Увольнение сотрудника в 1С 8.3: полная инструкция от А до Я

• 💰 Программа автоматически предложит компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте количество дней — оно должно совпадать с данными из Кадрового учета → Отпуска.
• 🔄 Если сотрудник должен компании деньги (например, за неотработанный аванс), укажите сумму в блоке Удержания.
• Проверьте вкладку "Трудовая книжка" — здесь формируется запись для трудовой. Убедитесь, что формулировка соответствует ТК РФ.
• Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Дата увольнения совпадает с последним рабочим днем|

Основание увольнения выбрано корректно (с указанием статьи ТК РФ)|

Количество дней неиспользованного отпуска проверено|

Все начисления и удержания учтены|

Запись в трудовой книжке сформирована без ошибок-->

После проведения документа 1С 8.3 автоматически:

• 🔄 Закроет лицевой счет сотрудника (если не указано иное).
• 📊 Сформирует запись в регистрах начислений и удержаний.
• 📋 Подготовит данные для отчетности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ и др.).

Если при проведении документа появляется ошибка типа "Не закрыты все начисления за период", это значит, что в программе есть неучтенные зарплатные документы (например, не начислен аванс за текущий месяц). Исправьте это перед повторным проведением.

3. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск: нюансы и ошибки

Один из самых сложных моментов при увольнении — корректный расчет компенсации за неиспользованный отпуск. 1С:ЗУП 8.3 делает это автоматически, но иногда требуется ручная корректировка. Разберем ключевые моменты:

Как 1С рассчитывает дни отпуска?

Программа использует формулу:

Количество дней = (Отпускной стаж в месяцах × Среднемесячное количество дней отпуска) — Использованные дни

Где Среднемесячное количество дней = 2.33 (при стандартном отпуске 28 дней в год). Например, если сотрудник отработал 10 месяцев и не брал отпуск, ему полагается 10 × 2.33 = 23.3 дня.

Типичные ошибки и как их избежать:

• ❌ Неучтенные авансовые отпуска. Если сотрудник брал отпуск "авансом" (например, в первом полугодии), 1С может неверно посчитать остаток. Проверяйте историю отпусков в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → Отпуска).
• ❌ Некорректный отпускной стаж. Программа учитывает только фактически отработанное время. Если были больничные или отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней, стаж уменьшается. Вручную скорректировать его можно в документе Изменение отпускного стажа.
• ❌ Округление дней. 1С округляет дни отпуска до целых по правилам математики (0.5 и выше — в большую сторону). Но некоторые компании используют другие правила (например, всегда в пользу сотрудника). Это нужно настроить в Настройки расчета зарплаты → Отпуска.

Пример расчета:

Сотрудник работает в компании с 1 января 2023 года. На 15 октября 2023 года он решает уволиться по собственному желанию. За это время он брал 14 дней отпуска. Сколько дней компенсации ему полагается?

⚠️ Внимание! Если сотрудник уволился до окончания рабочего года, за который уже получил отпуск, 1С автоматически удержит излишне выплаченные отпускные. Это законно (ст. 137 ТК РФ), но часто вызывает конфликты. Чтобы избежать претензий, заранее проинформируйте сотрудника о возможном удержании.

4. Закрытие лицевого счета и финальные начисления

После проведения документа Увольнение в 1С 8.3 необходимо закрыть лицевой счет сотрудника и убедиться, что все финальные начисления учтены. Вот что нужно сделать:

1. Проверьте лицевой счет:
   • Перейдите в Зарплата → Лицевые счета.
   • Найдите сотрудника по ФИО или табельному номеру.
   • Убедитесь, что в колонке Статус стоит Закрыт (если увольнение прошло корректно).
2. Сформируйте финальные документы:
   • 📄 Расчетный листок — можно сформировать из документа увольнения или через Зарплата → Расчетные листки.
   • 💰 Справка 2-НДФЛ — создается в разделе Зарплата → Справки → 2-НДФЛ. Укажите период с начала года по дату увольнения.
   • 📋 СЗВ-ТД — если увольнение произошло в отчетном периоде, не забудьте включить данные в отчет для ПФР.

• Если сотрудник должен компании (например, за обучение или неотработанный аванс), удержание должно быть указано в документе увольнения.
• Максимальный размер удержания — 20% от финальной выплаты (ст. 138 ТК РФ). Если долг больше, остаток можно взыскать через суд.

Если лицевой счет не закрылся автоматически, проверьте:

• 🔹 Дату увольнения в документе — она должна быть раньше или равна текущей дате.
• 🔹 Наличие неучтенных начислений — например, если не начислена зарплата за текущий месяц, 1С не закроет счет.
• 🔹 Права пользователя — для закрытия лицевого счета нужны права на редактирование кадровых данных.

После закрытия лицевого счета данные сотрудника останутся в базе, но он исчезнет из активных списков (например, в отчетах по зарплате). При необходимости вы всегда можете найти его через Все сотрудники (включая уволенных).

5. Ошибки при увольнении в 1С 8.3 и как их исправить

Даже опытные пользователи иногда сталкиваются с ошибками при увольнении в 1С. Разберем самые распространенные проблемы и способы их решения:

Что делать, если документ увольнения уже проведен, а ошибка обнаружена позже?

Не отменяйте документ напрямую! Это может нарушить последовательность кадровых данных. Вместо этого:

1. Создайте документ-корректировку (например, Корректировка кадровых данных или Исправление записей).
2. Укажите дату исправления после даты увольнения.
3. Внесите корректировки и перепроведите связанные документы (например, расчет компенсации).

Если после исправлений программа все равно выдает ошибку, воспользуйтесь журналом регистрации (Администрирование → Журнал регистрации). Найдите запись об ошибке и проанализируйте детали — там часто указан конкретный регистр или документ, который нужно проверить.

6. Отчетность после увольнения: что и когда сдавать

Увольнение сотрудника влечет за собой изменения в отчетности. В зависимости от ситуации могут потребоваться следующие документы:

• 📋 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности. Сдается в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем увольнения. В 1С формируется в разделе Зарплата → Отчеты в ПФР → СЗВ-ТД.
• 💰 6-НДФЛ — если увольнение произошло в отчетном периоде, данные включаются в раздел 2 отчета. Срок сдачи — не позднее последнего числа месяца, следующего за кварталом.
• 📊 4-ФСС — если увольнение связано с травмой или профзаболеванием, требуется уточняющая информация.
• 📄 2-НДФЛ — выдается сотруднику в день увольнения (по запросу) или не позднее 3 дней после запроса. В 1С формируется в Зарплата → Справки → 2-НДФЛ.

Нюансы для СЗВ-ТД:

В отчете указываются:

• 📅 Дата увольнения.
• 🔢 Основание (код из классификатора ПФР).
• 📝 Реквизиты приказа.

Если увольнение произошло в декабре, а отчет сдается в январе, данные включаются в СЗВ-ТД за декабрь, но подаются в январе. В 1С 8.3 это учитывается автоматически при формировании отчета.

⚠️ Внимание! Если сотрудник уволился в последний день месяца, датой увольнения в отчетности считается этот же день (а не следующий). Это важно для корректного заполнения СЗВ-ТД и расчета страховых взносов.

Чек-лист перед сдачей отчетности:

• 🔹 Проверьте, что все уволенные сотрудники включены в отчет.
• 🔹 Убедитесь, что коды оснований увольнения в СЗВ-ТД соответствуют классификатору ПФР.
• 🔹 Сверьте данные с трудовой книжкой (если ведется в бумажном виде).
• 🔹 Проверьте контрольные соотношения в 1С (кнопка Проверка в форме отчета).

7. Особенности увольнения в разных ситуациях

Процедура увольнения в 1С 8.3 может отличаться в зависимости от основания. Рассмотрим самые распространенные случаи:

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ)

Самый простой вариант. В 1С достаточно:

1. Создать документ Увольнение с основанием По собственному желанию.
2. Указать дату увольнения (обычно через 2 недели после подачи заявления, если не согласован другой срок).
3. Проверить расчет компенсации за отпуск.

Особенность: если сотрудник отработал менее 2 недель, но компания согласна уволить его раньше, в 1С нужно вручную изменить дату увольнения на согласованную.

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ)

Требует дополнительного документа — соглашения, которое прикрепляется к приказу. В 1С:

1. Выберите основание По соглашению сторон.
2. В комментарии укажите реквизиты соглашения (номер и дату).
3. Проверьте, что дата увольнения совпадает с датой в соглашении.

Сокращение штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ)

Самый сложный случай. В 1С 8.3 потребуется:

1. Сначала создать документ Сокращение штата (Кадры → Сокращение штата).
2. Указать должности и дату сокращения.
3. Затем оформить увольнение с основанием Сокращение численности или штата.
4. В документе увольнения обязательно заполните вкладку Выходное пособие — 1С автоматически рассчитает средний заработок за 2 месяца (ст. 178 ТК РФ).

Увольнение за прогул (п. 6 ст. 81 ТК РФ)

Требует обязательного документального подтверждения (акт о прогуле, объяснительная). В 1С:

1. Выберите основание Прогул (подп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ).
2. В комментарии укажите даты прогула и реквизиты акта.
3. Проверьте, что в документе нет компенсации за отпуск (если прогул был в отпускной период, дни могут быть аннулированы).

В этом случае рекомендуется предварительно проконсультироваться с юристом — увольнение за прогул часто оспаривается в суде.

FAQ: Частые вопросы об увольнении в 1С 8.3