Оформление простоя в 1С — одна из самых частых задач для бухгалтеров и кадровиков, но многие допускают ошибки уже на этапе выбора документа или настройки справочников. Простой может быть вызван разными причинами: от технологических остановок производства до форс-мажоров (пожар, наводнение, санкции). В зависимости от этого меняется и учет в программе. В этой статье разберем пошагово, как правильно отразить простой в 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП)**, чтобы избежать ошибок в расчетах зарплаты, налогах и отчетности.

Многие пользователи путают простой с отпуском или больничным, оформляя его через неверные документы. Это приводит к неправильному начислению оплаты, искажению данных в 6-НДФЛ и даже штрафам от налоговой. Мы покажем, какие ключевые настройки нужно проверить перед оформлением, какие документы использовать в разных ситуациях, и как автоматически рассчитать оплату за простой согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 157).

Если вы работаете в 1С:ERP или отраслевых решениях (например, 1С:Управление производственным предприятием), принципы будут аналогичными, но могут отличаться пути к меню и названия документов. В статье мы сфокусируемся на самых распространенных конфигурациях — 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП, так как они покрывают 80% случаев.

Почему важно правильно оформить простой в 1С

Простой — это временная приостановка работы по причинам, не зависящим от сотрудника. В отличие от отпуска или больничного, здесь есть нюансы:

  1. Оплата зависит от причины простоя (по вине работодателя или нет).
  2. Влияет на расчет НДФЛ, страховых взносов и среднего заработка.
  3. Требует отдельного отражения в РСВ и 6-НДФЛ.

Если оформить простой как отпуск за свой счет, сотрудник потеряет в оплате, а компания — в налогах. Например, при простое по вине работодателя оплата составляет не менее 2/3 среднего заработка (ст. 157 ТК РФ), тогда как отпуск без сохранения зарплаты не оплачивается вовсе.

Кроме того, неправильное оформление искажает данные для:

  • 📊 Аналитики по фонду оплаты труда (ФОТ).
  • 📑 Отчетности в ПФР и ФНС (например, в СЗВ-ТД).
  • 🔄 Расчета компенсаций при увольнении.
📊 Как часто вам приходится оформлять простой в 1С?
Ежемесячно
Раз в квартал
Реже 1 раза в год
Никогда

Подготовка справочников перед оформлением простоя

Прежде чем создавать документ, проверьте настройки в справочниках. Это избавит от ошибок при расчете оплаты.

1. Справочник "Причины простоя"

Перейдите в Справочники → Кадровый учет → Причины простоя. Здесь должны быть заведены все возможные варианты, например:

  • 🔧 Технические неисправности оборудования.
  • 🌪️ Форс-мажор (пожар, наводнение).
  • 📉 Экономические причины (снижение спроса).
  • 🚫 Простой по вине работника.

Если нужной причины нет — добавьте ее через кнопку Создать. Укажите:

- Наименование (например, "Авария на производстве").

- Код (для удобства поиска).

- Тип простоя (по вине работодателя или нет) — это повлияет на оплату.

💡

Если в вашей базе нет справочника "Причины простоя", проверьте, не скрыт ли он в настройках интерфейса. Включите его через Администрирование → Настройки программы → Кадровый учет

2. Настройка видов расчета

Оплата простоя рассчитывается через виды расчета в 1С:ЗУП. Убедитесь, что в справочнике Виды расчета (Справочники → Зарплата → Виды расчета) есть следующие элементы:

Наименование Тип Используется для
Оплата простоя (по вине работодателя) Начисление Расчет 2/3 среднего заработка
Оплата простоя (не по вине работодателя) Начисление Расчет в размере оклада (если предусмотрено)
Простой без оплаты Удержание Если простой не оплачивается

Если видов расчета нет — создайте их вручную или воспользуйтесь типовыми настройками через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Типовые операции.

Что делать, если в 1С нет справочника "Виды расчета"?

Это означает, что у вас либо устаревшая версия программы, либо отключен функционал кадрового учета. Обновите конфигурацию или включите модуль "Зарплата" в настройках.

Пошаговая инструкция: как оформить простой в 1С:ЗУП

Рассмотрим процесс на примере простоя по вине работодателя (самый частый случай).

Шаг 1. Создание документа "Простой"

Перейдите в раздел Зарплата → Простои и нажмите Создать». Заполните поля:

  • 📅 Дата начала/окончания — период простоя.
  • 👤 Сотрудник — выберите из справочника.
  • 🔧 Причина простоя — укажите из заранее созданного справочника.
  • 💰 Оплата — выберите соответствующий вид расчета (например, "Оплата простоя (по вине работодателя)").

Если простой касается нескольких сотрудников, используйте групповой ввод через кнопку Заполнить → По списку сотрудников.

Шаг 2. Расчет оплаты

После сохранения документа программа автоматически рассчитает сумму оплаты исходя из:

- Среднего заработка сотрудника за последние 12 месяцев.

- Количества дней/часов простоя.

- Коэффициента (2/3 для простоя по вине работодателя).

Проверьте расчет в документе Начисление зарплаты (Зарплата → Начисление зарплаты). Оплата простоя должна отобразиться отдельной строкой.

Дата начала не раньше даты приема сотрудника на работу|

Причина простоя соответствует реальной ситуации|

Вид расчета выбран правильно (по вине работодателя/не по вине)|

Указано корректное количество дней/часов-->

Шаг 3. Проводки и отражение в бухучете

В 1С:Бухгалтерия оплата простоя отразится следующими проводками: 

Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 70

где:

- Дт 20/23/25/26/44 — счет затрат в зависимости от подразделения сотрудника.

- Кт 70 — расчеты с персоналом по оплате труда.

Если простой не оплачивается, проводок не будет, но документ все равно нужно создать для корректной аналитики.

💡

Оплата простоя облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях. Исключение — простой по вине работника (если не оплачивается).

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерия 8.3

Если вы работаете только в 1С:Бухгалтерия (без ЗУП), процесс будет немного другим. Здесь простой оформляется через документ Начисление зарплаты с ручным добавлением строки.

Инструкция для 1С:Бухгалтерия

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты.

2. Выберите сотрудника и месяц.

3. Добавьте новую строку с видом начисления "Оплата простоя".

4. Укажите количество дней/часов и сумму (рассчитывается вручную или по формуле).

5. Проводите документ.

В этом случае важно:

- Правильно указать статью затрат (например, "Оплата простоя").

- Проверить, чтобы сумма соответствовала требованиям ТК РФ.

💡

В 1С:Бухгалтерия нет отдельного справочника "Причины простоя". Используйте поле "Комментарий" в документе, чтобы указать причину.

Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при оформлении простоя. Вот самые распространенные:

1. Неверный выбор причины простоя

Если указать не ту причину (например, "по вине работника" вместо "по вине работодателя"), программа неправильно рассчитает оплату. Проверяйте:

- Справочник "Причины простоя" заполнен корректно.

- В документе выбрана верная причина.

2. Оформление простоя как отпуска или больничного

Это приводит к:

- Недоплате сотруднику (если оформили как отпуск за свой счет).

- Переплате страховых взносов (если оформили как больничный).

🔹 Как проверить:

- В отчете Анализ начислений по сотрудникам (Зарплата → Отчеты) простой должен отображаться отдельно от отпусков и больничных.

3. Неучтенные часы простоя

Если сотрудник простаивал не полный день, а несколько часов, нужно указать точное время в документе. Иначе оплата будет рассчитана некорректно.

Что будет, если не оформить простой в 1С?

Бухгалтерия не сможет правильно рассчитать зарплату, а в отчетности (например, в 6-НДФЛ) появятся расхождения. Налоговая может запросить пояснения или доначислить налоги.

Как отразить простой в отчетности

Простой влияет на несколько видов отчетности. Разберем, где и как его учитывать.

1. 6-НДФЛ

Оплата простоя включается в раздел 2 формы 6-НДФЛ:

- По строке 100 — дата фактического получения дохода (день выплаты зарплаты).

- По строке 130 — сумма начисленного НДФЛ.

Если простой не оплачивался, в 6-НДФЛ он не отражается.

2. РСВ (Расчет по страховым взносам)

Оплата простоя включается в базу для начисления страховых взносов (кроме случаев, когда простой не оплачивается). Указывается в:

- Приложении 1 (по страховым взносам на ОПС).

- Приложении 2 (по взносам на ОМС и ВНиМ).

3. СЗВ-ТД

В СЗВ-ТД простой отражается как период без сохранения зарплаты (если не оплачивается) или как период с выплатой (если оплачивается). Код причины:

- ПРОСТОЙ — для простоя по вине работодателя.

- НВ — для простоя не по вине работодателя (если не оплачивается).

💡

Если простой длился менее одного дня, в СЗВ-ТД его можно не отражать (письмо ПФР от 25.02.2020 № ЛЧ-08-24/2547).

Частые вопросы по простою в 1С

Как оформить простой, если сотрудник работает на 0,5 ставки?

В этом случае оплата простоя рассчитывается пропорционально ставке. В документе "Простой" укажите фактическое количество часов простоя (например, 4 часа вместо 8). Программа автоматически скорректирует сумму.

Можно ли оформить простой задним числом?

Да, но нужно учитывать:

  • Если простой был в прошлом месяце, пересчитайте зарплату через документ Корректировка зарплаты.
  • Если простой повлиял на страховые взносы, подайте уточненный РСВ.

Как отразить простой в табеле учета рабочего времени?

В табеле простой обозначается:

  • 🔹 РП — простой по вине работодателя.
  • 🔹 НП — простой не по вине работодателя.
  • 🔹 ВП — простой по вине работника (если не оплачивается).

Эти коды автоматически подставляются при проведении документа "Простой".

Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты простоя?

Да, оплата простоя облагается НДФЛ на общих основаниях (13% для резидентов РФ). Исключение — если простой не оплачивается (например, по вине работника).

Как отразить простой в 1С:ERP или 1С:УПП?

В этих конфигурациях простой оформляется аналогично, но документы могут называться иначе:

  • В 1С:ERP: Кадровые документы → Простои.
  • В 1С:УПП: Зарплата → Простои и невыходы.

Логика расчета и проводки те же, что и в 1С:ЗУП.