Организация прохождения работниками диспансеризации или профилактического медицинского осмотра требует от кадровых специалистов и бухгалтеров четкого соблюдения трудового законодательства. В программах семейства 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) этот процесс автоматизирован, но требует внимательной предварительной настройки справочников и правильного ввода исходных данных.
С 2026 года правила освобождения от работы для прохождения диспансеризации были существенно пересмотрены, что напрямую отразилось на алгоритмах работы в программном продукте. Теперь система должна корректно учитывать не только сам факт отсутствия сотрудника, но и гарантировать ему сохранение среднего заработка за дни прохождения осмотра. Неправильная настройка может привести к ошибкам в расчете зарплаты и искажению данных в табеле учета рабочего времени.
В данной статье мы подробно разберем весь цикл операций: от создания графика прохождения диспансеризации до формирования итоговых отчетов для контролирующих органов. Особое внимание уделим новым видам начислений и особенностям отражения этих дней в отчетности по форме Т-13.
Нормативная база и настройки в справочнике «Виды отсутствий»
Первым шагом для корректного учета дней диспансеризации является проверка конфигурации справочника видов отсутствий. В типовой конфигурации 1С:ЗУП уже предусмотрены необходимые элементы, однако администратору системы необходимо убедиться, что они активны и настроены в соответствии с актуальным законодательством.
Необходимо зайти в раздел Настройка → Виды отсутствий и найти элемент с наименованием «Диспансеризация». Ключевым параметром здесь является настройка влияния на стаж и начисления. Для корректного расчета система должна понимать, что эти дни оплачиваются по среднему заработку, а не по окладу, и не считаются прогулом или отгулом за свой счет.
⚠️ Внимание: В старых версиях конфигурации или после обновлений типовой поставки настройки видов расчетов могут сбрасываться. Обязательно проверьте, что для вида отсутствия «Диспансеризация» установлен флажок «Оплачивать» и выбран правильный вид расчета.
Также важно проверить привязку к кодам в табеле учета рабочего времени. Обычно для диспансеризации используется код «Г» или специальный код, предусмотренный внутренними правилами организации. Если ваш работодатель использует унифицированные формы, убедитесь, что код в программе соответствует коду в бумажном или электронном табеле.
Если вы не нашли нужный вид отсутствия в списке, не создавайте его вручную с нуля. Лучше воспользоваться функцией «Заполнить по умолчанию» или восстановить типовые настройки через обработку обновления конфигурации.
Ввод графика прохождения диспансеризации
Центральным документом, инициирующим процесс учета, является «График прохождения диспансеризации». Этот документ позволяет массово зарегистрировать право сотрудников на освобождение от работы и сформировать основу для последующих расчетов.
Документ создается в разделе Кадры → Все кадровые документы → Графики прохождения диспансеризации. При создании нового документа система предложит выбрать период, на который распространяется действие графика, а также список сотрудников, подпадающих под категорию льготников (например, предпенсионеры или работники, имеющие право на ежегодную диспансеризацию).
- 📅 Период действия: укажите год или конкретные даты, в рамках которых сотрудники будут проходить осмотр.
- 👥 Список сотрудников: можно загрузить список из штатного расписания или выбрать конкретных работников из списка.
- 💰 Оплата: в документе фиксируется условие об оплате дней прохождения осмотра в размере среднего заработка.
После заполнения всех полей документ необходимо провести. Именно с момента проведения графика в системе фиксируется обязанность работодателя предоставить дни отдыха и оплатить их. Документ служит основанием для кадровика, чтобы не ставить сотруднику прогул в дни его отсутствия.
☑️ Проверка графика диспансеризации
Отражение дней прохождения осмотра в табеле
Сам факт отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с прохождением диспансеризации должен быть корректно отражен в табеле учета рабочего времени. В 1С:ЗУП это можно сделать как автоматически, так и вручную, в зависимости от настроек обмена данными с системами контроля доступа.
Если в организации настроено автоматическое заполнение табеля, то при наличии проведенного «Графика прохождения диспансеризации» и отметке о фактическом прохождении (которую может внести сам сотрудник через портал самообслуживания или кадровик), в табеле автоматически проставится соответствующий код отсутствия. В ручном режиме необходимо использовать документ Табель или Явка в организацию с указанием вида времени «Диспансеризация».
| Параметр | Значение в 1С ЗУП | Влияние на расчет |
|---|---|---|
| Код в табеле | «Г» (или индивидуальный) | Не считается прогулом |
| Оплата | Средний заработок | Начисляется отдельно от оклада |
| Стаж для отпуска | Включается | Дни идут в зачет отпуска |
| НДФЛ | Облагается | Учитывается в базе налога |
Важно контролировать, чтобы дни диспансеризации не пересекались с периодами ежегодного оплачиваемого отпуска или больничными листами. Система 1С:ЗУП обычно выдает предупреждение о наложении периодов, но финальное решение остается за специалистом по кадрам.
Расчет среднего заработка и начисление зарплаты
Одной из самых сложных задач является корректный расчет оплаты за дни диспансеризации. Согласно Трудовому кодексу, за сотрудником сохраняется средний заработок. В программе 1С этот расчет производится автоматически на основании данных о доходах сотрудника за предыдущие 12 календарных месяцев.
Для выполнения расчета необходимо сформировать документ «Начисление зарплаты и взносов». В составе этого документа система создаст отдельную строку начисления для каждого сотрудника, проходившего диспансеризацию. Алгоритм расчета учитывает все виды выплат, включаемые в систему оплаты труда, и исключает периоды, не участвующие в расчете среднего заработка (например, предыдущие больничные).
⚠️ Внимание: Если сотрудник работал неполный рабочий день или находился в отпуске по уходу за ребенком в расчетном периоде, средний заработок может быть рассчитан некорректно без ручной корректировки базы расчета. Проверьте вкладку «Средний заработок» в документе начисления.
В некоторых случаях, когда диспансеризация занимает более одного дня, может потребоваться разбивка периода расчета. Программа позволяет детализировать начисление по дням, что особенно важно при смене тарифных ставок или изменении окладов в середине расчетного периода.
Что делать, если средний заработок ниже МРОТ?
В соответствии с законодательством, если рассчитанный средний заработок за полный месяц оказывается ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ), работодатель обязан произвести доплату до уровня МРОТ. В 1С ЗУП это контролируется автоматически при выполнении проверки корректности данных перед выплатой.
Формирование отчетности и печатных форм
После того как все начисления произведены и табель закрыт, наступает этап формирования отчетности. Для целей статистического наблюдения и внутреннего учета в 1С:ЗУП предусмотрены специализированные отчеты, позволяющие проанализировать охват сотрудников диспансеризацией и затраты на оплату этих дней.
Основным документом для вывода данных является отчет «Анализ состояния расчетов с персоналом» или специализированная форма «Сведения о прохождении диспансеризации». Эти отчеты позволяют выгрузить данные в формате Excel для передачи в органы здравоохранения или трудовую инспекцию по запросу.
- 📊 Отчет по сотрудникам: показывает список всех работников, воспользовавшихся правом на диспансеризацию.
- 💵 Отчет по затратам: демонстрирует сумму начисленного среднего заработка в разрезе статей затрат и подразделений.
- 📑 Печатная форма Т-13: при выводе табеля на печать дни диспансеризации отображаются с соответствующим буквенным кодом и количеством часов.
При формировании отчетности для ФСС (ЕФС-1) дни диспансеризации также должны быть учтены корректно, так как они влияют на расчет стажа и, косвенно, на некоторые виды пособий. Ошибки в кодировании видов времени могут привести к отказу в приеме отчетности фондом.
Корректное заполнение графика диспансеризации является фундаментом для правильного расчета зарплаты и формирования юридически значимой отчетности перед государственными органами.
Частые ошибки и способы их устранения
В процессе эксплуатации программы пользователи часто сталкиваются с типовыми проблемами при учете диспансеризации. Понимание природы этих ошибок позволяет быстро их устранить и избежать пересчета зарплаты задним числом.
Самая распространенная ошибка — отсутствие основания для начисления. Если документ «График прохождения диспансеризации» не был проведен или проведен с ошибкой в датах, система не сформирует начисление среднего заработка, и сотрудник получит за эти дни только оклад (или ничего, если день был помечен как неоплачиваемый). Вторая частая проблема — неправильный расчет базы среднего заработка из-за «выпадающих» премий.
⚠️ Внимание: Законодательство и формы отчетности могут меняться. Всегда сверяйте настройки видов расчетов и коды табеля с последними разъяснениями Минтруда и ФНС перед закрытием отчетного периода.
Для исправления ошибок необходимо использовать обработку «Пересчет зарплаты». Она позволяет принудительно пересчитать начисления за выбранный период с учетом исправленных исходных данных (например, после добавления пропущенного графика диспансеризации).
Нужно ли писать заявление на диспансеризацию в 1С?
В самой программе 1С заявление как отдельный документ вводить не обязательно, если у вас есть утвержденный График. Однако для архива и соблюдения кадровой дисциплины скан заявления лучше прикрепить в карточку сотрудника в раздел «Файлы», а в 1С отметить факт прохождения в графике.
Как отразить диспансеризацию для совместителя?
Для внешних совместителей диспансеризация проводится по основному месту работы. В 1С ЗУП, где оформлено совместительство, эти дни обычно отражаются как неявки по невыясненным причинам или выходные, если график работы совместителя не совпадает с днями прохождения осмотра у основного работодателя.
Можно ли перенести день диспансеризации на другое время?
Да, в документе «График прохождения диспансеризации» можно изменить дату для конкретного сотрудника. После изменения даты и перепроведения документа система автоматически пересчитает табель и начисления, убрав отметки со старых дат и поставив их на новые.
Влияет ли диспансеризация на расчет отпускных?
Дни прохождения диспансеризации, оплачиваемые по среднему заработку, включаются в расчетный период для отпускных. Поскольку за эти дни уже был выплачен средний заработок, они не искажают расчет, а учитываются как отработанное время с сохранением заработка.
Что делать, если сотрудник не прошел диспансеризацию в назначенный день?
Если сотрудник не воспользовался правом на освобождение от работы в день, указанный в графике, этот день считается отработанным. В 1С необходимо снять отметку о прохождении в графике или ввести документ явки, чтобы сотруднику был начислен обычный оклад за этот день.