Как сделать приказ об увольнении в 1С ЗУП: инструкция с примерами и типичными ошибками

Оформление увольнения сотрудника — одна из самых ответственных кадровых операций, где ошибка в документах может обернуться штрафами от трудовой инспекции или судебными исками. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 приказ об увольнении формируется автоматически, но только при правильной последовательности действий. Эта статья поможет разобраться, как создать документ без ошибок, учесть все нюансы Трудового кодекса и избежать типичных проблем при печати формы Т-8.

Многие бухгалтеры и кадровики сталкиваются с трудностями: то дата увольнения не совпадает с последним рабочим днём, то основание указано неверно, то документ не проводится из-за ошибок в предыдущих кадровых приказах. Мы подробно разберём каждый этап — от проверки данных сотрудника до генерации печати формы с учётом последних изменений в 1С ЗУП.

Особое внимание уделим распространённым ошибкам, которые приводят к сбоям в программе: несоответствие дат в кадровых документах, отсутствие записи в трудовой книжке (для электронных трудовой), неправильное указание статьи ТК РФ. Также покажем, как исправить уже созданный приказ, если обнаружились неточности.

1. Подготовка к созданию приказа: проверка данных сотрудника

Прежде чем формировать приказ об увольнении, обязательно проверьте актуальность информации о сотруднике в базе. Несоответствие данных в карточке и реальном положении дел (например, неверный отдел или должность) приведёт к ошибкам при проведении документа.

Откройте карточку сотрудника через меню Кадры → Сотрудники и убедитесь, что:

• 📌 Должность и подразделение соответствуют последнему кадровому приказу (проверьте историю изменений в разделе Кадровая история).
• 📅 Дата приёма на работу совпадает с трудовой книжкой (для электронных — с данными в ЕГАИС Занятость).
• 🔄 Статус сотрудника — «Работает» (если уже есть запись об увольнении, придётся отменять предыдущий приказ).

Если обнаружились расхождения, сначала внесите исправления через документ Кадровый перевод или Изменение кадровых данных. Например, если сотрудник был переведён в другой отдел, но это не отражено в 1С, приказ об увольнении не проведётся с ошибкой "Несоответствие кадровых данных".

⚠️ Внимание: Если в карточке сотрудника есть несоответствия с реальными кадровыми приказами (например, должность в 1С — «Менеджер», а по факту — «Старший менеджер»), после увольнения это может стать основанием для признания приказа недействительным. Проверяйте данные по Кадровая история → Приказы по сотруднику.

2. Создание приказа об увольнении: пошаговая инструкция

Перейдите в раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и нажмите Создать → Увольнение. Откроется форма документа, где нужно заполнить ключевые поля:

1. Сотрудник: выберите из справочника (если имя не отображается, проверьте фильтры по подразделениям).

2. Дата увольнения: укажите последний рабочий день (не дату подписания приказа!).

3. Основание увольнения: выберите из классификатора (например, "Собственное желание (п. 3 ст. 77 ТК РФ)").

4. Дата документа-основания: для увольнения по собственному желанию — дата написания заявления.

После заполнения основных полей нажмите Записать, затем Провести и закрыть. Если программа выдаёт ошибку типа "Не найдена запись о приёме на работу", значит, в базе нет действующего кадрового приказа для этого сотрудника — нужно сначала восстановить цепочку документов.

Указан верный сотрудник|Дата увольнения ≠ дате приказа|Основание соответствует ТК РФ|Есть документ-основание (заявление, соглашение)|Проверены кадровые данные в карточке-->

3. Особенности заполнения основания увольнения

От правильности указания основания увольнения зависит не только корректность документа в 1С, но и законность увольнения в целом. В программе есть предопределённый список оснований, но иногда требуется ручная корректировка.

Рассмотрим самые распространённые варианты:

• 📝 Собственное желание (п. 3 ст. 77 ТК РФ): обязательно укажите дату подачи заявления (должна быть не позднее чем за 2 недели до увольнения, если нет соглашения о досрочном расторжении).
• 🤝 Соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ): прикрепите скан соглашения через кнопку Дополнительно → Файлы.
• 🚪 Сокращение штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ): проверьте, что в 1С есть приказ о сокращении и уведомление сотрудника (документ Уведомление о сокращении).
• 📉 Прогул (пп."а" п. 6 ст. 81 ТК РФ): требуется приказ о дисциплинарном взыскании (если его нет, 1С не даст провести увольнение).

Если нужного основания нет в списке, его можно добавить через Справочники → Классификаторы → Основания увольнения. Например, для увольнения по истечении срока трудового договора (п. 2 ст. 77 ТК РФ) может потребоваться создать новое основание, если оно не предусмотрено в шаблоне базы.

⚠️ Внимание: При увольнении по инициативе работодателя (например, за прогул) 1С потребует указать реквизиты приказа о дисциплинарном взыскании. Если такого приказа нет в базе, документ об увольнении не проведётся. Сначала оформите взыскание через Кадры → Дисциплинарные взыскания.

4. Печать формы Т-8 и электронная трудовая книжка

После проведения приказа нужно сформировать печатную форму Т-8. Для этого откройте созданный документ и нажмите Печать → Форма Т-8. Программа автоматически подтянет данные из документа, но некоторые поля могут потребовать ручной корректировки:

1. Номер приказа: по умолчанию проставляется следующий по порядку, но его можно изменить вручную.

2. Дата составления: должна совпадать с датой документа в 1С (не путать с датой увольнения!).

3. Подписи: проверьте, что в шаблоне указаны правильные должности (например, не"Бухгалтер", а"Директор").

Для сотрудников с электронной трудовой книжкой (с 2020 года) дополнительно нужно:

• 📄 Отправить сведения в ЕГАИС Занятость через Кадры → Отчётность по кадровому учёту → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД).
• 🔗 Прикрепить скриншот подтверждения из личного кабинета работника на портале"Работа в России" (по запросу сотрудника).

Тип трудовой книжки	Действия в 1С ЗУП	Сроки
Бумажная	Печать формы Т-8, запись в трудовой книжке (документ Запись в трудовой книжке)	В день увольнения
Электронная	Формирование СЗВ-ТД, отправка в ЕГАИС	Не позднее следующего дня после увольнения
Смешанная (переходный период)	Форма Т-8 + СЗВ-ТД + запись в бумажной книжке (если сотрудник не отказался)	В день увольнения

5. Типичные ошибки и как их исправить

Даже опытные пользователи 1С ЗУП сталкиваются с ошибками при увольнении. Вот самые частые проблемы и способы их решения:

1. Ошибка:"Не найдена запись о приёме на работу"

✅ Решение: Проверьте, есть ли в базе документ Приём на работу для этого сотрудника. Если его нет, восстановите через Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу (указывайте дату приёма из трудовой книжки).

2. Ошибка:"Дата увольнения раньше даты последнего кадрового приказа"

✅ Решение: Это означает, что в базе есть более поздний перевод или изменение условий труда. Отмените последний кадровый документ или перенесите дату увольнения.

3. Ошибка при печати Т-8:"Не заполнено поле'Основание'"

✅ Решение: Вернитесь в документ увольнения и проверьте, что выбрано основание из классификатора (не вручную введено!). Если нужного основания нет, добавьте его в справочник.

4. Не проводится СЗВ-ТД для электронной трудовой

✅ Решение: Убедитесь, что в карточке сотрудника отмечен флаг Электронная трудовая книжка и заполнен СНИЛС. Также проверьте настройки обмена с ЕГАИС в Администрирование → Организации → Настройки отчётности.

Если ошибка нечная, воспользуйтесь Журналом регистрации (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации) — там будет подробное описание проблемы с указанием документа, который её вызвал.

Что делать, если приказ проведён с ошибкой?

Если документ уже проведён, но обнаружены неточности (например, неверная статья ТК РФ), не удаляйте его! Вместо этого:

1. Создайте новый приказ об увольнении с правильными данными.

2. В старом приказе нажмите Действия → Отменить проведение.

3. Удалите ошибочный документ (если он не повлиял на расчёты зарплаты).

Если ошибка повлияла на начисления (например, неверное выходное пособие), потребуется перерасчёт через документ Корректировка зарплаты.

6. Проверка корректности увольнения: контрольный чек-лист

Перед тем как закрывать документ, выполните финальную проверку:

• 🔍 Дата увольнения совпадает с последним рабочим днём (включительно).
• 📑 Основание соответствует статье ТК РФ и документу-основанию (заявлению, соглашению).
• 💰 Начисления: если положено выходное пособие, проверьте его в Зарплата → Все начисления.
• 📊 Отчётность: для электронной трудовой сформирован и отправлен СЗВ-ТД.
• 📂 Архив: скан приказа и сопутствующих документов (заявления, соглашения) прикреплены к карточке сотрудника.

Если сотрудник уволен по сокращению штата, 1С должна автоматически заблокировать возможность его повторного приёма на ту же должность в течение 2 месяцев (согласно ст. 179 ТК РФ). Проверьте это через Кадры → Вакансии — должность должна быть отмечена как"Сокращена".

После увольнения рекомендуется запустить отчёт Анализ кадровых данных (Кадры → Отчёты по кадрам) и отфильтровать его по уволенному сотруднику. Это поможет убедиться, что все данные корректны и нет"висящих" записей (например, не закрытых больничных или отпусков).

7. Автоматизация увольнений: полезные настройки 1С ЗУП

Чтобы упростить работу с увольнениями, настройте в 1С следующие параметры:

1. Шаблоны приказов:

Создайте стандартные шаблоны для часто используемых оснований (например,"Собственное желание" или"Сокращение") через Администрирование → Печатные формы → Настройка печатных форм. Это сэкономит время при заполнении.

2. Автоматическая отправка СЗВ-ТД:

Включите автоматическую отправку сведений в ЕГАИС при проведении увольнения: Администрирование → Организации → Настройки отчётности → Электронные трудовые книжки.

3. Контроль дат:

Настройте предупреждения о приближающихся увольнениях (например, за 3 дня) через Администрирование → Настройки программы → Кадровый учёт → Контроль кадровых данных.

4. Интеграция с электронным документооборотом:

Если в компании используется 1С:Документооборот или Диадок, настройте автоматическую отправку приказов об увольнении на подпись через Администрирование → Интеграция → Настройки обмена.

⚠️ Внимание: При массовых увольнениях (например, при ликвидации организации) не создавайте приказы по одному! Используйте групповую обработку через Кадры → Групповая обработка → Массовое увольнение. Это ускорит процесс и минимизирует ошибки.

FAQ: Частые вопросы об увольнении в 1С ЗУП

Как уволить сотрудника, если в 1С нет его карточки?

Если сотрудник числится в организации, но его нет в базе 1С, сначала создайте карточку через Кадры → Сотрудники → Создать. Укажите дату приёма на работу (даже если она была давно) и заполните минимальные данные: ФИО, СНИЛС, подразделение. После этого можно оформлять увольнение.

Если дата приёма неизвестна, укажите приблизительную, но после увольнения внесите корректировку через документ Корректировка кадровых данных.

Можно ли отменить приказ об увольнении, если сотрудник передумал?

Да, но только если документ ещё не проведён или не сданы отчётные формы (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ). Для отмены:

1. Откройте приказ об увольнении.
2. Нажмите Действия → Отменить проведение.
3. Удалите документ или оставьте его в статусе"Не проведён" (если нужно сохранить историю).

Если СЗВ-ТД уже отправлен в ЕГАИС, потребуется подавать корректирующий отчёт с типом"Отмена".

Как в 1С ЗУП указать увольнение по соглашению сторон с выплатой компенсации?

1. Создайте приказ об увольнении с основанием "Соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ)".

2. В разделе Дополнительно → Выплаты при увольнении добавьте строку с типом "Компенсация по соглашению" и укажите сумму.

3. После проведения документа проверьте начисление в Зарплата → Все начисления — там должна появиться строка с компенсацией.

4. Прикрепите скан соглашения к документу через кнопку Файлы.

Почему в печатной форме Т-8 не отображается подпись директора?

Это связано с настройками печатной формы. Чтобы исправить:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы → Настройка печатных форм.
2. Найдите форму Т-8 и нажмите Изменить.
3. В разделе Подписи проверьте, что указаны должность и ФИО уполномоченного лица (директора или кадрового специалиста).
4. Сохраните изменения и переформируйте печатную форму.

Если подпись по-прежнему не отображается, обновите шаблон формы через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Обновить.

Как уволить сотрудника, который находится в отпуске или на больничном?

По закону уволить сотрудника в период отпуска или больничного можно только в двух случаях:

• 🏥 Ликвидация организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ).
• 📉 Сокращение штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ), но только если невозможно перевести сотрудника на другую должность.

В остальных случаях (например, по собственному желанию) дату увольнения нужно перенести на день после закрытия больничного или окончания отпуска.

В 1С это отразится так:

1. Если сотрудник на больничном: проверьте дату закрытия листа нетрудоспособности в документе Больничный лист и укажите дату увольнения не раньше следующего дня.
2. Если в отпуске: посмотрите дату окончания отпуска в документе Отпуск и назначьте увольнение на следующий день.