия (это может сбить расчеты).

Если вы работаете в 1С:ЗУП 3.1, проверьте настройки учета рабочего времени в разделе Настройки → Учет рабочего времени. Здесь можно настроить:

  • 🕒 Графики работы — соответствуют ли они фактическим графикам сотрудников.
  • 📊 Виды времени — используемые коды (например, "Я", "Н", "К" и т.д.).
  • 🔗 Интеграцию с табелем — если данныеpullятся из системы контроля доступа (СКУД).
⚠️ Внимание: Если в вашей организации используются нестандартные коды учета времени (например, для вахтового метода или гибкого графика), их необходимо предварительно добавить в справочник "Виды использования рабочего времени" (Справочники → Кадровый учет → Виды использования рабочего времени). В противном случае эти дни не отобразятся в выписке.
📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для работы с табелями?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:ERP
1С:Комплексная автоматизация
Другая

2. Пошаговая инструкция: как сформировать выписку в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 — самой распространенной конфигурации для кадрового учета. Инструкция актуальна для релиза 3.1.23.100 и выше.

  1. Откройте раздел Кадры → Табель учета рабочего времени.

  2. Выберите нужный период (месяц/квартал) и нажмите Сформировать, если табель еще не создан.

  3. После формирования табеля нажмите кнопку Печать и выберите Выписка из табеля учета рабочего времени (Т-13).

  4. В открывшемся окне настройки отчета:

    • Укажите период (по умолчанию берется текущий месяц).
    • Выберите сотрудников (можно отфильтровать по подразделению или должности).
    • Настройте группировку (по подразделениям или алфавиту).
    • Отметьте галочкой Показывать коды видов времени, если они нужны в выписке.

  • Нажмите Сформировать — отчет будет создан в формате 1С. Для экспорта в Excel нажмите Еще → Выгрузить в Excel.

    • Если вам нужна выписка по конкретному сотруднику, предварительно отфильтруйте табель по его ФИО в верхней панели инструментов. Для этого:

    1. Нажмите Все действия → Настроить список.
    2. Добавьте фильтр по полю Сотрудник.
    3. Выберите нужного сотрудника и сформируйте табель заново.

    Проверьте корректность графика работы сотрудника|

    Убедитесь, что все дни отмечены правильными кодами|

    Обновите данные табеля (кнопка "Заполнить")|

    Сохраните табель перед формированием выписки-->

    3. Особенности формирования выписки в 1С:Бухгалтерия 3.0

    В 1С:Бухгалтерия 3.0 процесс немного отличается, так как здесь нет специализированного кадрового модуля. Выписка формируется через отчеты по зарплате.

    Инструкция для 1С:Бухгалтерия 3.0 (релиз 3.0.120.х):

    1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Табель учета рабочего времени.

    2. Выберите месяц и сформируйте табель (если он еще не создан).

    3. Нажмите Отчеты по табелю → Выписка из табеля (Т-13).

    4. В настройках отчета:

      • Укажите организацию (если их несколько).
      • Выберите подразделение или конкретного сотрудника.
      • Настройте детализацию (по дням или сводно).

  • Сформируйте отчет и экспортируйте его в нужный формат.

    • ⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерия 3.0 нет возможности редактировать формы выписки так же гибко, как в ЗУП. Если требуется нестандартный бланк (например, для суда), рекомендуем сформировать выписку в Excel и доработать ее вручную или использовать внешние обработки (например, от компании "Инфостарт").

    Если в вашей бухгалтерии ведется учет по нескольким организациям, обязательно проверьте, что в настройках отчета выбрана правильная организация. В противном случае выписка будет сформирована по данным другой компании, что приведет к ошибкам в отчетности.

    Конфигурация 1С Путь к табелю Путь к выписке Особенности
    1С:ЗУП 3.1 Кадры → Табель учета рабочего времени Печать → Выписка из табеля (Т-13) Гибкие настройки, поддержка нестандартных кодов времени
    1С:Бухгалтерия 3.0 Зарплата и кадры → Табель учета рабочего времени Отчеты по табелю → Выписка из табеля (Т-13) Ограниченные настройки формы, нет редактирования шаблонов
    1С:ERP 2.5 Кадры → Табель учета времени Печать → Выписка (Т-13) Интеграция с производственным календарем, поддержка сменных графиков

    4. Экспорт выписки в Excel и Word: нюансы и настройки

    Часто выписку из табеля требуется предоставить в электронном виде — например, для бухгалтерии, ФСС или суда. В 1С есть встроенные инструменты экспорта, но они не всегда удобны. Рассмотрим лучшие способы.

    Экспорт в Excel

    Самый универсальный вариант — экспорт в Excel (.xlsx). Для этого:

    1. Сформируйте выписку в 1С.
    2. Нажмите Еще → Выгрузить в Excel.
    3. Выберите вариант выгрузки:
      • Текущий вид — сохраняет текущее отображение отчета.
      • Данные — выгружает только данные без оформления.
      • Макет — сохраняет структуру отчета с формулами (полезно для дальнейшей обработки).

    Если в выгруженном файле сбиваются даты (например, вместо "01.05.2026" отображается "1-й май"), откройте Excel и выполните:

    1. Выделите колонку с датами.
    2. Нажмите правой кнопкой → Формат ячеек → Дата.
    3. Выберите формат ДД.ММ.ГГГГ.

    Экспорт в Word

    Для официальных запросов (например, в суд) лучше использовать Word. В 1С нет прямого экспорта в .docx, но есть обходные пути:

    • 📄 Копирование через буфер:
      1. Скопируйте данные из 1С (Ctrl+C).
      2. Вставьте в Word (Ctrl+V) и отформатируйте таблицу.
  • 🖼️ Экспорт в PDF с последующим преобразованием:
    1. Сформируйте выписку в 1С и нажмите Печать → Печать в файл (PDF).
    2. Откройте PDF в Word (современные версии поддерживают импорт PDF).
    3. 🔧 Использование внешних обработок:

      На сайте Инфостарт есть бесплатные обработки для экспорта в Word (например, "Выгрузка табеля в Word с сохранением формата Т-13").

    ⚠️ Внимание: При экспорте в Word через буфер обмена теряются границы ячеек и выравнивание. Чтобы избежать этого, перед вставкой в Word настройте стиль таблицы: выберите Дизайн → Сетка таблицы и примените границы ко всем ячейкам.
    💡

    Если вам часто приходится формировать выписки для суда, создайте в Word шаблон с заголовком организации, печатью и подписями. Затем просто вставляйте данные из 1С в этот шаблон — это сэкономит до 30 минут на каждом документе.

    5. Типичные ошибки при формировании выписки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с ошибками при работе с табелями. Вот самые распространенные проблемы и способы их решения:

    • ❌ Отсутствуют данные по сотруднику:

      Причина: сотрудник не включен в табель или его график работы не заполнен.

      Решение: проверьте настройки фильтра в табеле и график работы сотрудника в разделе Кадры → Графики работы.

    • ❌ Некорректные коды времени (например, вместо "Я" стоит "Н"):

      Причина: ошибка при заполнении табеля или неверные настройки видов времени.

      Решение: откройте табель, исправьте коды вручную и переформируйте отчет.

    • ❌ Выписка формируется пустой:

      Причина: не выбран период или организация.

      Решение: проверьте настройки отчета, особенно если в базе несколько организаций.

    • ❌ Данные в Excel отображаются криво:

      Причина: неверный формат ячеек или сбой при экспорте.

      Решение: экспортируйте данные в формате Данные (без оформления), затем настройте формат в Excel.

      • Если в выписке не хватает колонок (например, нет графика или фактического времени), проверьте настройки макета отчета:

      1. В окне формирования выписки нажмите Настройки → Показать настройки.
      2. Перейдите на вкладку Структура.
      3. Добавьте недостающие поля (например, График работы или Отработано часов).
      Что делать, если в выписке отображаются лишние сотрудники?

      Если в выписке появляются сотрудники, которых не должно быть (например, уволенные), проверьте:

      1. Фильтр по дате увольнения — в настройках отчета может быть снята галочка "Исключать уволенных".

      2. Период табеля — если табель сформирован за месяц, когда сотрудник еще работал, он попадет в выписку.

      3. Группы доступа — возможно, у вас нет прав на просмотр кадровых данных по некоторым подразделениям.

      Чтобы исправить, отредактируйте фильтр в настройках отчета или сформируйте табель заново с корректными параметрами.

      6. Автоматизация: как настроить шаблоны для регулярных выписок

      Если вам приходится формировать выписки из табеля ежемесячно для одних и тех же сотрудников (например, для бухгалтерии или отдела кадров), настройка шаблонов сэкономит время. В 1С:ЗУП это делается через сохраненные настройки отчетов.

      Инструкция по созданию шаблона:

      1. Сформируйте выписку с нужными параметрами (период, сотрудники, группировка).

      2. В окне отчета нажмите Еще → Сохранить настройки.

      3. Задайте имя шаблона (например, "Выписка для бухгалтерии — ежемесячно").

      4. Отметьте галочкой Использовать как настройку по умолчанию, если этот шаблон будет основным.

      5. Сохраните. Теперь при формировании выписки можно выбрать этот шаблон из списка.

    Для автоматической рассылки выписок (например, руководителям подразделений) используйте:

    • 📧 Встроенную почту 1С:

      Настройте задачу в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания.

    • 🤖 Внешние обработки:

      Например, "Авторассылка отчетов по email" (доступна на Инфостарт).

    • ⚙️ Интеграцию с Outlook:

      Через Сервис → Настройки интеграции → Почта и документооборот.

      • Если ваша организация использует электронный документооборот (ЭДО), выписки можно отправлять напрямую через систему (например, Диадок или СБИС). Для этого:

      1. Сформируйте выписку в 1С.
      2. Нажмите Еще → Отправить через ЭДО.
      3. Выберите контрагента (например, ФСС или суд) и отправьте документ.
      ⚠️ Внимание: При автоматической рассылке выписок проверьте, что в настройках почты 1С указан корректный SMTP-сервер. Если письма не доходят, проверьте папку "Исходящие" в разделе Администрирование → Почта и документооборот — возможно, требуется авторизация.
      💡

      Сохраненные шаблоны отчетов в 1С позволяют сократить время формирования выписок до 1-2 минут. Особенно это актуально для крупных организаций, где ежемесячно обрабатываются десятки запросов от бухгалтерии, ФСС или судов.

      7. Выписка для специфических случаев: больничные, отпуска, командировки

      Иногда требуется выписка не за весь месяц, а только по конкретному событию — больничному, отпуску или командировке. В этом случае стандартный отчет нужно доработать.

      Выписка по больничному листу

      Чтобы сформировать выписку только по дням болезни:

      1. Откройте табель за нужный период.
      2. В настройках фильтра выберите Виды времени → Больничный (Б).
      3. Сформируйте отчет и экспортируйте его.

      Если в выписке нужно указать средний заработок для ФСС, добавьте в отчет колонку "Начислено" через настройки макета:

      1. В окне выписки нажмите Настройки → Изменить макет.
      2. Добавьте поле Начисления.Сумма.
      3. Настройте фильтр по виду начисления "Пособие по временной нетрудоспособности".

      Выписка для отпуска

      Для подтверждения отпуска в выписке должны быть:

      • 📅 Даты отпуска (код "ОТ" или "О").
      • 💰 Размер отпускных (если требуется).
      • 📝 Основание (приказ об отпуске).

      Чтобы добавить основание в выписку:

      1. В настройках отчета перейдите на вкладку Дополнительные поля.
      2. Добавьте поле ДокументОснование.
      3. Сформируйте отчет — теперь в выписке будет указана ссылка на приказ.

      Выписка для командировки

      Для командировок важно указать:

      • 🌍 Место командировки (можно добавить в комментарий к табелю).
      • ✈️ Даты и код "К".
      • 💸 Суточные и другие компенсации (если требуется).

      Если в вашей организации используются нестандартные коды для командировок (например, "КМ" для местных командировок), их нужно предварительно добавить в справочник "Виды использования рабочего времени".

      💡

      Для командировок за границу в выписке может потребоваться указать валютные суточные. Чтобы их добавить, создайте в 1С отдельный вид начисления "Суточные (валюта)" и привяжите его к командировочным дням.

      FAQ: Частые вопросы о выписках из табеля в 1С

      Можно ли сформировать выписку за произвольный период (не месяц)?

      Да, в настройках отчета можно указать любой диапазон дат. Для этого:

      1. В окне формирования выписки снимите галочку За месяц.
      2. Укажите нужные даты в полях "С" и "По".
      3. Сформируйте отчет.

      Обратите внимание: если период пересекает несколько месяцев, данные по графикам работы могут отображаться некорректно. В этом случае лучше формировать выписки отдельно по каждому месяцу.

      Как добавить в выписку печать и подпись?

      В 1С нет встроенного инструмента для добавления печати, но есть два варианта:

      1. Экспорт в Word + редактирование:

        Сформируйте выписку, экспортируйте в Word и добавьте печать вручную (можно использовать шаблон с логотипом организации).

      2. Использование внешних обработок:

        Например, обработка "Печать документов с подписями" (доступна на Инфостарт). Она позволяет добавлять печать, подписи и даже QR-коды.

      Почему в выписке не отображаются выходные дни?

      Это зависит от настроек графика работы:

      • Если в графике выходные отмечены как нерабочие дни (код "В"), они не будут отображаться в выписке по умолчанию.
      • Чтобы их показать, в настройках отчета добавьте галочку Показывать нерабочие дни.
      • Если выходные отмечены как праздничные (код "П"), они будут отображаться всегда.

      Проверьте график работы сотрудника в разделе Кадры → Графики работы.

      Можно ли сформировать выписку по нескольким сотрудникам в одном документе?

      Да, для этого:

      1. В настройках отчета выберите нужных сотрудников (можно использовать фильтр по подразделению или должности).
      2. В группировке выберите По сотрудникам.
      3. Сформируйте отчет — все сотрудники будут в одной выписке, но с разбивкой по разделам.

      Если требуется одна таблица для всех сотрудников, экспортируйте данные в Excel и объедините их вручную.

      Как исправить ошибку "Нет данных для формирования отчета"?

      Эта ошибка возникает по нескольким причинам:

      • Не сформирован табель — создайте табель за нужный период.
      • Не выбрана организация — проверьте настройки отчета, если в базе несколько организаций.
      • Нет прав доступа — обратитесь к администратору 1С для настройки ролей.
      • Ошибка в данных — проверьте, что у сотрудников заполнены графики работы и кадровые данные.

      Если проблема остается, попробуйте обновить конфигурацию 1С или перезапустить программу.