Выемка денежных средств в 1С: инструкция для бухгалтера и кассира

• Если выдаёте сотруднику — выберите его из справочника Физические лица.
• Если постороннему лицу — заполните ФИО и паспортные данные вручную.
• Проверьте проводки на закладке Бухгалтерский учёт. Должна сформироваться запись:

  Дт 71.01 (подотчёт) — Кт 50.01 (касса)

• Проведите и распечатайте документ. Подписи кассира и получателя обязательны!

Указана дата операции|Сумма совпадает с назначением|Есть документ-основание|Выбрана правильная статья ДДС|Проверены проводки на закладке "Бухгалтерский учёт"-->

Важно: если сумма выемки превышает 100 000 рублей по одному договору, 1С может заблокировать проведение документа из-за ограничений ЦБ РФ (Указание № 3073-У). В этом случае потребуется:

1. Разбить платеж на несколько РКО.
2. Или оформить безналичный перевод.

3. Выемка безналичных средств: платёжное поручение и нюансы

Для перевода денег с расчётного счёта в 1С используйте документ Платёжное поручение (раздел Банк и касса → Банковские выписки → Платёжные поручения). Отличия от РКО:

Пошаговая инструкция для платёжного поручения:

1. Перейдите в Банк и касса → Платёжные поручения → Создать.
2. Выберите вид операции:
   • 💼 Оплата поставщику — если переводите за товары/услуги.
   • 👔 Выдача подотчёт — если перечисляете сотруднику.
   • 🏦 Перевод на другой счёт — если переводите между счетами организации.

• 🏢 ИНН/КПП — проверьте по выписке ЕГРЮЛ (1С подтянет остальные данные автоматически).
• 🏦 Банк получателя — выберите из справочника или добавьте новый.
• 💳 Счёт получателя — укажите 20-значный номер.
• В поле Назначение платежа укажите:

  Оплата по договору №__ от __.__.____ г. НДС не облагается (или 20%)

  1С автоматически подставит сумму прописью и проверят корректность реквизитов.
• Нажмите Провести и экспортируйте в банк-клиент (если интеграция настроена).

⚠️ Внимание: С 2026 года ЦБ ужесточил контроль за платежами с пометкой "Аванс". Если в назначении платежа указано "Аванс", но в договоре нет условия о предоплате, банк может запросить пояснения. В 1С это проверяется автоматически при настройке Контроль назначения платежей в параметрах учёта.

4. Выемка денег подотчётным лицам: ошибки и автоматические проверки

Выдача денег под отчёт — одна из самых частых операций, но и одна из самых проблемных при проверках. В 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии для этого используется документ Выдача денег подотчёт (раздел Банк и касса → Подотчётные лица).

Типичные ошибки и как их избежать:

• 🚫 Не указан срок возврата аванса → 1С не сформирует напоминание о возврате, а налоговая может посчитать сумму доходом сотрудника. Решение: В документе заполните поле Срок возврата (обычно 3 рабочих дня).
• 🚫 Некорректная статья затрат → Приведёт к искажению учёта. Решение: Используйте статьи с типом Подотчётные суммы.
• 🚫 Отсутствует авансовый отчёт → Сумма повиснет на счёте 71.01, что вызовет вопросы при аудите. Решение: Настройте в 1С Автоматическое создание напоминаний по подотчётным суммам.

Как оформить выдачу подотчёт в 1С:

1. Создайте документ Выдача денег подотчёт.
2. Выберите сотрудника из справочника Физические лица.
3. Укажите сумму и статью затрат (например, Командировочные расходы).
4. В поле Назначение укажите цель (например, "Оплата канцтоваров для офиса").
5. Проведите документ. Сформируются проводки:

   Дт 71.01 — Кт 50.01 (если наличные)
   Дт 71.01 — Кт 51 (если безналичные)

⚠️ Внимание: Если подотчётная сумма не возвращена в срок, 1С автоматически сформирует проводку Дт 94 — Кт 71.01 (недостача). Чтобы этого избежать, настройте в параметрах учёта Контроль сроков подотчётных сумм и укажите допустимое количество дней для возврата.

5. Выемка денег на хозяйственные нужды: статьи затрат и налоговый учёт

Выдача денег на хозяйственные расходы (покупка канцтоваров, оплата уборки, ремонт оргтехники) оформляется через документ Выдача наличных на расходы или Авансовый отчёт (если средства выдавались подотчётному лицу).

Ключевые моменты:

• 📌 Статья затрат должна соответствовать классификатору расходов вашей организации. Например:
  • 🖨️ Канцелярские товары — счёт 26 "Общехозяйственные расходы".
  • 🧹 Уборка помещений — счёт 25 "Общепроизводственные расходы".
• 📌 НДС: Если покупаете товары/услуги у ИП или организации на ОСНО, в авансовом отчёте укажите ставку НДС (20%, 10% или "Без НДС").
• 📌 Первичные документы: К авансовому отчёту прикрепите чеки, накладные или акты. В 1С это делается через кнопку Добавить файл.

Пример проводок при покупке канцтоваров за наличные:

1. Выдача подотчёт:
Дт 71.01 — Кт 50.01 (10 000 руб.)

2. Авансовый отчёт с чеком:
Дт 26.01 — Кт 71.01 (8 333,33 руб. — сумма без НДС)
Дт 19.03 — Кт 71.01 (1 666,67 руб. — НДС 20%)

3. Принятие НДС к вычету:
Дт 68.02 — Кт 19.03 (1 666,67 руб.)

⚠️ Внимание: Если хозяйственные расходы оплачиваются безналично (например, переводом на карту поставщика), используйте документ Платёжное поручение с видом операции Оплата поставщику. В этом случае НДС можно принять к вычету только после получения счёта-фактуры от поставщика.

6. Как отразить выемку денег в отчётности: декларации и кассовая книга

Все операции по выемке денег должны быть отражены в отчётности:

• 📑 Кассовая книга (форма КО-4) — формируется автоматически в 1С по документам РКО.
• 📊 Декларация по НДС — если выемка связана с покупками, облагаемыми НДС.
• 💰 6-НДФЛ — если деньги выдавались сотрудникам (например, подотчёт на командировку).

Как сформировать отчёты в 1С:

1. Кассовая книга:
   • Перейдите в Отчёты → Касса → Кассовая книга.
   • Укажите период и организацию.
   • Нажмите Сформировать. Проверьте, что все РКО попали в отчёт.

• Откройте Отчёты → НДС → Декларация по НДС.
• На закладке Раздел 3 проверьте строки 010 (сумма НДС к вычету) и 070 (сумма НДС к уплате).

Типичные ошибки в отчётности:

• 🚫 Несовпадение сумм в кассовой книге и банковской выписке → Проверьте, все ли РКО проведены.
• 🚫 Отсутствие счета-фактуры при выемке на покупки → НДС не будет принят к вычету.
• 🚫 Неверное указание КБК в платёжках на налоги → 1С автоматически подставит актуальные КБК, но их нужно проверить!

⚠️ Внимание: С 2026 года ФНС усиленно проверяет операции по счёту 71.01 ("Расчёты с подотчётными лицами"). Если сумма на этом счёте висит больше 3 месяцев, инспекторы могут доначислить НДФЛ (13%) и страховые взносы (30%). В 1С настройте отчёт Анализ счёта 71.01 (раздел Отчёты → Анализ счёта) и ежемесячно проверяйте "зависшие" авансы.

7. Автоматизация и контроль: как настроить 1С для безопасной выемки денег

Чтобы минимизировать ошибки, настройте в 1С автоматические проверки:

• 🔍 Лимиты наличных расчётов:
  • Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Касса.
  • Включите опцию Контролировать лимиты наличных расчётов.
  • Укажите максимальную сумму для РКО (по умолчанию 100 000 руб.).
• 🔍 Контроль подотчётных сумм:
  • В Администрирование → Настройки программы → Подотчётные лица.
  • Установите флаг Контролировать сроки возврата авансов.
  • Укажите количество дней для возврата (обычно 3).
• 🔍 Шаблоны назначения платежей:
  • Создайте шаблоны для частых операций (например, "Оплата по договору №__ от __.__.____ г. НДС 20%").
  • Это ускорит заполнение платёжек и снизит риск ошибок.

Полезные отчёты для контроля:

FAQ: Частые вопросы по выемке денег в 1С