Программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (или просто 1С Кадры) — это основной инструмент для автоматизации кадрового учета в российских компаниях. Она позволяет вести личные дела сотрудников, оформлять приказы о приеме/увольнении, рассчитывать зарплату и формировать обязательную отчетность для ФНС, ПФР и ФСС. Однако для новичков интерфейс программы может показаться сложным: множество справочников, документов и отчетов требует понимания логики работы.

В этой статье мы разберем пошаговую инструкцию по работе в 1С Кадры — от первоначальной настройки до ежедневных операций. Вы узнаете, как правильно заводить сотрудников в базу, оформлять кадровые приказы, вести табель учета рабочего времени и избегать типичных ошибок. Материал будет полезен как HR-специалистам, так и бухгалтерам, которые совмещают кадровый учет с расчетом зарплаты.

Все примеры приведены для актуальной версии 1С:ЗУП 3.1 (релиз 2026), но основные принципы работы подходят и для более ранних редакций. Если вы используете корпоративную или отраслевую конфигурацию (например, 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация), некоторые пункты меню могут отличаться — уточняйте их в документации вашей версии.

1. Установка и первоначальная настройка 1С Кадры

Прежде чем приступать к работе, необходимо правильно установить и настроить программу. Если 1С:ЗУП уже установлена на вашем компьютере, можете пропустить этот раздел и перейти к созданию справочников.

Для установки программы:

  • 📥 Скачайте дистрибутив с официального сайта 1С (требуется лицензия). Для работы с кадровым учетом подойдет версия «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3» (базовая или ПРОФ).
  • 🖥️ Запустите установщик и выберите тип установки: Локальная (для одного пользователя) или Сетевая (если программа будет использоваться несколькими сотрудниками).
  • 🔑 Активируйте лицензию с помощью пин-кода или электронной подписи (если покупали коробочную версию).
  • 📂 Создайте новую информационную базу: в окне запуска 1С:Предприятие нажмите Добавить → Создание новой информационной базы.

После установки выполните первоначальную настройку:

  1. Запустите 1С:ЗУП в режиме Конфигуратор (для администратора) или 1С:Предприятие (для пользователя).
  2. В меню Администрирование → Настройка программы укажите:
    • Наименование организации (полное и сокращенное).
    • ИНН, КПП, ОГРН (они будут подтягиваться в отчетность).
    • Систему налогообложения (ОСНО, УСН и т.д.).
    • Виды деятельности по ОКВЭД.
  • Настройте Параметры учета (Администрирование → Параметры учета), где укажите:
    • Вид учета зарплаты (по окладу, сдельный, смешанный).
    • Порядок расчета среднего заработка.
    • График работы (5-дневка, сменный график и т.д.).
      • ⚠️ Внимание: Если ваша организация имеет обособленные подразделения или филиалы, их нужно завести в справочник Организации отдельно. Это повлияет на формирование отчетности по каждому подразделению.
      📊 Какую версию 1С
      ЗУП вы используете?:Базовая
      ПРОФ
      Корпоративная (ERP)
      Комплексная автоматизация
      Другая

      2. Создание справочников: организации, подразделения, должности

      Перед тем как добавлять сотрудников, необходимо заполнить основные справочники. Это основа кадрового учета — без них невозможно оформить приказы или рассчитать зарплату.

      Начнем с справочника Организации:

      1. Перейдите в Справочники → Организации.
      2. Нажмите Создать и введите реквизиты компании:
        • Полное и краткое наименование.
        • ИНН, КПП, ОГРН (обязательно для отчетности!).
        • Юридический и фактический адрес.
        • Банковские реквизиты (для перечисления зарплаты).
    • Сохраните и установите флажок Основная организация (если компания одна).

    Далее настройте Подразделения:

    • 🏢 Перейдите в Справочники → Подразделения организаций.
    • 📝 Создайте структуру подразделений (например: Администрация → Бухгалтерия, Производство → Цех №1).
    • 🔄 Для каждого подразделения укажите:
      • Наименование (например, «Отдел кадров»).
      • Виды деятельности (если нужно разделять по ОКВЭД).
      • Руководителя (после добавления сотрудников).

    Затем заполните справочник Должности:

    • 👔 Перейдите в Справочники → Должности организаций.
    • 📋 Добавьте все должности, которые есть в вашей компании (например, «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Инженер»).
    • 📊 Для каждой должности укажите:
      • Код по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
      • Категорию персонала (руководители, специалисты, рабочие).
      • Виды расчета зарплаты (оклад, сдельная, смешанная).
    Справочник Где находится Что нужно заполнить Пример
    Организации Справочники → Организации Реквизиты компании, банковские счета ООО «Ромашка», ИНН 1234567890
    Подразделения Справочники → Подразделения организаций Структура компании, руководители Отдел кадров → Бухгалтерия
    Должности Справочники → Должности организаций Наименование, код ОКЗ, категория Бухгалтер, код ОКЗ 3311
    Физические лица Справочники → Физические лица Паспортные данные, СНИЛС, ИНН Иванов Иван Иванович, паспорт 1234 567890
    ⚠️ Внимание: Если в вашей компании есть совместители или сотрудники на ГПД (гражданско-правовые договоры), для них нужно создавать отдельные виды занятости в справочнике Виды занятости (Справочники → Виды занятости). Это повлияет на расчет страховых взносов.

    ☑️ Подготовка справочников перед добавлением сотрудников

    Выполнено: 0 / 5

    3. Добавление сотрудников в базу 1С Кадры

    Теперь, когда справочники готовы, можно приступать к добавлению сотрудников. В 1С:ЗУП это делается в два этапа: сначала создается физическое лицо (паспортные данные), а затем — сотрудник организации (должность, подразделение, оклад).

    Шаг 1. Создание физического лица:

    1. Перейдите в Справочники → Физические лица.
    2. Нажмите Создать и заполните:
      • 👤 ФИО (обязательно в родительном падеже для документов).
      • 📅 Дату рождения.
      • 🛂 Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, дата выдачи).
      • 📍 Адрес регистрации и фактический адрес (если отличаются).
      • 💳 СНИЛС и ИНН (обязательно для отчетности в ПФР и ФНС!).
  • Сохраните запись.

    • Шаг 2. Прием сотрудника на работу:

    1. Перейдите в Кадры → Приемы на работу.
    2. Нажмите Создать и выберите тип документа Прием на работу.
    3. Заполните поля:
      • 🏢 Организация (если их несколько).
      • 👔 Физическое лицо (выберите из справочника).
      • 📌 Подразделение и должность.
      • 💰 Вид расчета зарплаты (оклад, тарифная ставка).
      • 📅 Дата приема и вид трудового договора (срочный/бессрочный).
      • 📄 Номер и дата трудового договора.
  • Нажмите Провести и закрыть.

    • После проведения документа сотрудник появится в справочнике Сотрудники организаций, и его данные будут доступны для расчета зарплаты и формирования отчетности.

    💡

    Если сотрудник уже был в базе (например, работал раньше), не создавайте дубликат физического лица. Используйте существующую запись, чтобы избежать ошибок в отчетности.

    4. Оформление кадровых приказов: переводы, увольнения, отпуска

    В 1С:ЗУП все кадровые изменения оформляются с помощью документов. Рассмотрим основные виды приказов и как их правильно создать.

    1. Перевод сотрудника на другую должность:

    • 🔄 Перейдите в Кадры → Переводы.
    • 📝 Создайте новый документ Перевод.
    • 👥 Укажите сотрудника, новую должность и подразделение.
    • 💰 Если меняется оклад, укажите новую сумму.
    • 📅 Выберите дату перевода (она должна совпадать с датой в приказе!).

    2. Увольнение сотрудника:

    • 🚪 Перейдите в Кадры → Увольнения.
    • ✍️ Создайте документ Увольнение.
    • 📄 Укажите сотрудника, дату увольнения и статью ТК РФ (например, 77.1 — по соглашению сторон).
    • 💸 Если требуется, рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск (кнопка Рассчитать).

    3. Оформление отпуска:

    • 🏖️ Перейдите в Кадры → Отпуска.
    • 📅 Создайте документ Отпуск.
    • 👥 Выберите сотрудника и вид отпуска (Ежегодный оплачиваемый, Без сохранения зарплаты и т.д.).
    • 📆 Укажите период отпуска (даты начала и окончания).
    • 💰 Нажмите Рассчитать, чтобы программа автоматически посчитала отпускные.
    ⚠️ Внимание: При оформлении увольнения по статье 81 ТК РФ (например, за прогул) обязательно прикрепите скан акта о дисциплинарном взыскании. Без этого документа ФСС может не принять отчетность!
    Что делать, если сотрудник уволился, но его не успели уволить в 1С?

    Если сотрудник фактически уволился, но документ в 1С не был создан, нужно:

    1. Создать документ Увольнение с датой фактического увольнения.

    2. Вручную скорректировать начисления зарплаты за период после увольнения (если они были).

    3. Пересчитать отчетность (особенно СЗВ-ТД и 6-НДФЛ).

    Если ошибка обнаружилась после сдачи отчетности, придется подавать уточненку.

    5. Ведение табеля учета рабочего времени

    Табель — это документ, который фиксирует явки, неявки и опоздания сотрудников. На его основе рассчитывается зарплата, поэтому важно вести его аккуратно.

    Как заполнить табель в 1С:

    1. Перейдите в Кадры → Табель учета рабочего времени.
    2. Создайте новый документ Табель.
    3. Укажите:
      • 📅 Период (месяц, за который формируется табель).
      • 🏢 Организацию и подразделение (если нужно разделить).
  • Нажмите Заполнить — программа автоматически проставит явки по графику работы.
  • Вручную отметьте:
    • 🏥 Больничные (Б).
    • 🏖️ Отпуска (ОТ).
    • 🚫 Прогулы (ПР).
    • 🕒 Опоздания/уходы раньше (Я с указанием часов).
    • Сохраните и проведите документ.

      • Если в вашей компании используется электронная система учета времени (например, турникеты или 1С:Документооборот), табель можно импортировать автоматически. Для этого:

      1. Перейдите в Кадры → Обмен данными с системами учета времени.
      2. Выберите источник данных (например, файл Excel или интеграцию с Зарплатой.ру).
      3. Загрузите данные и сверьте их с фактическими явками.
    💡

    Табель должен быть закрыт до расчета зарплаты! Если в табеле есть ошибки, они отразятся на сумме начислений.

    6. Формирование отчетности для ФНС, ПФР и ФСС

    Одна из ключевых функций 1С:ЗУП — автоматическое формирование отчетности. Программа сама заполняет формы на основе введенных данных, но перед отправкой их нужно проверить.

    Основные виды отчетности в 1С Кадры:

    • 📄 СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) — сдается ежемесячно в ПФР.
    • 💰 6-НДФЛ и 2-НДФЛ — отчеты по налогам на доходы физлиц (ФНС).
    • 🏥 4-ФСС — расчет страховых взносов на травматизм.
    • 👥 РСВ (расчет по страховым взносам) — сдается ежеквартально в ФНС.

      • Как сформировать отчет в 1С:

      1. Перейдите в Отчеты → Регламентированные отчеты.
      2. Выберите нужный отчет (например, СЗВ-ТД).
      3. Укажите период и организацию.
      4. Нажмите Заполнить — программа подтянет данные из базы.
      5. Проверьте:
        • 🔍 Правильность ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудников.
        • 📅 Даты приема/увольнения.
        • 💰 Суммы начислений и удержаний.
    • Экспортируйте отчет в формат XML или Excel и отправьте через Личный кабинет налогоплательщика или ЭДО.
    ⚠️ Внимание: Если в отчете СЗВ-ТД есть сотрудники с неполными данными (например, без СНИЛС), ФНС может вернуть отчет с ошибкой. Перед формированием проверьте заполненность справочника Физические лица!

    Типичные ошибки при сдаче отчетности:

    • 🚫 Несовпадение сумм в 6-НДФЛ и РСВ — проверьте начисления зарплаты и удержанный НДФЛ.
    • 📅 Неправильные даты в СЗВ-ТД (например, увольнение указано позже фактического).
    • 👤 Дублирующиеся записи по одному сотруднику (возникает, если физическое лицо заведено дважды).

    7. Интеграция с другими программами 1С

    Если в вашей компании используются другие продукты 1С (например, 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление торговлей), их можно интегрировать с 1С:ЗУП для автоматического обмена данными.

    Как настроить обмен данными:

    1. В 1С:ЗУП перейдите в Администрирование → Обмен данными с другими программами.
    2. Выберите тип обмена:
      • 🔄 С 1С:Бухгалтерией (для передачи начислений зарплаты).
      • 📦 С 1С:Управление торговлей (для синхронизации сотрудников и подразделений).
      • 💼 С 1С:Документооборот (для электронного документооборота).
  • Настройте правила обмена:
    • Укажите, какие данные передавать (например, только кадровые приказы или также зарплатные начисления).
    • Задайте периодичность обмена (вручную или автоматически по расписанию).
    • Выполните первый обмен и проверьте корректность данных в обеих базах.

    Если обмен проходит с ошибками, проверьте:

    • 🔌 Совместимость версий программ (например, 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0).
    • 📋 Правильность настроек обмена (особенно соответствие справочников в обеих базах).
    • 🛠️ Наличие обновлений (иногда ошибки исправляются в новых релизах).

    8. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С:ЗУП иногда допускают ошибки, которые приводят к проблемам с отчетностью или расчетом зарплаты. Разберем самые распространенные из них.

    1. Дублирование физических лиц

    Если одно и то же физическое лицо заведено в справочнике дважды (например, из-за опечатки в ФИО), это приведет к:

    • 📛 Ошибкам в СЗВ-ТД (ПФР увидит "двойника").
    • 💰 Неправильному расчету зарплаты (начисления могут "размазаться" по двум записям).

    Как исправить: найдите дубли в справочнике Физические лица и объедините их с помощью обработки Поиск и замена дублей.

    2. Несвоевременное закрытие табеля

    Если табель не закрыт до расчета зарплаты:

    • 🕒 Опоздания и прогулы не будут учтены.
    • 💸 Сотрудники получат зарплату за неотработанные дни.

    Как избежать: настройте напоминание в 1С или календаре о закрытии табеля до 25-го числа каждого месяца.

    3. Ошибки в реквизитах организации

    Если в справочнике Организации указан неверный ИНН или КПП:

    • 📄 Отчетность не пройдет проверку в ФНС/ПФР.
    • 🚫 Может быть блокировка расчетного счета.

    Как проверить: сверьте реквизиты в 1С с данными из ЕГРЮЛ.

    4. Неправильный расчет отпускных

    Ошибки в расчете отпускных возникают, если:

    • 📅 Неверно указан расчетный период (должен быть 12 месяцев до отпуска).
    • 💰 Не учтены премиальные или другие выплаты.
    • 👥 Сотрудник переводился между подразделениями (нужно проверять средний заработок по каждому месту работы).

    Как пересчитать: откройте документ Отпуск, нажмите Пересчитать и проверьте данные вручную.

    ⚠️ Внимание: Если ошибка в отпускных обнаружена после выплаты, придется делать перерасчет через документ Корректировка зарплаты и удерживать излишне выплаченную сумму из следующей зарплаты (с согласия сотрудника!).

    FAQ: Ответы на частые вопросы по работе в 1С Кадры

    🔹 Как восстановить удаленный документ (например, приказ об увольнении)?

    Если документ был удален по ошибке:

    1. Перейдите в Все функции → Стандартные → Архивные данные.
    2. Найдите удаленный документ по дате и типу (например, Увольнение).
    3. Нажмите Восстановить.

    Если архив очищался, восстановить документ можно только из резервной копии базы.

    🔹 Можно ли в 1С Кадры вести учет сотрудников на ГПД (гражданско-правовых договорах)?

    Да, для этого:

    1. Создайте физическое лицо (как для обычного сотрудника).
    2. В справочнике Виды занятости добавьте запись ГПД.
    3. Оформите документ Прием на работу с видом занятости ГПД.
    4. Начисления по ГПД оформляйте через документ Начисление по договорам ГПХ.

    Обратите внимание: с выплат по ГПД не начисляются страховые взносы на ВНиМ (кроме взносов на травматизм).

    🔹 Как экспортировать данные из 1С Кадры в Excel?

    Есть несколько способов:

    1. Через отчет: откройте нужный отчет (например, Список сотрудников), нажмите Еще → Выгрузить в Excel.
    2. Через обработку: используйте стандартную обработку Выгрузка данных в Excel (Все функции → Обработки).
    3. Через внешние отчеты: если нужна сложная выгрузка, можно написать свой отчет на 1С:Предприятие.
    🔹 Что делать, если 1С Кадры тормозит при работе с большой базой?

    Проблемы с производительностью возникают, если:

    • 🗃️ База данных разрослась (более 10 000 документов).
    • 🖥️ Не хватает оперативной памяти на компьютере.
    • 🔄 Не обновлялась платформа 1С:Предприятие.

    Решения:

    1. Оптимизируйте базу с помощью обработки Тестирование и исправление.
    2. Обновите платформу до последней версии.
    3. Перенесите базу на SQL-сервер (если используете файловую версию).
    4. Разделите базу на два периода (например, текущий год и архив).
    🔹 Нужно ли обновлять 1С Кадры, если все работает нормально?

    Да, обновлять программу обязательно, потому что:

    • 📅