Сдача квартиры в аренду через 1С: от договора до декларации

Вкладка Условия оплаты:

• Укажите Способ оплаты: наличный/безналичный расчет.
• Если оплата безналичная, привяжите Банковский счет (ваш расчетный счет или карту).
• Добавьте график платежей (например, 5-е число каждого месяца).

• Сохраните договор и проведите его.

После создания договора его можно распечатать (Печать → Договор аренды) и подписать с арендатором. В 1С есть шаблоны договоров, но их часто требуется доработать под специфику аренды жилья (например, добавить пункты о коммунальных платежах, ремонте, штрафах за просрочку).

⚠️ Внимание: Если вы сдаете квартиру через агентство, в договоре должны быть прописаны комиссии агентства и порядок их удержания. В 1С это оформляется отдельным документом Комиссия агента (раздел Покупатели и продажи).

Образец текста для договора аренды в 1С

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Арендодатель передает, а Арендатор принимает в аренду квартиру по адресу: [адрес], общей площадью [кв.м], состоящую из [количество] комнат, для использования в жилых целях.

1.2. Срок аренды: с [дата] по [дата].

2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА

2.1. Размер арендной платы составляет [сумма] рублей в месяц, в том числе НДС [сумма] (если применимо).

2.2. Оплата производится не позднее [число] числа каждого месяца путем перечисления на расчетный счет Арендодателя: [реквизиты].

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

[...]

4. Учет доходов от аренды: проводки и документы

Доходы от аренды в 1С фиксируются с помощью документов Поступление на расчетный счет (для безналичных платежей) или Приходный кассовый ордер (для наличных). Рассмотрим оба варианта.

4.1. Безналичный расчет (перевод на счет или карту)

Если арендатор переводит деньги на ваш расчетный счет или карту, оформите документ:

1. Перейдите в Банк и касса → Банковские выписки и нажмите Поступление.

2. Выберите Оплата от покупателя.

3. Укажите контрагента (арендатора) и договор аренды.

4. В поле Сумма введите поступившую оплату.

5. На вкладке Расшифровка платежа добавьте строку с номенклатурой "Аренда квартиры" и количеством 1 месяц.

6. Укажите статью движения денежных средств (например, "Поступления от аренды").

7. Проведите документ.

После проведения документа в 1С автоматически сформируются проводки:

• 💳 Дт 51 (расчетный счет) — Кт 62.01 (расчеты с покупателями) — поступление денег
• 📝 Дт 62.01 — Кт 90.01.1 (выручка от аренды) — признание дохода
• 💰 Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДФЛ) — начисление налога (для ИП/физлиц на ОСНО)

4.2. Наличный расчет

Если арендатор платит наличными, используйте документ Приходный кассовый ордер (Банк и касса → Кассовые документы):

1. Создайте новый Приходный кассовый ордер.
2. В поле Контрагент выберите арендатора.
3. Укажите сумму и статью движения денежных средств ("Арендная плата").
4. На вкладке Печать можно распечатать квитанцию для арендатора.

Проводки будут аналогичны безналичному расчету, но вместо счета 51 (расчетный счет) используется счет 50.01 (касса).

Тип платежа	Документ в 1С	Проводки (Debit/Credit)	Налоговый учет
Безналичный расчет	Поступление на расчетный счет	Дт 51 — Кт 62.01 Дт 62.01 — Кт 90.01.1	Доход учитывается в день поступления денег (кассовый метод) или по начислению (метод начисления)
Наличный расчет	Приходный кассовый ордер	Дт 50.01 — Кт 62.01 Дт 62.01 — Кт 90.01.1	Требуется оформление кассового чека (для ИП/ООО на ОСНО или УСН с торговлей)
Аванс за несколько месяцев	Поступление на расчетный счет с отметкой "Аванс"	Дт 51 — Кт 62.02 Дт 62.02 — Кт 62.01 (при зачете аванса)	Доход признается по мере оказания услуги (ежемесячно), а не единовременно

⚠️ Внимание: Если вы принимаете арендную плату наличными, обязательно выдавайте арендатору квитанцию или чек (для ИП/ООО — через онлайн-кассу). Без документального подтверждения дохода налоговая может не принять расходы при УСН"доходы минус расходы" или ОСНО.

💡

Чтобы не пропустить платежи, настройте в 1С напоминания о датах оплаты. Для этого в договоре аренды укажите график платежей и включите опцию"Контролировать оплату" в настройках контрагента.

5. Учет расходов, связанных с арендой

Если вы платите налоги по системе УСН"доходы минус расходы" или ОСНО, можно уменьшить налогооблагаемую базу за счет расходов на содержание квартиры. В 1С их оформляют через документы Поступление товаров и услуг или Списание с расчетного счета.

5.1. Типичные расходы арендодателя

К учету принимаются только обоснованные и документально подтвержденные расходы. Примеры:

• 💡 Коммунальные платежи (электричество, вода, газ, отопление) — если они включены в арендную плату или оплачиваются отдельно.
• 🔧 Ремонт и обслуживание (покраска, замена сантехники, уборка).
• 🏠 Страхование недвижимости (если квартира застрахована от пожара, затопления и т.д.).
• 📄 Налоги и сборы (земельный налог, налог на имущество).
• 💻 Услуги риелтора или агентства (комиссия за подбор арендатора).
• 📡 Интернет и ТВ — если они входят в арендную плату.

5.2. Как оформить расходы в 1С

Рассмотрим на примере оплаты коммунальных услуг:

1. Создайте документ Поступление товаров и услуг (Покупатели и продажи → Поступление товаров и услуг).

2. В поле Контрагент укажите поставщика услуг (например, "Мосэнергосбыт").

3. На вкладке Услуги добавьте строку с наименованием (например, "Электроэнергия за июнь 2026") и суммой.

4. Укажите счет учета расходов:

   • Для УСН: 20.01 (основное производство) или 26 (общехозяйственные расходы).
   • Для ОСНО: 20.01 или 44 (расходы на продажу).

• Проведите документ. Сформируются проводки:

  • Дт 20.01 (26, 44) — Кт 60.01 — учет расходов.
  • Дт 19 — Кт 60.01 — НДС (если поставщик выставил счет-фактуру).

  Если вы оплатили услуги безналично, дополнительно создайте документ Списание с расчетного счета (Банк и касса → Банковские выписки) с ссылкой на поступление услуг.

  ⚠️ Внимание: Налоговая может запросить подтверждающие документы (чеки, акты, договоры) для расходов. Храните их в электронном виде и прикрепляйте к документам в 1С через поле Файлы.

  💡

  Расходы на ремонт можно списать единовременно (если сумма до 100 000 руб.) или через амортизацию (если дороже). Для этого в 1С используется документ"Принятие к учету ОС" с последующим начислением амортизации.

  6. Формирование отчетности по аренде

  В зависимости от вашего статуса и системы налогообложения, из 1С нужно сформировать разные отчеты. Рассмотрим основные.

  6.1. Для физических лиц (декларация 3-НДФЛ)

  Физические лица, сдающие квартиру, должны подавать декларацию 3-НДФЛ до 30 апреля года, следующего за отчетным. В 1С декларацию можно сформировать так:

  1. Перейдите в Отчеты → Регламентированные отчеты.

  2. Выберите Декларация по НДФЛ (3-НДФЛ).

  3. Укажите отчетный период (год).

  4. На вкладке Доходы проверьте, что все поступления от аренды учтены в разделе "Доходы от источников в РФ" с кодом 1400 ("Доходы от сдачи в аренду имущества").

  5. Если у вас есть расходы (например, на ремонт), укажите их на вкладке Вычеты.

  6. Сформируйте декларацию в электронном виде (формат XML) или распечатайте.

  Готовую декларацию можно загрузить в Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или сдать через оператора ЭДО (например, Контур.Экстерн или Такском).

  6.2. Для ИП на УСН (декларация по УСН)

  ИП на упрощенке сдают декларацию раз в год (до 30 апреля для УСН"доходы" и до 31 марта для УСН"доходы минус расходы"). Порядок формирования в 1С:

  1. Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты → Декларация по УСН.

  2. Выберите отчетный период (год).

  3. На вкладке Доходы проверьте сумму доходов от аренды (раздел 2.1).

  4. Если вы на УСН"доходы минус расходы", заполните раздел 2.2 с расходами.

  5. Рассчитайте налог (1С сделает это автоматически) и сформируйте декларацию.

  6.3. Для ООО на ОСНО (декларация по налогу на прибыль)

  ООО на общей системе налогообложения сдают декларацию по налогу на прибыль ежеквартально. В 1С:

  1. Перейдите в Отчеты → Регламентированные отчеты → Декларация по налогу на прибыль.

  2. Выберите период (квартал, полугодие, 9 месяцев или год).

  3. Проверьте доходы от аренды в Листе 02 (строка 010).

  4. Укажите расходы в соответствующих строках (например, строка 030 — материальные расходы, строка 040 — амортизация).

  Кроме декларации по налогу на прибыль, ООО сдавать бухгалтерскую отчетность (баланс и отчет о финансовых результатах) раз в год.

  Статус арендодателя	Отчетность	Срок сдачи	Документ в 1С
  Физическое лицо	Декларация 3-НДФЛ	До 30 апреля	Отчеты → Регламентированные → 3-НДФЛ
  ИП на УСН"доходы"	Декларация по УСН	До 30 апреля	Отчеты → Регламентированные → УСН
  ИП на УСН"доходы минус расходы"	Декларация по УСН + Книга учета доходов и расходов (КУДиР)	До 31 марта	Отчеты → Регламентированные → УСН и КУДиР
  ООО на ОСНО	Декларация по налогу на прибыль + Бухгалтерская отчетность	Ежеквартально (прибыль), раз в год (баланс)	Отчеты → Регламентированные → Налог на прибыль и Бухгалтерская отчетность

  ⚠️ Внимание: С 2026 года ФНС может запросить пояснения по доходам от аренды, если сумма превышает 500 000 руб. в год. В 1С такие доходы автоматически попадают в Анализ учета по НДФЛ (Отчеты → Анализ учета → По НДФЛ), где их можно проверить перед сдачей декларации.

  7. Типичные ошибки и как их избежать

  При учете аренды в 1С многие допускают одни и те же ошибки. Вот самые распространенные и способы их предотвращения:

  • 🔄 Несвоевременное признание доходов. Доход от аренды нужно учитывать в том периоде, когда он фактически получен (кассовый метод) или начислен (метод начисления). Если арендатор заплатил за полгода вперед, доход признается ежемесячно, а не единовременно.

    Решение: Используйте документ Оказание услуг с пометкой "Аванс" и ежемесячно делайте зачет аванса.

  • 💸 Неучтенные расходы. Многие забывают списывать коммунальные платежи, ремонт или страховку, хотя они уменьшают налоговую базу.

    Решение: Ведите отдельную папку в 1С для документов по расходам и ежемесячно проверяйте их учет через отчет Анализ счета 20 (26, 44).

  • 📑 Ошибки в реквизитах контрагентов. Неправильно указанные ИНН, адреса или паспортные данные могут привести к проблемам с налоговой.

    Решение: Проверяйте данные контрагентов через сервис ЕГРЮЛ/ЕГРИП (интегрирован в некоторые версии 1С).

  • 📅 Пропущенные платежи. Если арендатор не платит вовремя, а вы не фиксируете задолженность, можно упустить момент для начисления пеней.

    Решение: Настройте в 1С Контроль дебиторской задолженности (Отчеты → Анализ учета → Ведомость по контрагентам).

  • 📊 Несформированные отчеты. Забывают сдать декларацию или КУДиР вовремя.

    Решение: Используйте Напоминания о сдаче отчетности в 1С (Главное → Настройки → Напоминания).