Выписка из СЗВ-М при увольнении работника: как сделать в 1С за 5 минут

Увольнение сотрудника — это не только оформление приказа и расчет компенсаций, но и подготовка обязательных отчетных документов. Один из них — выписка из формы СЗВ-М, которую работодатель должен выдать работнику по его запросу. В этой статье разберем, как правильно сформировать выписку в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (актуально также для версии 2.5), какие данные должны в ней содержаться, и на что обратить внимание, чтобы избежать претензий от ПФР или судебных споров.

СЗВ-М — это ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд о застрахованных лицах, и выписка из нее подтверждает, что сотрудник действительно работал в организации в указанный период. Без этого документа уволенный работник может столкнуться с проблемами при оформлении пособий, пенсии или трудоустройстве на новую работу. А для кадровика или бухгалтера ошибки в выписке грозят штрафами до 500 рублей за каждого сотрудника (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).

В статье вы найдете пошаговую инструкцию с скриншотами, разбор типичных ошибок (например, когда в выписке отсутствуют данные за последний месяц работы), а также ответы на частые вопросы: нужно ли выдавать выписку, если сотрудник проработал меньше месяца, как быть с совместителями и что делать, если 1С не формирует документ.

Зачем нужна выписка из СЗВ-М при увольнении?

Выписка из СЗВ-М — это не просто "бумажка для галочки", а официальный документ, который:

• 📋 Подтверждает трудовой стаж сотрудника в вашей организации. Без него ПФР может не засчитать период работы при начислении пенсии.
• 💼 Требуется при трудоустройстве на новую работу — некоторые работодатели просят предоставить выписку для проверки "чистоты" предыдущего места работы.
• 🏥 Нужен для оформления пособий (например, по безработице или по временной нетрудоспособности), если новый работодатель запросит подтверждение доходов.
• ⚖️ Служит доказательством в суде при спорных увольнениях (например, если сотрудник оспаривает дату или основание расторжения трудового договора).

Согласно п. 2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ, работодатель обязан предоставлять сведения о застрахованных лицах по их запросу в течение 3 рабочих дней. Отказ или задержка могут быть обжалованы в трудовой инспекции или суде. При этом выписка выдается бесплатно — взимать плату за ее подготовку запрещено.

Важно: выписка из СЗВ-М не заменяет справку о доходах по форме 2-НДФЛ или выписку из трудовой книжки. Это самостоятельный документ, который подтверждает факт уплаты страховых взносов за сотрудника.

Какие данные должны быть в выписке из СЗВ-М?

Выписка из СЗВ-М формируется на основании данных, которые организация уже сдала в ПФР. В ней обязательно должны присутствовать:

Поле	Что должно быть указано	Пример
Наименование организации	Полное или сокращенное название работодателя (как в ЕГРЮЛ)	ООО "Ромашка"
ИНН/КПП	Идентификационный номер и код причины постановки	7701234567 / 770101001
ФИО сотрудника	Полностью, без сокращений (как в трудовом договоре)	Иванов Иван Иванович
СНИЛС	Номер страхового свидетельства (11 цифр)	123-456-789 01
Период работы	Месяц и год, за который сданы сведения (даже если сотрудник проработал 1 день)	Январь 2026

Дополнительно в выписке могут указываться:

• 📅 Дата приема и увольнения (если это отдельный блок в шаблоне 1С).
• 🔢 Регистрационный номер ПФР (если организация зарегистрирована как страхователь).
• 📄 Подпись и печать (если выписка выдается на бумаге; для электронной — усиленная квалифицированная подпись).

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился в середине месяца, выписка все равно формируется за полный отчетный период (например, за январь 2026 г.), даже если он проработал только 10 дней. В этом случае в графе "Тип сведений" будет указан код "ДОП" (дополняющие сведения).

Пошаговая инструкция: как сформировать выписку в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (редакция 3.1.24). Для версии 2.5 алгоритм аналогичен, но пути в меню могут незначительно отличаться.

Проверьте, что все данные сотрудника актуальны (ФИО, СНИЛС, дата увольнения)

Убедитесь, что СЗВ-М за последний месяц работы уже сдан в ПФР

Закройте расчетный период (начислена зарплата и взносы)

Подготовьте шаблон выписки (если используете свой бланк)-->

Шаг 1. Откройте раздел Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → ПФР и ФСС → СЗВ-М (индивидуальные сведения).

Шаг 2. В открывшемся окне нажмите кнопку Создать → выберите Выписка из СЗВ-М.

Шаг 3. Заполните параметры:

• 📅 Период — месяц, за который нужна выписка (обычно последний месяц работы сотрудника).
• 👤 Сотрудник — выберите увольняющегося из справочника.
• 📄 Формат — Для передачи работнику (это упрощенная форма без служебных полей).

Шаг 4. Нажмите Сформировать. Если данные корректны, 1С сгенерирует выписку в формате Excel или PDF (в зависимости от настроек).

Шаг 5. Проверьте документ на наличие:

• 🔹 Всех обязательных реквизитов (см. таблицу выше).
• 🔹 Правильной даты увольнения (если она указана).
• 🔹 Корректного СНИЛС (частая ошибка — опечатки в номере).

Шаг 6. Сохраните выписку и передайте сотруднику:

• 📧 По email (если согласовано с сотрудником).
• 🖨️ На бумаге с подписью и печатью (если требуется оригинал).
• 💾 Через личный кабинет 1С (если у вас настроен портал сотрудника).

Типичные ошибки при формировании выписки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при подготовке выписки. Вот самые распространенные:

1. Отсутствуют данные за последний месяц.
   Причина: СЗВ-М за текущий месяц еще не сдан в ПФР, поэтому 1С не может сформировать выписку.
   Решение: Сначала сдайте отчетность за месяц увольнения, затем формируйте выписку.
2. Неправильный СНИЛС.
   Причина: В карточке сотрудника указан старый номер СНИЛС (например, до замены свидетельства).
   Решение: Проверьте актуальность данных в справочнике Физические лица.
3. Выписка формируется без даты увольнения.
   Причина: В 1С не проведено увольнение или не указано основание.
   Решение: Проверьте документ Увольнение в разделе Кадры.
4. Ошибка "Нет данных для формирования".
   Причина: Сотрудник не был включен в СЗВ-М за запрашиваемый период (например, если он уволился до 15 числа и не попал в отчет).
   Решение: Сформируйте выписку за предыдущий месяц или добавьте сотрудника в СЗВ-М вручную через Дополнительные сведения.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился в декабре, а выписку запрашивает в январе следующего года, формируйте документ за декабрь, а не за январь. В январе он уже не числится в организации, и данные за этот месяц будут пустыми.

Еще одна частая проблема — несовпадение данных в выписке и трудовой книжке. Например, если в трудовой указано увольнение 31 января, а в СЗВ-М последняя запись за декабрь. Это может произойти, если:

• 🔸 Зарплата за январь еще не начислена (и, соответственно, не сданы взносы).
• 🔸 В 1С не проведено увольнение или указано неправильное основание.
• 🔸 СЗВ-М за январь сдан с ошибкой (например, сотрудник не включен в отчет).

Что делать, если 1С не формирует выписку?

Если после всех проверок 1С выдает ошибку, попробуйте:

1. Обновить конфигурацию до последней версии.

2. Проверить наличие прав у пользователя (раздел "Администрирование" → "Пользователи").

3. Сформировать выписку вручную через "Все функции" (поиск по коду "СЗВМВыписка").

4. Обратиться в поддержку 1С с логом ошибки (меню "Справка" → "Отправить отчет об ошибке").

Выписка для совместителей, иностранцев и других категорий сотрудников

Процесс формирования выписки из СЗВ-М для "нестандартных" сотрудников имеет свои нюансы:

Категория сотрудника	Особенности формирования выписки	Что проверить в 1С
Совместители (внутренние/внешние)	В выписке указывается только период работы по совместительству. Если сотрудник уволен с основного места работы, но остается на совместительстве, выписка формируется отдельно.	В карточке сотрудника должен быть указан вид занятости: Совместительство.
Иностранные граждане	Вместо СНИЛС указывается номер документа, подтверждающего регистрацию в системе персонифицированного учета (если есть).	Поле СНИЛС может быть пустым, но обязательно заполнено поле ИНН (если присвоен).
Сотрудники с несколькими трудовymi договорами	Формируется отдельная выписка по каждому договору (если они действовали в разные периоды).	В документе Прием на работу проверьте, что указан правильный трудовой договор.

Для иностранных граждан, не имеющих СНИЛС, выписка все равно формируется, но в графе "СНИЛС" ставится прочерк или указывается номер временного свидетельства (если оно оформлено). Важно: с 2023 года ПФР принимает сведения о иностранцах только при наличии договора ДМС или полиса ВЗМП (для высококвалифицированных специалистов).

Если сотрудник работал по гражданско-правовому договору (ГПД), выписка из СЗВ-М не формируется — вместо нее выдается справка о доходах и уплаченных взносах (по запросу).

Электронная vs бумажная выписка: что выбрать?

Закон не обязывает выдавать выписку из СЗВ-М в бумажном виде — достаточно электронного документа с квалифицированной подписью. Однако на практике у каждого формата есть плюсы и минусы:

• 📄 Бумажная выписка:
  

  ✅ Подходит для сотрудников, которые не доверяют электронным документам.
  

  ✅ Можно сразу заверить печатью и подписью.
  

  ❌ Занимает время на распечатку и передачу.
  

  ❌ Риск потери или порчи документа.

• 📧 Электронная выписка:
  

  ✅ Быстро формируется и отправляется (например, по email).
  

  ✅ Легко хранится и дублируется.
  

  ❌ Требует наличия у сотрудника квалифицированной подписи для подтверждения подлинности (если нужна "сильная" электронная подпись).
  

  ❌ Не все организации принимают электронные документы без бумажного оригинала.

В 1С можно настроить автоматическую отправку выписки через Портал сотрудника:

1. Перейдите в Настройки → Портал сотрудника.
2. Включите опцию Разрешить доступ к отчетным документам.
3. Настройте шаблон письма с выпиской в разделе Уведомления.

⚠️ Внимание: Если сотрудник запросил выписку на бумаге, но вы отправили ее электронно, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства (ст. 62 ТК РФ обязывает выдавать документы в той форме, которую запросил работник).

Частые вопросы работников и как на них отвечать

Сотрудники часто задают вопросы по выписке из СЗВ-М. Вот наиболее типичные и как на них реагировать:

❓ Нужно ли платить за выписку из СЗВ-М?

Нет, выписка предоставляется бесплатно. Взимать плату за ее подготовку или выдачу запрещено (ст. 62 ТК РФ).

❓ Можно ли получить выписку после увольнения?

Да, работник имеет право запросить выписку в течение 3 лет после увольнения. Организация обязана предоставить ее в срок до 3 рабочих дней.

❓ Что делать, если в выписке ошибка?

Если сотрудник обнаружил неточности (например, неправильный СНИЛС или период работы), организация должна переформировать выписку и выдать исправленный вариант. Если ошибка уже в сданном СЗВ-М, потребуется подать уточненный отчет в ПФР.

❓ Нужна ли выписка, если я проработал меньше месяца?

Да, выписка формируется даже за 1 день работы, если за этот период были начислены страховые взносы. Исключение — если сотрудник был принят и уволен в одном месяце, и зарплата еще не начислена (тогда данных в СЗВ-М нет).

❓ Можно ли получить выписку через Госуслуги?

Нет, выписку из СЗВ-М выдает только работодатель. На Госуслугах можно запросить выписку из индивидуального лицевого счета (ИЛС), но это другой документ.

Заключение: чек-лист для бухгалтера

Чтобы избежать ошибок и конфликтов, следуйте этому алгоритму:

Проверьте, что СЗВ-М за последний месяц работы сотрудника сдан в ПФР

Обновите данные сотрудника в 1С (ФИО, СНИЛС, дата увольнения)

Сформируйте выписку через раздел "ПФР и ФСС" → "СЗВ-М (индивидуальные сведения)"

Проверьте документ на наличие всех обязательных реквизитов

Отправьте выписку сотруднику в согласованном формате (бумага/электронно)

Сохраните копию выписки в архиве (на случай споров)-->

Если сотрудник запросил выписку, но вы не можете ее сформировать (например, из-за технических проблем в 1С), сообщите ему об этом в письменной форме с указанием причины и срока, когда документ будет готов. Задержка более чем на 3 рабочих дня может быть расценена как нарушение трудового законодательства.

Помните: выписка из СЗВ-М — это не просто формальность, а документ, который защищает права сотрудника и подтверждает вашу добросовестность как работодателя. Правильное оформление поможет избежать штрафов, судебных исков и претензий от проверяющих органов.