Отчетность по застрахованным лицам — одна из самых ответственных задач для бухгалтера и кадровика. Ошибки в СЗВ-М, СЗВ-ТД или СЗВ-СТАЖ грозят штрафами от Пенсионного фонда, а исправление недочетов отнимает время и нервы. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия и 1С:ERP процесс формирования этих сведений автоматизирован, но требует точной настройки и контроля.

Многие пользователи сталкиваются с проблемами: отчет не формируется, данные не совпадают с реальными, или система выдает ошибки при проверке. В этой статье разберем пошаговый алгоритм заполнения сведений о застрахованных лицах в актуальных версиях 1С (3.0 и выше), включая нюансы для разных форм отчетности, проверку перед отправкой и способы исправления типичных ошибок. Особое внимание уделим изменениям 2026–2026 годов, которые коснулись структуры отчетов и требований ПФР.

Если вы работаете с 1С:ЗУП Корп или 1С:ERP Управление предприятием 2, часть функций может отличаться — мы отметим эти моменты отдельно. Также рассмотрим, как интегрировать данные из внешних источников (например, из 1С:Зарплата и Кадры государственного учреждения) и что делать, если сведения о сотрудниках расходятся с данными ФНС или ПФР.

1. Какие сведения о застрахованных лицах формируются в 1С

В 1С автоматизируется подготовка всех основных форм отчетности для Пенсионного фонда. Основные виды сведений:

  • 📄 СЗВ-М — ежемесячная отчетность о застрахованных лицах (срок сдачи — до 15 числа следующего месяца). Включает ФИО, СНИЛС, ИНН и период работы.
  • 📊 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (заменяет трудовую книжку). Формируется при приеме, увольнении или изменениях в кадровых данных.
  • 📅 СЗВ-СТАЖ — годовая отчетность о стаже сотрудников (сдается до 1 марта). Содержит данные о периодах работы, отпусках, больничных.
  • 🔄 ОДВ-1 — сведения о страховых взносах (для ИП и самозанятых, если они являются страхователями).

Каждый отчет имеет свою структуру и правила заполнения. Например, в СЗВ-М обязательно указываются СНИЛС и ИНН сотрудника, а в СЗВ-ТД — детализируются все кадровые перемещения (переводы, изменения окладов, приостановки трудовых договоров). Если в компании работают иностранные граждане, для них требуются дополнительные сведения: данные миграционной карты или разрешения на работу.

Важно: с 2026 года в СЗВ-ТД добавилось поле для указания электронного адреса сотрудника (если он согласен на электронный документооборот). Это поле не обязательное, но его заполнение упрощает взаимодействие с ПФР.

📊 Какую форму отчетности вы сдаете чаще всего?
СЗВ-М
СЗВ-ТД
СЗВ-СТАЖ
ОДВ-1

2. Подготовка данных перед формированием отчета

Прежде чем формировать сведения, необходимо убедиться, что в базе 1С обновляемые материалы о сотрудниках. Проверьте следующие данные:

  • 👤 Личные данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные. Ошибки здесь приведут к отказу ПФР в приеме отчета.
  • 📝 Трудовые договоры: даты приема/увольнения, вид договора (срочный/бессрочный), должность, подразделение.
  • 💰 Начисления: оклады, премии, больничные, отпуска. Эти данные влияют на расчет стажа в СЗВ-СТАЖ.
  • 📧 Контакты: электронная почта (для СЗВ-ТД) и телефон (для уведомлений).

Если данные неполные или устаревшие, отчет может не пройти проверку. Например, отсутствие СНИЛС у сотрудника блокирует формирование СЗВ-М. Чтобы избежать проблем, выполните следующие шаги:

  1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники и проверьте заполненность карточек.
  2. В меню Зарплата → Начисления убедитесь, что все начисления за отчетный период внесены.
  3. Запустите обработку Проверка данных для отчетности (доступна в 1С:ЗУП 3.1 и новее).

⚠️ Внимание: Если в компании есть сотрудники с двойным гражданством или временной регистрацией, уточните в ПФР, какие дополнительные сведения требуются для них. В некоторых случаях может понадобиться код категории застрахованного лица (например, "ИНОСТР" для иностранцев).

☑️ Подготовка данных перед отчетом

Выполнено: 0 / 4

3. Пошаговая инструкция: как сформировать СЗВ-М в 1С

СЗВ-М — самый частый отчет, который сдается ежемесячно. Рассмотрим, как его подготовить в 1С:ЗУП 3.1 (алгоритм актуален и для 1С:Бухгалтерия 3.0 с модулем "Зарплата и кадры").

Шаг 1. Перейдите в раздел отчетности: 

Зарплата → Отчеты в фонды → СЗВ-М

Шаг 2. Укажите параметры формирования:

  • 📅 Период: месяц, за который сдается отчет (например, Январь 2026).
  • 🏢 Организация: выберите юрлицо, если их несколько.
  • 🔍 Фильтр сотрудников: при необходимости отберите только активных работников.

Шаг 3. Сформируйте отчет:

Нажмите Сформировать. Система автоматически заполнит данные на основании кадровых документов. Если есть ошибки (например, отсутствует СНИЛС), они отобразятся в отдельном окне.

Шаг 4. Проверьте и экспортируйте:

  • Просмотрите сведения в таблице: должны быть все сотрудники, работавшие в отчетном месяце.
  • Нажмите Проверка — 1С сравнит данные с требованиями ПФР.
  • Экспортируйте отчет в формате XML через кнопку Выгрузить.

⚠️ Внимание: Если в отчете появились сотрудники, которые уволились в прошлом месяце, но не были исключены из базы, удалите их вручную или обновите статус в карточке сотрудника (Кадры → Увольнения).
💡

Если в СЗВ-М попали сотрудники, которые фактически не работали (например, в декретном отпуске), добавьте для них кадровый документ "Отпуск по уходу за ребенком" — это автоматически исключит их из отчета.

4. Формирование СЗВ-ТД: нюансы и типичные ошибки

СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) сдается при каждом кадровом изменении: приеме, увольнении, переводе, изменении оклада. В отличие от СЗВ-М, этот отчет требует более детального заполнения.

Алгоритм формирования:

  1. Перейдите в Зарплата → Отчеты в фонды → СЗВ-ТД.
  2. Выберите вид отчета:
    • 📥 Исходная — первая подача сведений.
    • 🔄 Отмена — если нужно аннулировать ранее поданные данные.
    • ✏️ Дополняющая — для уточнения информации.
  • Укажите период (дату кадрового события) и сотрудника (или группу сотрудников).
  • Нажмите Заполнить — система подтянет данные из кадровых документов.

    • Типичные ошибки и как их избежать:

    Ошибка Причина Решение
    Отсутствует дата кадрового события Не заполнен приказ о приеме/увольнении Создайте документ Прием на работу или Увольнение в разделе Кадры
    Некорректный СНИЛС Опечатка или устаревшие данные Обновите СНИЛС в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники)
    Отсутствует код вида трудового договора Не указан тип договора (срочный/бессрочный) Откройте документ Трудовой договор и выберите правильный код

    ⚠️ Внимание: С 2026 года в СЗВ-ТД обязательно указание кода условия труда (например, "ОВРЕМ" для вредных условий). Если этот код не заполнен, ПФР может вернуть отчет. Проверьте настройки в справочнике Условия труда (Кадры → Настройки кадрового учета).
    Что делать, если СЗВ-ТД не проходит проверку в ПФР?

    Если отчет возвращен с ошибкой "Несоответствие данных ФНС", запросите выписку из ЕГРЮЛ и сверьте реквизиты организации в 1С (Справочники → Организации). Часто проблема кроется в несовпадении ИНН или КПП.

    5. СЗВ-СТАЖ: годовой отчет о стаже

    СЗВ-СТАЖ сдается один раз в год (до 1 марта) и содержит данные о периодах работы, отпусках, больничных и других событиях, влияющих на стаж. Этот отчет самый объемный, поэтому его формирование требует особого внимания.

    Пошаговая инструкция:

    1. Перейдите в Зарплата → Отчеты в фонды → СЗВ-СТАЖ.
    2. Выберите отчетный год (например, 2026).
    3. Укажите организацию и нажмите Заполнить.
    4. Проверьте разделы:
      • 📅 Периоды работы — должны совпадать с трудовыми договорами.
      • 🏥 Нетрудоспособность — больничные листы.
      • 👶 Отпуска по уходу — декретные отпуска.
  • Экспортируйте отчет в XML и подпишите электронной подписью.

    • Что проверяет ПФР в СЗВ-СТАЖ:

    • 🔢 Совпадение дат — периоды работы не должны пересекаться с отпусками или увольнениями.
    • 📌 Коды периодов — например, РАБОТА для трудовой деятельности, ОТПУСК для отпусков.
    • 📊 Суммарный стаж — должен совпадать с данными предыдущих отчетов.

    ⚠️ Внимание: Если сотрудник работал в компании неполный год (например, устроился в июне 2026), в отчете должны быть указаны только фактические периоды работы. Не включайте месяцы, когда сотрудник еще не был принят!
    💡

    Главное в СЗВ-СТАЖ — точность периодов. Даже одна ошибка в дате может привести к несоответствию стажа и штрафу от ПФР.

    6. Проверка и отправка отчетности в ПФР

    После формирования отчета его необходимо проверить на ошибки и отправить в ПФР. В 1С для этого есть встроенные инструменты.

    Как проверить отчет:

    1. Нажмите кнопку Проверка в форме отчета. Система сравнит данные с требованиями ПФР.
    2. Если есть ошибки, они отобразятся в отдельном окне. Исправьте их и повторите проверку.
    3. Для дополнительной проверки используйте сервис "1С-Отчетность" (доступен при подключении к 1С:ИТС).

    Способы отправки:

    Способ Как сделать Плюсы Минусы
    Через 1С-Отчетность Кнопка Отправить → выбор сервиса Автоматическая проверка, архивация Требует подключения к ИТС
    Через Личный кабинет ПФР Экспорт в XML → загрузка на сайт ПФР Не нужно платить за сервисы Ручная проверка, риск ошибок
    Через оператора ЭДО Интеграция с Контур.Диадок, СБИС и др. Надежность, поддержка Дополнительные расходы

    ⚠️ Внимание: Если вы отправляете отчет через 1С-Отчетность, убедитесь, что у вас актуальная версия программы (не ниже 3.0.125 для ЗУП). Старые версии могут не поддерживать новые форматы отчетности.

    Что делать после отправки:

    • 📩 Сохраните квитанцию о приеме (она подтверждает, что ПФР получил отчет).
    • 🔍 Отслеживайте статус обработки в Журнале отчетности (Зарплата → Отчеты в фонды → Журнал).
    • ❌ Если отчет вернут, исправьте ошибки и отправьте повторно.

    7. Исправление ошибок в сведениях о застрахованных лицах

    Если ПФР вернул отчет или вы обнаружили ошибку уже после отправки, необходимо подать корректирующую форму. В 1С это делается через механизм "отмены" или "дополнения" сведений.

    Как исправить ошибку:

    1. Откройте раздел отчетности (например, СЗВ-М или СЗВ-ТД).
    2. Выберите вид отчета:
      • 🔄 Отменяющая — если нужно полностью аннулировать предыдущие сведения.
      • ✏️ Дополняющая — если требуется уточнить часть данных.
  • Укажите период и сотрудника, по которому нужна корректировка.
  • Внесите правки и сформируйте новый отчет.
  • Отправьте его в ПФР тем же способом, что и первоначальный.

    • Типичные ошибки и их исправление:

    • 🔄 Несовпадение СНИЛС → Обновите СНИЛС в карточке сотрудника и подайте дополняющую форму.
    • 📅 Неверная дата увольнения → Создайте новый документ Увольнение с правильной датой и сформируйте отменяющую + исходную формы.
    • 💼 Отсутствует код условия труда → Дополните справочник Условия труда и подайте дополняющий отчет.

    ⚠️ Внимание: Если ошибка обнаружена уже после сдачи годового отчета СЗВ-СТАЖ, исправления подаются в следующем отчетном периоде. ПФР не принимает корректировки за прошлые годы отдельно — они включаются в новый отчет.

    8. Интеграция с другими системами и автоматизация

    Если в вашей компании используется несколько программ для учета (например, 1С:ЗУП + внешняя система кадрового делопроизводства), данные о застрахованных лицах можно импортировать/экспортировать для избежания дублирования.

    Способы интеграции:

    • 🔄 Обмен данными через XML:
      • Используйте обработку Универсальный обмен данными (Администрирование → Обмен данными).
      • Настройте правила конвертации для полей СНИЛС, ИНН, Трудовые договоры.
    • 🤖 Автоматизация через 1С:EDT:
      • Для крупных компаний можно разработать расширение, которое будет автоматически заполнять отчеты на основе данных из внешних источников.
      • Пример: интеграция с Контур.Персонал для синхронизации кадровых данных.
    • 📊 Использование веб-сервисов:
      • Подключите 1С:Предприятие к 1С:Connect для обмена данными с облачными сервисами.

    Пример настройки обмена с внешней системой:

    1. Создайте правило обмена в Администрирование → Обмен данными → Настройка обмена.
    2. Укажите источник (внешняя база) и приемник (ваша 1С).
    3. Настройте соответствие объектов: 
      

      Источник: Сотрудник (ВнешняяСистема.Сотрудник)
      

      Приемник: ФизическоеЛицо (Справочник.ФизическиеЛица)
    4. Запустите тестовый обмен и проверьте корректность данных.

    ⚠️ Внимание: При интеграции с внешними системами убедитесь, что форматы СНИЛС и ИНН совпадают. Например, в некоторых программах СНИЛС хранится без пробелов (например, 12345678901), а в 1С — с пробелом (123-456-789 01). Настройте преобразование данных в правилах обмена.
    💡

    Автоматизация обмена данными сокращает время на подготовку отчетности, но требует тщательной настройки соответствия полей. Всегда тестируйте интеграцию на копии базы!

    ═══ FAQ ═══

    ❓ Как исправить ошибку "Не найден СНИЛС" в СЗВ-М?

    Ошибка возникает, если в карточке сотрудника не указан СНИЛС или он введен некорректно. Чтобы исправить:

    1. Откройте Кадры → Сотрудники и найдите проблемного работника.
    2. Проверьте поле СНИЛС — оно должно быть заполнено в формате XXX-XXX-XXX XX.
    3. Если СНИЛС отсутствует, запросите его у сотрудника или проверьте в личном кабинете ПФР.
    4. Переформируйте отчет и отправьте повторно.

    Если сотрудник новый и СНИЛС еще не оформлен, укажите временный код НЕТСНИЛС (для СЗВ-М) и подайте уточняющую форму после получения документа.

    ❓ Можно ли сдать СЗВ-ТД без электронной подписи?

    Нет, все отчеты в ПФР должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП). Без нее ПФР не примет файл.

    Если у вас нет КЭП, оформите ее в аккредитованном удостоверяющем центре (например, Тензор, КриптоПро). В 1С подпись настраивается в разделе Администрирование → Электронная подпись.

    Для тестирования можно использовать тестовую подпись (доступна в демо-режиме 1С), но она не подходит для реальной сдачи отчетности.

    ❓ Что делать, если в СЗВ-СТАЖ не попали данные о больничном?

    Если период нетрудоспособности не отобразился в отчете, проверьте:

    1. Был ли введен документ Больничный лист в разделе Зарплата → Больничные листы.
    2. Совпадает ли период больничного с отчетным годом (например, если больничный был в декабре 2026, он должен попасть в СЗВ-СТАЖ за 2026 год).
    3. Правильно ли указан код периода (должен быть НЕТРУД для нетрудоспособности).

    Если документ не был создан, добавьте его вручную и переформируйте отчет. Если ошибка в коде, исправьте его в настройках больничного.

    ❓ Как сдать отчетность, если в компании нет сотрудников?

    Даже если в отчетном периоде не было застрахованных лиц (например, ИП без работников), некоторые отчеты все равно нужно сдать:

    • СЗВ-М: подается нулевой отчет (без списка сотрудников). В 1С выберите Формировать нулевой отчет при создании СЗВ-М.
    • СЗВ-СТАЖ: если в течение года не было сотрудников, отчет не сдается.
    • ОДВ-1: для ИП без работников сдается отчет с нулевыми взносами.

    Нулевой СЗВ-М должен содержать только реквизиты страхователя (ИНН, название организации).

    ❓ Можно ли сдать отчетность за прошлые периоды?

    Да, но с оговорками:

    • СЗВ-М: можно сдать за любой месяц, но ПФР может запросить пояснения о причине просрочки.
    • СЗВ-ТД: если кадровое событие было в прошлом, подается дополняющая форма.
    • СЗВ-СТАЖ: корректировки за прошлые годы включаются в текущий отчет (отдельно не сдаются).

    За просрочку сдачи отчетности ПФР может наложить штраф (от 500 рублей за каждого сотрудника). Чтобы избежать санкций, подавайте отчеты вовремя или уточняйте в ПФР возможность сдачи без штрафов (например, при технических сбоях).