Выемка наличных из кассы предприятия — стандартная операция, которая требует корректного документального оформления в 1С:Предприятие 8.3. Неправильное отражение такой транзакции может привести к расхождениям в кассовой книге, ошибкам в бухгалтерском учете или даже штрафам при проверках. Эта статья поможет разобраться, как грамотно провести выемку денег из кассы через 1С, избегая типовых ошибок.

Мы рассмотрим все этапы: от создания документа Расходный кассовый ордер (РКО) до проверки проводок и настройки прав пользователей. Особое внимание уделим нюансам для разных версий конфигураций (1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP 2.5) и типичным проблемам, с которыми сталкиваются бухгалтеры. Если вы работаете с кассовым аппаратом (ККТ), также найдете здесь актуальные рекомендации по интеграции с 54-ФЗ.

Важно: процедура выемки денег из кассы регламентируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У (п. 4.1) и должна сопровождаться первичным документом. В 1С это реализуется через РКО или Выемку наличных (в зависимости от конфигурации). Далее — пошаговые инструкции с примерами.

1. Какие документы используются для выемки денег из кассы в 1С

В 1С:Предприятие выемка наличных оформляется одним из двух документов в зависимости от цели операции:

  • 📄 Расходный кассовый ордер (РКО) — универсальный документ для всех видов выдачи денег из кассы (подотчет, возвраты, выемка на личные нужды учредителя и т.д.). Используется в 1С:Бухгалтерии 3.0 и большинстве типовых конфигураций.
  • 💰 Выемка наличных — специализированный документ в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, предназначенный именно для изъятия денег из кассы без привязки к контрагенту.

Ключевое отличие: РКО требует указания получателя (физлицо или организация), тогда как Выемка наличных может оформляться без привязки к конкретному лицу — например, для перемещения денег в другую кассу или на депозит.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете?
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:Управление торговлей 11
1С:ERP 2.5
1С:Зарплата и Управление Персоналом
Другую

В таблице ниже — сравнение документов по основным параметрам:

Параметр Расходный кассовый ордер (РКО) Выемка наличных
Типовая конфигурация 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:ЗУП 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP 2.5
Требуется получатель Да (физлицо/организация) Нет (можно без привязки)
Поддерживает ККТ (54-ФЗ) Да, при интеграции Да, при настройке
Проводки по умолчанию Дт 71 (подотчет) / Дт 75.01 (учредитель) Дт 50.01 (перемещение между кассами)

Важно: Если выемка денег связана с выплатой зарплаты или подотчетных сумм, используйте только РКО. Для перемещения средств между кассами или изъятия на депозит подходит Выемка наличных.

2. Пошаговая инструкция: как оформить выемку через РКО

Рассмотрим процесс на примере 1С:Бухгалтерия 3.0 (ред. 3.0.125). Аналогичные действия применимы и к другим конфигурациям с незначительными отличиями в интерфейсе.

  1. Откройте журнал кассовых документов: перейдите в раздел Банк и касса → Кассовые документы.
  2. Создайте новый РКО: нажмите Создать → Расходный кассовый ордер.
  3. Заполните шапку документа:
    • 📅 Дата — текущая дата операции.
    • 🏢 Организация — выберите вашу организацию из справочника.
    • 💼 Подразделение — укажите кассу (например, Основная касса (РУБ)).
  • Укажите получателя:
    • 👤 Для выемки на личные нужды учредителя выберите Физическое лицо из справочника контрагентов.
    • 🏢 Для перемещения между кассами укажите Организацию (саму себя).
    • Заполните табличную часть:
      • 💵 Сумма — введите сумму выемки.
      • 📝 Статья движения денежных средств — выберите подходящую (например, Прочие расходы или Выдача подотчет).
      • 💬 Назначение платежа — укажите причину выемки (например, Выемка наличных для депозита).
    • Проводите и печатайте документ: нажмите Провести и закрыть, затем Печать → РКО для формирования бланка.

    Остаток в кассе достаточен для выемки|Сумма указана без копеек (если требуется)|Получатель корректно выбран|Статья ДДС соответствует цели выемки-->

    Пример проводок для выемки 50 000 руб. на личные нужды учредителя:

    

    Дт 75.01 (Расчеты с учредителями) — 50 000 руб.
    

    Кт 50.01 (Касса организации) — 50 000 руб.
    💡

    Если выемка связана с перемещением между кассами, в назначении платежа укажите реквизиты целевой кассы (например, Перевод в кассу магазина №2, ул. Ленина, 10). Это упростит аудит документов.

    3. Особенности выемки через документ"Выемка наличных"

    Документ Выемка наличных доступен в конфигурациях 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP 2.5. Он удобен для операций, не связанных с выдачей третьим лицам, например:

    • 🏦 Перемещение денег между кассами предприятия.
    • 💸 Изъятие наличных для депозита в банк.
    • 🔄 Корректировка остатков по кассе (например, при инвентаризации).

    Алгоритм создания документа:

    1. Перейдите в раздел Денежные средства → Касса → Выемки наличных.
    2. Нажмите Создать и заполните:
      • 📅 Дата и организация — как в РКО.
      • 💰 Сумма — сумма изымаемых средств.
      • 📌 Касса-отправитель — касса, из которой изымаются деньги.
      • 📍 Касса-получатель — если перемещаете между кассами (опционально).
      • 📝 Основание — причина выемки (например, Инкассация в банк).
  • Проведите документ. Проводки сформируются автоматически:
    • При перемещении между кассами: Дт 50.02 → Кт 50.01.
    • При изъятии на депозит: Дт 55.01 → Кт 50.01.

      • Критичный нюанс: документ"Выемка наличных" не формирует печатную форму РКО. Если требуется бланк для кассовой книги, используйте РКО даже в УТ 11.

      Что будет если не провести документ?

      Непровedenный документ не сформирует проводки и не уменьшит остаток в кассе. Однако он останется в списке документов, что может вызвать путаницу при инвентаризации. Всегда проверяйте статус документа (должен быть"Проведен").

      4. Настройка прав пользователей для выемки денег

      Чтобы сотрудники могли оформлять выемку наличных, им требуются соответствующие права в 1С. Без правильной настройки пользователь увидит ошибку Недостаточно прав для проведения документа.

      Порядок настройки (для 1С:Бухгалтерия 3.0):

      1. Откройте Администрирование → Пользователи и права → Настройка прав пользователей.
      2. Выберите роль, которую нужно изменить (например, Кассир или Бухгалтер).
      3. В разделе Права найдите:
        • 📋 Документы → Расходные кассовые ордера — установите права на Чтение, Добавление, Изменение, Проведение.
        • 💰 Документы → Выемки наличных (если используется).
        • 📊 Отчеты → Кассовая книга — для проверки остатков.
      4. Сохраните изменения и перезапустите 1С.

    Для 1С:Управление торговлей 11 дополнительно проверьте права на:

    • 📦 Справочники → Кассы (просмотр и редактирование).
    • 🔄 Операции → Корректировка остатков (если выемка связана с инвентаризацией).
    💡

    Права на удаление проведенных документов должны быть ограничены! Разрешайте их только главному бухгалтеру или администратору, чтобы избежать мошенничества.

    Типовая ошибка: Если кассир не видит кнопку Создать в журнале кассовых документов, проверьте, включены ли права на Добавление для роли Кассир. Часто это решается редактированием стандартной роли или созданием новой.

    5. Интеграция с ККТ (54-ФЗ) при выемке денег

    Если ваша организация использует онлайн-кассу (ККТ), выемка наличных должна сопровождаться формированием чека корректировки или чека на выплату в зависимости от цели операции. В 1С это реализуется через настройку интеграции с фискальным регистратором.

    Алгоритм действий:

    1. Проверьте настройки ККТ:
      • Перейдите в Администрирование → Настройки номенклатуры и складов → Кассы ККТ.
      • Убедитесь, что ваша касса привязана к фискальному регистратору (например, Атол 90Ф или Штрих-М).
    2. Настройте печать чеков для РКО:
      • В карточке кассы отметьте флаг Использовать ККТ при проведении кассовых документов.
      • Выберите тип чека:
        • 💰 Приход/Расход — для выемки на личные нужды.
        • 🔄 Корректировка — для перемещения между кассами.
  • Проведите документ с печатью чека:
    • При проведении РКО система автоматически сформирует чек.
    • Проверьте, что чек отпечатался на ККТ и данные ушли в ОФД.

    • Важно для 54-ФЗ: При выемке денег на личные нужды учредителя чек должен содержать:

    • 🆔 ИНН получателя (если физлицо — ИНН учредителя).
    • 📌 Наименование операции (например, Выдача денег учредителю).
    • 💵 Сумму прописью (формируется автоматически).

    1. Соединение с ККТ (кабель/USB/сетевой порт).

    2. Настройки драйвера фискального регистратора в Панель управления Windows.

    3. Остаток ленты в чековом принтере.-->

    Ошибка интеграции? Если при проведении РКО появляется сообщение Ошибка связи с ККТ, выполните:

    

    1. Перезапустите драйвер ККТ в Диспетчере задач.
    

    2. Проверьте, что в настройках 1С указан корректный COM-порт.
    

    3. Обновите прошивку фискального регистратора (инструкция на сайте производителя).

    6. Типовые ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры сталкиваются с проблемами при выемке денег из кассы. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их решения.

    Ошибка Причина Решение
    Не хватает денег в кассе для выемки Остаток по счету 50.01 меньше суммы выемки Проверьте остатки по кассе в отчете Кассовая книга. При необходимости внесите деньги через Приходный кассовый ордер (ПКО).
    Документ не проводится с ошибкой"Не заполнено поле Получатель" Для РКО обязательно указание получателя Выберите получателя из справочника Контрагенты или создайте нового (например, учредителя как физлицо).
    Проводки сформировались неверно (например, Дт 71 вместо Дт 75.01) Неправильно выбрана статья ДДС или тип операции Отредактируйте документ: укажите корректную статью (например, Выдача учредителю вместо Подотчет).
    Чек ККТ не печатается при проведении РКО Не настроена интеграция с фискальным регистратором Проверьте настройки ККТ в Администрирование → Кассы ККТ и соединение с устройством.
    В кассовой книге не отражается выемка Документ не проведен или проведен с ошибками Проведите документ заново. Проверьте отчет Кассовая книга за нужную дату.

    Предупреждение о мошенничестве: Если в вашей организации регулярно происходят выемки денег без четкого обоснования (например, на Прочие расходы без привязки к контрагенту), это может быть признаком нецелевого использования средств. Настройте в 1С уведомления о крупных выемках (например, свыше 100 000 руб.) для главного бухгалтера.

    💡

    Всегда сверяйте остатки по кассе в 1С с фактическими остатками наличных. Расхождения более чем на 1 000 руб. требуют проведения инвентаризации.

    Что делать, если документ проведен с ошибкой?

    1. Если ошибка обнаружена до закрытия смены:
      • Отмените проведение документа (Действия → Отменить проведение).
      • Исправьте данные и проведите заново.
  • Если ошибка обнаружена после закрытия смены:
    • Создайте Корректировку записей регистров (раздел Операции).
    • Или оформите Сторно-документ (если поддерживается конфигурацией).

    • 7. Отчетность и контроль выемок из кассы

    Выемка денег из кассы должна отражаться в отчетности и подлежать внутреннему контролю. В 1С для этого используются стандартные и специализированные отчеты.

    Основные отчеты для контроля:

    • 📊 Кассовая книга (Банк и касса → Отчеты → Кассовая книга) — показывает все движения по кассе за период, включая выемки.
    • 🔍 Анализ счета 50.01 (Отчеты → Анализ счета) — детализация по дебету/кредиту счета кассы.
    • 📈 Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 — для сверки остатков.
    • 📌 Журнал кассовых документов — список всех РКО и ПКО с фильтрацией по типу операции.

    Как настроить контроль выемок:

    1. Установите лимиты:
      • В 1С:ERP или 1С:УТ настройте Лимиты остатков по кассам (Администрирование → Настройки денежных средств).
      • Задайте максимальную сумму выемки без утверждения (например, 50 000 руб.).
  • Настройте уведомления:
    • Создайте регламентное задание (Администрирование → Регламентные задания) для отправки email-уведомлений о крупных выемках.
    • Ведите журнал выемок:
      • В 1С:Бухгалтерия 3.0 используйте Журнал операций с фильтром по документу РКО.
      • Экспортируйте данные в Excel для дополнительного анализа.

    Пример настройки уведомлений (для 1С:ERP 2.5):

    

    1. Откройте"Администрирование → Подписки на события".
    

    2. Создайте новую подписку с условием:
    

    - Документ:"Расходный кассовый ордер"
    

    - Сумма > 100 000 руб.
    

    3. Укажите email главного бухгалтера в поле"Получатели".
    

    4. Сохраните и активируйте подписку.

    Внимание: Если выемки денег происходят чаще 1 раза в неделю на суммы свыше 600 000 руб., это может привлечь внимание налоговой инспекции. Готовьтесь предоставить обоснование (например, инкассация или выплата зарплаты).

    8. Выемка денег из кассы для специфических случаев

    Некоторые ситуации требуют особого подхода при оформлении выемки. Рассмотрим триных сценария.

    8.1. Выемка для выплаты зарплаты

    Если деньги изымаются из кассы для выдачи зарплаты, используйте РКО со следующими параметрами:

    • 👥 Получатель — Организация (саму себя).
    • 📝 Статья ДДС — Выплата заработной платы.
    • 💰 Сумма — общая сумма к выдаче (сверьте с ведомостью Зарплата к выдаче).

    Проводки:

    

    Дт 70 (Расчеты с персоналом) — Кт 50.01 (Касса)

    Важно: После выдачи зарплаты сформируйте Расчетно-платежную ведомость (Зарплата → Ведомости) и сверьте суммы.

    8.2. Выемка для депозита в банк (инкассация)

    При сдаче наличных на депозит:

    1. Используйте документ Выемка наличных (в УТ 11/ERP) или РКО (в Бухгалтерии 3.0).
    2. В поле Назначение укажите: Инкассация в банк [название банка], счет [номер счета].
    3. После зачисления средств на счет банка создайте Поступление на расчетный счет с привязкой к РКО.

    Проводки:

    

    1. При выемке из кассы:
    

    Дт 57.01 (Денежные средства в пути) — Кт 50.01 (Касса)
    

    2. При зачислении в банк:
    

    Дт 51 (Расчетный счет) — Кт 57.01

    8.3. Выемка для погашения кредита или займа

    Если деньги изымаются для возврата займа (например, учредителю или банку):

    • Создайте РКО с получателем — займодавцем.
    • В поле Статья ДДС выберите Погашение займа.
    • Укажите в назначении: Погашение займа по договору №[номер] от [дата].

    Проводки:

    

    Дт 66.01/67.01 (Расчеты по кредитам и займам) — Кт 50.01 (Касса)

    Внимание: Если заем выдан учредителем, проверьте, не превышает ли сумма выемки размер его вклада в уставный капитал. В противном случае может потребоваться оформление дивидендов с удержанием НДФЛ.

    FAQ: Частые вопросы по выемке денег из кассы в 1С

    ❓ Можно ли оформить выемку денег из кассы без создания РКО?

    Нет, любая выемка наличных должна сопровождаться первичным документом. В 1С это либо РКО, либо Выемка наличных (в зависимости от конфигурации). Без документа операция не будет отражена в учете и кассовой книге, что является нарушением Указания ЦБ РФ № 3210-У.

    Исключение: если выемка связана с инвентаризацией и оформляется актом, но даже в этом случае в 1С рекомендуется создать РКО с соответствующим назначением.

    ❓ Как исправить РКО, если он уже проведен и смена закрыта?

    Если документ проведен с ошибкой и смена закрыта, есть два варианта:

    1. Сторно-документ:
      • Создайте новый РКО с типом операции Сторно.
      • Укажите ссылку на ошибочный документ.
      • Проведите сторно-документ — он аннулирует проводки оригинала.
  • Корректировка записей регистров (для опытных пользователей):
    • Откройте Операции → Корректировка записей регистров.
    • Выберите регистр Денежные средства (бухгалтерия).
    • Внесите исправления вручную (требует знаний бухгалтерского учета).

    • После исправления проверьте Кассовую книгу и Оборотно-сальдовую ведомость на корректность данных.

    ❓ Нужно ли печатать РКО на бумаге, если используется электронный документооборот?

    Да, даже при электронном учете РКО должен быть распечатан в одном экземпляре и подписан:

    • 🖊️ Главным бух