Расчет больничного уволенному сотруднику в 1С ЗУП: инструкция с примерами

Ситуация, когда уволенный сотрудник приносит больничный лист, — не редкость для бухгалтеров. Согласно ст. 5 Федерального закона № 255-ФЗ, работодатель обязан выплатить пособие, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после увольнения. Однако расчет такого больничного в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 имеет особенности, которые часто вызывают вопросы. Как правильно ввести документ, чтобы программа корректно рассчитала сумму? Какие настройки нужно проверить заранее? И что делать, если сотрудник уволился давно, но предъявил лист нетрудоспособности?

В этой статье разберем пошаговый алгоритм — от проверки условий выплаты до формирования проводок. Особое внимание уделим типичным ошибкам, из-за которых 1С ЗУП может неправильно посчитать пособие или вообще не дать его начислить. Все примеры актуальны для последних релизах платформы (начиная с 3.1.24), но учтите: логика расчетов зависит от версии конфигурации и обновлений законодательства.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился по сокращению или ликвидации организации, правила расчета отличаются — пособие выплачивается в размере 60% от среднего заработка независимо от стажа. В других случаях (увольнение по собственному желанию, соглашению сторон) действуют стандартные правила начисления по страховому стажу.

1. Условия выплаты больничного уволенному сотруднику

Прежде чем приступать к расчету в 1С ЗУП, убедитесь, что соблюдены все юридические условия для начисления пособия. Основные критерии:

• 📅 Срок нетрудоспособности — болезнь или травма должны наступить не позднее 30 дней после даты увольнения (включительно). Например, если сотрудник уволен 10 января, больничный с 8 февраля уже не оплачивается.
• 🏥 Причина нетрудоспособности — пособие выплачивается только по болезни самого сотрудника или травме. Уход за ребенком, карантин и другие случаи не подлежат оплате после увольнения.
• 📝 Документальное подтверждение — оригинал больничного листа должен быть предъявлен не позднее 6 месяцев с даты его закрытия (ст. 12 закона № 255-ФЗ).

Если хотя бы одно из условий не выполнено, 1С ЗУП не даст провести документ — система выдаст ошибку вида "Не выполнены условия для начисления пособия уволенному сотруднику". В таких случаях больничный не оплачивается, даже если сотрудник настаивает.

⚠️ Внимание: При увольнении по статье за виновные действия (например, прогул) пособие не выплачивается, даже если больничный открыт в течение 30 дней. Это прописано в п. 2 ст. 9 закона № 255-ФЗ.

2. Подготовка программы: настройки перед расчетом

Чтобы 1С:Зарплата и Управление Персоналом корректно рассчитала пособие, необходимо проверить и при необходимости скорректировать несколько параметров:

1. Параметры расчета зарплаты — перейдите в Настройки → Зарплата → Параметры расчета зарплаты и убедитесь, что флажок "Рассчитывать пособия уволенным сотрудникам" установлен. В старых релизах (до 3.1.20) этот параметр мог называться иначе — "Оплачивать больничные после увольнения".
2. Виды начислений — проверьте, что в справочнике Виды начислений есть элемент с названием "Пособие по временной нетрудоспособности (уволенным)". Если его нет, создайте вручную, скопировав настройки из стандартного больничного.
3. Период расчета среднего заработка — для уволенных сотрудников он всегда равен 2 календарным годам перед увольнением (даже если сотрудник проработал меньше). Это прописано в п. 1 ст. 14 закона № 255-ФЗ.

Если в программе не хватает данных о зарплате сотрудника за расчетный период (например, он работал в другой организации), запросите справку о доходах по форме 182н. Без нее 1С ЗУП рассчитает пособие исходя из МРОТ.

Проверить флажок "Рассчитывать пособия уволенным сотрудникам"|Создать отдельный вид начисления для уволенных|Убедиться, что в карточке сотрудника указана дата увольнения|Загрузить справку 182н при нехватке данных о зарплате-->

3. Пошаговая инструкция: как ввести больничный в 1С ЗУП

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 8.3 (релиз 3.1.24.120). Алгоритм актуален и для более новых версий, но расположение кнопок может незначительно отличаться.

Шаг 1. Создание документа "Больничный лист"

Перейдите в раздел Зарплата → Больничные листы и нажмите "Создать". В форме документа:

• Выберите уволенного сотрудника из справочника (даже если он уже не числится в штате, его карточка должна оставаться в базе).
• Укажите период нетрудоспособности — даты начала и окончания больничного.
• В поле "Причина нетрудоспособности" выберите "Заболевание или травма" (другие варианты для уволенных недопустимы).
• Поставьте флажок "Рассчитывать пособие" и выберите "Уволенному сотруднику" в поле "Тип расчета".

Шаг 2. Заполнение данных для расчета

На закладке "Расчет пособия" программа автоматически подтянет:

• 📅 Расчетный период — 2 года перед увольнением.
• 💰 Средний дневной заработок — рассчитывается исходя из зарплаты сотрудника за этот период (или МРОТ, если данных нет).
• 📊 Процент оплаты — зависит от страхового стажа (60%, 80% или 100%).

Если сотрудник предоставил справку 182н с предыдущего места работы, нажмите "Добавить" в таблице "Доходы за расчетный период" и введите данные вручную.

Шаг 3. Проверка и проведение документа

Перед проведением документа:

1. Убедитесь, что в поле "Сумма пособия к выплате" указана корректная сумма (ее можно сравнить с ручным расчетом).
2. Проверьте, что в закладке "НДФЛ" указан правильный код дохода (2300 для пособий).
3. Нажмите "Провести и закрыть".

После проведения документа сформируются:

• 📄 Запись в регистре начислений — для дальнейшего учета в отчетности.
• 💳 Задолженность перед сотрудником — сумма будет включена в ближайшую ведомость на выплату.

4. Формула расчета: как 1С ЗУП считает пособие

Алгоритм расчета больничного уволенному сотруднику в 1С ЗУП основан на формуле из ст. 14 закона № 255-ФЗ. Программа выполняет следующие шаги:

1. Определение расчетного периода — всегда 2 календарных года перед увольнением. Например, если сотрудник уволен 15 марта 2026 года, расчетный период — с 1 января 2022 по 31 декабря 2023 года.
2. Расчет среднего дневного заработка (СДЗ):

   СДЗ = (Сумма начислений за расчетный период) / (730 дней)

   Если сотрудник отработал неполные годы, дни исключаются пропорционально.

3. Определение процента оплаты — зависит от страхового стажа:
   • 🔹 До 5 лет — 60% от СДЗ.
   • 🔹 От 5 до 8 лет — 80% от СДЗ.
   • 🔹 Более 8 лет — 100% от СДЗ.

Сумма пособия = СДЗ × Процент оплаты × Количество дней больничного

Если средний дневной заработок меньше МРОТ (на 2026 год — 192,11 руб.), 1С ЗУП автоматически подставит минимальное значение. Это правило действует даже если сотрудник имел высокий доход на предыдущей работе, но не предоставил справку 182н.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился по сокращению, 1С ЗУП автоматически применит 60%-ный коэффициент независимо от стажа. Это прописано в п. 2 ст. 7 закона № 255-ФЗ. Чтобы программа корректно определила причину увольнения, в карточке сотрудника должно быть указано основание ("Сокращение штата" или "Ликвидация организации").

5. Типичные ошибки и как их избежать

При расчете больничных уволенным сотрудникам бухгалтеры часто сталкиваются с следующими проблемами:

• ❌ Ошибка: "Сотрудник не найден"
  Причина: Карточка сотрудника удалена из базы или архивирована. В 1С ЗУП уволенных сотрудников нельзя удалять — только помечать как уволенных.
  Решение: Восстановите карточку через Администрирование → Обслуживание → Архивные данные.
• ❌ Ошибка: "Недостаточно данных для расчета"
  Причина: В расчетном периоде нет начислений (например, сотрудник работал менее 2 лет).
  Решение: Введите справку 182н вручную или используйте МРОТ.
• ❌ Ошибка: "Некорректный страховой стаж"
  Причина: В карточке сотрудника не заполнен стаж или указан неверно.
  Решение: Откройте Кадры → Сотрудники, выберите уволенного, перейдите на закладку "Трудовой стаж" и скорректируйте данные.

Еще одна распространенная проблема — неверный расчет среднего заработка из-за неучтенных премий или отпускных. Помните, что в расчет включаются все выплаты, с которых уплачивались страховые взносы (ст. 14 закона № 255-ФЗ). Если премия была начислена, но не включена в расчет, проверьте настройки вида начисления в справочнике Виды начислений — там должен стоять флажок "Учитывать при расчете среднего заработка".

6. Отчетность: как отразить выплату в 6-НДФЛ и РСВ

Пособие по временной нетрудоспособности уволенному сотруднику подлежит обложению НДФЛ (13%) и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм). В отчетности его нужно отразить следующим образом:

6-НДФЛ

Сумма пособия включается в:

• 📌 Раздел 1 — строка 020 (доходы по ставке 13%).
• 📌 Раздел 2 — по дате фактической выплаты (строка 100 — дата, строка 130 — сумма пособия).

РСВ (Расчет по страховым взносам)

Пособие отражается в:

• 📌 Приложение 2 — строка 030 (сумма начисленного пособия).
• 📌 Приложение 1 — строка 060 (если пособие выплачено за счет ФСС).

В 1С ЗУП все необходимые данные автоматически попадают в отчеты при формировании 6-НДФЛ и РСВ через Отчеты → Регламентированные отчеты. Однако рекомендуется дополнительно проверить:

• 🔹 Код дохода в 6-НДФЛ — должен быть 2300.
• 🔹 Код тарифа в РСВ — для пособий по временной нетрудоспособности это "ТН" (временно нетрудоспособен).

7. Частые вопросы и нюансы

Разберем несколько неочевидных ситуаций, с которыми сталкиваются бухгалтеры при расчете больничных уволенным.

Можно ли выплатить пособие, если больничный открыт на 31-й день после увольнения?

Нет. Законодательство четко устанавливает 30-дневный лимит. Даже если больничный открыт 31-го числа, пособие не выплачивается. 1С ЗУП блокирует создание документа с датой позже 30 дней после увольнения.

Как быть, если сотрудник предоставил больничный через год?

Срок предъявления больничного — 6 месяцев с даты закрытия. Если лист предоставлен позже, пособие не выплачивается, даже если болезнь наступила в первые 30 дней после увольнения. Исключение — уважительные причины (например, длительная командировка), но их нужно подтвердить документально.

Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия?

Да, пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 217 НК РФ). 1С ЗУП автоматически удерживает налог при выплате. Исключение — пособие по беременности и родам, но оно не выплачивается уволенным.

Можно ли выплатить пособие, если сотрудник уволился по соглашению сторон?

Да, если больничный открыт в первые 30 дней после увольнения. Основание увольнения ("по соглашению" или "по собственному желанию") не влияет на право на пособие, за исключением увольнения за виновные действия.

FAQ: Ответы на частые вопросы