С 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным форматом учета трудовой деятельности сотрудников, а с 2023 года — обязательным для всех работодателей. Однако многие кадровые специалисты до сих пор сталкиваются с трудностями при формировании выписок из ЭТК непосредственно в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия. Эта инструкция поможет разобраться, как правильно сгенерировать выписку, избежать типичных ошибок и учесть все нюансы разных версий программ.
Выписка из ЭТК требуется в самых разных ситуациях: при увольнении сотрудника, для предоставления в банк при оформлении кредита, для подтверждения стажа в ПФР или при трудоустройстве на новую работу. В отличие от бумажной трудовой книжки, электронная выписка формируется в формате XML или PDF с электронной подписью работодателя. В этой статье мы подробно разберем процесс для актуальных версий 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:Камин, а также уделим внимание типичным проблемам и способам их решения.
Особое внимание в инструкции уделено новым требованиям 2026 года к формату выписок из ЭТК, которые теперь должны содержать расширенные сведения о периодах работы, включая данные о дистанционной занятости и гибких графиках. Если вы работаете с устаревшими релизами 1С, некоторые функции могут отсутствовать — об этом мы тоже предупредим заранее.
══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
1. Подготовка к формированию выписки: проверка настроек 1С
Прежде чем приступать к созданию выписки, необходимо убедиться, что ваша конфигурация 1С правильно настроена для работы с электронными трудовыми книжками. Без корректных параметров система либо не сможет сформировать документ, либо выдаст выписку с ошибками, которую не примут в госорганах.
Первое, что нужно проверить — это версию программы. Для работы с ЭТК требуется:
- 📌 1С:ЗУП 3.1 не ниже релиза
3.1.23.100(для полной поддержки ЭТК) - 📌 1С:Бухгалтерия 3.0 с модулем "Зарплата и кадры" версии
3.0.130.100и выше - 📌 1С:Камин — любая актуальная версия с установленным обновлением для ЭТК
- 📌 Наличие действующей лицензии на электронную подпись (иначе выписка не будет иметь юридической силы)
Если ваша версия устарела, обновите конфигурацию через Администрирование → Обновление программ. Также убедитесь, что в настройках организации (Справочники → Организации → [ваша организация] → Регистрационные данные) указаны:
- 🏢 Полное и сокращенное название организации (совпадающее с данными в ЕГРЮЛ)
- 📍 Юридический и фактический адрес
- 📞 Контактный телефон и email (они будут отображаться в выписке)
- 🔑 ИНН, КПП, ОГРН
Если в вашей организации несколько обособленных подразделений, для каждого из них нужно завести отдельную запись в справочнике "Организации" с указанием соответствующего КПП. Это позволит формировать выписки с правильными реквизитами для сотрудников разных филиалов.
Отдельное внимание уделите настройкам электронной подписи. Для формирования выписок из ЭТК требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) организации. Ее необходимо:
- Установить на компьютер, с которого будет формироваться выписка
- Подключить в 1С через
Администрирование → Организации → [ваша организация] → Электронная подпись - Проверить срок действия сертификата (истекающие сертификаты могут блокировать формирование документов)
⚠️ Внимание: Если вы используете 1С:ЗУП Корп или облачную версию 1С, настройки электронной подписи могут отличаться. В некоторых случаях требуется дополнительная настройка интеграции с сервисами Контур.Диадок или СБИС для корректной работы с ЭТК.
══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
2. Пошаговая инструкция: как сформировать выписку из ЭТК в 1С:ЗУП 3.1
Рассмотрим процесс на примере самой распространенной конфигурации — 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Инструкция актуальна для релиза 3.1.25.x и выше. Если у вас более старая версия, некоторые пункты меню могут отличаться.
Чтобы сформировать выписку из электронной трудовой книжки:
- Откройте раздел
Кадры → Трудовые книжки - В списке сотрудников найдите нужного работника (можно использовать поиск по ФИО или табельному номеру)
- Нажмите на имя сотрудника правой кнопкой мыши и выберите
Сформировать выписку из ЭТК - В открывшемся окне укажите:
- 📅 Период работы (по умолчанию проставляется весь период трудовой деятельности в организации)
- 📄 Формат выписки — выберите
XML (для ПФР)илиPDF (для сотрудника) - 🔒 Подпись — отметьте галочкой "Подписать электронной подписью"
- Нажмите кнопку
Сформироватьи дождитесь генерации документа - Сохраните файл на компьютер или сразу отправьте на электронную почту сотрудника
- 🔍 Все периоды работы должны быть отражены без пропусков
- 📝 Указаны правильные должности и структурные подразделения
- 📅 Даты приема и увольнения (если было) совпадают с приказами
- 🔑 Внизу документа присутствует электронная подпись организации
Если вы формируете выписку для Пенсионного фонда, обязательно выбирайте формат XML — только он принимается госорганами. Для сотрудника можно использовать PDF, так как этот формат более удобен для просмотра и печати.
Убедиться, что у сотрудника заполнены все кадровые документы|Проверить наличие действующей электронной подписи|Выбрать правильный формат выписки (XML для ПФР, PDF для сотрудника)|Указать корректный период работы (при необходимости)|Сохранить файл с понятным именем (например, "Иванов_ИИ_ЭТК_2026.pdf")
-->
После формирования выписки система предложит проверить документ на ошибки. Обратите внимание на следующие моменты:
Если вы обнаружили ошибки, их нужно исправить в кадровых документах сотрудника (приказах о приеме, переводе, увольнении) и сформировать выписку заново. Исправление уже сгенерированной выписки невозможно — документ формируется автоматически на основе данных базы.
1С:ЗУП 3.1|1С:Бухгалтерия 3.0|1С:Камин|1С:ЗУП Корп (облако)|Другую версию
-->
══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
3. Особенности формирования выписки в 1С:Бухгалтерия 3.0
В 1С:Бухгалтерия 3.0 функционал работы с электронными трудовыми книжками реализован через модуль "Зарплата и кадры". Если этот модуль не подключен, формировать выписки из ЭТК не получится. Чтобы его активировать:
- Перейдите в
Администрирование → Подключение дополнительных возможностей - Найдите раздел
Зарплата и кадрыи нажмитеПодключить - После подключения модуля потребуется обновить конфигурацию
Процесс формирования выписки в Бухгалтерии 3.0 схож с ЗУП, но есть несколько ключевых отличий:
| Параметр | 1С:ЗУП 3.1 | 1С:Бухгалтерия 3.0 |
|---|---|---|
| Раздел меню для формирования | Кадры → Трудовые книжки |
Зарплата и кадры → Трудовые книжки |
| Поддержка массового формирования | Есть (можно выбрать нескольких сотрудников) | Нет (только по одному сотруднику) |
| Форматы выписки | XML, PDF, печатная форма | Только XML и PDF |
| Интеграция с Госуслугами | Есть (автоматическая отправка) | Нет (только ручная загрузка) |
Важный нюанс: в 1С:Бухгалтерия 3.0 перед формированием выписки необходимо вручную обновить данные о стаже сотрудника. Для этого:
- Перейдите в
Зарплата и кадры → Сотрудники - Выберите нужного работника и откройте его карточку
- Нажмите
Обновить данные о стаже(кнопка в верхней панели) - Дождитесь завершения процесса и только после этого формируйте выписку
⚠️ Внимание: В Бухгалтерии 3.0 при формировании выписки для сотрудников с большим стажем (более 20 лет) может возникать ошибка "Превышен лимит строк в документе". В этом случае рекомендуется формировать выписку по периодам (например, отдельно за 1990-2000 и 2000-2026 годы).
Если вам нужно сформировать выписки для нескольких сотрудников, в Бухгалтерии 3.0 это придется делать поочередно. Для массовой обработки лучше использовать 1С:ЗУП 3.1 или специализированные внешние обработки, которые можно подключить через Файл → Открыть → Дополнительные отчеты и обработки.
══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
4. Формирование выписки в 1С:Камин и других специализированных конфигурациях
1С:Камин — это отраслевое решение для кадрового учета в бюджетных учреждениях. Процесс формирования выписок из ЭТК здесь имеет свои особенности, связанные с необходимостью учета специфики госсектора. Основные шаги:
1. Перейдите в раздел Кадровый учет → Электронные трудовые книжки
2. Выберите сотрудника из списка или воспользуйтесь фильтром по подразделению
3. Нажмите Сформировать выписку и выберите тип:
- 📄 Стандартная выписка — для обычных случаев
- 📊 Расширенная выписка — включает дополнительные сведения (например, о командировках, отпусках без сохранения зарплаты)
- 🔗 Выписка для ПФР — с учетом требований пенсионного фонда
4. Укажите период и формат (в 1С:Камин доступен дополнительный формат HTML для внутреннего использования)
5. Подпишите документ электронной подписью и сохраните
Особенность 1С:Камин — возможность формирования сводных выписок по нескольким сотрудникам одновременно. Это удобно, например, когда нужно предоставить данные о стаже группы работников в вышестоящую организацию. Для этого:
- В разделе
Электронные трудовые книжкиотметьте галочками нужных сотрудников - Нажмите
Массовые операции → Сводная выписка - Выберите формат и период
- Сформируйте единый документ
В бюджетных учреждениях часто требуется указывать в выписках дополнительные реквизиты, такие как:
- 🏛️ Код ОКПО учреждения
- 📋 Код по ОКУД (для внутреннего документооборота)
- 🔢 Номер дела по номенклатуре
⚠️ Внимание: В 1С:Камин при формировании выписок для сотрудников, работающих по совместительству, необходимо вручную указывать основное место работы. В противном случае в выписке может отсутствовать важная информация о стаже.
Если вы работаете в другой специализированной конфигурации (например, 1С:Управление медицинским центром или 1С:ERP Управление предприятием), процесс может отличаться. В таких случаях рекомендуется использовать типовую обработку "Выписка из ЭТК", которая обычно доступна в разделе Кадры или Персонал.
══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
5. Типичные ошибки при формировании выписок и как их исправить
Даже при правильной настройке 1С при формировании выписок из ЭТК могут возникать ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные проблемы и способы их решения.
| Ошибка | Возможная причина | Решение |
|---|---|---|
| "Не найден сертификат электронной подписи" | Не установлен или просрочен сертификат КЭП | Обновите сертификат через Администрирование → Электронная подпись |
| "Нет данных о стаже сотрудника" | Не заполнены кадровые документы (приказы о приеме, переводе) | Проверьте историю кадровых перемещений сотрудника в Кадры → Приемы, переводы, увольнения |
| "Ошибка формирования XML: неверная структура" | Устаревшая версия 1С или поврежденный шаблон выписки | Обновите конфигурацию до актуальной версии или восстановите шаблон через Администрирование → Поддержка и обслуживание |
| "Превышено максимальное количество строк" | Слишком большой стаж сотрудника (более 50 записей) | Формируйте выписку по периодам или используйте внешнюю обработку для больших объемов данных |
| "Нет прав на формирование выписки" | У пользователя недостаточно прав в 1С | Настройте права через Администрирование → Пользователи → [ваш пользователь] → Права |
Одна из самых частых ошибок — несовпадение данных в выписке с реальными кадровыми документами. Это происходит, если:
- 📅 В приказах о приеме/переводе указаны неверные даты
- 👔 Должности или подразделения в документах не совпадают с текущими
- 📝 Есть незакрытые приказы о переводе
Чтобы избежать таких ошибок, перед формированием выписки рекомендуется:
Сверить даты приема и увольнения с приказами|Проверить актуальность должностей и подразделений|Убедиться, что все переводы правильно оформлены|Проверьте наличие всех необходимых реквизитов (ИНН, СНИЛС сотрудника)|Обновить данные о стаже (в 1С:Бухгалтерия 3.0)
-->
Еще одна распространенная проблема — отсутствие электронной подписи в сформированной выписке. Это может происходить по следующим причинам:
- 🔑 Сертификат КЭП не привязан к организации в 1С
- 🕒 Истек срок действия сертификата
- 🖥️ Криптопровайдер (например, КриптоПро CSP) не установлен или не настроен
- 🔄 В настройках 1С не указан путь к сертификату
Для проверки работы электронной подписи:
- Откройте
Администрирование → Организации → [ваша организация] → Электронная подпись - Нажмите
Проверить— система покажет статус сертификата - Если сертификат недействителен, обновите его через Удостоверяющий центр
Если выписка формируется, но не открывается в программах для просмотра (например, Adobe Acrobat или браузере), проблема может быть в:
- 📄 Повреждении файла при сохранении
- 🔒 Несовместимости формата с программой просмотра
- 🔐 Отсутствии прав на просмотр (если файл зашифрован)
Что делать, если выписка не открывается?
Если выписка в формате XML не открывается, попробуйте использовать специализированные программы для просмотра, такие как XML Notepad или Oxygen XML Editor>. Для PDF-файлов проверьте целостность файла (откройте его в другом браузере или программе). Если файл поврежден, сформируйте выписку заново. Если проблема сохраняется, проверьте настройки экспорта в 1С: возможно, выбран неверный кодировка (должна быть UTF-8).
══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
6. Как проверить корректность сформированной выписки
Сформированная выписка из ЭТК должна соответствовать требованиям Приказа Минтруда №365н и техническим регламентам Пенсионного фонда России. Проверить документ на корректность можно несколькими способами.
Визуальная проверка: внимательно изучите выписку на предмет:
- 🏢 Правильности указания наименования организации (должно совпадать с ЕГРЮЛ)
- 👤 Точности ФИО сотрудника (включая отчество, если оно есть)
- 📅 Полноты периодов работы (нет пропусков или наложений дат)
- 📋 Наличия всех необходимых реквизитов (ИНН, СНИЛС, должность)
- 🔑 Присутствия электронной подписи (в PDF — визуально, в XML — в метаданных)
Проверка через валидаторы: для XML-выписок можно использовать:
- 🔍 Валидатор ПФР (доступен на сайте Пенсионного фонда)
- 🔍 XML-валидатор в личном кабинете на Госуслугах
- 🔍 Специализированные программы вроде XML Spy или Oxygen XML Editor
Для проверки электронной подписи в XML-файле:
- Откройте файл в текстовом редакторе (например, Notepad++)
- Найдите тег
<Signature>— он должен содержать данные о подписи - Используйте утилиту
cryptcp.exe(входит в состав КриптоПро CSP) для проверки:cryptcp -vf ваш_файл.xml
Если выписка предназначена для Пенсионного фонда, ее можно предварительно проверить через личный кабинет работодателя на сайте ПФР. Для этого:
- Загрузите XML-файл в раздел "Проверка электронных документов"
- Дождитесь результата валидации (обычно занимает 1-2 минуты)
- Если будут найдены ошибки, система укажет, в каких именно тегах они обнаружены
⚠️ Внимание: С 2026 года ПФР ужесточил требования к структуре XML-выписок. Теперь обязательно указывать сведения о режиме рабочего времени (полный/неполный день, гибкий график) и условиях труда (вредные/опасные факторы). Если эти данные не заполнены в 1С, выписка не пройдет валидацию.
Для выписок в формате PDF проверьте:
- 📄 Наличие штампа времени (timestamp) — он подтверждает, что документ не был изменен после формирования
- 🔒 Целостность электронной подписи (в Adobe Acrobat она отображается в виде зеленой галочки)
- 📋 Правильность шрифтов (все символы должны отображаться корректно, без "кракозябров")
Если выписка предназначена для сотрудника, рекомендуется:
- 📠 Отправить ее на его электронную почту с уведомлением о прочтении
- 📄 Предоставить бумажную копию по запросу (хотя юридическую силу имеет только электронный вариант)
- 🔐 Сохранить копию выписки в личном деле сотрудника в 1С
══════════════════════════════════════════════════════════════════════════
7. Автоматизация формирования выписок: полезные обработки и внешние решения
Если вам регулярно приходится формировать выписки из ЭТК для большого количества сотрудников, ручной процесс может занимать слишком много времени. В этом случае поможет автоматизация.
Встроенные возможности 1С:
- 📊 В 1С:ЗУП 3.1 доступно массовое формирование выписок через обработку
Кадры → Трудовые книжки → Массовые операции - 📅 Можно настроить регламентное задание для автоматического формирования выписок по расписанию (например, ежемесячно для увольняющихся сотрудников)
- 📤 Есть возможность автоматической отправки выписок на email сотрудников
Внешние обработки: если стандартных возможностей 1С недостаточно, можно использовать дополнительные решения:
| Обработка | Функционал | Совместимость |
|---|---|---|
| Выписка из ЭТК (Инфостарт) | Массовое формирование, расширенные настройки, интеграция с Ди |