Совмещение должностей или профессий — распространённая практика в российских компаниях, особенно в условиях оптимизации штата или временной нехватки кадров. Однако оформление такого совмещения в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) часто вызывает вопросы у кадровиков и бухгалтеров. Ошибки на этом этапе ведут к неправильному начислению зарплаты, проблемам с отчётностью в ФНС и ПФР, а также рискам при проверках трудовой инспекции.

В этой статье мы разберём весь процесс — от настройки справочников до формирования отчётности — с учётом последних изменений в 1С:ЗУП 3.1 (актуально для платформы 8.3). Особое внимание уделим автоматическому расчёту доплат за совмещение, который многие пользователи настраивают вручную, теряя время и рискуя допустить ошибки. Если вы работаете с более ранними версиями (например, 1С:ЗУП 2.5), часть функционала может отличаться — проверьте актуальность в документации вашей редакции.

1. Подготовка справочников: что нужно настроить перед оформлением совмещения

Прежде чем создавать документы по совмещению, убедитесь, что в 1С:ЗУП корректно заполнены ключевые справочники. Без этого система не сможет правильно рассчитать доплаты и сформировать отчётность.

Основные элементы, которые требуют проверки:

  • 📌 Справочник "Должности" — здесь должны быть указаны все должности, которые может совмещать сотрудник. Если должности нет в справочнике, её нужно добавить через Справочники → Должности.
  • 💰 Виды расчётов — проверьте наличие вида расчёта для доплаты за совмещение (обычно это Доплата за совмещение или аналогичный). Если его нет, создайте через Настройки → Виды расчётов.
  • 📅 Графики работы — уточните, совпадает ли график по основной должности и совмещаемой. Если нет, настройте отдельный график для совмещения.
  • 📝 Штатно-должностные единицы — для совмещения может потребоваться свободная штатная единица (если совмещение оформляется на вакантную должность).

Особое внимание уделите виду расчёта для доплаты. Он должен быть привязан к:

  • 🔹 Категории "Доплаты" — это позволит корректно отражать выплату в расчётных листках.
  • 🔹 Базе для начисления — обычно это оклад по основной должности или фиксированная сумма.
  • 🔹 Налогам и взносам — доплата за совмещение облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.
⚠️ Внимание: Если в вашей организации действуют внутренние положения о доплатах за совмещение (например, фиксированный процент от оклада), эти правила нужно закрепить в Настройки → Кадровый учёт → Доплаты и надбавки. Без этого 1С:ЗУП будет использовать стандартные алгоритмы расчёта, что может привести к несоответствию с локальными нормативными актами.
📊 Как часто вы оформляете совмещение в вашей компании?
Ежемесячно
Несколько раз в год
Редее чем раз в год
Никогда

2. Документы для оформления совмещения: от приказа до кадрового перемещения

Процесс оформления совмещения в 1С:ЗУП состоит из нескольких этапов, каждый из которых фиксируется отдельным документом. Пропуск хотя бы одного шага может привести к тому, что доплата не будет начислена или будет учтена неверно.

Основные документы и их последовательность:

  1. Приказ о совмещении — создаётся в разделе Кадры → Приказы о приёме, переводе, увольнении. Выберите тип приказа Совмещение должностей.
  2. Кадровое перемещение — если совмещение предполагает изменение условий труда (например, увеличение рабочего времени), оформите перемещение через Кадры → Кадровые перемещения.
  3. Дополнительное соглашение к трудовому договору — его можно сформировать автоматически из приказа о совмещении (кнопка Печать → Дополнительное соглашение).
  4. Начисление зарплаты — доплата за совмещение будет учтена в документе Начисление зарплаты и взносов при правильной настройке вида расчёта.

Рассмотрим подробнее заполнение приказа о совмещении:

  1. Перейдите в Кадры → Приказы о приёме, переводе, увольнении → Создать → Совмещение должностей.
  2. Укажите сотрудника, должность для совмещения и период (даты начала и окончания).
  3. В поле Размер доплаты выберите способ расчёта:
    • 💵 Фиксированная сумма — если доплата установлена в конкретном размере (например, 5 000 рублей).
    • 📊 Процент от оклада — если доплата рассчитывается как % от оклада по основной или совмещаемой должности.
    • 🔄 По окладу совмещаемой должности — если сотрудник получает полный оклад по второй должности.
  • Сохраните документ и проведите его.
    • ⚠️ Внимание: Если совмещение оформляется на неопределённый срок, в поле Дата окончания оставьте пустое значение. Однако помните, что по Трудовому кодексу РФ совмещение должно иметь чёткие временные рамки (ст. 60.2 ТК РФ). Отсутствие даты окончания может стать поводом для претензий со стороны трудовой инспекции.

    Сотрудник не находится в отпуске или на больничном|

    Должность для совмещения есть в справочнике|

    Виды расчётов для доплаты настроены|

    Указан корректный период совмещения (не противоречит ТК РФ)-->

    3. Настройка расчёта доплаты: как избежать ошибок в зарплате

    Одна из самых распространённых проблем при совмещении — некорректный расчёт доплаты. Это происходит из-за неправильной настройки вида расчёта или отсутствия привязки к базовому начислению. Разберём, как настроить расчёт так, чтобы 1С:ЗУП автоматически учитывала доплату в зарплате.

    Шаги настройки:

    1. Откройте справочник Виды расчётов (Настройки → Виды расчётов).
    2. Найдите или создайте вид расчёта для доплаты за совмещение (например, Доплата за совмещение должностей).
    3. На вкладке Основное укажите:
      • 🔹 Категорию — выберите Доплаты.
      • 🔹 Тип расчёта — Начисление.
      • 🔹 Базу для начисления — если доплата рассчитывается от оклада, укажите соответствующий вид расчёта (например, Оклад по дням).
  • На вкладке Налоги и взносы проверьте, что доплата облагается:
    • 🔹 НДФЛ (ставка 13%).
    • 🔹 Страховыми взносами (22% в ПФР, 2,9% в ФСС, 5,1% в ФОМС).
    • Сохраните изменения.

    Если доплата рассчитывается как процент от оклада, дополнительно настройте формулу в поле Расчёт. Например, для доплаты в размере 20% от оклада по основной должности формула будет выглядеть так:

    ОкладПоДням * 0.2

    Для проверки корректности расчёта используйте отчёт Анализ начислений по сотрудникам (Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений). В нём должны отображаться:

    • 📄 Основной оклад сотрудника.
    • 💰 Доплата за совмещение (с указанием суммы и базы расчёта).
    • 📊 Итоговая сумма к начислению.
    Параметр Значение для фиксированной доплаты Значение для процентной доплаты
    Тип расчёта Начисление Начисление
    База для начисления Не требуется Оклад по дням или Оклад по часам
    Формула расчёта Фиксированная сумма (например, 5000) Процент от базы (например, ОкладПоДням * 0.2)
    Обложение НДФЛ Да Да
    Обложение страховыми взносами Да Да

    1. Проведен ли приказ о совмещении?

    2. Указан ли период совмещения в документе Начисление зарплаты?

    3. Корректно ли настроена формула расчёта в виде начисления?-->

    4. Совмещение и рабочее время: как учесть графики и табель

    При совмещении должностей важно правильно учесть рабочее время сотрудника, особенно если совмещение предполагает увеличение нагрузки. В 1С:ЗУП это отражается в табеле учёта рабочего времени и графиках работы.

    Если совмещение не изменяет график работы (например, сотрудник выполняет дополнительные обязанности в рамках своего рабочего дня), достаточно:

    • 📅 Указать в приказе о совмещении, что рабочее время не меняется.
    • 🔄 В табеле (Зарплата → Табель учёта рабочего времени) не вносить изменения — время учитывается по основному графику.

    Если совмещение предполагает дополнительные часы работы (например, сотрудник остаётся после смены), необходимо:

    1. Создать отдельный график работы для совмещения через Справочники → Графики работы.
    2. В приказе о совмещении указать этот график в поле График работы.
    3. В табеле учёта рабочего времени отразить фактически отработанные часы по совмещаемой должности (код Я или НС — ночное время, если применимо).

    Пример заполнения табеля при совмещении с увеличением рабочего времени:

    • 🔹 Основная должность: 8 часов (код Я).
    • 🔹 Совмещаемая должность: +2 часа (код Я или С, если это сверхурочная работа).
    ⚠️ Внимание: Если совмещение приводит к превышению нормальной продолжительности рабочего времени (40 часов в неделю), эти часы будут считаться сверхурочными и должны оплачиваться в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ). В 1С:ЗУП это отражается через вид расчёта Оплата сверхурочных.
    Что делать, если сотрудник совмещает должность с другим графиком?

    Если основная должность предполагает 5-дневную рабочую неделю, а совмещаемая — сменный график (например, 2 через 2), в 1С:ЗУП нужно:

    1. Создать отдельный график для совмещения (например, "Совмещение (сменный)").

    2. В приказе о совмещении указать этот график.

    3. В табеле учитывать часы по каждому графику отдельно.

    4. При начислении зарплаты система автоматически суммирует часы по обоим графикам, но сверхурочные часы придётся контролировать вручную (через отчёт Сверхурочная работа).

    5. Отчётность и проверки: как совмещение отражается в 6-НДФЛ, СЗВ-ТД и других формах

    Совмещение должностей влияет на несколько видов отчётности, которые компания сдаёт в контролирующие органы. Ошибки здесь могут привести к штрафам или необходимости подавать уточнённые декларации.

    Основные формы, на которые влияет совмещение:

    • 📋 6-НДФЛ — доплата за совмещение включается в общую сумму дохода сотрудника и облагается НДФЛ по ставке 13%. В разделе 1 формы 6-НДФЛ эта сумма отражается в строке 020 ("Сумма начисленного дохода"), а удержанный налог — в строке 040.
    • 📄 СЗВ-ТД — с 2021 года информация о совмещении должна передаваться в ПФР через форму СЗВ-ТД. В ней указывается:
      • 🔹 Дата и номер приказа о совмещении.
      • 🔹 Наименование совмещаемой должности.
      • 🔹 Размер доплаты (если он фиксированный).
    • 📊 РСВ (Расчёт по страховым взносам) — доплата за совмещение включается в базу для начисления страховых взносов (за исключением случаев, когда сотрудник работает по договору ГПХ).
    • 🏢 4-ФСС — если совмещение приводит к увеличению фонда оплаты труда, это отражается в расчёте по взносам на травматизм.

    Для проверки корректности отчётности в 1С:ЗУП используйте следующие отчёты:

    • 🔹 Свод по НДФЛ (Зарплата → Отчёты по НДФЛ) — проверьте, что доплата включена в налоговую базу.
    • 🔹 Анализ страховых взносов (Зарплата → Отчёты по страховым взносам) — убедитесь, что взносы начисляются с полной суммы дохода (включая доплату).
    • 🔹 СЗВ-ТД (проверка) (Кадры → Отчёты по кадрам) — проверьте, что информация о совмещении попала в отчёт.
    Форма отчётности Как отражается совмещение Типичные ошибки
    6-НДФЛ Доплата включается в строку 020 (доход) и 040 (НДФЛ) Неучтённая доплата в доходах, неправильная ставка НДФЛ
    СЗВ-ТД Указывается приказ о совмещении, должность и доплата Отсутствие записи о совмещении, неверная дата
    РСВ Доплата включается в базу для взносов (кроме ГПХ) Исключение доплаты из базы, неправильный тариф
    4-ФСС Увеличение ФОТ за счёт доплаты Несоответствие сумм в ФСС и бухгалтерском учёте
    ⚠️ Внимание: Если совмещение оформлено как внутреннее совместительство (отдельный трудовой договор), в отчётности оно будет учитываться как вторая запись по сотруднику. В этом случае в 1С:ЗУП нужно создать отдельную кадровую историю для совместительства, а не оформлять совмещение должностей.
    💡

    Доплата за совмещение всегда включается в базу для НДФЛ и страховых взносов (кроме случаев, когда сотрудник работает по договору ГПХ). Проверяйте это в отчётах Свод по НДФЛ и Анализ страховых взносов перед сдачей деклараций.

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С:ЗУП допускают ошибки при оформлении совмещения. Мы собрали самые распространённые из них и способы их предотвращения.

    Ошибка 1. Неправильный выбор документа

    Многие путают совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ) и внутреннее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ). Разница в том, что:

    • 🔹 Совмещение — сотрудник выполняет дополнительную работу в рамках своего рабочего времени (один трудовой договор).
    • 🔹 Совместительство — отдельный трудовой договор, возможно с другим графиком работы.

    В 1С:ЗУП для совмещения используется документ Приказ о совмещении должностей, а для совместительства — Приказ о приёме на работу с типом Совместитель.

    Ошибка 2. Отсутствие доплаты в расчётном листке

    Если доплата не отображается в расчётном листке, проверьте:

    • 🔹 Проведен ли приказ о совмещении?
    • 🔹 Указан ли период совмещения в документе Начисление зарплаты?
    • 🔹 Корректно ли настроена формула расчёта в виде начисления?
    • 🔹 Привязан ли вид расчёта к сотруднику в кадровых данных?

    Ошибка 3. Неучтённое рабочее время

    Если совмещение предполагает дополнительные часы работы, но они не учтены в табеле, это приведёт к:

    • 🔹 Занижению зарплаты (сотрудник недополучит оплату за фактически отработанное время).
    • 🔹 Нарушению трудового законодательства (ст. 91 ТК РФ об учёте рабочего времени).

    Решение: в табеле (Зарплата → Табель учёта рабочего времени) отметьте дополнительные часы кодом Я (если они входят в норму) или С (если это сверхурочная работа).

    Ошибка 4. Неправильное отражение в СЗВ-ТД

    С 2021 года информация о совмещении должна передаваться в ПФР через форму СЗВ-ТД. Типичные ошибки:

    • 🔹 Отсутствие записи о совмещении в отчёте.
    • 🔹 Некорректная дата начала или окончания совмещения.
    • 🔹 Неуказанный размер доплаты (если он фиксированный).

    Проверьте отчёт СЗВ-ТД (проверка) перед отправкой в ПФР. Если данные отсутствуют, перепроверьте:

    • 🔹 Проведен ли приказ о совмещении?
    • 🔹 Указан ли тип кадрового мероприятия Совмещение должностей?

    Ошибка 5. Неучтённые страховые взносы

    Доплата за совмещение включается в базу для начисления страховых взносов (кроме случаев, когда сотрудник работает по договору ГПХ). Если взносы не начисляются:

    • 🔹 Проверьте настройки вида расчёта — на вкладке Налоги и взносы должны быть отмечены все виды взносов (ПФР, ФСС, ФОМС).
    • 🔹 Убедитесь, что в настройках учётной политики не установлены льготы по взносам для данного вида выплат.
    Что делать, если совмещение уже оформлено, но доплата не начисляется?

    1. Проверьте, проведён ли приказ о совмещении (статус документа должен быть "Проведён").

    2. Откройте документ Начисление зарплаты за текущий месяц и обновите его (кнопка Заполнить → По документам кадрового учёта).

    3. Если доплата по-прежнему не появляется, проверьте настройки вида расчёта:

    - Указан ли он в списке начислений сотрудника?

    - Корректна ли формула расчёта?

    - Привязан ли вид расчёта к базовому начислению (окладу)?

    4. Если проблема не решена, создайте тестовый документ Начисление зарплаты за прошлый месяц и проверьте, появляется ли доплата в нём. Это поможет определить, связана ли ошибка с настройками или с конкретным документом.

    7. Автоматизация совмещения: как упростить работу с помощью 1С

    Ручное оформление совмещения отнимает много времени, особенно если в компании такие случаи происходят регулярно. В 1С:ЗУП есть инструменты для автоматизации этого процесса.

    Способ 1. Шаблоны приказов

    Если совмещение оформляется по стандартной схеме (например, фиксированная доплата в 5 000 рублей), создайте шаблон приказа:

    1. Откройте любой приказ о совмещении и настройте его (укажите стандартную доплату, график и т. д.).
    2. Сохраните документ как шаблон: Ещё → Сохранить как шаблон.
    3. При следующем оформлении совмещения выберите этот шаблон — система автоматически подставит все настройки.

    Способ 2. Групповое оформление

    Если совмещение нужно оформить для нескольких сотрудников (например, при временном увеличении нагрузки на отдел), используйте групповую обработку:

    1. Перейдите в Кадры → Групповая обработка кадровых документов.
    2. Выберите тип документа Приказ о совмещении должностей.
    3. Отметьте нужных сотрудников и заполните общие параметры (должность, доплата, период).
    4. Сформируйте и проведите документы.

    Способ 3. Автоматический расчёт доплаты

    Чтобы 1С:ЗУП автоматически рассчитывала доплату за совмещение при начислении зарплаты:

    1. Настройте вид расчёта Доплата за совмещение (как описано в разделе 3).
    2. В документе Начисление зарплаты используйте кнопку Заполнить → По документам кадрового учёта — система сама подтянет доплаты из приказов о совмещении.
    3. Проверьте корректность расчёта в отчёте Анализ начислений по сотрудникам.

    Способ 4. Интеграция с табелем

    Если совмещение предполагает дополнительные часы работы, настройте автоматическое заполнение табеля:

    1. В документе Табель учёта рабочего времени используйте кнопку Заполнить → По графику.
    2. Для сотрудников с совмещением система автоматически учтёт оба графика (основной и дополнительный).
    3. Проверьте корректность отработанных часов в отчёте Табель (Т-13).

    Для полной автоматизации можно использовать регламентные задания:

    • 🔹 Настройте ежемесячное автоматическое заполнение табеля по графику.
    • 🔹 Создайте регламентное задание для проверки Conducted документов о совмещении (чтобы не пропустить истечение срока).
    💡

    Автоматизация оформления совмещения экономит до 70% времени кадровика. Настройте шаблоны приказов, групповые обработки и регламентные задания — это сократит количество ошибок и ускорит расчёт зарплаты.

    8. Совмещение и особенные случаи: командировки, больничные, отпуска

    Совмещение должностей может осложняться дополнительными обстоятельствами, такими как командировки, больничные или отпуска сотрудника. Разберём, как эти ситуации отражаются в 1С:ЗУП.

    Случай 1. Совмещение во время командировки

    Если сотрудник, который совмещает должности, отправляется в командировку, нужно учитывать:

    • 🔹 Оплата командировки — рассчитывается по основной должности (средний заработок).
    • 🔹 Доплата за совмещение — если сотрудник продолжает выполнять дополнительные обязанности удалённо, доплата сохраняется. Если нет — её нужно приостановить.

    В 1С:ЗУП:

    1. Создайте документ Командировка (Кадры → Командировки).
    2. Если доплата сохраняется, ничего дополнительного делать не нужно — она будет начислена автоматически.
    3. Если доплата приостанавливается, создайте документ Изменение оплаты труда с указанием периода приостановки.

    Случай 2. Больничный во время совмещения

    Если сотрудник уходит на больничный, доплата за совмещение: