Как распечатать список работников в 1С: 5 способов с примерами

Печать списка сотрудников в 1С — одна из самых востребованных операций в кадровом учете. Без этого отчета невозможно провести инвентаризацию персонала, подготовить документы для проверок или просто получить актуальные данные о штатном расписании. Однако даже опытные пользователи иногда сталкиваются с трудностями: где найти нужный отчет, как его правильно настроить и почему принтер выдает пустые страницы.

В этой статье мы разберем 5 рабочих способов распечатать список работников — от стандартных отчетов 1С:ЗУП 3.1 до универсальных методов для любых конфигураций. Вы узнаете, как выгрузить данные в Excel, настроить фильтры по подразделениям, добавить дополнительные поля (например, табельный номер или должность) и устранить типичные ошибки печати. Все инструкции проиллюстрированы скриншотами актуальных версий программ и содержат уникальные советы по оптимизации отчетов для крупных организаций с сотнями сотрудников.

1. Стандартный отчет «Список сотрудников» в 1С:ЗУП

Самый простой способ получить распечатку — использовать встроенный отчет Список сотрудников, который есть в любой конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП 3.1, 2.5) или 1С:Бухгалтерия 8 с модулем кадрового учета. Этот метод подходит для 90% задач и не требует глубоких знаний программы.

Чтобы открыть отчет:

• 📌 Перейдите в раздел Кадры (или Зарплата и кадры в Бухгалтерии 8).
• 📊 Выберите пункт Отчеты по кадровому учету → Список сотрудников.
• 🔍 В открывшемся окне нажмите кнопку Сформировать — программа автоматически подгрузит актуальные данные.

По умолчанию отчет содержит базовую информацию: ФИО, табельный номер, должность и подразделение. Чтобы добавить дополнительные поля (например, дату рождения, телефон или размер оклада), нажмите Настройки → Добавить/удалить поля и отметьте нужные параметры.

⚠️ Внимание: В 1С:ЗУП 3.1 при печати списка сотрудников с фотографиями может возникнуть ошибка «Не хватает памяти». Решение: уменьшите размер шрифта в настройках отчета или выгрузите данные в Excel без изображений.

2. Печать через журнал «Сотрудники организаций»

Если вам нужен не просто список, а распечатка с дополнительными данными (например, сведения о трудовом договоре или графике работы), используйте журнал Сотрудники организаций. Этот метод подходит для детализированных отчетов и позволяет гибко настраивать вывод информации.

Инструкция:

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
2. В журнале нажмите Еще → Печать → Список сотрудников.
3. В окне настроек выберите формат вывода: Табличный документ (для печати) или Excel (для дальнейшей обработки).
4. Нажмите Печать и выберите принтер или сохраните в PDF.

Преимущество этого способа — возможность группировки данных по подразделениям, должностям или дате приема. Например, вы можете распечатать отдельный список для каждого отдела или вывести только сотрудников, принятых в текущем году.

Поле отчета	Описание	Пример значения
ФИО	Фамилия, имя, отчество сотрудника	Иванов Петр Сидорович
Табельный номер	Уникальный идентификатор в системе	000123
Подразделение	Структурное подразделение по штатному расписанию	Отдел продаж
Должность	Должность согласно трудовому договору	Менеджер по работе с клиентами
Дата приема	Дата заключения трудового договора	15.03.2022

3. Экспорт списка сотрудников в Excel

Если вам нужно не просто распечатать, а далее обработать данные (например, сделать сводную таблицу или отправить список в другую программу), оптимальный вариант — выгрузка в Excel. Этот метод поддерживают все актуальные версии 1С, включая 1С:Управление торговлей (УТ 11) и 1С:ERP.

Пошаговая инструкция:

• 📑 Откройте отчет Список сотрудников (как в первом способе).
• 📥 Нажмите Еще → Выгрузить → В файл Excel.
• 📂 Укажите путь для сохранения файла (рекомендуем использовать папку Документы для быстрого доступа).
• ⚙️ В настройках выгрузки отметьте галочкой Сохранять форматирование, если нужно сохранить цвета и шрифты.

После выгрузки файл откроется автоматически. В Excel вы сможете:

• 📊 Отсортировать сотрудников по алфавиту, подразделениям или дате приема.
• 🔍 Применить фильтры (например, показать только сотрудников с окладом выше 50 000 ₽).
• 📈 Построить графики распределения по должностям или стажу работы.

⚠️ Внимание: При выгрузке в Excel из 1С:ЗУП 3.1 иногда пропадают формулы (например, расчет стажа). Чтобы этого избежать, перед выгрузкой нажмите Еще → Настройки и снимите галочку с пункта Выгружать только значения.

Убедиться, что в отчете отображаются все нужные поля|Проверить фильтры (например, исключить уволенных)|Отключить группировку, если она не нужна|Сохранить файл с понятным именем (например, "Список_сотрудников_2026")-->

4. Печать через обработку «Печать документов»

Для опытных пользователей, которым нужно массово распечатать не только списки, но и сопутствующие документы (трудовые договоры, приказы о приеме), подойдет универсальная обработка Печать документов. Она доступна во всех конфигурациях на базе 1С:Предприятие 8.3.

Как пользоваться:

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
2. Выделите нужных сотрудников (для выделения всех нажмите Ctrl+A).
3. Нажмите Еще → Печать → Печать документов.
4. В открывшемся окне выберите шаблон:
   • 📄 Список сотрудников — для стандартной распечатки.
   • 📋 Трудовые договоры — для печати договоров выбранных сотрудников.
   • 📝 Приказы о приеме — для формирования пакета приказов.

Нажмите Печать и выберите принтер.

Преимущество этого метода — возможность пакетной печати. Например, вы можете одновременно распечатать список сотрудников и приказы о приеме для новых работников, сэкономив время на ручном формировании каждого документа.

Как добавить собственные шаблоны в обработку "Печать документов"

Для добавления пользовательских шаблонов перейдите в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Печатные формы. Здесь можно загрузить внешние файлы шаблонов (формат .ert) или отредактировать существующие с помощью встроенного конструктора.

5. Печать списка сотрудников через отчет «Штатное расписание»

Если вам нужен не просто список сотрудников, а сравнительный анализ текущего состава с плановым штатным расписанием, используйте отчет Штатное расписание. Он показывает не только ФИО и должности, но и:

• 📌 Количество штатных единиц по каждой должности.
• 💰 Размер окладов (минимальный, максимальный, средний).
• 📊 Занятость штатных единиц (сколько позиций закрыто, сколько вакантных).

Как сформировать отчет:

1. Перейдите в Кадры → Штатное расписание.
2. Нажмите Отчеты → Штатное расписание.
3. В настройках отметьте галочки:
   • 👥 Показывать сотрудников — для вывода ФИО.
   • 💵 Показывать оклады — для отображения зарплат.
   • 📅 Показывать дату приема — для анализа текучести кадров.

Нажмите Сформировать, затем Печать.

Этот отчет особенно полезен для HR-менеджеров и руководителей, так как позволяет оперативно оценивать кадровый резерв и планировать найм. Например, вы можете увидеть, что в отделе продаж из 10 штатных единиц занято только 7, и принять решение о найме дополнительных сотрудников.

⚠️ Внимание: В 1С:ЗУП 3.1 данные в отчете Штатное расписание обновляются только после проведения документа Изменение штатного расписания. Если вы вносили правки вручную, предварительно перепроведите документ.

6. Печать списка сотрудников с помощью внешних отчетов

Если стандартные отчеты 1С не покрывают ваши нужды (например, требуется нестандартное оформление или вывод уникальных полей), можно использовать внешние обработки. Это актуально для:

• 🏢 Крупных компаний с сложной структурой подразделений.
• 📑 Организаций, которым нужны специфические формы (например, для госорганов).
• 🔧 Пользователей, которым требуется автоматическая рассылка списков по email.

Где взять внешние отчеты:

• 🌐 Infostart — крупнейшая база готовых решений для 1С.
• 🛠️ Партнерский портал 1С — официальные обработки от разработчиков.
• 💻 GitHub — открытые решения от сообщества (например, обработки для выгрузки в Google Sheets).

Как подключить внешний отчет:

1. Скачайте файл обработки (обычно имеет расширение .epf или .erf).
2. В 1С перейдите в Файл → Открыть и выберите скачанный файл.
3. Следуйте инструкциям мастера установки (обычно требуется указать каталог для сохранения).
4. После установки обработка появится в разделе Отчеты или Дополнительные отчеты.

Пример полезных внешних обработок:

• 📋 Список сотрудников с фотографиями — для печати пропусков или корпоративных справочников.
• 📊 Анализ текучести кадров — показывает динамику увольнений по месяцам.
• 📧 Рассылка списков по email — автоматически отправляет отчеты руководителям подразделений.

Решение типичных ошибок при печати списка сотрудников

Даже при выполнении всех инструкций пользователи иногда сталкиваются с проблемами. Рассмотрим самые частые ошибки и способы их устранения:

Ошибка	Причина	Решение
Пустой список при печати	Не установлен фильтр по организации или периоду	Проверьте настройки отчета: укажите нужную организацию и актуальную дату
Ошибка «Не хватает памяти»	Слишком большой объем данных (более 1000 сотрудников)	Разбейте отчет на части по подразделениям или выгрузите в Excel
Не печатаются фотографии	В настройках принтера отключена печать графики	Задайте в драйвере принтера параметр «Печатать как изображение»
Искаженные символы в PDF	Несовместимость шрифтов	В настройках печати выберите шрифт Arial или Times New Roman
Отсутствует кнопка «Печать»	Недостаточно прав пользователя	Обратитесь к администратору 1С для настройки ролей

Если ни один из способов не помог, проверьте:

• 🔄 Актуальность базы данных: возможно, изменения не сохранены (нажмите F5 для обновления).
• 🖨️ Настройки принтера: драйвер может блокировать печать из 1С (попробуйте распечатать тестовый документ).
• 🛠️ Целостность программы: запустите 1С в режиме Конфигуратор и выполните Тестирование и исправление базы.

FAQ: Частые вопросы о печати списка сотрудников в 1С

Можно ли распечатать список сотрудников с указанием банковских реквизитов для зарплаты?

Да, для этого:

1. Откройте отчет Список сотрудников.
2. В настройках добавьте поля Банковский счет и БИК банка.
3. Если этих полей нет, проверьте, заполнены ли реквизиты в карточках сотрудников (Кадры → Сотрудники → Банковские счета).

В 1С:ЗУП 3.1 банковские реквизиты выводятся только если они указаны в документе Заявление на перевод зарплаты.

Как распечатать список сотрудников с указанием стажа работы?

Стаж работы рассчитывается автоматически, но для его вывода в отчет нужно:

1. В отчете Список сотрудников нажмите Настройки → Добавить поле.
2. Выберите Стаж работы (лет) или Общий стаж.
3. Если поле отсутствует, проверьте, заполнена ли дата приема в карточке сотрудника.

В 1С:ЗУП 2.5 стаж выводится только в отчете Анализ кадрового состава.

Как распечатать список сотрудников по нескольким организациям?

Для печати списка по нескольким юридическим лицам:

1. В отчете Список сотрудников нажмите Настройки → Отбор.
2. В поле Организация выберите нужные компании (удерживайте Ctrl для множественного выбора).
3. Сформируйте отчет и распечатайте.

Если в настройках нет поля Организация, ваша конфигурация не поддерживает мультиорганизационность (обновите 1С или используйте внешнюю обработку).

Можно ли автоматически отправлять список сотрудников по email?

Да, для этого:

1. Используйте внешнюю обработку (например, Рассылка отчетов по email с Infostart).
2. Настройте задачу в Планировщике заданий 1С (раздел Администрирование).
3. В 1С:ERP и 1С:УТ 11 есть встроенная функция отправки отчетов на email через Бизнес-процессы.

Для автоматической рассылки потребуется настроить SMTP-сервер в параметрах программы.

Как распечатать список сотрудников с фотографиями в хорошем качестве?

Проблемы с качеством фотографий при печати решаются так:

1. В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) проверьте разрешение загруженной фотографии (рекомендуется не менее 300x400 пикселей).
2. В настройках отчета выберите Печать фотографий в высоком качестве.
3. Используйте принтер с разрешением не менее 600 dpi.
4. Если фотографии все равно размытые, экспортируйте отчет в PDF и распечатывайте из него.

В 1С:ЗУП 3.1 фотографии сотрудников хранятся в справочнике Физические лица, а не в карточке сотрудника.