Как распечатать сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП 8.3: пошаговая инструкция с картинками

Работа с отчетностью в Пенсионный фонд — одна из ключевых задач кадровых служб и бухгалтеров. Сведения о застрахованном лице (формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, АДВ-1 и другие) требуют не только корректного заполнения, но и правильного оформления перед отправкой. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 этот процесс автоматизирован, но у пользователей часто возникают вопросы: где найти нужный отчет, как его сформировать для конкретного сотрудника и какие настройки применить для печати.

В этой статье мы разберем все этапы — от подготовки данных до выгрузки готовых документов. Особое внимание уделим распечатке индивидуальных сведений, так как именно этот момент вызывает больше всего сложностей. Вы узнаете, как избежать ошибок при формировании отчетов, какие поля обязательны для заполнения в 2026 году, и как проверить корректность данных перед отправкой в ПФР.

Если вы работаете с 1С ЗУП 3.1 или более ранними версиями, часть интерфейса может отличаться, но общая логика остается прежней. Для актуальных версий (8.3.23 и новее) инструкция полностью соответствует текущему функционалу. При возникновении расхождений сверьтесь с релизом вашей конфигурации — некоторые формы отчетности обновляются ежеквартально.

1. Какие сведения о застрахованном лице можно распечатать в 1С ЗУП

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 доступны несколько видов отчетов для Пенсионного фонда, каждый из которых имеет свое назначение и формат. Основные документы, которые можно сформировать и распечатать:

• 📄 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (при приеме, переводе, увольнении). Обязательна с 2020 года вместо трудовой книжки.
• 📅 СЗВ-СТАЖ — данные о периодах работы для расчета пенсии. Сдается ежегодно до 1 марта.
• 💰 АДВ-1 — сведения о заработке для назначения пенсии (по запросу ПФР).
• 🔄 ОДВ-1 — оповещение о выплатах застрахованным лицам (для индивидуальных предпринимателей).
• 📊 СЗВ-КОРР — корректирующие сведения при обнаружении ошибок в ранее поданных отчетах.

Каждый из этих отчетов имеет свою структуру и требования к заполнению. Например, форму СЗВ-ТД необходимо формировать не позднее рабочего дня, следующего за днем кадрового события (прием, перевод, увольнение), в то время как СЗВ-СТАЖ сдается раз в год. В 1С ЗУП все эти нюансы учтены: программа автоматически подтягивает актуальные данные из кадровых документов и начислений.

Важно понимать, что печать сведений и выгрузка в ПФР — это два разных процесса. Распечатанный документ нужен для внутреннего контроля или передачи сотруднику (например, копия СЗВ-ТД при увольнении), а электронная выгрузка — для отправки в Пенсионный фонд через 1С-Отчетность или Личный кабинет работодателя.

2. Подготовка данных перед формированием отчета

Чтобы сведения о застрахованном лице сформировались корректно, необходимо убедиться в актуальности информации в базе. Ошибки в кадровых данных — самая частая причина отказов ПФР при приеме отчетности. Проверьте следующие моменты:

• 🆔 СНИЛС сотрудника — должен быть указан в карточке физического лица (раздел Кадры → Сотрудники).
• 📝 Паспортные данные — серия, номер, дата выдачи и код подразделения (вкладка Личные данные).
• 🏢 Данные работодателя — ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР (проверяются в настройках организации).
• 📅 Даты кадровых событий — прием, перевод, увольнение должны быть оформлены документами в 1С.

Если какой-то из реквизитов отсутствует или указан неверно, программа либо не сформирует отчет, либо ПФР вернет его на доработку. Например, отсутствие СНИЛС приведет к ошибке при выгрузке СЗВ-ТД, а неверный код подразделения в паспорте — к отказу в приеме СЗВ-СТАЖ.

Для массовой проверки данных используйте отчет Анализ заполнения кадровых данных (Кадры → Отчеты по кадровому учету). Он покажет, у каких сотрудников не хватает обязательных сведений.

3. Пошаговая инструкция: как распечатать СЗВ-ТД для одного сотрудника

Форма СЗВ-ТД — самая востребованная, так как заменяет бумажную трудовую книжку. Рассмотрим, как распечатать сведения для конкретного работника. Например, вам нужно выдать копию СЗВ-ТД сотруднику при увольнении.

Шаг 1. Откройте раздел Кадры → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД).

Шаг 2. Нажмите Создать и выберите тип отчета:

• Исходная — для первичной подачи сведений.
• Отмена — если нужно аннулировать ранее поданные данные.
• Дополняющая — для уточнения информации.

Шаг 3. В открывшемся окне:

1. Укажите организацию (если их несколько).
2. В поле Сотрудник выберите нужного работника из справочника.
3. Заполните период (дату кадрового события).
4. Нажмите Заполнить — программа автоматически подтянет данные из кадровых документов.

Шаг 4. Проверьте заполненные поля:

• 🔹 Тип сведений (прием, перевод, увольнение).
• 🔹 Дата события (должна совпадать с датой в приказе).
• 🔹 Основание (номер и дата приказа).

Шаг 5. Для печати нажмите Печать → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД). Документ откроется в формате Excel или PDF (в зависимости от настроек).

Что делать, если кнопка"Заполнить" не работает?

Если при нажатии на Заполнить данные не подтягиваются, проверьте:

1. Наличие кадрового документа (прием/перевод/увольнение) для выбранного сотрудника.

2. Дату события — она должна попадать в указанный период.

3. Права пользователя в 1С (возможно, нет доступа к кадровым данным).

4. Формирование и печать СЗВ-СТАЖ для группы сотрудников

Отчет СЗВ-СТАЖ сдается ежегодно и содержит данные о стаже всех работников. В отличие от СЗВ-ТД, его обычно формируют массово. Рассмотрим процесс по шагам:

Шаг 1. Перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты → ПФР → СЗВ-СТАЖ.

Шаг 2. Нажмите Создать и укажите:

• 📅 Отчетный период (год, за который сдается отчет).
• 🏢 Организацию (если их несколько).

Шаг 3. В открывшемся окне нажмите Заполнить. Программа автоматически подтянет всех сотрудников, которые работали в указанном периоде.

Шаг 4. Проверьте разделы отчета:

Раздел	Что проверять	Типичные ошибки
Титульный лист	Реквизиты организации, количество застрахованных лиц	Неверный КПП или регистрационный номер в ПФР
Раздел 3	Сведения о каждом сотруднике (СНИЛС, периоды работы)	Отсутствие СНИЛС или неверные даты
Раздел 4	Данные о страховых взносах (если требуется)	Несовпадение сумм с расчетом зарплаты

Шаг 5. Для печати нажмите Печать → Полный отчет. Если нужно распечатать сведения только для одного сотрудника, предварительно отфильтруйте список по ФИО.

5. Печать сведений для ПФР: настройки и нюансы

При распечатке сведений о застрахованном лице важно учитывать требования ПФР к оформлению. Даже если данные в 1С заполнены верно, неправильные настройки печати могут привести к тому, что документ не примут. Обратите внимание на следующие моменты:

• 🖨️ Формат печати: ПФР принимает отчеты в формате PDF или на бумаге с оригинальной подписью. В 1С ЗУП по умолчанию используется Excel, но его можно сменить в настройках печати.
• 📌 Подписи: На распечатанном документе должны стоять подпись руководителя и печать организации (если она используется).
• 🔢 Нумерация страниц: Все листы отчета нумеруются сквозной нумерацией (1, 2, 3...).

Чтобы изменить формат выгрузки:

1. Перейдите в Администрирование → Печать → Настройки печати.
2. Выберите формат PDF или Excel (в зависимости от требований ПФР).
3. Сохраните настройки и повторите печать.

Если вы отправляете отчет в электронном виде через 1С-Отчетность, распечатывать его не обязательно. Однако бумажную копию рекомендуется хранить в архиве организации на случай проверок.

6. Типичные ошибки и как их избежать

При работе со сведениями о застрахованном лице пользователи 1С ЗУП часто сталкиваются с одними и теми же проблемами. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их устранения:

• ❌ Ошибка:"Не указан СНИЛС"
  Причина: В карточке сотрудника не заполнен СНИЛС или он указан неверно.
  Решение: Откройте Кадры → Сотрудники, найдите работника и проверьте поле СНИЛС. Если номер изменился, обновите его и переформируйте отчет.
• ❌ Ошибка:"Неверный формат даты"
  Причина: В кадровых документах дата приема или увольнения указана в некорректном формате (например, ДД.ММ.ГГ вместо ДД.ММ.ГГГГ).
  Решение: Исправьте даты в документах Прием на работу или Увольнение.
• ❌ Ошибка:"Отсутствуют данные для заполнения"
  Причина: Для выбранного периода нет кадровых событий (например, сотрудник не уволен и не переведен).
  Решение: Проверьте, что период в отчете совпадает с датой кадрового документа.

Еще одна частая проблема — расхождение данных между 1С и ПФР. Например, в базе указано, что сотрудник уволен 31 декабря, а в ПФР числится как работающий. В этом случае нужно:

1. Сверить даты в документе Увольнение.
2. Если ошибка в 1С — исправить документ и переформировать отчет.
3. Если ошибка в ПФР — подать корректирующий отчет (СЗВ-КОРР).

Что делать, если ПФР вернул отчет с ошибкой?

1. Проверьте код ошибки в уведомлении от ПФР.

2. Сверьте данные в 1С с требованиями (например, формат СНИЛС должен быть XXX-XXX-XXX XX).

3. Исправьте ошибку и сформируйте отчет заново.

4. Если проблема повторяется, обратитесь в поддержку 1С с логом ошибки.

7. Альтернативные способы получения сведений

Не всегда удобно формировать отчеты в 1С ЗУП. В некоторых случаях можно использовать альтернативные методы:

• 🌐 Личный кабинет работодателя на сайте ПФР
  

  Здесь можно скачать уже поданные отчеты или сформировать новые. Подходит, если у вас нет доступа к 1С, но есть права в ПФР.

• 📧 Запрос в ПФР через электронную почту
  

  Если срочно нужна копия СЗВ-ТД для сотрудника, можно отправить запрос в территориальное отделение ПФР с просьбой предоставить выписку.

• 🔄 Обмен данными через 1С-Отчетность
  

  Если ваша организация подключена к сервису 1С-Отчетность, все отчеты автоматически архивируются. Их можно скачать в любое время.

Однако самый надежный способ — формировать отчеты непосредственно в 1С ЗУП, так как это гарантирует актуальность данных и соответствие требованиям ПФР. Альтернативные методы стоит использовать только в крайних случаях, например, при технических сбоях.

Если вы работаете с 1С:ЗУП Корп (облачная версия), некоторые функции могут отличаться. Например, печать отчетов осуществляется через веб-интерфейс, а не через локальное приложение.

8. Как сохранить и архивировать распечатанные сведения

Согласно законодательству, сведения о застрахованных лицах должны храниться в организации не менее 50 лет (для пенсионных документов). Поэтому важно не только правильно распечатать отчеты, но и организовать их архивирование.

Рекомендации по хранению:

• 📁 Бумажные копии:
  • Храните в папках с разделителями по годам.
  • Подписывайте каждый лист (ФИО, дата, количество листов).
  • Используйте папки с замками, если документы содержат персональные данные.
• 💾 Электронные копии:
  • Сохраняйте отчеты в формате PDF/A (архивный формат, не изменяемый со временем).
  • Используйте облачные хранилища с резервным копированием (например, 1С:Документооборот).
  • Назначайте ответственного за архив (с доступом только к своей организации).

В 1С ЗУП можно настроить автоматическое архивирование отчетов:

1. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Архивация данных.
2. Укажите путь для сохранения копий (например, сетевой диск).
3. Включите опцию Архивировать регламентированные отчеты.

Это позволит избежать потери данных при сбоях или обновлениях программы.

FAQ: Частые вопросы по печати сведений о застрахованном лице

🔍 Можно ли распечатать СЗВ-ТД за прошлые годы?

Да, в 1С ЗУП хранятся все кадровые документы, поэтому вы можете сформировать отчет за любой период. Для этого при создании СЗВ-ТД укажите нужную дату в поле Период. Однако если сотрудник уволен давно, его данные могли быть архивированы — в этом случае их придется восстановить из резервной копии.

🖨️ Почему при печати СЗВ-СТАЖ не отображаются некоторые сотрудники?

Это происходит, если:

• В карточке сотрудника не указан СНИЛС.
• Сотрудник не работал в выбранном периоде (например, был в отпуске за свой счет).
• Документы о приеме/увольнении не проведены.

Проверьте фильтры в отчете и данные по каждому сотруднику.

📄 Нужно ли подписывать распечатанные сведения?

Если вы сдаете отчет на бумаге, подпись руководителя и печать (при наличии) обязательны. Для электронной сдачи через 1С-Отчетность подпись не требуется — документ подписывается электронной подписью автоматически. Однако бумажную копию для архива лучше заверить.

⚠️ Что делать, если в распечатанном отчете обнаружены ошибки?

Если ошибка найдена до сдачи в ПФР:

1. Исправьте данные в 1С (например, СНИЛС или дату события).
2. Переформируйте отчет и распечатайте заново.

Если ошибка найдена после сдачи:

1. Сформируйте корректирующий отчет (СЗВ-КОРР).
2. Отправьте его в ПФР с пометкой"Корректировка".

🔄 Можно ли экспортировать сведения в Excel для дальнейшей обработки?

Да, в 1С ЗУП есть функция экспорта отчетов в Excel. Для этого:

1. Сформируйте нужный отчет (например, СЗВ-СТАЖ).
2. Нажмите Еще → Выгрузить → В Excel.
3. Выберите формат (.xlsx или .xls) и сохраните файл.

Обратите внимание, что ПФР принимает отчеты только в установленных форматах (XML для электронной сдачи, PDF/бумага для ручной). Excel подходит только для внутреннего использования.

⚠️ Внимание: Требования к формату сведений о застрахованном лице могут изменяться. Перед сдачей отчетности уточняйте актуальные правила на сайте ПФР или в личном кабинете работодателя.