Расчёт аванса в 1С:Фреш — казалось бы, рутинная задача, но ошибки здесь обходятся дорого: от недовольства сотрудников до штрафов от налоговой. В отличие от «полноценной» 1С:Зарплата и Управление Персоналом, облачный 1С:Фреш имеет свои нюансы в настройках и алгоритмах. Например, здесь нет привычного меню «Авансовые отчёты», а формула расчёта может автоматически подставляться из тарифного плана — что часто сбивает с толку новичка.
В этой статье разберём три ключевых сценария: аванс по зарплате (с учётом НДФЛ), аванс подрядчикам (с НДС или без) и аванс поставщикам (с акцентом на проводки). Особое внимание уделим настройкам в разделе «Зарплата и кадры», где многие упускают параметр «Дата выплаты аванса» — его неправильное заполнение приводит к сбою в отчёте 6-НДФЛ. Также вы найдёте актуальные формулы расчёта аванса в 2026 году с учётом изменений в ТК РФ (ст. 136), которые 1С:Фреш обновляет автоматически, но не всегда корректно интерпретирует.
1. Подготовка системы: проверка настроек перед расчётом
Прежде чем приступать к расчёту, убедитесь, что в 1С:Фреш настроены базовые параметры, влияющие на аванс. Их отсутствие или некорректные значения приведут к ошибкам в расчётных листах или отчётах.
Откройте раздел Зарплата и кадры → Настройки зарплаты и проверьте:
- 📅 График выплаты зарплаты: должен быть указан день аванса (обычно с 15 по 20 число). Если дата не заполнена, система не сгенерирует ведомость.
- 💰 Процент аванса: по умолчанию 40–50% от оклада, но можно задать фиксированную сумму (например, для совместителей).
- 📊 Способ расчёта НДФЛ: выберите «С аванса» или «С полной суммы» (влияет на проводки и отчётность).
- 🔄 Автоматическое заполнение документов: включите опцию «Формировать авансовые ведомости автоматически», чтобы не создавать их вручную.
Если в вашей организации аванс выплачивается в разные дни для разных подразделений, создайте отдельные графики выплат в разделе Справочники → Графики выплат.
Обратите внимание на параметр Дата удержания НДФЛ — если здесь стоит значение «В день выплаты», то при перечислении аванса система автоматически сформирует проводку по удержанию налога. Это актуально для компаний, которые платят НДФЛ ежемесячно (а не раз в квартал).
2. Расчёт аванса по зарплате: формулы и проводки
Аванс по зарплате в 1С:Фреш рассчитывается по формуле:
Аванс = (Оклад × Процент аванса) − НДФЛ (если удерживается)Где процент аванса берётся из настроек (по умолчанию 40%), а НДФЛ рассчитывается как 13% от начисленной суммы (если в настройках выбрано «Удерживать НДФЛ с аванса»). Важно: с 2026 года Минтруд рекомендует платить аванс не ниже 50% от оклада, но это не обязательное требование.
Пример расчёта для сотрудника с окладом 50 000 ₽:
| Параметр | Значение | Формула/Пояснение |
|---|---|---|
| Оклад | 50 000 ₽ | Базовая сумма из трудового договора |
| Процент аванса | 40% | Задан в настройках 1С:Фреш |
| Сумма до НДФЛ | 20 000 ₽ | 50 000 × 40% |
| НДФЛ (13%) | 2 600 ₽ | 20 000 × 13% |
| Аванс к выплате | 17 400 ₽ | 20 000 − 2 600 |
В 1С:Фреш этот расчёт выполняется автоматически при создании документа Выплата аванса по зарплате (раздел Зарплата → Выплаты работникам). Однако если у сотрудника есть удержания (например, по исполнительным листам), их нужно добавить вручную через кнопку «Добавить удержание» в ведомости.
Убедиться, что все сотрудники включены в ведомость|Проверить корректность процентов аванса в настройках|Добавить удержания (если есть)|Сверить суммы с расчётными листками-->
Что будет, если не удержать НДФЛ с аванса?
Если НДФЛ не удержать при выплате аванса, его придётся удержать из окончательного расчёта за месяц. Это может привести к тому, что сотрудник получит на руки меньше ожидаемой суммы, так как налог будет удержан с полного оклада, а не с его части. Кроме того, в отчёте 6-НДФЛ возникнет расхождение между датами удержания и перечисления налога, что может вызвать вопросы у налоговой инспекции.
3. Аванс подрядчикам: нюансы с НДС и актом выполненных работ
Расчёт аванса подрядчикам в 1С:Фреш отличается от зарплатного тем, что здесь учитывается НДС (если подрядчик работает с налогом) и требуется оформление счёта на оплату или акта выполненных работ (если аванс выдаётся под будущие услуги).
Алгоритм действий:
- Создайте документ
Счёт на оплату покупателю(разделПокупки и продажи → Счета) с типом «Аванс». - Укажите сумму аванса и ставку НДС (20%, 10% или «Без НДС»).
- Сформируйте
Платёжное поручениена основании счёта. - После оплаты зарегистрируйте документ
Поступление на расчётный счёт(если аванс поступил от заказчика) илиСписание с расчётного счёта(если вы платите подрядчику).
Особенности:
- 📄 Если подрядчик на УСН или ЕНВД, в счёте ставьте
Без НДСи добавьте пометку «Без налога (НДС)» в поле «Примечание». - 🔄 При поступлении аванса от заказчика 1С:Фреш автоматически формирует проводку
Дт 51 Кт 62.02(авансы полученные). - 📊 Если аванс превышает 100 000 ₽, проверьте, не требуется ли банковская гарантия (по 44-ФЗ для госзаказов).
При работе с подрядчиками-физлицами (не ИП) аванс оформляется как «Выплата по договору ГПХ» в разделе Зарплата → Выплаты нештатным сотрудникам. Здесь НДФЛ удерживается в любом случае (13% или 30% для нерезидентов).
4. Аванс поставщикам: проводки и контроль дебиторской задолженности
Авансы поставщикам в 1С:Фреш оформляются через документ Платёжное поручение исходящее с видом операции «Оплата поставщику (аванс)». Главная задача здесь — правильно указать договор и статью движения денежных средств, чтобы система корректно сформировала проводки:
Дт 60.02 Кт 51— перечислен аванс поставщику.Дт 19 Кт 60.02— учтён НДС с аванса (если поставщик на ОСНО).
Типичные ошибки:
- ❌ Не указан договор в платёжном поручении → аванс «зависает» в нераспределённых платежах.
- ❌ Неверная статья ДДС → искажения в отчёте о движении денежных средств.
- ❌ Не сформирован счёт-фактура на аванс → проблемы при возмещении НДС.
Чтобы избежать ошибок, используйте чек-лист:
Проверить реквизиты поставщика (ИНН, КПП, расчётный счёт)|Указать правильный договор (основной или дополнительное соглашение)|Выбрать статью ДДС «Авансы выданные»|Сформировать счёт-фактуру на аванс (если НДС 20%)-->
После оплаты аванса обязательно зафиксируйте его в Книге покупок (если НДС принимается к вычету). Для этого в разделе Отчётность → НДС создайте документ Формирование записей книги покупок и выберите операцию «Восстановление НДС с авансов».
5. Типичные ошибки и как их исправить
Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при расчёте авансов в 1С:Фреш. Вот самые распространённые:
Ошибка 1. Несовпадение сумм в ведомости и расчётных листках
Причина: в настройках зарплаты не указан процент аванса для конкретного сотрудника (например, для совместителей он может отличаться).
Решение: откройте карточку сотрудника (Справочники → Сотрудники), перейдите на вкладку «Зарплата» и проверьте поле «Процент аванса».
Ошибка 2. НДФЛ не удержан с аванса
Причина: в настройках зарплаты выбрано «Удерживать НДФЛ с полной суммы», а не «С аванса».
Решение: перейдите в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → НДФЛ и измените способ удержания.
Ошибка 3. Аванс не попал в 6-НДФЛ
Причина: дата выплаты аванса в документе не совпадает с фактической датой перечисления.
Решение: откройте документ Выплата аванса, проверьте поле «Дата выплаты» и при необходимости скорректируйте.
Если в отчёте 6-НДФЛ появились «лишние» суммы авансов, проверьте, не дублируются ли документы выплат. Для этого используйте отчёт Анализ состояния налогов и взносов в разделе Отчётность.
6. Автоматизация: как настроить шаблоны для регулярных выплат
Если в вашей компании аванс выплачивается по фиксированному графику (например, 15 и 30 числа), настройте в 1С:Фреш шаблоны документов, чтобы сэкономить время.
Инструкция:
- Создайте документ
Выплата аванса по зарплатевручную (разделЗарплата → Выплаты работникам). - Заполните все поля (дату, процент аванса, список сотрудников).
- Нажмите «Сохранить как шаблон» и укажите название (например, «Аванс 40% на 15 число»).
- В следующий раз откройте раздел
Шаблоны документов, выберите сохранённый шаблон и нажмите «Создать на основании».
Для авансов поставщикам и подрядчикам шаблоны настраиваются аналогично, но в разделах Покупки и Банк и касса соответственно.
Преимущества использования шаблонов:
- ⏱️ Экономия времени: не нужно каждый раз вводить одни и те же данные.
- 🔍 Снижение ошибок: шаблон гарантирует, что все обязательные поля заполнены.
- 📅 Автоматическое напоминание: в 1С:Фреш можно настроить уведомления о предстоящих выплатах.
Как отменить шаблон, если он устарел?
Чтобы удалить или отредактировать шаблон, перейдите в раздел Все функции → Шаблоны документов, найдите нужный шаблон и нажмите «Изменить» или «Удалить». Обратите внимание: удаление шаблона не повлияет на уже созданные на его основании документы.
7. Отчётность: как авансы отражаются в 6-НДФЛ, РСВ и декларации по НДС
Авансы влияют на три ключевых отчёта:
6-НДФЛ:
- Сумма аванса попадает в раздел 2 (строки 100–140) с датой фактической выплаты.
- Если НДФЛ удержан с аванса, он отражается в строке 140.
РСВ (расчёт по страховым взносам):
- Аванс включается в базу для начисления взносов (если он является частью зарплаты).
- В разделе 3 отчёта указывается сумма начислений за месяц, включая аванс.
Декларация по НДС (для авансов поставщикам):
- Аванс выданный отражается в книге продаж (если поставщик на ОСНО).
- Аванс полученный — в книге покупок (при восстановлении НДС).
Пример заполнения 6-НДФЛ для аванса 20 000 ₽ (с НДФЛ 2 600 ₽):
| Строка | Значение | Пояснение |
|---|---|---|
| 100 | 15.05.2026 | Дата выплаты аванса |
| 110 | 15.05.2026 | Дата удержания НДФЛ |
| 120 | 16.05.2026 | Срок перечисления НДФЛ (следующий день) |
| 130 | 20 000 | Сумма дохода (аванс) |
| 140 | 2 600 | Сумма НДФЛ |
Если аванс выплачен в последний день месяца (например, 31.05), а зарплата — в первый день следующего (01.06), в 6-НДФЛ эти суммы попадут в разные отчётные периоды. Это законно, но может вызвать вопросы у налоговой. Чтобы избежать путаницы, выплачивайте аванс и зарплату в одном отчётном периоде.
FAQ: Частые вопросы по расчёту аванса в 1С:Фреш
Можно ли выплатить аванс меньше 40% от оклада?
Да, но это должно быть зафиксировано в трудовом договоре или локальном нормативном акте компании. В 1С:Фреш процент аванса настраивается индивидуально для каждого сотрудника в его карточке (Справочники → Сотрудники → Зарплата). Если процент не указан, система использует значение по умолчанию из общих настроек.
Как исправить аванс, если он был рассчитан неправильно?
Если ошибка обнаружена до выплаты, откройте документ Выплата аванса и нажмите «Исправить». Если деньги уже перечислены, оформите документ Корректировка зарплаты (раздел Зарплата → Корректировки) с типом операции «Сторно начислений». В комментарии укажите причину (например, «Ошибочный процент аванса»).
Нужно ли платить страховые взносы с аванса?
Да, если аванс является частью зарплаты. Страховые взносы начисляются на полную сумму вознаграждения за месяц, включая аванс. В 1С:Фреш это происходит автоматически при закрытии месяца (документ Начисление зарплаты). Исключение — авансы подрядчикам по договорам ГПХ, где взносы зависят от статуса плательщика (ИП или физлицо).
Как в 1С:Фреш отразить возвращённый аванс?
Если сотрудник или поставщик вернул аванс, оформите документ Поступление на расчётный счёт (для денег) или Возврат товара (для материальных ценностей). В поле «Основание» укажите реквизиты первоначального платежа. Для корректировки НДФЛ (если он был удержан) используйте документ Корректировка НДФЛ в разделе Зарплата → Налоги и взносы.
Можно ли выплатить аванс наличными из кассы?
Да, но только если это разрешено кассовой дисциплиной вашей организации. В 1С:Фреш для этого создайте документ Расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата аванса». Убедитесь, что в настройках кассы (Банк и касса → Кассы) установлен лимит остатка наличных (не более 100 000 ₽ на конец дня для большинства компаний).