В современной розничной торговле ситуация, когда клиент оставляет деньги за товар заранее, встречается всё чаще. Это может быть заказ редкой модели техники, бронирование товара на складе или просто внесение аванса для фиксации цены. Для бухгалтера и кассира важно понимать, как корректно отразить эти операции в 1С Розница, чтобы не возникло проблем с закрытием кассовой смены и учётом взаиморасчётов.
Программа 1С Розница предоставляет гибкий инструментарий для работы с авансами. Однако, в отличие от обычной продажи, где деньги и товар переходят из рук в руки одновременно, предоплата требует особого внимания к регистрам накопления.
В этой статье мы подробно разберём весь цикл работы с предоплатой: от первичной настройки видов расчётов до финального закрытия обязательств при выдаче товара. Вы научитесь избегать типичных ошибок, которые приводят к «минусовым» остаткам на кассе или некорректным проводкам в бухгалтерском учёте.
Настройка видов оплаты для авансов
Прежде чем принимать деньги от клиента, необходимо убедиться, что в системе заведён соответствующий вид расчётов. По умолчанию в программе могут быть настроены только наличные и безналичные оплаты для мгновенной продажи. Для работы с предоплатой потребуется создать отдельный тип, который будет указывать на то, что товар ещё не отгружен.
Перейдите в раздел НСИ и администрирование, затем выберите пункт Розница и найдите ссылку Виды оплат. Здесь вам нужно создать новую запись. Назовите её, например, «Предоплата наличными» или «Аванс по заказу». В поле «Вид расчётов» обязательно укажите значение Предоплата. Именно этот параметр сообщает системе, что данная транзакция не закрывает задолженность по реализации немедленно.
- 📌 Создайте отдельный вид оплаты для каждого способа внесения аванса (карта, наличные, безнал).
- 📌 Убедитесь, что галочка «Использовать в рознице» активна для нового вида расчётов.
- 📌 Проверьте настройки эквайринга, если планируете принимать предоплату банковской картой.
Если вы используете несколько точек продаж, проверьте, что новый вид оплаты доступен во всех необходимых ККМ. Иногда бывает так, что настройка сделана в головном офисе, но на кассе кассир не видит нужной кнопки из-за ограничений прав доступа или синхронизации.
⚠️ Внимание: Не путайте вид расчётов «Предоплата» с видом операции «Займ» или «Возврат». Неправильный выбор приведёт к тому, что деньги попадут в кассу, но не «повиснут» на счёте авансов от покупателей, что усложнит сверку в конце месяца.
Оформление заказа клиента с авансом
Процесс приёма денег начинается с оформления документа Заказ клиента. Это основной документ, который фиксирует намерение покупателя и состав бронируемого товара. В интерфейсе кассира или менеджера по продажам создайте новый заказ, выберите контрагента (физическое или юридическое лицо) и добавьте необходимые позиции номенклатуры.
На вкладке Оплата вы увидите таблицу с планом платежей. Здесь необходимо указать сумму, которую клиент вносит прямо сейчас. Система автоматически рассчитает остаток к доплате. Критически важно выбрать тот вид расчётов, который мы создали на предыдущем этапе. Если выбрать обычную оплату, программа попытается сразу провести реализацию, чего делать нельзя, так как товар ещё не отгружен.
После заполнения всех полей проведите документ. В этот момент в системе сформируются движения по регистрам, отражающие получение денежных средств. Товар при этом остаётся на складе, но может быть зарезервирован в зависимости от настроек резервирования в карточке номенклатуры.
☑️ Проверка перед проведением заказа
Обратите внимание на статус заказа. После проведения он должен перейти в состояние «К оплате» или «Частично оплачен», в зависимости от того, внес ли клиент полную сумму аванса или только её часть. Это позволит менеджеру легко отслеживать, какие заказы ждут оплаты, а какие готовы к отгрузке.
Приём денежных средств в кассе ККМ
Непосредственно приём денег осуществляется через документ Чек ККМ или через рабочее место кассира. Если вы работаете в режиме «Рабочее место кассира», то после открытия заказа клиента нажмите кнопку Оплатить. В открывшемся окне выберите способ оплаты, соответствующий внесённому авансу.
При пробитии чека фискальный регистратор может вести себя по-разному в зависимости от версии прошивки и настроек 1С Розница. В некоторых случаях чек печатается как «Чек коррекции» или просто как приходный ордер, если отгрузка товара не происходит. Убедитесь, что в настройках торгового оборудования указано, что данный тип чека не требует обязательного указания состава товаров для фискализации, если законодательство вашей страны это допускает для авансовых платежей.
Путь к настройкам печати: НСИ и администрирование → Розница → Чек ККМ → Печать чекаПосле успешной оплаты документ Чек ККМ будет проведён. Денежные средства поступят в кассу ККМ. Важно, чтобы кассир пересчитал наличность в конце смены и сдал отчёт, где эта сумма будет фигурировать как выручка, но с учётом того, что она является авансом.
Всегда просите клиента сохранить чек о внесении предоплаты. В случае спорных ситуаций (например, покупатель забыл, сколько он внёс) этот документ будет единственным доказательством в базе 1С и для самого клиента.
Реализация товара после внесения предоплаты
Самый ответственный момент наступает, когда клиент приходит за товаром. Теперь необходимо закрыть аванс и отгрузить продукцию. Для этого найдите ранее созданный Заказ клиента в списке документов. Статус заказа должен позволять проведение реализации.
На основании заказа создайте документ Чек ККМ с видом операции Продажа. В этом чеке вы указываете состав товаров, которые фактически передаёте покупателю. В табличной части оплаты система автоматически подтянет сумму внесённой ранее предоплаты. Вам нужно лишь убедиться, что итоговая сумма чека совпадает с суммой заказа.
Если клиент доплачивает разницу (так как аванс был частичным), добавьте вторую строку оплаты с видом расчётов «Наличные» или «Безналичные» на сумму остатка. Если же предоплата покрывала 100% стоимости, то вторая строка не нужна, и зачёт произойдёт автоматически.
| Этап операции | Документ в 1С | Движение денег | Движение товара |
|---|---|---|---|
| Внесение аванса | Заказ клиента / Чек ККМ | Поступление в кассу | Нет (только резерв) |
| Выдача товара | Чек ККМ (Реализация) | Зачёт аванса | Списание со склада |
| Доплата остатка | Чек ККМ (Реализация) | Поступление в кассу | Нет |
| Возврат аванса | Возврат товаров от клиента | Выдача из кассы | Нет |
После проведения чека реализации товар списывается с баланса организации, а долг перед покупателем (аванс) обнуляется. В отчётах по продажам эта операция отразится как обычная выручка текущего дня, хотя деньги физически могли быть получены ранее.
Возврат предоплаты покупателю
Иногда случается так, что сделка срывается: товар закончился, клиент передумал или изменились условия поставки. В этом случае возникает необходимость вернуть внесённые деньги. Процедура возврата предоплаты в 1С Розница имеет свои нюансы и отличается от возврата товара.
Для возврата необходимо создать документ Возврат товаров от клиента, но с особыми настройками. Выберите вид операции Возврат от покупателя и укажите документ-основание — тот самый Заказ клиента или Чек ККМ, по которому была внесена предоплата. Система предложит вернуть деньги тем же способом, которым они были получены.
⚠️ Внимание: Возврат наличной предоплаты возможен только из той кассы, куда она была внесена, и желательно в ту же смену. Если смена уже закрыта, потребуется оформление расходного кассового ордера или возврат через операционную кассу в зависимости от учётной политики.
Если предоплата была внесена безналичным путём, возврат также должен быть безнадёжным. Прямая выдача наличных из кассы за безнадёжный аванс является нарушением кассовой дисциплины и может повлечь штрафы при проверке. В документе возврата укажите реквизиты счёта покупателя для перечисления средств.
Что делать, если клиент потерял чек предоплаты?
В этом случае необходимо найти документ «Заказ клиента» или «Чек ККМ» в базе 1С по дате, сумме или фамилии покупателя. На основании найденного документа можно оформить возврат, но в комментарии к операции обязательно укажите причину отсутствия оригинала чека и приложите объяснительную записку от покупателя, если это требуется внутренней инструкцией.
Анализ и отчётность по авансам
Для контроля за движением предоплат руководителю и бухгалтеру удобно использовать специализированные отчёты. Стандартный отчёт Валовая прибыль может не совсем корректно отображать ситуацию с авансами, так как показывает выручку по моменту отгрузки, а не поступления денег.
Используйте отчёт Анализ состояния расчётов с клиентами. Он позволяет увидеть список всех контрагентов, у которых есть положительное сальдо (долг организации перед клиентом в виде невыполненных обязательств). Фильтр по виду расчётов «Предоплата» поможет отсечь обычную дебиторскую задолженность.
Также полезен отчёт Продажи с группировкой по видам расчётов. Он покажет, какая часть выручки сформирована за счёт текущих платежей, а какая — за счёт закрытия ранее полученных авансов. Это важно для планирования cash flow (денежного потока) компании.
Регулярная сверка отчёта по авансам с фактическим наличием зарезервированного товара на складе предотвратит ситуации, когда деньги за товар взяты, а товар уже продан другому покупателю.
Не забывайте проводить инвентаризацию расчётов с покупателями хотя бы раз в квартал. Это поможет выявить «зависшие» авансы, по которым товар так и не был выдан, и своевременно связаться с клиентами для завершения сделки или возврата средств.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли принять предоплату, если товара нет в наличии?
Да, 1С Розница позволяет оформить заказ клиента и принять деньги даже при нулевом остатке на складе. Однако, рекомендуется настроить резервирование под заказ, чтобы при поступлении товара на склад он автоматически закреплялся за этим клиентом и не был продан «с колёс» другому покупателю.
Нужно ли пробивать чек ККМ при получении аванса?
Согласно современному законодательству (54-ФЗ в РФ), при получении предоплаты чек пробивать обязательно. В чеке указывается признак расчёта «Аванс» и сумма предоплаты. При последующей отгрузке товара пробивается второй чек с признаком «Полный расчёт», где сумма предоплаты указывается как зачтённая.
Что делать, если при реализации сумма товара изменилась?
Если цена товара при выдаче стала выше, чем при заказе, система предложит клиенту доплатить разницу в чеке реализации. Если цена снизилась, образуется переплата. Её можно либо вернуть клиенту отдельным документом возврата, либо оставить на счёте как аванс под будущие покупки, оформив это документально.
Как отразить предоплату в бухгалтерском учёте (1С Бухгалтерия)?
При выгрузке данных из 1С Розница в 1С Бухгалтерию, документы «Заказ клиента» с видом расчётов «Предоплата» формируют проводки по счёту 62.02 (Авансы полученные). При реализации эти авансы закрываются проводками в корреспонденции со счётом 90.01 (Выручка).
Можно ли объединить несколько предоплат от одного клиента в один чек?
Технически можно принять несколько платежей по одному заказу. Однако, для упрощения учёта и работы с фискальным регистратором, лучше стремиться к тому, чтобы один заказ клиента закрывался одним финальным чеком реализации._multiple