Прием нового сотрудника в компании — это не только подписание трудового договора, но и правильное оформление в системе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (или 1С:ERP, если используется комплексное решение). Ошибки на этом этапе ведут к проблемам с налогами, отчетностью и даже штрафами от ФНС. В этой статье разберем пошаговый алгоритм с учетом актуальных требований 2026 года, включая нюансы для удаленных сотрудников, совместителей и иностранных граждан.

Вы узнаете, как:

  • 📝 Создать карточку сотрудника без дублей в базе
  • 💼 Настроить график работы и тарифную ставку
  • 🔐 Выдать доступы к 1С с минимальными правами
  • 📊 Автоматизировать начисление зарплаты и удержания
  • ⚠️ Избежать типичных ошибок при приеме на работу

Инструкция подходит для конфигураций 1С:ЗУП 3.1, 1С:ERP 2.5 и 1С:Комплексная автоматизация 2.4. Если используете устаревшую версию (например, 1С:ЗУП 2.5), некоторые пункты меню могут отличаться — уточняйте пути в справочнике вашей конфигурации.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учета?
1С:ЗУП 3.1
1С:ERP 2.5
1С:Комплексная автоматизация
1С:Бухгалтерия (кадровый учет)
Другая

1. Подготовка к приему: что нужно сделать ДО создания карточки в 1С

Прежде чем открывать 1С:Предприятие, соберите полный пакет документов от сотрудника. Без них вы не сможете корректно заполнить поля в системе, а это чревато ошибками в СЗВ-ТД, 6-НДФЛ и расчете страховых взносов.

Минимальный набор документов:

  • 📄 Паспорт (копия страниц с фото и пропиской)
  • 📄 СНИЛС (или уведомление о регистрации в системе персонифицированного учета)
  • 📄 ИНН (если сотрудник его предоставил)
  • 📄 Трудовой договор (подписанный с обеих сторон)
  • 📄 Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а)
  • 📄 Диплом/сертификаты (если должность требует специального образования)
  • 📄 Заявление о приеме на работу (по желанию работодателя)

Для иностранных граждан дополнительно потребуются:

  • 🛂 Патент или разрешение на работу
  • 🛂 Миграционная карта
  • 🛂 Полис ДМС (если не оформлен через работодателя)
⚠️ Внимание: С 2026 года ФНС ужесточила контроль за своевременностью подачи СЗВ-ТД при приеме сотрудников. Если карточка в 1С создана позже даты фактического выхода на работу, в отчетности возникнет расхождение, и инспекция может запросить пояснения.

Также заранее определите:

  • 🏢 Подразделение, в которое принимаете сотрудника (если их несколько в 1С)
  • 👔 Должность (должна совпадать с классификатором ОКЗ и штатным расписанием)
  • 💰 Систему оплаты труда (оклад, сдельная, смешанная)
  • 📅 График работы (стандартный 5/2, сменный, гибкий и т.д.)
💡

Если сотрудник принимается на должность, которой нет в справочнике 1С, сначала добавьте ее через Справочники → Должности. Укажите код по ОКЗ и категорию персонала (например, "руководители", "специалисты").

2. Создание карточки сотрудника в 1С: пошаговый алгоритм

Теперь переходим к практике. Откройте 1С в режиме "Предприятие" (не путать с "Конфигуратор"!) и выполните следующие шаги:

  1. Перейдите в раздел Кадры → Прием на работу (или Кадры → Сотрудники, если используете 1С:ERP).

  2. Нажмите кнопку "Создать" и выберите "Прием на работу".

  3. Заполните основные данные:

    • 👤 ФИО (строго как в паспорте, без опечаток)
    • 📅 Дата приема (должна совпадать с датой в приказе Т-1)
    • 🏢 Подразделение и Должность
    • 💼 Вид занятости (основное место работы, совместительство, ГПХ)

  4. На вкладке "Личные данные" укажите:

    • 📅 Дату рождения
    • 📍 Место рождения (для некоторых отчетов в ПФР)
    • 🏠 Адрес регистрации и фактического проживания (если отличаются)
    • 📞 Контактный телефон и email (для рассылки документов)

  • На вкладке "Документы" добавьте:

    • 🆔 Паспорт (серия, номер, кем выдан, дата выдачи)
    • 📋 СНИЛС (номер страхового свидетельства)
    • 📋 ИНН (если есть)

    • Сохраните документ кнопкой "Провести и закрыть".

    После создания карточки система автоматически сформирует:

    • 📄 Приказ о приеме на работу (можно распечатать и подписать)
    • 📄 Личную карточку Т-2 (формируется в разделе Кадры → Отчеты по кадровому учету)
    • 📄 Запись в трудовой книжке (если ведется электронная трудовая)

    Проверить ФИО на опечатки|Сверить дату приема с трудовym договором|Указать правильный код подразделения|Добавить все обязательные документы (паспорт, СНИЛС)|Проверить вид занятости (основное/совместительство)-->

    3. Настройка зарплаты и налоговых вычетов

    Карточка сотрудника создана, но без настройки зарплаты он не получит денег в день выплаты. Переходим в раздел Зарплата → Начисления сотрудникам.

    Для окладной системы оплаты:

    1. Выберите сотрудника и нажмите "Начислить зарплату".

    2. Укажите:

      • 💰 Вид начисления (например, "Оклад по дням" или "Оклад по часам")
      • 📅 Период начисления (месяц приема)
      • 💵 Размер оклада (цифрами, без копеек)
      • 🔄 График работы (если отличается от стандартного)

  • На вкладке "Налоги и взносы" проверьте:

    • 📋 Ставку НДФЛ (13% для резидентов, 30% для нерезидентов)
    • 🛡️ Страховые взносы (22% в ПФР, 5.1% в ФОМС, 2.9% в ФСС)
    • 🎁 Налоговые вычеты (стандартные на детей, социальные, имущественные)

    Для сдельщиков или работников с смешанной системой оплаты:

    • 📊 Добавьте виды начислений через Справочники → Виды начислений
    • 🔧 Настройте формулы расчета (например, Оклад + Премия * Коэффициент)
    • 📈 Укажите плановые показатели (если зарплата зависит от KPI)
    Вид начисления Когда использовать Пример расчета
    Оклад по дням Для сотрудников с фиксированным окладом и стандартным графиком Оклад / Норма дней в месяце * Отработанные дни
    Оклад по часам Для сотрудников с посменным графиком или неполным рабочим днем Оклад / Норма часов в месяце * Отработанные часы
    Сдельная оплата Для работников, оплата которых зависит от выработки Количество единиц * Тариф за единицу
    Премия Для стимулирующих выплат по результатам работы Оклад * % премии (например, 20%)
    ⚠️ Внимание: Если сотрудник имеет право на стандартный налоговый вычет на детей, не забудьте указать его в карточке на вкладке "Налоги". Без этого 1С не будет автоматически уменьшать базу по НДФЛ, и сотрудник получит зарплату "грязными".
    Как проверить, что вычеты применены правильно?

    Откройте отчет Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок. В колонке "Налоговая база" должна быть сумма оклада за минусом вычетов (например, 50 000 — 2 800 = 47 200). Если база равна окладу — вычет не применен!

    4. Настройка прав доступа в 1С: минимальные привилегии

    Новый сотрудник не должен иметь доступ ко всей базе 1С — это нарушение ФЗ-152 "О персональных данных" и внутренней безопасности. Настройка прав выполняется в режиме "Конфигуратор" (требуются права администратора).

    Алгоритм:

    1. Откройте 1С:Предприятие в режиме "Конфигуратор" (через ярлык или меню Файл → Конфигуратор).

    2. Перейдите в Администрирование → Пользователи.

    3. Создайте нового пользователя:

      • 👤 Укажите Имя пользователя (например, IvanovII)
      • 🔑 Придумайте пароль (минимальная длина — 8 символов)
      • 📌 Выберите Профиль прав (например, "Кадровый работник" или "Бухгалтер по зарплате")

  • На вкладке "Права" ограничьте доступ:

    • 🔒 Запретите изменение справочников (например, "Должности", "Подразделения")
    • 🔒 Ограничьте просмотр данных по другим сотрудникам (если не требуется)
    • 🔒 Закройте доступ к "Настройке параметров учета" и "Обновлениям"

    Типовые профили прав в 1С:

    Профиль Что может пользователь Кому подходит
    Полные права Изменение любых данных, настройка конфигурации Только администраторам и главбухам
    Кадровый работник Просмотр и редактирование карточек сотрудников, прием/увольнение Специалистам отдела кадров
    Бухгалтер по зарплате Начисление зарплаты, формирование отчетности по НДФЛ и взносам Зарплатным бухгалтерам
    Руководитель Просмотр отчетов, утверждение документов Директорам и начальникам отделов

    Для удаленных сотрудников:

    • 🌍 Настройте доступ через веб-клиент или 1С:Fresh (если используется облако)
    • 🔐 Включите двухфакторную аутентификацию (через SMS или приложение)
    • 📡 Ограничьте IP-адреса (если сотрудник работает из фиксированного места)
    ⚠️ Внимание: Никогда не выдавайте права "Администратор" обычным сотрудникам! Это позволяет изменять конфигурацию, удалять данные и даже блокировать работу всей базы. Если требуется разовое расширение прав (например, для импорта данных), используйте временный профиль.

    5. Интеграция с другими системами: табель, банк, ФНС

    1С не существует в вакууме — она должна обмениваться данными с табельной системой, банком для выплаты зарплаты и государственными сервисами. Настройте интеграцию сразу после приема сотрудника.

    1. Подключение к табельной системе (например, Зарплата.ру или Контур.Персонал):

    • 🔄 Настройте автоматический импорт табелей через Зарплата → Настройки → Интеграция с табельными системами
    • 📅 Укажите периоды выгрузки (ежедневно, раз в неделю)
    • 🔗 Свяжите сотрудника в 1С с его учетной записью в табельной системе (по табельному номеру или email)

    2. Выплата зарплаты через банк:

    • 🏦 Добавьте реквизиты банковской карты сотрудника в карточку (Зарплата → Личные данные → Банковские счета)
    • 📋 Сформируйте реестр на выплату через Зарплата → Выплата зарплаты → Платежное поручение
    • 🔒 Настройте электронную подпись для отправки реестров в банк

    3. Отчетность в ФНС и фонды:

    • 📋 Проверьте, что сотрудник попал в отчет СЗВ-ТД (Кадры → Отчетность → СЗВ-ТД)
    • 💰 Убедитесь, что начисления отражены в 6-НДФЛ и РСВ
    • 🔗 Настройте автоматическую отправку отчетов через 1С-Отчетность или Контур.Экстерн
    💡

    Если сотрудник принимается в середине месяца, не забудьте вручную скорректировать начисления за фактически отработанные дни. Автоматический расчет по полному окладу приведет к переплате!

    6. Типичные ошибки при приеме сотрудника в 1С и как их избежать

    Даже опытные бухгалтера и кадровики допускают ошибки при оформлении новых сотрудников. Вот самые распространенные и способы их предотвращения:

    Ошибка Последствия Как избежать
    Неверная дата приема Расхождение в СЗВ-ТД, штраф до 5 000 ₽ Сверяйте дату с приказом Т-1 и трудовym договором
    Опечатки в ФИО или паспортных данных Проблемы с банковскими переводами, отказ в вычетах Проверяйте данные по оригиналу паспорта
    Не указан СНИЛС Ошибки в отчетности в ПФР, блокировка выплат Добавьте СНИЛС в карточку до первого начисления
    Не настроены налоговые вычеты Сотрудник получает зарплату "грязными", претензии от ФНС Проверяйте вкладку "Налоги" при создании карточки
    Избыточные права доступа Утечка данных, мошенничество, блокировка базы Выдавайте минимально необходимые права

    Еще несколько "подводных камней":

    • 📅 Прием с испытательным сроком: Если в трудовом договоре указан испытательный срок, отметьте это в карточке сотрудника на вкладке "Трудовой договор". Иначе 1С не будет учитывать возможность увольнения по ст. 71 ТК РФ.
    • 🌍 Иностранные сотрудники: Для них требуется указать код страны и вид налогового резидентства (иначе НДФЛ будет рассчитан по ставке 30% вместо 13%).
    • 🔄 Перевод из другого подразделения: Не создавайте новую карточку — используйте документ "Кадровый перевод" (Кадры → Кадровые перемещения).
    Что делать, если сотрудник уже работал в компании ранее?

    Если сотрудник уволился и снова принимается на работу, не создавайте новую карточку! Найдите его через Кадры → Сотрудники → Поиск по ФИО и используйте документ "Прием на работу" с типом "Прием ранее уволенного". Это сохранит историю начислений и избежит дублей в отчетности.

    7. Автоматизация: как ускорить прием сотрудников в 1С

    Если в компании высокий оборот кадров (например, в колл-центрах или торговле), ручное заполнение карточек отнимает много времени. Автоматизируйте процесс с помощью:

    1. Шаблонов приема:

    • 📑 Создайте типовой приказ о приеме для каждой должности (Кадры → Шаблоны документов)
    • 🔄 Настройте автозаполнение полей (например, подразделение и график работы по умолчанию)

    2. Импорта данных из Excel:

    • 📊 Подготовьте файл с данными новых сотрудников (ФИО, должность, оклад)
    • 🔗 Загрузите его через Администрирование → Загрузка данных из табличных документов

    3. Интеграции с кадровыми сервисами:

    • 🤖 Подключите 1С:ЗУП к HeadHunter, SuperJob или Rabota.ru для автоматического создания карточек из резюме
    • 📧 Настройте обработку входящих писем с резюме (через 1С:Документооборот)

    4. Сканирования документов:

    • 📷 Используйте модуль 1С:Документооборот для сканирования паспортов и автоматического заполнения полей
    • 🔍 Настройте распознавание текста (OCR) для извлечения данных из сканов

    Пример автоматизированного сценария:

    1. Сотрудник отдела кадров получает резюме на email.
    2. Система автоматически создает карточку в 1С на основе данных из резюме.
    3. Бухгалтер проверяет данные и дополняет недостающую информацию (СНИЛС, реквизиты карты).
    4. Приказ о приеме формируется и отправляется на подпись руководителю через 1С:Документооборот.
    ⚠️ Внимание: При автоматической загрузке данных всегда проверяйте:

    • 🔠 Корректность ФИО (нет ли лишних пробелов или ошибок транслитерации)
    • 📅 Даты (формат должен быть ДД.ММ.ГГГГ)
    • 💰 Размер оклада (цифры без разделителей, например 50000, а не 50 000)

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    Как принять сотрудника, если у него нет СНИЛС?

    Если сотрудник никогда не работал официально и у него нет СНИЛС, работодатель обязан оформить его самостоятельно. Для этого:

    1. Заполните анкету застрахованного лица (форма АДВ-1).
    2. Отправьте анкету в ПФР через 1С:Отчетность или личный кабинет на сайте ПФР.
    3. После получения СНИЛС добавьте его в карточку сотрудника в 1С.

    Срок оформления СНИЛС — до 5 рабочих дней. В это время начисления по сотруднику можно делать без СНИЛС, но отчетность в ПФР будет неполной.

    Можно ли принять сотрудника задним числом?

    Технически в 1С можно указать любую дату приема, но это чревато проблемами:

    • 📋 В СЗВ-ТД появится расхождение между датой приема и датой создания записи.
    • 💰 Начисления за "прошлые" периоды придется делать вручную, что может исказить отчетность.
    • ⚖️ ФНС может запросить пояснения и оштрафовать за несвоевременное оформление.

    Если ошибка уже допущена, исправляйте ее документом "Корректировка кадровых данных" с пояснением причины.

    Как оформить совместителя в 1С?

    Для совместителя:

    1. Создайте карточку сотрудника с видом занятости "Внешнее совместительство" или "Внутреннее совместительство".
    2. На вкладке "Трудовой договор" укажите:

      • 📅 Дату начала и конца работы (если совместительство срочное)
      • 🕒 Норму рабочего времени (например, 0.5 ставки)
  • В начислениях укажите пропорциональный оклад (например, 50% от полной ставки).

    • Для внешних совместителей обязательно проверьте, не превышает ли их рабочее время половины нормы (ст. 284 ТК РФ).

    Что делать, если сотрудник не предоставил ИНН?

    ИНН не является обязательным документом для приема на работу (ст. 65 ТК РФ), но его отсутствие усложняет налоговый учет. В этом случае:

    1. В карточке сотрудника оставьте поле "ИНН" пустым.
    2. При формировании 2-НДФЛ или 6-НДФЛ 1С автоматически проставит прочерки в поле ИНН.
    3. Попросите сотрудника получить ИНН в налоговой и добавить его позже.

    Если сотрудник — иностранный гражданин без ИНН, укажите в карточке код страны и вид налогового резидентства.

    Как проверить, что сотрудник правильно добавлен в 1С?

    Выполните 5 шагов:

    1. Откройте карточку сотрудника и проверьте все вкладки на заполненность.
    2. Сформируйте расчетный листок (Зарплата → Отчеты → Расчетный листок) — там должны отобразиться начисления.
    3. Проверьте, что сотрудник появился в отчете СЗВ-ТД.
    4. Убедитесь, что в штатном расписании увеличилось количество занятых ставок.
    5. Попросите сотрудника войти в 1С под своим логином и паролем (если выдавали доступ).