Как сделать счет-фактуру и накладную в 1С: инструкция с примерами для бухгалтеров и предпринимателей

Оформление счетов-фактур и товарных накладных в 1С:Предприятие — рутинная, но критически важная задача для любого бизнеса. Ошибка в одном реквизите может привести к проблемам с налоговой, отказам в вычете НДС или конфликтам с контрагентами. Эта статья поможет разобраться, как правильно формировать документы в 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление Торговлей 11, учитывая актуальные требования законодательства 2026 года.

Мы рассмотрим не только базовые шаги создания документов, но и нюансы для разных систем налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД), особенности работы с авансами, возвратной тарой и многостраничными накладными. Особое внимание уделено типичным ошибкам, которые допускают даже опытные пользователи — от неверного указания ставки НДС до проблем с печатью ЭДО.

Если вы только начинаете работать в 1С или переходите на новую версию программы, статья станет вашим гидом по документам первичного учета. Для опытных бухгалтеров мы подготовили раздел с лайфхаками по ускорению работы и автоматизации рутинных операций.

1. Подготовка программы: настройки перед созданием документов

Прежде чем формировать счет-фактуру или накладную, убедитесь, что ваша 1С:Предприятие правильно настроена. От этого зависит корректность реквизитов, автоматическое заполнение полей и даже возможность отправки документов через ЭДО.

Первое, что нужно проверить — это настройки организации. Перейдите в раздел Справочники → Организации, выберите вашу компанию и откройте карточку. Убедитесь, что:

• 📌 Полное и сокращенное название организации совпадает с учредительными документами
• 📍 Адрес указан в соответствии с ЕГРЮЛ (особенно важно для электронного документооборота)
• 📞 Телефон и email актуальны — эти данные будут автоматически подставляться в документы
• 🆔 ИНН/КПП указаны верно (ошибка здесь сделает документ недействительным)

Далее проверьте настройки налогов и отчетности в разделе Администрирование → Настройки программы → Налоги и отчетность. Здесь должны быть:

• 📊 Указана правильная система налогообложения (ОСНО, УСН и т.д.)
• 💰 Верно настроены ставки НДС (0%, 10%, 20% или "Без НДС")
• 📑 Активированы необходимые виды документов (счет-фактура, товарная накладная, УПД)

Особое внимание уделите настройкам электронного документооборота (ЭДО), если планируете отправлять документы контрагентам в электронном виде. Для этого:

1. Перейдите в Администрирование → Организации → Настройки ЭДО
2. Укажите оператора ЭДО (Диадок, Контур, СБИС и др.)
3. Загрузите сертификат электронной подписи
4. Настройте автоматическую отправку документов при проведении

⚠️ Внимание: Если вы работаете с маркированными товарами (лекарства, обуви, табака и др.), дополнительно настройте интеграцию с системой Честный ЗНАК в разделе Администрирование → Маркировка товаров. Без этого вы не сможете правильно оформить накладные на такие товары.

2. Создание товарной накладной (ТОРГ-12) в 1С

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) — это первичный документ, подтверждающий передачу товара от продавца покупателю. В 1С ее можно создать несколькими способами, но самый универсальный — через документ "Реализация товаров и услуг".

Пошаговая инструкция:

1. Откройте раздел Продажи → Реализация товаров и услуг и нажмите Создать
2. В поле Контрагент выберите покупателя из справочника. Если его нет — добавьте нового (кнопка + рядом с полем)
3. Укажите Договор (если с контрагентом заключено несколько соглашений)
4. В табличной части добавьте товары:
   • 📦 Нажмите Добавить и выберите номенклатуру из справочника
   • 🔢 Укажите количество, цену и ставку НДС (автоматически подтянется из карточки товара)
   • 💰 Поле Сумма рассчитается автоматически

Нажмите Провести и закрыть

После проведения документа автоматически сформируется товарная накладная. Чтобы ее распечатать:

1. Откройте проведенный документ реализации
2. Нажмите Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12)
3. Выберите нужный шаблон (если их несколько) и нажмите Печать

Указаны реквизиты продавца и покупателя|Номера и даты документов совпадают|Количество товаров совпадает с фактической отгрузкой|Цены указаны с учетом скидок/наценок|Ставка НДС соответствует типу операции-->

Для многостраничных накладных (если товаров больше, чем помещается на одном листе) в 1С предусмотрена автоматическая пагинация. Чтобы включить эту функцию:

1. Перейдите в Администрирование → Печатные формы → Настройки печатных форм
2. Найдите шаблон Товарная накладная (ТОРГ-12)
3. Поставьте галочку Разбивать на страницы по количеству строк
4. Укажите максимальное количество строк на странице (обычно 15-20)

3. Формирование счета-фактуры в 1С

Счет-фактура — это документ, необходимый для принятия НДС к вычету. В большинстве случаев он формируется автоматически на основе документа реализации, но иногда требуется создать его отдельно (например, при получении аванса).

Способ 1. Автоматическое создание из реализации:

1. Откройте документ Реализация товаров и услуг, для которого нужно создать счет-фактуру
2. Нажмите кнопку Создать на основании → Счет-фактура выданный
3. Проверьте автоматически заполненные данные:
   • 📅 Дата и номер должны совпадать с датой отгрузки
   • 📄 Номер счета-фактуры должен идти в хронологическом порядке
   • 💰 Суммы и ставки НДС должны совпадать с накладной

Нажмите Провести и закрыть

Способ 2. Ручное создание счета-фактуры (например, на аванс):

1. Перейдите в раздел Продажи → Счета-фактуры выданные
2. Нажмите Создать и выберите тип операции:
   • 📥 На реализацию — для обычной отгрузки
   • 💵 На аванс — если получен предоплата
   • 🔄 Корректировочный — если нужно исправить ранее выданный счет-фактуру

Заполните реквизиты вручную или подгрузите из документа-основания

Проверьте правильность заполнения полей Покупатель, Грузоотправитель, Грузополучатель

Для счетов-фактур на аванс есть важный нюанс: после отгрузки товара нужно обязательно зарегистрировать счет-фактуру на реализацию и связать его с авансовым. Это необходимо для правильного распределения НДС. Сделать это можно через документ Формирование записей книги продаж в разделе Отчеты → НДС.

4. Особенности для разных систем налогообложения

Требования к оформлению счетов-фактур и накладных зависят от системы налогообложения, которую использует ваша организация. Рассмотрим ключевые различия.

Система налогообложения	Счет-фактура	Товарная накладная	Особенности
ОСНО	Обязательна	Обязательна	Нужно вести книгу продаж и книгу покупок, регистрировать все счета-фактуры
УСН	Не требуется (кроме случаев работы с НДС)	Обязательна	Если выплачиваете НДС (например, при импорте), счета-фактуры нужны
ЕНВД	Не требуется	Обязательна	Счета-фактуры не формируются, но накладные оформляются в обычном порядке
ЕСХН	Не требуется	Обязательна	Аналогично УСН, но с учетом специфики сельхозпроизводителей

Для организаций на УСН и ЕНВД важно помнить: даже если счета-фактуры не требуются, их все равно могут запросить контрагенты на ОСНО для принятия НДС к вычету. В этом случае вы можете выставить счет-фактуру с пометкой "Без налога (НДС)".

Если ваша организация на ОСНО, но работает с покупателями на спецрежимах, в счете-фактуре нужно указывать ставку НДС в зависимости от статуса покупателя:

• 📌 20% — для покупателей на ОСНО
• 📌 Без НДС — для покупателей на УСН/ЕНВД (если они не являются плательщиками НДС)
• 📌 0% — для экспортных операций (при наличии подтверждающих документов)

⚠️ Внимание: С 2026 года вступили в силу новые правила заполнения счетов-фактур при работе с маркированными товарами. В таких документах обязательно указание кода маркировки (DataMatrix) для каждой единицы товара. В 1С это реализовано через дополнительное поле Код маркировки в табличной части документа.

5. Работа с авансами и корректировочными счетами-фактурами

Ситуации с предоплатой (авансами) и изменениями в уже оформленных документах требуют особого подхода. Рассмотрим, как правильно оформить такие операции в 1С.

Счет-фактура на аванс создается, когда покупатель перечислил предоплату за товар. Порядок действий:

1. Зарегистрируйте поступление денег через документ Поступление на расчетный счет (раздел Банк и касса)
2. На основании платежного документа создайте Счет-фактура выданный с типом операции На аванс
3. После отгрузки товара создайте обычный счет-фактуру на реализацию и свяжите его с авансовым через документ Формирование записей книги продаж

Корректировочный счет-фактура нужен, если после отгрузки изменились условия сделки (цена, количество, ставка НДС). Чтобы его создать:

1. Откройте исходный документ реализации
2. Нажмите Создать на основании → Корректировочный счет-фактура
3. Укажите причину корректировки (изменение цены, количества и т.д.)
4. Внесите исправления в табличную часть
5. Проведите документ и зарегистрируйте изменения в книге продаж

Важный момент: корректировочный счет-фактура должен содержать ссылку на исходный документ. В 1С это реализовано через поле Исходный документ, которое заполняется автоматически при создании на основании.

Что будет если не оформить корректировочный счет-фактуру?

Если после отгрузки товара вы изменили цену или количество, но не оформили корректировочный счет-фактуру, это приведет к расхождениям в книге продаж. Налоговая может доначислить НДС и штрафы за неверное ведение учета. Кроме того, покупатель не сможет скорректировать свой налоговый вычет, что может привести к конфликтам.

Для авансов действует правило "180 дней": если товар не отгружен в течение 180 дней после получения аванса, нужно восстановить НДС. В 1С это делается автоматически при проведении документа Формирование записей книги продаж — программа сама рассчитает сумму НДС к восстановлению.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при оформлении счетов-фактур и накладных. Вот наиболее распространенные проблемы и способы их решения:

1. Несовпадение данных в накладной и счете-фактуре

• 🔍 Проблема: Разные суммы, количество или наименования товаров
• ✅ Решение: Всегда создавайте счет-фактуру на основании накладной, а не вручную. В 1С для этого есть кнопка Создать на основании

2. Ошибки в реквизитах контрагента

• 🔍 Проблема: Неверный ИНН, адрес или название организации покупателя
• ✅ Решение: Перед созданием документа проверьте карточку контрагента в справочнике. При необходимости обновите данные по выписке из ЕГРЮЛ

3. Неправильная ставка НДС

• 🔍 Проблема: Указана ставка 20% вместо 10% или наоборот
• ✅ Решение: Настройте правильные ставки НДС в карточках номенклатуры. Для этого откройте справочник Номенклатура, выберите товар и проверьте поле Ставка НДС

4. Пропущенная нумерация документов

• 🔍 Проблема: Пропущен номер счета-фактуры или накладной
• ✅ Решение: В 1С нумерация документов настраивается в Администрирование → Настройки программы → Нумерация документов. Убедитесь, что включена автоматическая нумерация

5. Отсутствие подписи или печати

• 🔍 Проблема: Документ распечатан без подписи или печати
• ✅ Решение: Настройте шаблон печатной формы так, чтобы поля для подписи и печати были видны. В современных версиях 1С это делается через Администрирование → Печатные формы

Еще одна распространенная проблема — дублирование документов. Это происходит, когда один и тот же документ создается дважды (например, при ошибке сети или неаккуратной работе пользователя). Чтобы избежать дублей:

• 🔍 Перед созданием нового документа проверяйте список существующих через Отчеты → Журнал документов
• 🔍 Используйте фильтры по дате, контрагенту и типу документа
• 🔍 Если дубль все же создан, удалите его и перепроведите правильный документ

7. Автоматизация и ускорение работы

Ручное заполнение каждого документа отнимает много времени. К счастью, в 1С есть инструменты для автоматизации рутинных операций.

1. Шаблоны документов

Если вы часто работаете с одними и теми же контрагентами, создайте шаблоны документов:

1. Заполните документ (накладную или счет-фактуру) с типичными данными
2. Нажмите Еще → Сохранить как шаблон
3. Присвойте шаблону понятное имя (например, "Оптовая отгрузка ООО Ромашка")

В следующий раз вы сможете создать документ на основе шаблона за несколько секунд.

2. Групповое создание документов

Если нужно оформить несколько однотипных накладных (например, при отгрузке одному покупателю по нескольким заказам), используйте групповую обработку:

1. Перейдите в Продажи → Реализация товаров и услуг
2. Нажмите Еще → Групповая обработка документов
3. Выберите нужные заказы покупателей и нажмите Создать реализации

3. Автоматическая отправка по Email

Чтобы не отправлять документы вручную, настройте автоматическую рассылку:

1. Откройте документ реализации или счет-фактуру
2. Нажмите Еще → Настройки и отправка по email
3. Укажите email покупателя и шаблон письма
4. Поставьте галочку Отправлять автоматически при проведении

4. Интеграция с ЭДО

Если вы работаете с электронным документооборотом, настройте автоматическую отправку через оператора ЭДО:

1. В карточке контрагента укажите его идентификатор в системе ЭДО (например, в Диадоке)
2. В настройках документа поставьте галочку Отправлять через ЭДО
3. После проведения документ автоматически уйдет контрагенту в электронном виде

8. Проверка и исправление ошибок

Перед отправкой документов контрагенту или сдачей отчетности обязательно проверьте их на ошибки. В 1С есть встроенные инструменты для этого.

1. Проверка документа перед проведением

При нажатии кнопки Провести и закрыть 1С автоматически проверяет документ на критические ошибки (например, отсутствие обязательных реквизитов). Однако некоторые проблемы программа не видит. Рекомендуем дополнительно:

• 🔍 Проверить совпадение сумм в табличной части и итоговых полях
• 🔍 Убедиться, что ставки НДС соответствуют типам товаров
• 🔍 Сверить реквизиты покупателя с договором

2. Журнал документов

Чтобы найти и исправить ошибки в уже проведенных документах, используйте журнал:

1. Перейдите в Отчеты → Журнал документов
2. Установите фильтр по типу документа (например, "Счета-фактуры выданные")
3. Отсортируйте документы по дате или контрагенту
4. Дважды кликните на документ, чтобы открыть и отредактировать

3. Отчет "Анализ счетов-фактур"

Этот отчет помогает найти расхождения между счетами-фактурами и накладными:

1. Перейдите в Отчеты → НДС → Анализ счетов-фактур
2. Укажите период и нажмите Сформировать
3. Обратите внимание на документы, помеченные красным (расхождения) или желтым (потенциальные ошибки)

4. Исправление проведенных документов

Если ошибка найдена после проведения документа, действуйте так:

• 📝 Для накладной: откройте документ, внесите правки и проведите заново. Номер документа останется прежним
• 📄 Для счета-фактуры: если ошибка критичная (неверная сумма, реквизиты), создайте Корректировочный счет-фактуру. Если ошибка незначительная (опечатка), можно перепровести документ с тем же номером

⚠️ Внимание: Если документ уже отправлен контрагенту через ЭДО, изменять его можно только с согласия покупателя. В противном случае может возникнуть расхождение в учете у обеих сторон. Лучше создать новый документ с правильными данными и аннулировать ошибочный.

FAQ: Частые вопросы по счетам-фактурам и накладным в 1С

Можно ли в 1С создать накладную без счета-фактуры?

Да, можно. Товарная накладная (ТОРГ-12) — это самостоятельный документ, подтверждающий передачу товара. Счет-фактура нужен только для целей НДС. Если вы на УСН или ЕНВД и не платите НДС, можно оформлять только накладные. Однако многие контрагенты на ОСНО просят счета-фактуры даже от "упрощенцев" — в этом случае выставляйте документ с пометкой "Без НДС".

Как в 1С пронумеровать счета-фактуры с начала года?

Чтобы сбросить нумерацию счетов-фактур с начала года, перейдите в Администрирование → Настройки программы → Нумерация документов. Найдите строку "Счета-фактуры выданные" и нажмите Изменить. В поле "Периодичность" выберите "Год" и сохраните настройки. Теперь нумерация будет начинаться заново каждый год (например, №1/2026, №2/2026 и т.д.).

Что делать, если в накладной не хватает строк для всех товаров?

Если товаров больше, чем помещается на одном листе формы ТОРГ-12, 1С автоматически разобьет документ на несколько страниц. Чтобы это работало корректно, проверьте настройки печатной формы: перейдите в Администрирование → Печатные формы, найдите шаблон "Товарная накладная (ТОРГ-12)" и убедитесь, что включена опция "Разбивать на страницы по количеству строк". Обычно на одной странице помещается 15-20 строк.

Как в 1С сделать счет-фактуру на возвращенный товар?

Для оформления возврата создайте документ Возврат товаров от покупателя (раздел Продажи). На его основании сформируйте Счет-фактуру выданный с типом операции "На возврат". В этом документе суммы указываются со знаком минус. Не забудьте зарегистрировать его в книге продаж — для этого используйте документ Формирование записей книги продаж с типом операции "Возврат".

Можно ли в 1С изменить дату счета-фактуры после проведения?

Технически дату можно изменить даже после проведения, но это крайне не рекомендуется. Согласно ст. 169 НК РФ, дата счета-фактуры должна соответствовать дате отгрузки (или получения аванса). Если вы ошиблись с датой, лучше создать новый документ с правильной датой и аннулировать ошибочный. В противном случае могут возникнуть расхождения в книге продаж и проблемы при камеральной проверке.