Работа с самозанятыми в 2026 году стала обычной практикой для многих компаний, но оформление таких услуг в 1С:Предприятие вызывает вопросы даже у опытных бухгалтеров. Главная сложность — правильно отразить операции, чтобы избежать претензий от налоговой и не нарушить требования 47-ФЗ о самозанятых. В этой статье разберём по шагам, как провести услуги самозанятого в 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:Управление небольшой фирмой, какие документы оформить, как учесть НДФЛ и какие нюансы важно не упустить.

Самозанятые — это физические лица, которые платят налог на профессиональный доход (НПД) по ставке 4% или 6% (в зависимости от типа клиента). Для компании они не являются ИП или работниками, поэтому стандартные схемы работы с контрагентами здесь не подходят. В статье вы найдёте актуальные проводки, примеры заполнения документов и ответы на частые ошибки, которые допускают бухгалтеры.

Особое внимание уделим трем ключевым моментам: 1. Самозанятый не может выставить счёт-фактуру с НДС — это грубая ошибка, которая приведёт к доначислению налогов.

2. В чеке от самозанятого должна быть пометка «Без НДС» или «НДС не облагается».

3. Услуги самозанятого не включаются в расчёт налога на прибыль по общему правилу (есть исключения).

1. Подготовка справочников в 1С: как добавить самозанятого

Прежде чем оформлять документы, нужно правильно внести самозанятого в базу 1С. Для этого используем справочник Контрагенты, но с особенностями:

  • 📌 Тип контрагента: выбираем «Физическое лицо» (не ИП!). Если выберёте «ИП», система будет требовать ИНН и другие реквизиты, которые у самозанятого отсутствуют.
  • 🆔 ИНН: указываем 12-значный ИНН физического лица (если самозанятый его предоставил). Если нет — оставляем поле пустым, но это может вызвать проблемы при проверках.
  • 📄 Договор: создаём отдельный вид договора «С самозанятым» с типом «Прочее». В комментариях указываем: «Оказание услуг по НПД (47-ФЗ)».
  • 💳 Банковские реквизиты: если оплата идёт на карту самозанятого, вносим номер счёта (обычно это номер карты, привязанной к личному кабинету «Мой налог»).

Важно: в карточке контрагента в поле Наименование укажите ФИО самозанятого полностью, а в поле Полное наименование добавьте пометку «(самозанятый, НПД)». Это поможет избежать путаницы при формировании отчётов.

Уточните у самозанятого его ИНН (12 знаков)|Проверьте, что у него действующий статус НПД (можно проверить на сайте ФНС)|Создайте отдельную группу контрагентов «Самозанятые» для удобства фильтрации|Добавьте в комментарий к договору дату начала действия (срок не обязателен, но рекомендуется)

-->

Если самозанятый работает через платформы вроде Яндекс.Про или Вайлдберриз, вносите в справочник не его, а саму платформу как контрагента. В этом случае в договоре укажите, что услуги оказываются через посредника.

⚠️ Внимание: Если самозанятый не предоставил ИНН, а сумма оплаты за год превысит 100 000 рублей, налоговая может потребовать удержать 13% НДФЛ как с обычного физлица. Чтобы избежать этого, запросите у самозанятого уведомление из ФНС о его статусе.

2. Документы для оформления услуг: акт, счёт и чек

С самозанятыми нельзя работать по стандартной схеме «счёт → акт → оплата», как с ИП или юрлицами. Вместо этого используем следующий пакет документов:

  1. Договор (не обязателен, но рекомендуется для сумм свыше 50 000 рублей). В нём прописываем предмет (услуги), сроки, порядок оплаты и пометку «НПД, без НДС».
  2. Акт выполненных работ/услуг (обязателен). Форма свободная, но должна содержать:
    • 📅 Дату и номер акта
    • 👤 ФИО самозанятого и реквизиты компании-заказчика
    • 📝 Перечень услуг с указанием количества и стоимости
    • 💰 Пометку «Без НДС» или «НДС не облагается (ст. 47-ФЗ)»
  • Чек от самозанятого (обязателен!). Он формируется в приложении «Мой налог» и должен содержать:
    • 🔢 Уникальный номер чека (20 знаков)
    • 📌 Статус «Самозанятый»
    • 💵 Сумму с пометкой «НПД 4%» или «НПД 6%»

    • В 1С акт оформляем документом Акт выполненных работ (раздел Покупки → Поступление услуг). В табличной части указываем услуги, а в поле НДС выбираем «Без НДС». Прикрепляем скан чека от самозанятого как приложение к документу.

    Что делать, если самозанятый не прислал чек?

    Если самозанятый забыл выставить чек, компания не имеет права принимать услуги к учёту. В этом случае нужно:

    1. Написать самозанятому официальное уведомление с требованием предоставить чек.

    2. Если чек не пришёл в течение 5 рабочих дней — расторгнуть договор и не оплачивать услуги.

    3. В 1С такой документ проводить нельзя, так как это нарушение ст. 120 НК РФ (грубое нарушение учёта доходов).

    Оплату услуг самозанятого оформляем документом Списание с расчётного счёта или Выдача наличных (если оплата наличными). В назначении платежа указываем: «Оплата по акту №__ от __.__.____ за услуги (НПД, без НДС)».

    Документ в 1С Назначение Особенности заполнения
    Договор контрагента Фиксация условий сотрудничества Тип договора — «Прочее», в комментарии указываем «НПД (47-ФЗ)»
    Акт выполненных работ Подтверждение оказания услуг В поле «НДС» выбираем «Без НДС», прикрепляем чек самозанятого
    Списание с р/с Оплата услуг В назначении платежа указываем реквизиты акта и пометку «НПД»
    Поступление товаров и услуг Для отражения в учёте Счёт затрат — 26 или 44, аналитика — «Услуги самозанятых»

    3. Проводки и учёт затрат: на какой счёт отнести услуги

    Услуги самозанятых учитываются в составе прочих расходов по ст. 264 НК РФ. В 1С:Бухгалтерия 3.0 используем следующие проводки:

    • 📊 Дт 26 (44) Кт 60.01 — приняты услуги самозанятого к учёту (на сумму акта).
    • 💰 Дт 60.01 Кт 51 — оплачены услуги с расчётного счёта.

    Важно: НДС к вычету не принимается, так как самозанятые не являются плательщиками НДС. Если в чеке самозанятого вдруг появится НДС (ошибка), его нельзя учитывать в книге покупок.

    Для удобства анализа рекомендуем завести отдельные субконто:

    • 🔹 В справочнике Статьи затрат создайте элемент «Услуги самозанятых».
    • 🔹 В плане счетов на счете 60.01 добавьте субконто «Самозанятые» для фильтрации отчётности.

    На отдельном субсчёте 60.01|В общем потоке контрагентов|Через зарплатные счета (ошибочно)|Не учитываю, оплачиваю наличными

    -->

    Если самозанятый оказывает услуги, связанные с основной деятельностью компании (например, ремонт оборудования), их можно включить в состав прямых расходов (счёт 20). Но для этого нужно подтвердить, что услуги напрямую влияют на производство. В противном случае расходы признаются косвенными (счёт 26 или 44).

    ⚠️ Внимание: Услуги самозанятых не уменьшают налог на прибыль, если:
    • 📄 Нет подтверждающих документов (акт + чек).
    • 💳 Оплата произведена наличными без кассового чека (нарушение 54-ФЗ).
    • 🔍 Самозанятый не предоставил ИНН, а сумма за год превысила 100 000 рублей.

    В этих случаях налоговая может доначислить налог на прибыль и штраф по ст. 122 НК РФ.

    4. НДФЛ и страховые взносы: что удерживать, а что нет

    Один из самых сложных вопросов — нужно ли удерживать НДФЛ 13% и платить страховые взносы за самозанятого. Ответ зависит от статуса самозанятого и суммы оплаты:

    • 🆔 Если самозанятый предоставил ИНН и чек с пометкой «НПД»:
      • 🚫 НДФЛ не удерживаем (он платит налог самостоятельно по ставке 4% или 6%).
      • 🚫 Страховые взносы не начисляем (самозанятые платят их сами, если их доход превышает 300 000 рублей в год).
    • 📛 Если самозанятый не предоставил ИНН или чек:
      • ✅ Удерживаем НДФЛ 13% как с обычного физлица.
      • ✅ Начисляем страховые взносы (22% в ПФР + 5,1% в ФОМС), если сумма оплаты за год превышает 100 000 рублей.

    В 1С начисление НДФЛ и взносов оформляется документом Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата и кадры). Однако для самозанятых этот документ не используется — вместо него формируем Операцию (бухгалтерский и налоговый учёт) с проводками:

    • 📊 Дт 76.09 Кт 68.01 — удержан НДФЛ 13% (если самозанятый не предоставил документы).
    • 📊 Дт 26 (44) Кт 70 — начислена «зарплата» самозанятому (если он приравнен к физлицу).

    Если самозанятый предоставил все документы, никакие удержания не производятся — просто оплачиваем услуги по акту.

    -->

    5. Отчётность: что сдавать и как отразить самозанятых

    Услуги самозанятых отражаются в следующих отчётах:

    1. Декларация по налогу на прибыль (при УСН не сдаётся):
      • 📄 Услуги включаются в состав расходов по ст. 264 НК РФ (прочие расходы).
      • 📌 В приложении №2 к листу 02 указываем сумму без НДС.
    2. Книга покупок:
      • 🚫 Чеки самозанятых не регистрируются в книге покупок, так как НДС отсутствует.
  • 6-НДФЛ и 2-НДФЛ:
    • 📊 Если НДФЛ не удерживался (есть чек с НПД), самозанятый не включается в отчётность.
    • 📊 Если НДФЛ удержан (нет чека), данные вносятся в раздел 2 формы 6-НДФЛ.
    • СЗВ-М и СЗВ-ТД:
      • 📛 Самозанятые не включаются в эти отчёты, так как не являются работниками.

    В 1С для формирования отчётности используем стандартные обработки:

    • 📑 Декларация по налогу на прибыль (раздел Отчётность → Регламентированные отчёты).
    • 📑 6-НДФЛ (если удерживался налог).

    Если вы сдаёте отчётность через 1С-Отчётность, проверьте, чтобы услуги самозанятых не попали в раздел «Зарплата» — они должны учитываться как услуги сторонних организаций.

    ⚠️ Внимание: С 2026 года ФНС активно проверяет цепочки с самозанятыми. Если компания регулярно работает с одними и теми же самозанятыми на суммы свыше 2 млн рублей в год, налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые и доначислить страховые взносы.

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при работе с самозанятыми. Вот самые распространённые:

    • 🔴 Оформление счёта-фактуры с НДС:

      Самозанятые не являются плательщиками НДС, поэтому счёт-фактура от них недействителен. Если вы её приняли к учёту, налоговая доначислит НДС к уплате.

    • 🔴 Оплата без чека:

      Если самозанятый не выставил чек через «Мой налог», услуги нельзя принимать к учёту. Это приравнивается к работе с «серыми» схемками.

    • 🔴 Удержание НДФЛ при наличии чека с НПД:

      Если чек есть, удерживать 13% нельзя — самозанятый уже заплатил налог по ставке 4% или 6%.

    • 🔴 Включение в фонд оплаты труда:

      Самозанятые не являются работниками, поэтому их оплата не должна попадать в расчёт средней зарплаты или отчётность по персоналу.

    Чтобы избежать ошибок, используйте чек-лист проверки:

    Есть ли чек из приложения «Мой налог» с пометкой «НПД»?|Правильно ли оформлен акт (указано «Без НДС»)?|Самозанятый предоставил ИНН (12 знаков)?|Сумма оплаты не превышает лимит 2 млн рублей в год для одного самозанятого?

    -->

    Если вы обнаружили ошибку после проведения документов, исправляйте её с помощью Корректировки записей регистров (раздел Операции → Регламентные операции). Например, если НДФЛ был удержан ошибочно, формируем проводку Дт 68.01 Кт 76.09 на сумму излишне удержанного налога.

    7. Особенности для 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерия 8.3

    В разных конфигурациях 1С оформление услуг самозанятых имеет нюансы:

    Конфигурация Особенности оформления Документы для использования
    1С:Бухгалтерия 3.0 Поддерживает субконто для самозанятых, есть шаблоны актов с пометкой «Без НДС» Акт выполненных работ, Списание с р/с, Поступление услуг
    1С:Управление небольшой фирмой Нет отдельного типа договора для самозанятых, нужно создавать вручную Заказ покупателя (для услуг), Исходящий платёж
    1С:Зарплата и управление персоналом Самозанятых нельзя вносить как сотрудников, только как контрагентов Начисление зарплаты (не используется), Акт выполненных работ

    В 1С:УНФ для удобства можно создать отдельный вид операции «Услуги самозанятых» в документе Поступление товаров и услуг. Для этого:

    1. Перейдите в Настройки → Виды операций.
    2. Создайте новый вид операции с названием «Услуги самозанятого (НПД)».
    3. В шаблоне проводок укажите счёт 60.01 и аналитику «Самозанятые».

    В 1С:Бухгалтерия 3.0 удобно использовать групповую обработку документов для массового оформления актов. Например, если вы работаете с 10 самозанятыми, можно загрузить данные из Excel и автоматически сформировать акты.

    • 🔢 Номер чека (должен быть 20 знаков).
    • 📅 Дата чека не позднее даты акта.
    • 💰 Ставка налога (4% или 6%).

    -->

    8. Интеграция с «Мой налог» и автоматизация

    С 2026 года ФНС запустила API для интеграции с «Мой налог», что позволяет автоматически проверять чеки самозанятых прямо из 1С. Для этого:

    1. Установите обработку Проверка чеков НПД (доступна в 1С-ИТС или у партнёров).
    2. Настройте доступ к API ФНС (потребуется электронная подпись компании).
    3. При проведении акта система будет автоматически запрашивать данные чека из «Мой налог» и сверять их.

    Если интеграция не настроена, проверяйте чеки вручную:

    • 🔍 Зайдите на сайт npd.nalog.ru.
    • 📥 Введите номер чека (20 знаков) в поле «Проверка чека».
    • 📄 Система покажет данные самозанятого, сумму и ставку налога.

    Для автоматизации учёта можно использовать регламентные задания в 1С:

    • 📅 Ежемесячно формировать отчёт «Услуги самозанятых» с разбивкой по контрагентам.
    • 📊 Автоматически проверять, не превышена ли сумма 2 млн рублей в год для одного самозанятого.

    ⚠️ Внимание: Если вы используете облачную версию 1С, проверьте, поддерживает ли ваш тариф интеграцию с ФНС. В некоторых случаях для работы с API требуется корпоративный доступ.

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    🔹 Нужно ли заключать договор с самозанятым?

    Договор не обязателен, если сумма разовой сделки менее 50 000 рублей. Однако для регулярного сотрудничества (например, ежемесячные услуги) договор лучше оформить. В нём прописываем:

    • 📝 Предмет договора (конкретные услуги).
    • 💰 Порядок расчётов (оплата по акту + чек).
    • 📅 Сроки (если есть).
    • 📌 Пометку «НПД, без НДС».

    В 1С договор оформляется через справочник Договоры контрагентов с типом «Прочее».

    🔹 Можно ли оплачивать услуги самозанятого наличными?

    Да, но только при соблюдении двух условий:

    1. 💵 Сумма разовой оплаты не превышает 100 000 рублей (лимит по 54-ФЗ для наличных расчётов между юрлицами и физлицами).
    2. 🧾 Выдан кассовый чек (если оплата через кассу) или БСО (если через подотчётное лицо).

    В 1С такую оплату оформляем документом Выдача наличных с указанием статьи движения денег «Оплата услуг самозанятых».

    🔹 Как отразить услуги самозанятого в 1С, если чек потерян?

    Если чек утерян, нужно:

    1. 📧 Запросить у самозанятого дубликат чека (он может переслать PDF из «Мой налог»).
    2. 🔍 Если самозанятый отказывается, проверьте чек по номеру на сайте ФНС (npd.nalog.ru).
    3. 🚫 Если чек не найден, услуги нельзя принимать к учёту. В 1С документ нужно удалить или провести с пометкой «Не принято к учёту».
    🔹 Какие штрафы грозят за ошибки с самозанятыми?

    Налоговая может оштрафовать за:

    • 📄 Отсутствие чека: штраф 20% от суммы расходов (ст. 120 НК РФ).
    • 💰 Неудержание НДФЛ (если не было чека): 20% от суммы налога + пеня.
    • 📊 Неправильное отражение в отчётности: штраф 5 000–10 000 рублей (ст. 126 НК РФ).

    Чтобы избежать штрафов, проводите ежемесячную сверку услуг самозанятых в 1С с чеками из «Мой налог».

    🔹 Можно ли самозанятому выплачивать аванс?

    Да, но с оговорками:

    • 💰 Аванс выплачивается только после подписания акта на аванс (в нём указывается, что это предоплата).
    • 📄 Самозанятый должен выставить чек на аванс в приложении «Мой налог».
    • 📅 При окончательном расчёте оформляется второй чек на оставшуюся сумму.

    В 1С аванс оформляется документом Авансовый отчёт или Списание с р/с с пометкой «Аванс за услуги (НПД)».