Проверка Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) при применении УСН «Доходы минус расходы» — критически важный этап перед сдачей декларации. Ошибки в КУДиР могут привести к занижению налоговой базы, штрафам или доначислениям. В 1С:Бухгалтерия 8.3 основной инструмент для такой проверки — оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ), но её нужно правильно настроить и интерпретировать.

Многие бухгалтеры ограничиваются стандартным отчётом «Книга учёта доходов и расходов», не сверяя его с данными ОСВ. Это рискованно: отчёт может не учитывать ручные корректировки, ошибочные проводки или неверные настройки учётной политики. В этой статье разберём, как через ОСВ выявить расхождения, проверить корректность расходов и доходов, а также избежать типичных ошибок при ставке 15%.

Особенность УСН «Доходы минус расходы» — необходимость подтверждать каждый рубль расходов первичными документами. ОСВ помогает отследить:

  • 🔹 Неучтённые доходы — суммы, попадающие в КУДиР, но отсутствующие в ОСВ (или наоборот).
  • 🔹 Необоснованные расходы — проводки по счётам 20, 26, 44, которые не должны уменьшать налоговую базу.
  • 🔹 Ошибки в датах — доходы/расходы, отражённые не в том периоде.
  • 🔹 Несогласованность с декларацией — когда итоги КУДиР и раздел 2.2 декларации по УСН не сходятся.
📊 Как часто вы сверяете КУДиР с ОСВ перед сдачей декларации?
Каждый квартал
Только перед годовой отчётностью
Никогда не сверял
Доверяю автоматике 1С

1. Какие счета и субсчета анализировать в ОСВ для КУДиР

При УСН «Доходы минус расходы» в ОСВ нужно проверять не все счета, а только те, что формируют налоговую базу. Основные группы:

Доходы (увеличивают налоговую базу):

  • 💰 90.01.1 — Выручка по основной деятельности (без НДС).
  • 💰 91.01 — Прочие доходы (например, от продажи ОС, курсовые разницы).
  • 💰 76.АВ — Авансы полученные (если признаются доходом по кассовому методу).

Расходы (уменьшают налоговую базу, но только при соблюдении ст. 346.16 НК РФ):

  • 📉 20, 26, 44 — Затраты на производство, управленческие и коммерческие расходы.
  • 📉 10, 41 — Списание материалов и товаров (если они учтены в расходах).
  • 📉 02 — Амортизация ОС (только если объект амортизируется для УСН).
  • 📉 76.ВА — Авансы выданные (если они признаются расходом по кассовому методу).

Важно: счета 68.02 (НДС к вычету) и 19 (НДС по приобретённым ценностям) не участвуют в формировании КУДиР, так как при УСН НДС не учитывается в расходах.

💡

Если в вашей базе используются дополнительные субсчета (например, 90.01.2 для экспортных операций), добавьте их в анализ. Пропуск такого счёта может исказить сумму доходов в КУДиР.

2. Настройка ОСВ для сверки с КУДиР

Стандартная ОСВ в 1С:Бухгалтерия 8.3 не показывает данные в разрезе, нужном для КУДиР. Чтобы получить релевантный отчёт, выполните шаги:

Шаг 1. Откройте ОСВ с нужными параметрами:

  1. Перейдите в Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость.
  2. Установите период (квартал или год).
  3. В настройках отчёта (Показать настройки) выберите:
    • 📌 Группировка: «По субсчетам» (чтобы видеть детализацию по 90.01.1, 20.01 и т.д.).
    • 📌 Показать: «Обороты за период» (сальдо начальное/конечное не нужны).
    • 📌 Дополнительно: включите колонку «Валютная сумма», если ведёте учёт в иностранной валюте.

    4. Шаг 2. Добавьте фильтр по счетам:

    В поле «Счета» укажите через запятую: 

    90.01, 91.01, 20, 26, 44, 10, 41, 02, 76.АВ, 76.ВА

    Это исключит лишние данные (например, по счёту 51 «Расчётный счёт»).

    Шаг 3. Экспортируйте данные в Excel:

    Для удобства сверки нажмите Ещё → Выгрузить в Excel. В Excel можно будет использовать формулы для сравнения с КУДиР.

    Установить период (квартал/год)|Включить группировку по субсчетам|Добавить фильтр по ключевым счётам|Экспортировать в Excel для анализа-->

    3. Сверка доходов: почему суммы в КУДиР и ОСВ могут не сходиться

    Расхождения между ОСВ и КУДиР по доходам возникают из-за:

    1. Неправильной настройки учётной политики:

    • 🔧 Если в Учётная политика → УСН установлен флажок «Признавать доходы по оплате» (кассовый метод), а в проводках используется метод начисления — суммы разойдутся.
    • 🔧 Если не включён флажок «Учитывать авансы в доходах», полученные предоплаты не попадут в КУДиР, но будут в ОСВ по счёту 76.АВ.

    2. Ошибок в ручных операциях:

    • 📝 Доходы, введённые документами «Операция (бух.)» без пометки «Для УСН», не попадут в КУДиР.
    • 📝 Корректировки прошлых периодов (например, через документ «Корректировка долга»), не отражённые в текущей КУДиР.

    3. Особенностей учёта:

    • 💱 Курсовые разницы по счёту 91.01 могут учитываться в КУДиР не полностью, если в настройках отчёта стоит фильтр по виду дохода.
    • 📦 Возвраты от покупателей (счёт 90.02) должны уменьшать доходы, но иногда в КУДиР попадают без корректировки.

    ⚠️ Внимание: Если вы используете 1С:Упрощёнка 8, проверьте настройку «Включать в КУДиР доходы от реализации ОС» в параметрах учёта. По умолчанию она может быть отключена, что приведёт к занижению доходов.
    Причина расхождения Как проявляется Как исправить
    Несовпадение метода признания доходов Сумма по 90.01.1 в ОСВ больше, чем в КУДиР Проверить настройки учётной политики и перепровести документы
    Неучтённые авансы Сумма по 76.АВ есть в ОСВ, но нет в КУДиР Включить флажок «Учитывать авансы» или вручную добавить в КУДиР
    Корректировки прошлых периодов Разница в доходах за прошлый год Сверить с декларацией за предыдущий период

    4. Проверка расходов: что можно и нельзя учитывать

    При УСН «Доходы минус расходы» не все затраты уменьшают налоговую базу. В ОСВ нужно отслеживать:

    Расходы, которые МОЖНО учитывать (ст. 346.16 НК РФ):

    • 🛒 10, 41 — Списание материалов и товаров (при соблюдении п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
    • 💼 26, 44 — Зарплата, аренда, коммунальные платежи (при наличии оплаты и документов).
    • 🏢 02 — Амортизация ОС (если объект введён в эксплуатацию и оплачен).
    • 📦 91.02 — Прочие расходы (например, банковские комиссии, почтовые услуги).

    Расходы, которые НЕЛЬЗЯ учитывать:

    • ❌ 19 — НДС по приобретённым ценностям.
    • ❌ 97 — Расходы будущих периодов (если они не соответствуют критериям ст. 346.16).
    • ❌ 05 — Амортизация НМА (если не оплачены).
    • ❌ 76.НДС — НДС с авансов (не уменьшает налоговую базу).

⚠️ Внимание: Если в ОСВ есть обороты по счёту 97 («Расходы будущих периодов»), проверьте, не списываются ли они в текущем периоде без оплаты. Такие расходы не должны попадать в КУДиР.

Для проверки корректности расходов:

  1. Сравните обороты по дебету счетов 20, 26, 44 в ОСВ с суммой расходов в КУДиР.
  2. Проверьте, что все расходы подтверждены платежными документами (выписки банка, кассовые ордера).
  3. Убедитесь, что амортизация (02) начисляется только по оплаченным ОС.
Что делать, если в ОСВ есть расходы без оплаты?

Если в ОСВ отражены расходы по счёту 60 (кредиторка), но оплаты нет, такие суммы не должны уменьшать налоговую базу. В КУДиР они попадут только после фактической оплаты (кассовый метод). Чтобы исправить ошибку:

1. Проверьте документы «Поступление товаров/услуг» — там должен быть проставлен флажок «Оплачено».

2. Если оплата была позже, перенесите расходы в тот период, когда произошёл платёж.

3. Если оплаты не было вообще, исключите такие расходы из КУДиР вручную или скорректируйте проводки.

5. Типичные ошибки и как их исправить

Ошибка 1: В КУДиР попали расходы без оплаты

Причина: В 1С по умолчанию может стоять галочка «Учитывать расходы по начислению», но для УСН действует кассовый метод.

Решение:

  1. Перейдите в Учётная политика → УСН.
  2. Установите флажок «Признавать расходы после оплаты».
  3. Перепроведите документы за период.

Ошибка 2: Не совпадают доходы в ОСВ и КУДиР

Причина: В ручных операциях не проставлен признак «Для УСН».

Решение:

Откройте отчёт «Анализ учёта по УСН» (Отчёты → УСН → Анализ учёта) и проверьте документы с пометкой «Не учитывается при УСН».

Ошибка 3: В КУДиР не попали авансы

Причина: В настройках КУДиР отключён учёт авансов.

Решение:

  1. Откройте отчёт «Книга учёта доходов и расходов».
  2. Нажмите Показать настройки → Дополнительно.
  3. Включите опцию «Показывать авансы».

Ошибка 4: Двойной учёт доходов

Причина: Доходы отражены и как выручка (90.01), и как авансы (76.АВ).

Решение:

Проверьте документы «Реализация» и «Поступление на расчётный счёт» — там не должно быть дублирования сумм.

💡

Самая частая ошибка — несовпадение методов признания доходов/расходов в учётной политике и фактических проводках. Всегда сверяйте настройки с данными ОСВ!

6. Автоматизация проверки: настройка отчётов в 1С

Чтобы не сверять КУДиР и ОСВ вручную, можно настроить в 1С собственный отчёт или использовать обработки.

Способ 1: Отчёт «Анализ учёта по УСН»

Этот отчёт показывает, какие суммы попали в КУДиР, а какие — нет.

  1. Перейдите в Отчёты → УСН → Анализ учёта по УСН.
  2. Установите период и нажмите «Сформировать».
  3. Обратите внимание на колонку «Не учитывается при УСН» — там будут суммы, которые нужно проверить.

Способ 2: Сравнительная ведомость (через «1С:Отчётность»)

Если у вас подключён сервис «1С:Отчётность», можно автоматически сверить КУДиР с декларацией:

  1. Откройте 1С:Отчётность → Декларации → УСН.
  2. Нажмите «Проверить» — система покажет расхождения с данными из программы.

Способ 3: Обработка «Проверка КУДиР» (для опытных пользователей)

В 1С можно написать обработку, которая будет сравнивать обороты по счётам из ОСВ с данными КУДиР. Пример кода для проверки доходов: 

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст =


"ВЫБРАТЬ


|   Счет.Ссылка КАК Счет,


|   СУММА(ОборотыДт) КАК Дебет,


|   СУММА(ОборотыКт) КАК Кредит


|ИЗ


|   РегистрБухгалтерии.Обороты КАК Обороты


|ГДЕ


|   Обороты.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода


|   И Счет В (&СчетаДоходов)";


Запрос.УстановитьПараметр("СчетаДоходов", ЗначениеВМассив("90.01.1, 91.01"));


Результат = Запрос.Выполнить();

💡

Если вы не программист, скачайте готовые обработки для проверки КУДиР на сайте Инфостарт (например, «Сверка КУДиР с ОСВ» или «Анализ доходов/расходов УСН»).

7. Сверка с декларацией: окончательная проверка

После того как КУДиР сверена с ОСВ, нужно убедиться, что её итоги совпадают с декларацией по УСН. Для этого:

Шаг 1. Сформируйте декларацию в 1С:

  1. Перейдите в Отчёты → Регламентированные → Декларация по УСН.
  2. Заполните раздел 2.2 (расчёт налоговой базы).
  3. Сравните строку 113 (доходы) и строку 143 (расходы) с итогами КУДиР.

Шаг 2. Проверьте контрольные соотношения:

  • 📌 Строка 113 (доходы) = Итог графа 4 КУДиР.
  • 📌 Строка 143 (расходы) = Итог графа 5 КУДиР.
  • 📌 Строка 273 (налог к уплате) = (Стр.113 – Стр.143) × 15%.

Шаг 3. Экспортируйте декларацию в XML и проверьте в программе «Налогоплательщик ЮЛ»:

Иногда 1С формирует декларацию с ошибками в тегах. Чтобы избежать отказа от налоговой:

  1. Экспортируйте XML-файл через Файл → Сохранить как.
  2. Откройте его в программе «Налогоплательщик ЮЛ» (скачать на сайте ФНС).
  3. Проверьте логические ошибки (например, отрицательные суммы в расходах).

⚠️ Внимание: Если в декларации есть строка 271 (авансовые платежи), убедитесь, что они учтены в КУДиР как уменьшение налога. В 1С это настраивается в параметрах отчёта «Книга учёта доходов и расходов» → «Учитывать авансовые платежи».

8. Что делать, если нашли расхождения

Если после проверки выявились ошибки, действуйте по алгоритму:

1. Ошибки в доходах:

  • 🔍 Проверьте документы «Реализация», «Поступление на расчётный счёт» — нет ли дублей.
  • 🔍 Если доходы занижены, добавьте недостающие документы или скорректируйте существующие.
  • 🔍 Если доходы завышены, найдите и удалите лишние проводки (например, ошибочные ручные операции).

2. Ошибки в расходах:

  • 🔍 Сверьте расходы с платежными документами — все ли оплачены?
  • 🔍 Проверьте, не попали ли в КУДиР расходы, не уменьшающие налоговую базу (например, НДС или неоплаченные счета).
  • 🔍 Если расходы не учтены, добавьте их через документы «Поступление товаров/услуг» или «Списание с расчётного счёта».

3. Ошибки в налоговой базе:

  • 📊 Пересчитайте налоговую базу: (Доходы – Расходы) × 15%.
  • 📊 Если база отрицательная, в декларации строка 273 должна быть равна 0 (убыток переносится на будущие периоды).

4. Исправление в 1С:

Для корректировки используйте:

  • 📝 Документ «Корректировка записей регистров» (если ошибка в регистрах).
  • 📝 Документ «Операция (бух.)» с пометкой «Для УСН» (для ручных исправлений).
  • 📝 Перепроведение документов за период (Операции → Закрытие периода → Перепроведение документов).

После исправлений обязательно:

  1. Переформируйте КУДиР и ОСВ.
  2. Сверьте итоги ещё раз.
  3. Создайте резервную копию базы (Администрирование → Выгрузить информационную базу).
💡

Если расхождения критичные (более 10% от налоговой базы), рекомендуется подать уточнённую декларацию до истечения срока сдачи. В противном случае риск штрафа — 20% от неуплаченной суммы налога.

FAQ: Частые вопросы по проверке КУДиР

🔹 Почему в КУДиР не попадают расходы по счёту 26, хотя они есть в ОСВ?

Это происходит, если:

  • В учётной политике установлен метод начисления, а для УСН нужно использовать кассовый метод.
  • Расходы не оплачены (нет платежного документа).
  • В документе «Поступление услуг» не проставлен флажок «Оплачено» или «Учитывать при УСН».

Решение: Проверьте настройки учётной политики и платежные документы.

🔹 Как в 1С увидеть, какие именно документы не попали в КУДиР?

Используйте отчёт «Анализ учёта по УСН» (Отчёты → УСН). В нём есть колонка «Не учитывается при УСН» с указанием документов и сумм. Также можно воспользоваться обработкой «Проверка КУДиР» с сайта Инфостарт.

🔹 Нужно ли учитывать в КУДиР возвраты от покупателей?

Да, возвраты уменьшают доходы. В 1С они должны отражаться документами «Возврат товара от покупателя» или «Корректировка реализации» с типом «Сторно». Если возвраты не уменьшают доходы в КУДиР, проверьте настройки отчёта.

🔹 Можно ли в КУДиР включать расходы на покупку основных средств?

Да, но только если:

  • ОС оплачено и введено в эксплуатацию.
  • Стоимость списывается равномерно в течение года (если ОС приобретено в текущем периоде) или единовременно (если стоимость до 100 тыс. руб.).

В 1С это настраивается в документе «Принятие к учёту ОС» → вкладка «Налоговый учёт (УСН)».

🔹 Что делать, если в ОСВ есть обороты по счёту 97, но их нет в КУДиР?

Расходы будущих периодов (97) учитываются в КУДиР только после их списания на счета 20, 26, 44 и при условии оплаты. Если в ОСВ есть остаток по 97, но в КУДиР его нет — это нормально, так как расход ещё не списан. Если списание было, но сумма не попала в КУДиР, проверьте:

  • Оплачен ли расход (есть ли платёжный документ).
  • Проставлен ли флажок «Учитывать при УСН» в документе списания.