Списание товаров в 1С:Розница — рутинная, но критически важная операция для любого торгового предприятия. От корректности её оформления зависит не только бухгалтерская отчётность, но и налоговые риски, управление остатками, а также прозрачность инвентаризации. Однако даже опытные пользователи часто допускают ошибки: путают типы документов, неправильно указывают причины списания или забывают про аналитику по складам.

В этой статье разберём все этапы списания — от подготовки документов до проверки проводок, с учётом особенностей 1С:Розница 8.3 (редакции 2.3 и 3.0). Особое внимание уделим типичным «подводным камням»: как избежать расхождений с фактическими остатками, почему списание через «Реализацию товаров» может исказить финансовый результат, и что делать, если программа не даёт провести документ из-за отрицательных остатков. Для наглядности приведём реальный пример списания просроченных продуктов с проводками по счетам 41.02 и 94.

1. Когда требуется списание в 1С:Розница

Списание товаров оформляется не только при порче или истечении срока годности. В торговле есть как минимум 7 законных причин для этой операции:

  • 🗑️ Порча или бой — разбитая тара, просроченные продукты, товары с дефектами.
  • 🔥 Утилизация — списание по акту комиссии (например, лекарств с истёкшим сроком).
  • 📦 Недостача — выявленная при инвентаризации (требует согласования с бухгалтерией).
  • 🎁 Передача в качестве образцов — для маркетинговых целей (нужна оправдательная документация).
  • 🔄 Пересортица — когда товар потерял потребительские свойства из-за неправильного хранения.
  • 📉 Уценка до нулевой стоимости — если товар невозможно продать (например, сезонная одежда).
  • 🚛 Потери при транспортировке — если вина лежит на перевозчике (нужны акты от логистической компании).

Важно: 1С:Розница не различает эти причины автоматически — их нужно указывать вручную в документе списания. От выбора причины зависит, на какой счёт будет списана стоимость товара: 94 (недостачи и потери) или 44.01 (расходы на продажу).

⚠️ Внимание: Если списываете товары с НДС, проверьте настройку учёта в программе. В некоторых случаях может потребоваться восстановление НДС (дебет 19.03, кредит 68.02).
📊 Как часто вы проводите списание товаров в 1С?
Ежемесячно
Раз в квартал
Только при инвентаризации
По мере необходимости

2. Какие документы нужны для списания

В 1С:Розница списание оформляется через документ Списание товаров (раздел Склад). Однако одного документа в программе недостаточно — требуется пакет оправдательных бумаг:

Тип списания Необходимые документы Кто подписывает
Порча/бой Aкт о порче (форма ТОРГ-15 или ТОРГ-16) Материально-ответственное лицо + руководитель
Недостача Aкт инвентаризации (ИНВ-3) + сличительная ведомость (ИНВ-19) Инвентаризационная комиссия
Утилизация Aкт на списание (с указанием метода утилизации) + договор с утилизатором (если применимо) Руководитель + эколог (для опасных отходов)
Передача образцов Приказ руководителя + акт передачи Руководитель + получатель

В программе эти документы прикрепляются к карточке списания через поле Файлы (в шапке документа). Без них налоговая может не принять расходы при проверке. Особенно это актуально для ИП на ОСНО и ООО, где списание влияет на налог на прибыль.

💡

Если списываете товары с истёкшим сроком годности, сохраните фотографии упаковки с датой производства. Это поможет подтвердить обоснованность списания при проверке.

3. Пошаговая инструкция: как создать документ списания

Рассмотрим процесс на примере списания просроченных молочных продуктов в магазине. Предположим, что:

  • 📌 Товар: Кефир «Домашний», 10 упаковок по 1 л.
  • 📌 Себестоимость: 50 руб./шт. (итого 500 руб.).
  • 📌 Причина: истёк срок годности (акт о порче №12 от 15.05.2026).
  • 📌 Склад: «Основной склад» (магазин на ул. Ленина).

Алгоритм действий:

  1. Откройте раздел Склад → Списание товаров.

    Нажмите Создать или Добавить (в зависимости от версии интерфейса).

  2. Заполните шапку документа:
    • 📅 Дата: 15.05.2026 (дата акта о порче).
    • 🏢 Организация: выберите ваше юрлицо (например, ООО «Рога и Копыта»).
    • 🏭 Склад: «Основной склад».
    • 📄 Основание: укажите номер и дату акта (ТОРГ-15 №12 от 15.05.2026).
  3. Добавьте товары в табличную часть:
    • Нажмите Добавить → выберите «Кефир «Домашний» из справочника номенклатуры.
    • Укажите Количество: 10 шт.
    • Поле Цена заполнится автоматически (себестоимость из регистра бухгалтерии).
    • В колонке Счёт затрат выберите 94 (недостачи и потери от порчи ценностей).
  • Укажите аналитику:
    • 🔹 Статья затрат: «Порча товаров» (создайте её заранее в справочнике).
    • 🔹 Подразделение: «Магазин №1» (если ведётся аналитика по отделам).
    • Проверьте проводки:

      Нажмите кнопку Проводки (Дт/Кт) внизу документа. Должны сформироваться записи:

      Дт 94.02 "Потери от порчи ценностей" — Кт 41.02 "Товары в рознице" на 500 руб.
    • Проведите и распечатайте документ:

      Нажмите Провести и закрыть. При необходимости распечатайте форму ТОРГ-16 через кнопку Печать.

    Указана корректная дата (совпадает с датой акта)|Выбран правильный склад|Причина списания соответствует документу-основанию|Счёт затрат (94 или 44.01) выбран верно|Проверены остатки товара (нет отрицательных значений)-->

    Если при проведении документа возникает ошибка Недостаточно товара на складе, проверьте:

    • 🔍 Остатки по регистру Товары на складах. Возможно, товар был продан или перемещён ранее.
    • 🔄 Настройки учёта по партиям. Если включён партионный учёт, укажите конкретную партию в табличной части.
    • 📅 Дата документа. Она должна быть не раньше даты поступления товара на склад.

    4. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С:Розница допускают ошибки при списании. Вот TOP-5 проблем и способы их решения:

    • ❌ Списание по закупочной цене вместо себестоимости.

      Если в настройках учёта не включён расчёт себестоимости (метод FIFO или средней), программа может взять закупочную цену из последнего поступления. Решение: проверьте настройку Политика учёта товаров в разделе Администрирование.

    • ❌ Несовпадение данных с актом.

      Например, в акте указано 10 шт., а в документе — 8. Решение: сверяйте количество с оправдательным документом перед проведением.

    • ❌ Списание на неправильный счёт затрат.

      Порча товара должна идти на 94, а маркетинговые расходы — на 44.01. Решение: создайте отдельные статьи затрат для разных типов списаний.

    • ❌ Отсутствие аналитики по складам.

      Если не указать склад, товар спишется «в никуда», и остатки разойдутся. Решение: всегда проверяйте поле Склад в шапке документа.

    • ❌ Игнорирование НДС.

      При списании товаров с НДС может потребоваться восстановление налога (дебет 19.03). Решение: настройте учётную политику для автоматического восстановления НДС при списании.

    ⚠️ Внимание: Если списываете товары, поступившие по импортному контракту, проверьте наличие таможенных деклараций. Их отсутствие может привести к доначислению НДС налоговой.
    Что будет, если списать товар без документа-основания?

    Без акта о порче или инвентаризационной описи налоговая может исключить расходы при проверке. Это приведёт к доначислению налога на прибыль (для ООО) или НДФЛ (для ИП на ОСНО). В некоторых случаях инспекторы квалифицируют такое списание как нецелевое использование имущества, что грозит штрафом до 20% от суммы списания.

    5. Списание через «Реализацию товаров»: когда это допустимо

    Некоторые бухгалтеры списывают товары через документ Реализация товаров, указывая в качестве покупателя «Прочее списание». Этот метод не рекомендуется, но иногда применяется для:

    • 🎭 Списания образцов (если нужно показать «продажу» по нулевой цене).
    • 🔄 Передачи товаров в подотчёт (например, для промоутеров).
    • 📉 Уценки до нуля (если товар списывается как реализованный по символической цене).

    Однако у этого способа есть 3 критических недостатка:

    1. Искажение выручки. Даже при нулевой цене документ попадёт в отчёт о продажах.
    2. Проблемы с НДС. Программа может автоматически начислить НДС на «реализацию».
    3. Сложности при инвентаризации. Товар «продаётся», но физически остаётся на складе.

    Если всё же нужно использовать этот метод, следуйте алгоритму:

    1. Создайте контрагента с названием «Списание (внутреннее)» и типом «Прочее».
    2. В документе Реализация товаров укажите:
      • 🏷️ Цена: 0 руб. (или 1 руб. для избежания ошибок).
      • 📌 Счёт учёта доходов: 91.01 (прочие доходы).
      • 🔹 Статья доходов: «Списание товаров».
  • После проведения документа создайте Корректировку реализации на отрицательную сумму, чтобы сторнировать выручку.
    • ⚠️ Внимание: Если вы используете 1С:Бухгалтерию в связке с Розницей, списание через реализацию может нарушить синхронизацию остатков. Перед применением этого метода проконсультируйтесь с бухгалтером.

    6. Как списать товары с истёкшим сроком годности: пример с проводками

    Разберём реальный кейс: магазин «Продукты 24» списывает 5 кг колбасы «Докторская» по причине истечения срока годности. Параметры:

    • 📌 Себестоимость: 400 руб./кг (итого 2000 руб.).
    • 📌 Срок годности: истёк 10.05.2026, акт о порче от 12.05.2026.
    • 📌 НДС: 20% (колбаса облагается НДС).

    Шаг 1. Создание акта о порче (ТОРГ-16).

    Акт составляется комиссией в составе:

    • 👔 Заведующий магазином (председатель).
    • 👩‍🍳 Кладовщик.
    • 👨‍💼 Бухгалтер.

    В акте указываются:

    • 📝 Наименование товара, количество, причина списания.
    • 💰 Себестоимость и сумма списания (2000 руб.).
    • 📅 Дата составления (12.05.2026).

    Шаг 2. Оформление в 1С:Розница.

    Создаём документ Списание товаров с параметрами:

    • 📅 Дата: 12.05.2026.
    • 🏢 Организация: ООО «Продукты 24».
    • 🏭 Склад: «Магазин на ул. Советская».
    • 📄 Основание: Акт ТОРГ-16 №24 от 12.05.2026.

    В табличной части:

    • 🍖 Номенклатура: Колбаса «Докторская», 5 кг.
    • 💰 Сумма: 2000 руб. (автоматически подтянется себестоимость).
    • 📊 Счёт затрат: 94.02.
    • 🔹 Статья затрат: «Порча продовольственных товаров».

    Шаг 3. Проводки.

    После проведения документа формируются записи:

    Дт 94.02 "Потери от порчи ценностей" — Кт 41.02 "Товары в рознице" на 2000 руб.

    Дт 19.03 "НДС по приобретённым ценностям" — Кт 68.02 "НДС" на 333,33 руб. (2000 × 20/120)

    Шаг 4. Восстановление НДС.

    Так как товар списывается до реализации, НДС нужно восстановить:

    • Создайте документ Операция (бухгалтерский и налоговый учёт).
    • Сформируйте проводку: 
      Дт 91.02 "Прочие расходы" — Кт 19.03 "НДС по приобретённым ценностям" на 333,33 руб.

    💡

    При списании товаров с НДС обязательно восстанавливайте налог, если он был принят к вычету при поступлении. Иначе налоговая доначислит НДС + пени.

    7. Отчётность после списания: что проверять

    После списания товаров необходимо проконтролировать 4 ключевых отчёта в 1С:Розница:

    • 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.02.

      Проверьте, что сумма списания уменьшила остатки товара. Если остаток не изменился — документ не провёлся или указан неверный склад.

    • 📈 Анализ счёта 94.

      Убедитесь, что сумма списания попала в правильную статью затрат (например, «Порча» или «Недостача»).

    • 📑 Ведомость по товарам на складах.

      Отфильтруйте по списанной номенклатуре — остаток должен быть нулевым (или уменьшиться на количество списания).

    • 💸 Книга покупок/продаж (если списывались товары с НДС).

      Проверьте, что восстановленный НДС отражён в декларации.

    Для ИП на УСН и ЕНВД отчётность проще: достаточно сверить остатки в Книге учёта доходов и расходов. Но даже в этом случае рекомендуется формировать Инвентаризационную опись раз в квартал, чтобы избежать расхождений.

    Если списание было массовым (например, после пожара или затопления), составьте акт о чрезвычайной ситуации и прикрепите его к документам в 1С. Это поможет подтвердить обоснованность расходов при налоговой проверке.

    8. Автоматизация списания: как ускорить процесс

    Если списания в вашем магазине происходят регулярно (например, еженедельно списывается просрочка), настройте шаблоны документов и групповую обработку:

    • 📑 Шаблоны документов.

      Создайте шаблон Списание товаров с предзаполненными полями:

      • 🏢 Организация (ваше юрлицо).
      • 📊 Счёт затрат (например, 94.02).
      • 🔹 Статья затрат («Порча», «Недостача» и т.д.).

      Сохраните шаблон через кнопку Сохранить как шаблон.

    • 🔄 Групповое списание.

      Если списываете много позиций (например, после инвентаризации), используйте обработку Групповое изменение документов:

      1. Выделите несколько документов Инвентаризация товаров.
      2. Нажмите Ещё → Групповая обработка → Создать списание по недостачам.
      3. Укажите причину списания и счёт затрат.
    • 🤖 Интеграция с оборудованием.

      Если используете весы с передачей данных или сканеры штрихкодов, настройте автоматическое списание просрочки:

      • В разделе Администрирование → Настройки номенклатуры включите опцию Контроль срока годности.
      • Установите Пороговое значение (например, списывать за 3 дня до истечения срока).
      • Настройте автоматическое создание документов списания через Регламентные задания.

    Для сетевых магазинов полезно настроить обмен данными между складами. Например, если на одном складе обнаружен излишек товара, а на другом — недостача, можно автоматически переместить товар вместо списания.

    ⚠️ Внимание: При настройке автоматического списания проверьте, чтобы в программе были актуальные данные о сроках годности. Если сроки не обновляются, товар может списаться раньше времени.
    💡

    Если списываете товары с серийными номерами (например, технику), используйте отчёт "Движение товаров по сериям" (Отчёты → Склад → Движение по сериям). Это поможет избежать ошибок при списании конкретных единиц.

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    🔹 Можно ли списать товар без акта о порче?

    Технически в 1С:Розница документ проведётся, но налоговая не примет такие расходы при проверке. Акт о порче (ТОРГ-15/ТОРГ-16) или инвентаризационная опись (ИНВ-3) являются обязательными первичными документами. Без них списание может быть квалифицировано как нецелевое использование имущества, что грозит доначислением налога на прибыль.

    🔹 Как списать товар, если его нет в остатках?

    Если товар числится в программе, но физически отсутствует (например, украден), нужно:

    1. Провести Инвентаризацию и зафиксировать недостачу.
    2. Создать документ Списание товаров со ссылкой на акт инвентаризации.
    3. Если недостача — вина материально-ответственного лица, оформить Взыскание с работника (раздел Зарплата и кадры).

    Если товар никогда не поступал на склад (ошибка в учёте), используйте документ Корректировка записей регистров.

    🔹 Куда списывать товары, переданные на благотворительность?

    Благотворительность оформляется как безвозмездная передача. В 1С:Розница:

    1. Создайте документ Перемещение товаров на склад «Благотворительность» (заведите его заранее).
    2. Оформите Списание товаров со счётом затрат 91.02 (прочие расходы).
    3. Приложите договор дарения или акт передачи.

    Для НДС: если товар облагался НДС при покупке, его нужно восстановить (аналогично списанию просрочки).

    🔹 Почему при списании возникает ошибка «Недостаточно товара»?

    Ошибка появляется в трёх случаях:

    1. Фактическая недостача. Товар был продан или перемещён ранее, но в программе остатки не обновились. Проверьте отчёт Ведомость по товарам.
    2. Ошибка в партионном учёте. Если включён учёт по партиям, укажите конкретную партию в документе списания.
    3. Несовпадение дат. Дата списания раньше даты поступления товара на склад. Исправьте дату документа.

    Решение: используйте отчёт Анализ доступности товаров (Отчёты → Склад), чтобы найти «зависшие» остатки.

    🔹 Как списать товар, если он учтён по продажной цене?

    Если в настройках учёта выбрана розничная цена (счёт 41.11), списание оформляется так:

    1. Создайте документ Списание товаров.
    2. В табличной части укажите Цену продажи (не себестоимость!).
    3. Выберите счёт затрат 90.02 (себестоимость продаж) или 94 (если порча).
    4. После проведения документа проверьте проводки: 
      Дт 94 — Кт 41.11 на сумму по продажной цене

      Дт 42 "Торговая наценка" — Кт 94 на сумму наценки (сторно)

    Важно: при таком списании торговая наценка уменьшается, что влияет на валовую прибыль.