Справка о сумме заработной платы — один из самых востребованных документов в кадровом делопроизводстве. Её запрашивают банки для кредитов, визовые центры, суды и даже арендодатели. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (а также в 1С:Бухгалтерии 8.3 с модулем зарплаты) формирование такой справки занимает всего несколько кликов, но только если знать нюансы настройки шаблонов и параметров отчётности.

В этой статье вы найдёте не только пошаговую инструкцию для разных версий 1С, но и разбор типичных ошибок (например, когда в справке не отображаются премии или больничные), а также готовые решения для нестандартных ситуаций — например, как выгрузить справку за произвольный период или для совместителя. Особое внимание уделим правовым аспектам: какие данные обязательно должны быть в справке, а какие можно не указывать, чтобы не нарушить Федеральный закон №152-ФЗ "О персональных данных".

Какие виды справок о зарплате бывают и когда они нужны

Не все справки о доходах одинаковы. Их содержание и формат зависят от цели запроса. Вот основные типы, которые можно сформировать в 1С:

  • 📄 Справка 2-НДФЛ — стандартная форма для налоговой, банков и визовых центров. Содержит развёрнутые данные о доходах, налогах и вычетах за год.
  • 💳 Справка в свободной форме — упрощённый вариант для внутреннего использования (например, для предоставления сотруднику по его запросу).
  • 🏦 Справка по форме банка — многие кредитные организации (Сбербанк, ВТБ) имеют свои шаблоны, которые можно загрузить в 1С.
  • ⚖️ Справка для суда/приставов — требует детализации по каждому виду выплат (оклад, премии, компенсации) и указания периода трудоустройства.

Самая распространённая ошибка бухгалтеров — выдача 2-НДФЛ вместо справки в свободной форме, когда сотрудник просит документ "для личных нужд". Это не только избыточно (в 2-НДФЛ содержатся лишние данные), но и нарушает конфиденциальность, так как в свободной форме можно скрыть, например, информацию о больничных или алиментах.

⚠️ Внимание: С 2023 года банки вправе запрашивать справки о доходах только за последние 6 месяцев (Письмо Банка России №ИН-01-45/12). Если сотрудник просит справку за больший период, уточните цель — возможно, достаточно выписки по зарплатному счёту.

Пошаговая инструкция: как сформировать справку в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (релиз 3.1.25.146). Если у вас другая версия, интерфейс может незначительно отличаться, но логика остаётся той же.

1. Откройте раздел Зарплата → Справки → Справки о доходах.

2. Нажмите Создать и выберите тип справки:

- 2-НДФЛ — для официальных запросов;

- В свободной форме — для внутреннего использования.

3. В поле Сотрудник укажите ФИО (можно найти через поиск). Если справка нужна для нескольких человек, используйте групповую печать.

4. Задайте Период (по умолчанию текущий год, но можно выбрать произвольный интервал).

5. В блоке Дополнительные настройки отметьте галочками:

- Показывать начисления по видам (если нужна детализация);

- Включать удержания (например, алименты или профсоюзные взносы).

6. Нажмите Сформировать и проверьте предварительный просмотр. Если данные корректны, сохраните справку в PDF или Excel.

Указан правильный период (не год, если нужны данные за 3 месяца)|

ФИО сотрудника совпадает с паспортными данными|

В справке отражены все виды доходов (оклад, премии, компенсации)|

Нет лишних удержаний (например, старых долгов по займам)|

Подпись и печать организации добавлены (если требуется)

-->

Если справка формируется впервые, 1С может выдать предупреждение о недостающих данных (например, не заполнены реквизиты организации в настройках). В этом случае перейдите в Администрирование → Организации и дополните информацию.

Настройка шаблонов справок: как добавить логотип и реквизиты

По умолчанию справки в 1С печатаются на стандартном бланке без логотипа и с минимальным набором реквизитов. Чтобы документ выглядел профессионально, настройте шаблон:

1. Перейдите в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Настройки печатных форм.

2. Найдите в списке Справка о доходах (2-НДФЛ) или Справка в свободной форме и нажмите Изменить.

3. В редакторе шаблонов:

- Добавьте логотип через Вставка → Рисунок (рекомендуемый размер 100×50 px).

- Проверьте, что указаны все обязательные реквизиты: ИНН, КПП, юридический адрес, телефон.

- Если нужно, измените шрифт (оптимальный — Arial 10-12 pt для читаемости).

Реквизит Где взять в 1С Обязателен ли
Полное название организации Администрирование → Организации → Наименование Да
ИНН/КПП Администрирование → Организации → ИНН/КПП Да
Юридический адрес Администрирование → Организации → Адреса и телефоны Да
Телефон бухгалтерии Администрирование → Организации → Контактная информация Нет
Логотип Загружается вручную в шаблоне Нет

После сохранения шаблона все новые справки будут формироваться с вашими настройками. Если нужно обновить старые документы, пересохраните их.

💡

Чтобы логотип не растягивался, загружайте его в формате PNG с прозрачным фоном. Оптимальное разрешение — 300 dpi для печати.

Типичные ошибки и как их исправить

Даже опытные бухгалтеры сталкиваются с проблемами при формировании справок. Вот самые частые из них и способы решения:

  • 🔍 В справке не отображаются премии или больничные

    Причина: в настройках начислений не указан вид дохода для справки. Исправление:

    1. Перейдите в Настройки → Виды начислений.
    2. Выберите нужный вид (например, "Ежемесячная премия").
    3. На вкладке НДФЛ и страховые взносы проверьте, что стоит галочка Учитывать в справке 2-НДФЛ.
  • 📅 Некорректный период в справке

    Причина: сотрудник уволен, но в настройках фильтра не снята галочка Только действующие сотрудники. Исправление: в форме создания справки установите ручной период и снимите все фильтры.

  • 💰 Суммы в справке не совпадают с расчётными листками

    Причина: в расчётном листке могут быть отражены авансы, а в справке — только окончательные выплаты. Исправление: сверьте данные с отчётом Анализ начислений по сотрудникам.

    • ⚠️ Внимание: Если в справке для банка указаны доходы за текущий месяц, а он ещё не закрыт в 1С, суммы могут быть занижены. Всегда формируйте справки после начисления зарплаты за последний месяц периода.
    Что делать, если в справке появились "лишние" доходы?

    Иногда в справке отображаются начисления, которых не было (например, старые премии или компенсации). Это происходит из-за ошибок в закрытии периода. Чтобы исправить:

    1. Проверьте документ Закрытие месяца за проблемный период.

    2. Если найдёте лишние начисления, создайте документ Корректировка записей регистров и удалите ошибочные данные.

    3. Переформируйте справку.

    Как выгрузить справку в Excel или PDF с электронной подписью

    Бумажные справки постепенно уходят в прошлое — многие организации запрашивают документы в электронном виде. В 1С есть встроенные инструменты для выгрузки:

    В формате Excel:

    1. Сформируйте справку как обычно.
    2. В окне предварительного просмотра нажмите Ещё → Выгрузить в Excel.
    3. Выберите вариант выгрузки:

      - Данные и оформление — сохраняет форматирование;

      - Только данные — для дальнейшей обработки.

    В формате PDF с электронной подписью:

    1. Установите модуль 1С:Электронная подпись (если не установлен).
    2. В настройках печати выберите Подписать электронной подписью.
    3. Укажите сертификат (он должен быть загружен в Администрирование → Электронная подпись).
    4. Сохраните файл — он будет защищён от изменений.

    Для банков и госорганов часто требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если у вас её нет, можно использовать простую подпись (но уточните у получателя, подойдёт ли она).

    Бумажный (печать, подпись, печать)|

    PDF с электронной подписью|

    Excel для дальнейшей обработки|

    Отправляю напрямую через ЭДО (например, Диадок)

    -->

    Справка для совместителя или уволенного сотрудника: нюансы

    Формирование справок для нештатных сотрудников имеет особенности:

    • 👥 Для внешних совместителей:

      - В справке обязательно укажите, что это доход по совместительству.

      - Если совместитель работает в другой организации, запросите у него справку с основного места работы — некоторые банки требуют суммарный доход.

    • 🚪 Для уволенных сотрудников:

      - Используйте фильтр Уволенные в настройках справки.

      - Если сотрудник уволен давно, данные могут архивироваться. В этом случае восстановите архив через Администрирование → Архивы.

    Пример формулировки для совместителя: "Справка выдана о доходах, полученных по внешнему совместительству в ООО «Ромашка» с 01.01.2026 по 31.03.2026. Основное место работы: ООО «Василёк»."

    ⚠️ Внимание: Если уволенный сотрудник запрашивает справку спустя год и более, проверьте, не истёк ли срок хранения персональных данных (обычно 5 лет согласно ст. 22.1 ТК РФ). Если данные удалены, вы имеете право отказать в выдаче справки.

    Автоматизация: как настроить массовую печать справок

    Если вам нужно сформировать справки для всего отдела или всей организации, ручной ввод займёт часы. В 1С есть инструменты для автоматизации:

    Способ 1: Групповая печать

    1. Перейдите в Зарплата → Справки → Справки о доходах.
    2. Нажмите Ещё → Групповая печать.
    3. Выберите сотрудников через фильтр (например, по подразделению).
    4. Укажите период и шаблон справки.
    5. Нажмите Сформировать — 1С создаст пакет документов в PDF.

    Способ 2: Обработка для массовой выгрузки

    Если групповая печать не подходит (например, нужно выгрузить данные в Excel с дополнительными полями), используйте внешнюю обработку. Скачайте её с портала 1С:ИТС (раздел Обработки для ЗУП) или напишите самостоятельно. Пример кода для выгрузки в Excel:

    Процедура ВыгрузитьСправкиВExcel()

    Таблица = Новый ТаблицаЗначений;
    

    Таблица.Колонки.Добавить("ФИО");
    

    Таблица.Колонки.Добавить("Период");
    

    Таблица.Колонки.Добавить("Сумма");
    


    Запрос = Новый Запрос;
    

    Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
    

    |   Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
    

    |   СправкиОДоходах.Период КАК Период,
    

    |   СправкиОДоходах.Сумма КАК Сумма
    

    |ИЗ
    

    |   Документ.СправкиОДоходах КАК СправкиОДоходах
    

    |       ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
    

    |       ПО СправкиОДоходах.Сотрудник = Сотрудники.Ссылка
    

    |ГДЕ
    

    |   СправкиОДоходах.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода";
    


    Запрос.УстановитьПараметр("НачалоПериода", НачалоГода(ТекущаяДата()));
    

    Запрос.УстановитьПараметр("КонецПериода", КонецГода(ТекущаяДата()));
    


    Результат = Запрос.Выполнить();
    

    Выборка = Результат.Выбрать();
    


    Пока Выборка.Следующий() Цикл
    

    Строка = Таблица.Добавить();
    

    Строка.ФИО = Выборка.ФИО;
    

    Строка.Период = Выборка.Период;
    

    Строка.Сумма = Выборка.Сумма;
    

    КонецЦикла;
    


    ЭкспортВExcel(Таблица, "Справки_о_доходах.xlsx");
    

    КонецПроцедуры

    Этот код выгрузит данные за текущий год. Чтобы адаптировать его под свои нужды, измените параметры периода или добавьте дополнительные колонки (например, "Подразделение" или "Вид дохода").

    💡

    Массовая выгрузка справок экономит до 80% времени бухгалтера, но требует предварительной настройки шаблонов. Всегда проверяйте первые 2-3 документа из пакета на корректность данных.

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    Можно ли в 1С сформировать справку о зарплате за произвольный период, например, за последние 3 месяца?

    Да, в настройках справки в поле Период выберите Произвольный и укажите нужные даты. Если требуется некалендарный период (например, с 15 марта по 14 июня), создайте его через Все функции → Периоды.

    Банк требует справку по своей форме. Как её загрузить в 1С?

    Скачайте шаблон с сайта банка (обычно в формате .xlt или .mxl). Затем перейдите в Администрирование → Печатные формы → Импорт шаблонов и загрузите файл. После этого шаблон будет доступен при формировании справки.

    В справке не отображаются данные по удержаниям (алименты, займы). Как исправить?

    Проверьте настройки вида удержания:

    1. Откройте Настройки → Виды удержаний.
    2. Выберите нужный вид (например, "Алименты").
    3. На вкладке НДФЛ и отчётность поставьте галочку Отображать в справке 2-НДФЛ.

    Если галочка стоит, но удержания всё равно не показываются, обновите конфигурацию 1С.

    Нужно ли заверять справку о зарплате печатью организации?

    С 2016 года юридические лица не обязаны использовать печать (Федеральный закон №82-ФЗ). Однако некоторые банки и госорганы до сих пор требуют её. Уточните у получателя справки, нужна ли печать, и если да — поставьте её на документе.

    Можно ли отправить справку по email прямо из 1С?

    Да, если у вас настроена интеграция с почтовым клиентом:

    1. Сформируйте справку и нажмите Ещё → Отправить по email.
    2. Выберите адрес получателя (можно указать вручную или из справочника контактов).
    3. Прикрепите файл (PDF или Excel) и отправьте.

    Для массовой рассылки используйте обработку "Пакетная отправка писем" из раздела Администрирование → Дополнительные отчёты и обработки.