Прием сотрудника в 1С Зарплата и Кадры: полная инструкция от А до Я

Прием нового сотрудника — это не только подписание трудового договора, но и правильное оформление в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ЗУП). Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с начислением зарплаты, отчетностью в ФНС и ПФР, а также к штрафам за несвоевременное уведомление госорганов. Эта статья поможет разобраться, как завести сотрудника в 1С ЗУП с нуля: от создания личной карточки до первого начисления зарплаты.

Мы рассмотрим все этапы — от подготовки документов до проверки корректности введенных данных. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают даже опытные пользователи, и дадим практические советы, как их избежать. Инструкция актуальна для последних релиза 1С:ЗУП 8.3 (конфигурация 3.1 и новее) и учитывает изменения в трудовом законодательстве 2026 года.

Если вы работаете с облачной версией 1С:ЗУП или коробочным решением — алгоритм приема сотрудника будет идентичным. Разница может заключаться только в расположении некоторых кнопок интерфейса, но общая логика остается прежней. Для удобства все ключевые действия мы сопроводили пошаговыми рекомендациями и визуальными подсказками.

1. Подготовка к приему сотрудника: какие документы нужны

Прежде чем создавать карточку сотрудника в 1С:Зарплата и Кадры, необходимо собрать полный пакет документов. Без них вы не сможете корректно заполнить все обязательные поля в программе. Вот минимальный набор, который потребуется:

• 📄 Трудовой договор (2 экземпляра) — основание для приема. В 1С потребуется указать его номер и дату.
• 🆔 Паспорт (копия главной страницы и прописки) — для заполнения личных данных сотрудника.
• 📊 СНИЛС — обязателен для отчислений в ПФР. С 2026 года можно указывать как старый номер (11 цифр), так и новый (14 цифр).
• 💳 ИНН — нужен для налоговых отчислений. Если сотрудник его не предоставил, можно запросить через Личный кабинет налогоплательщика.
• 🎓 Документы об образовании (диплом, сертификаты) — если должность требует специальных знаний.
• 📋 Военный билет (для мужчин призывного возраста) — для воинского учета.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, дополнительно потребуется оформить трудовую книжку (электронную или бумажную) и пенсионное свидетельство. В 1С:ЗУП для таких случаев есть специальные флажки в карточке сотрудника: Первое место работы и Трудовая книжка не ведется.

Важно! С 2023 года работодатели обязаны передавать сведения о приеме сотрудников в ФНС не позднее следующего рабочего дня. В 1С:ЗУП это делается автоматически при проведении документа Прием на работу, если настроена интеграция с 1С-Отчетностью или 1С:Прямой обмен.

⚠️ Внимание: Если сотрудник является иностранным гражданином, дополнительно потребуются патент или разрешение на работу, а также миграционная карта. В 1С для таких случаев есть отдельный тип документа Прием на работу иностранного гражданина.

2. Создание карточки сотрудника в 1С ЗУП: пошаговая инструкция

Теперь перейдем к практической части — созданию карточки сотрудника. Этот процесс состоит из нескольких этапов, и мы разберем каждый из них подробно.

Для начала откройте раздел Кадры → Сотрудники. Здесь вы увидите список всех действующих сотрудников. Чтобы добавить нового, нажмите кнопку Создать или используйте горячие клавиши Insert.

Заполнить ФИО и дату рождения|

Указать пол (влияет на расчет страховых взносов)|

Ввести паспортные данные и СНИЛС|

Прикрепить скан-копии документов (опционально)|

Указать контактные данные (телефон, email)-->

После создания пустой карточки вам откроется форма с несколькими вкладками. Рассмотрим каждую из них:

1. Вкладка «Основное»

• 👤 ФИО — вводите полностью, без сокращений. Отчество указывайте даже если его нет в паспорте (прочерк не допускается).
• 📅 Дата рождения — влияет на расчет страховых взносов (например, для сотрудников 1967 года рождения и старше тарифы другие).
• 🔹 Пол — выбирайте из выпадающего списка. Это поле обязательно для корректного расчета больничных.
• 📌 Гражданство — по умолчанию «Российская Федерация». Для иностранцев выбирайте соответствующую страну.

2. Вкладка «Документы»

Здесь вводятся данные паспорта, СНИЛС, ИНН и других документов. Обратите внимание:

• 📋 Для паспорта обязательно укажите серию, номер, дату выдачи и код подразделения.
• 🔢 СНИЛС вводите без пробелов. Если сотрудник не знает свой номер, можно проверить его через Личный кабинет ПФР.
• 💼 Для военного билета укажите категорию годности (например, «А — годен к военной службе»).

3. Вкладка «Контакты»

Заполняется опционально, но рекомендуем указать хотя бы телефон и email. Эти данные пригодятся для отправки уведомлений о зарплате через 1С:ЗУП (если настроена рассылка).

4. Вкладка «Трудовая деятельность»

Здесь фиксируется информация о предыдущих местах работы. Для сотрудников, устраивающихся впервые, ставим флажок Первое место работы. Если сотрудник работал ранее, можно ввести данные о стаже (это пригодится для расчета больничных).

3. Оформление приема на работу: документ «Прием на работу»

После заполнения карточки сотрудника необходимо оформить его прием на работу. Для этого в 1С:ЗУП предусмотрен специальный документ — Прием на работу. Он фиксирует дату начала работы, должность, оклад и другие условия труда.

Чтобы создать документ:

1. Перейдите в раздел Кадры → Приемы на работу.
2. Нажмите Создать.
3. В поле Сотрудник выберите созданную ранее карточку.
4. Укажите дату приема (она должна совпадать с датой в трудовом договоре).
5. Выберите организацию (если их несколько).
6. Заполните подразделение и должность.
7. Укажите вид занятости (основное место работы, совместительство и т.д.).
8. Введите условия оплаты труда (оклад, тарифную ставку или сдельную оплату).
9. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения документа в программе автоматически:

• 📅 Создается запись в трудовой книжке (если ведется электронная версия).
• 📊 Формируется лицевой счет для начисления зарплаты.
• 📤 Отправляется уведомление в ФНС (если настроена интеграция).

Важный нюанс: Если сотрудник принимается на совместительство, в документе Прием на работу необходимо указать основное место работы (название организации). Это влияет на расчет страховых взносов.

⚠️ Внимание: Если дата приема в документе 1С не совпадает с датой в трудовом договоре, это может привести к ошибкам в отчетности. Например, в РСВ или 6-НДФЛ данные будут некорректными.

4. Настройка графиков работы и табельного учета

После оформления приема необходимо настроить график работы сотрудника. Это влияет на расчет зарплаты, больничных и отпускных. В 1С:ЗУП есть несколько способов сделать это:

Способ 1: Назначить существующий график

Если в организации уже есть стандартные графики (например, Пятидневка, Сменный график), вы можете назначить его сотруднику:

1. Откройте карточку сотрудника.
2. Перейдите на вкладку Графики работы.
3. Нажмите Назначить график.
4. Выберите нужный график из списка.
5. Укажите дату начала действия графика.

Способ 2: Создать индивидуальный график

Если сотрудник работает по нестандартному графику (например, гибкий график или суммированный учет рабочего времени), можно создать персональный график:

1. Перейдите в раздел Настройка → Графики работы.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите тип графика (например, Сменный или Ненормированный).
4. Настройте параметры (продолжительность рабочего дня, выходные и т.д.).
5. Сохраните и назначьте график сотруднику.

Для правильного табельного учета убедитесь, что в настройках программы включен флажок Вести табель учета рабочего времени (Настройка → Кадровый учет). Это позволит автоматически формировать табель на основе графика работы.

Тип графика	Когда используется	Особенности настройки в 1С
Пятидневка	Стандартный график с 8-часовым рабочим днем и выходными в субботу-воскресенье	Настраивается автоматически при создании организации. Достаточно назначить сотруднику
Сменный график	Для работников с посменным режимом (например, охранники, операторы call-центра)	Требуется ручная настройка смен в Настройка → Графики работы → Смены
Гибкий график	Для сотрудников с свободным графиком (например, удаленщики)	Настраивается индивидуально с указанием минимального количества рабочих часов
Суммированный учет	Если учет рабочего времени ведется за месяц/квартал (например, для водителей)	Требуется указать учетный период и норму часов

5. Начисление зарплаты и удержания: первые шаги

После оформления приема и настройки графика можно приступать к начислению зарплаты. В 1С:ЗУП это делается с помощью документа Начисление зарплаты и взносов. Рассмотрим процесс по шагам:

Шаг 1: Проверка реквизитов для начислений

Перед первым начислением убедитесь, что:

• 💰 В карточке сотрудника указан банковский счет для перечисления зарплаты (вкладка Лицевой счет).
• 📊 Указан правильный оклад или тарифная ставка (проверьте в документе Прием на работу).
• 📋 Настроены удержания (например, алименты или добровольные взносы).

Шаг 2: Создание документа начисления

1. Перейдите в раздел Зарплата → Начисление зарплаты и взносов.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите месяц начисления.
4. Выберите организацию и подразделение (если нужно начислить зарплату не всем сотрудникам).
5. Нажмите Заполнить → По всем сотрудникам.
6. Проверьте автоматически рассчитанные суммы.
7. При необходимости скорректируйте начисления (например, добавьте премию или больничный).
8. Нажмите Провести и закрыть.

Шаг 3: Выплата зарплаты

После начисления необходимо выплатить зарплату. Для этого:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Ведомости на выплату.
2. Создайте новую ведомость.
3. Выберите способ выплаты: Банковский перевод или Через кассу.
4. Укажите дату выплаты.
5. Нажмите Заполнить и выберите начисления за текущий месяц.
6. Проведите документ.

Если сотрудник уволен в том же месяце, когда был принят, в документе Начисление зарплаты необходимо вручную указать количество отработанных дней. Автоматический расчет может не учесть дату увольнения.

Что делать, если зарплата не начислилась?

Если после проведения документа Начисление зарплаты сумма равна нулю, проверьте:

1. Правильно ли указан оклад в документе Прием на работу.

2. Назначен ли сотруднику график работы.

3. Есть ли у сотрудника отработанные дни в табеле (раздел Кадры → Табель учета рабочего времени).

4. Не стоит ли флажок Не начислять зарплату в карточке сотрудника (вкладка Начисления).

Если проблема не решена, проверьте настройки Видов расчета в разделе Настройка → Зарплата.

6. Отчетность после приема сотрудника: что и куда сдавать

Прием нового сотрудника влечет за собой необходимость сдачи нескольких отчетов. В 1С:ЗУП большинство отчетов формируются автоматически, но некоторые требуют ручной проверки.

1. Уведомление в ФНС (форма СЗВ-ТД)

С 2020 года работодатели обязаны уведомлять ФНС о приеме сотрудников не позднее следующего рабочего дня. В 1С:ЗУП это делается автоматически при проведении документа Прием на работу, если:

• 🔗 Настроена интеграция с 1С-Отчетностью.
• 📋 В карточке организации указаны правильные реквизиты для электронного документооборота.

Проверьте отправку уведомления в разделе Отчетность → Отчеты в ФНС → СЗВ-ТД.

2. Сведения в ПФР (форма СЗВ-М)

Ежемесячно (до 15 числа следующего месяца) необходимо сдавать отчет СЗВ-М, который содержит данные о застрахованных лицах. В 1С:ЗУП он формируется автоматически в разделе Отчетность → Отчеты в ПФР.

3. Расчет страховых взносов (РСВ)

Квартальный отчет, который сдается не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Включает данные о начисленных взносах на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Формируется в разделе Отчетность → Отчеты в ФНС → РСВ.

4. 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Отчеты по налогу на доходы физических лиц. 6-НДФЛ сдается ежеквартально, 2-НДФЛ — ежегодно. В 1С:ЗУП они формируются в разделе Отчетность → Отчеты в ФНС → НДФЛ.

Отчет	Срок сдачи	Где формируется в 1С	Штраф за несдачу
СЗВ-ТД	Не позднее следующего рабочего дня после приема	Отчетность → Отчеты в ФНС → СЗВ-ТД	От 300 до 500 руб. за каждого сотрудника
СЗВ-М	До 15 числа следующего месяца	Отчетность → Отчеты в ПФР → СЗВ-М	500 руб. за каждого застрахованного
РСВ	До 30 числа месяца, следующего за кварталом	Отчетность → Отчеты в ФНС → РСВ	5% от неуплаченной суммы взносов за каждый месяц просрочки
6-НДФЛ	До последнего числа месяца, следующего за кварталом	Отчетность → Отчеты в ФНС → 6-НДФЛ	1 000 руб. за каждый месяц просрочки

⚠️ Внимание: Если сотрудник является инвалидом или имеет право на налоговые вычеты, не забудьте указать это в его карточке (вкладка Налоги и взносы). Это повлияет на расчет НДФЛ и страховых взносов.

7. Типичные ошибки при приеме сотрудника в 1С ЗУП и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С:ЗУП иногда допускают ошибки при оформлении новых сотрудников. Рассмотрим самые распространенные из них и способы их предотвращения.

Ошибка 1: Несовпадение данных в трудовом договоре и 1С

Если в документе Прием на работу указана одна дата, а в трудовом договоре — другая, это приведет к ошибкам в отчетности. Например, в 6-НДФЛ дата получения дохода должна совпадать с датой фактического начала работы.

Как избежать:

• 📅 Всегда сверяйте дату в документе 1С с датой в трудовом договоре.
• 🔍 Проверьте номер и дату трудового договора в карточке сотрудника.

Ошибка 2: Неуказанный график работы

Если сотруднику не назначен график работы, программа не сможет корректно рассчитать зарплату, больничные и отпускные. В результате в начислениях будут нулевые суммы.

Как избежать:

• 🕒 После создания карточки сотрудника сразу назначьте ему график.
• 📊 Проверьте табель учета рабочего времени (Кадры → Табель).

Ошибка 3: Неправильный оклад или тарифная ставка

Если в документе Прием на работу указан неверный оклад, это приведет к некорректным начислениям. Особенно часто это происходит при приеме сотрудников на неполный рабочий день.

Как избежать:

• 💰 Указывайте оклад в соответствии с трудовym договором.
• 📉 Для неполной занятости используйте коэффициент (например, 0.5 для половины ставки).

Ошибка 4: Неуказанные удержания

Если сотрудник имеет алиментные обязательства или добровольные удержания (например, на корпоративный фитнес), но они не указаны в 1С, это приведет к недоплате или переплате зарплаты.

Как избежать:

• 📋 В карточке сотрудника на вкладке Удержания укажите все обязательные и добровольные вычеты.
• 🔄 Регулярно обновляйте информацию об удержаниях (например, при изменении размера алиментов).

Ошибка 5: Непроверенные личные данные

Опечатки в ФИО, СНИЛС или ИНН могут привести к проблемам с отчетностью в ПФР и ФНС. Например, если неверно указан СНИЛС, взносы не попадут на лицевой счет сотрудника.

Как избежать:

• 🆔 Всегда сверяйте данные с оригиналами документов.
• 🔍 Используйте сервис проверки СНИЛС на сайте ПФР.

8. Полезные отчеты для проверки корректности приема сотрудника

После оформления приема сотрудника рекомендуем сформировать несколько отчетов, чтобы убедиться в корректности введенных данных.

1. Отчет «Сведения о сотрудниках»

Позволяет проверить основные данные всех сотрудников, включая ФИО, дату приема, должность и оклад. Формируется в разделе Кадры → Отчеты по сотрудникам → Сведения о сотрудниках.

2. Отчет «Табель учета рабочего времени»

Показывает отработанное время по каждому сотруднику. Если график назначен правильно, в табеле должны отображаться рабочие дни и выходные. Формируется в разделе Кадры → Табель учета рабочего времени.

3. Отчет «Начисления и удержания»

Помогает проверить корректность расчета зарплаты. Если оклад или удержания указаны неверно, это будет видно в этом отчете. Формируется в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате → Начисления и удержания.

4. Отчет «СЗВ-ТД (движение кадров)»

Показывает все кадровые перемещения, включая приемы и увольнения. Полезен для проверки, было ли отправлено уведомление в ФНС. Формируется в разделе Отчетность → Отчеты в ФНС → СЗВ-ТД.

5. Отчет «Проверка данных для ПФР»

Выявляет ошибки в СНИЛС, ФИО и других данных, которые могут привести к проблемам при сдаче отчетности. Формируется в разделе Отчетность → Проверка данных → Проверка данных для ПФР.

Регулярная проверка этих отчетов поможет избежать ошибок и штрафов. Рекомендуем формировать их после приема каждого нового сотрудника, а также перед сдачей квартальной отчетности.

🔍 Как исправить ошибку в ФИО сотрудника после приема?

Если вы обнаружили опечатку в ФИО сотрудника после оформления приема, исправить её можно следующим образом:

1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники).
2. Нажмите Изменить.
3. Исправьте ФИО на правильное.
4. Сохраните изменения.

Если ошибка была в отчетности (например, в СЗВ-М или РСВ), необходимо сформировать корректирующий отчет с правильными данными.

📅 Что делать, если дата приема в 1С не совпадает с датой в трудовом договоре?

В этом случае нужно:

1. Открыть документ Прием на работу для данного сотрудника.
2. Нажать Изменить.
3. Исправить дату приема на правильную (соответствующую трудовому договору).
4. Перепровести документ.

Если ошибка уже попала в отчетность, может потребоваться сдача уточненного отчета.

💰 Как начислить зарплату сотруднику, принятому в середине месяца?

Для сотрудников, принятых не с первого числа месяца, зарплата рассчитывается пропорционально отработанным дням. В 1С:ЗУП это делается автоматически, если:

• Правильно указан график работы.
• В табеле учета рабочего времени отмечены фактически отработанные дни.

Если автоматический расчет неверный, можно вручную скорректировать количество дней в документе Начисление зарплаты.

📋 Нужно ли вводить данные о предыдущей работе сотрудника?

Данные о предыдущих местах работы вводить не обязательно