Прием нового сотрудника — это не только подписание трудового договора, но и целый комплекс действий в 1С:Предприятие 8, от которых зависит корректность кадрового учета, начисления зарплаты и отчетности. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с ФНС, ПФР и трудовой инспекцией, поэтому важно следовать проверенному алгоритму. В этой статье разберем пошаговую инструкцию для 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия, включая нюансы для разных типов договоров, особенности заполнения справочников и типичные ошибки, которые допускают даже опытные пользователи.

Материал актуален для последних релизов платформы 1С:Предприятие 8.3 (включая облачные версии) и учитывает изменения в трудовом законодательстве 2026 года. Если вы работаете с 1С:ERP или отраслевыми решениями (например, 1С:Управление холдингом), основные принципы остаются теми же, но могут отличаться пути к меню и набор полей — уточняйте их в документации вашей конфигурации.

1. Подготовка к приему: проверка справочников и настроек

Прежде чем создавать приказ о приеме, убедитесь, что в 1С корректно заполнены все необходимые справочники. Это избавит вас от ошибок при заполнении документов и ускорит процесс. Особое внимание уделите:

  • 📌 Справочник "Организации" — проверьте реквизиты вашей компании (ИНН, КПП, юридический адрес). Если сотрудник принимается в обособленное подразделение, оно тоже должно быть внесено в справочник.
  • 👥 Справочник "Физические лица" — здесь хранятся паспортные данные сотрудников. Если человек уже работал в компании, его карточка должна существовать.
  • 💼 Справочник "Должности" — убедитесь, что должность, на которую принимается сотрудник, есть в справочнике и привязана к правильному подразделению.
  • 📅 Производственный календарь — актуальный календарь должен быть загружен для корректного расчета отпусков и больничных.

Если вы работаете в 1С:ЗУП 3.1, проверьте настройки кадрового учета в разделе Настройки → Кадровый учет. Здесь указываются:

  • 📝 Виды трудовой деятельности (основная/по совместительству).
  • 🔄 Правила перерасчета зарплаты при изменении оклада.
  • 📊 Способы отражения зарплаты в бухучете.
💡

Если в справочнике "Физические лица" уже есть карточка сотрудника (например, он раньше работал в компании), не создавайте дубликат. Используйте существующую запись, чтобы избежать ошибок в отчетности.

⚠️ Внимание: Если в вашей базе ведется учет по нескольким организациям, перед созданием приказа обязательно выберите правильную организацию в верхнем меню Организация. Иначе документ будет проведен по неверному юридическому лицу, что приведет к ошибкам в отчетности.

2. Создание приказа о приеме на работу

Основной документ для оформления нового сотрудника — приказ о приеме на работу (в 1С:ЗУП он называется "Прием на работу"). Его можно создать двумя способами:

  1. Через раздел "Кадры":

    Перейдите в Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Прием на работу и нажмите "Создать".

  2. Через карточку сотрудника:

    Откройте справочник "Сотрудники", найдите нужного человека (или создайте нового), затем в его карточке выберите "Принять на работу".

При заполнении приказа обратите внимание на ключевые поля:

Поле Что указывать Типичные ошибки
Организация Юридическое лицо, в которое принимается сотрудник Выбор неверной организации при мультифирменном учете
Подразделение Структурное подразделение (отдел, департамент) Несоответствие подразделения и должности
Должность Должность из справочника, привязанная к подразделению Указание должности, не соответствующей штатному расписанию
Вид занятости Основная работа, совместительство, сезонная и т.д. Неправильный выбор вида занятости для совместителей
Даты приема Дата начала работы и дата приказа (могут отличаться) Указание даты приказа позже даты начала работы

После заполнения основных реквизитов перейдите на вкладку Оплата труда, где укажите:

  • 💰 Вид расчета (оклад, тарифная ставка, сдельная оплата).
  • 📅 График работы (пятидневка, сменный график, гибкий график).
  • 📊 Надбавки и доплаты (если предусмотрены).

Указаны верные ФИО и паспортные данные сотрудника|

Дата приема не раньше даты трудового договора|

Выбран правильный вид занятости (основная/совместительство)|

Указаны все обязательные надбавки (северные, за вредность и т.д.)|

График работы соответствует условиям трудового договора-->

3. Особенности оформления разных типов договоров

В 1С:ЗУП поддерживаются различные виды трудовых отношений, каждый из которых имеет свои нюансы оформления. Рассмотрим наиболее распространенные случаи.

3.1. Основное место работы

Для сотрудников, принимаемых на основное место работы, в приказе указывается:

  • 📌 Вид занятости — "Основная работа".
  • 📅 Испытательный срок (если предусмотрен) — указывается в днях или месяцах.
  • 🔄 Порядок оплаты труда — оклад, тарифная ставка или сдельная оплата.

3.2. Совместительство (внутреннее/внешнее)

Для совместителей важно:

  • 📌 Указать вид занятости — "Внутреннее совместительство" или "Внешнее совместительство".
  • 📅 В поле "Основное место работы" ввести название организации, где сотрудник работает по основному месту (для внешних совместителей).
  • 💼 Проверить, что график работы совместителя не конфликтует с графиком основной работы (если это внутренний совместитель).

3.3. Срочный трудовой договор

Для срочных договоров в приказе обязательно заполняются:

  • 📅 Дата окончания договора — если известна заранее.
  • 📝 Основание для заключения срочного договора (например, "замещение временно отсутствующего сотрудника").
  • ⚠️ Условия расторжения — если они отличаются от стандартных.
Что будет, если не указать вид занятости?

Если в приказе не указан вид занятости (основная работа/совместительство), программа по умолчанию может подставить "Основная работа". Это приведет к ошибкам в отчетности, особенно в форме СЗВ-ТД, где вид занятости обязательно указывается. Исправить это можно только созданием нового приказа с правильным видом занятости и аннулированием старого.

⚠️ Внимание: При оформлении внешнего совместителя проверьте, что в справочнике "Организации" есть запись о компании, где он работает по основному месту. Если такой организации нет, создайте ее с типом "Прочая организация". Это необходимо для корректного заполнения отчетности в ПФР.

4. Заполнение личной карточки сотрудника (Т-2)

После проведения приказа о приеме система автоматически формирует личную карточку сотрудника (форма Т-2). Однако некоторые данные требуют ручного заполнения или проверки. Откройте карточку через:

Кадры → Сотрудники → [Выберите сотрудника] → Личная карточка (Т-2)

Обратите внимание на следующие разделы:

  • 📌 Общие сведения — проверьте ФИО, дату рождения, пол. Эти данные подтягиваются из справочника "Физические лица", но иногда требуют уточнения.
  • 📅 Трудовая деятельность — здесь отображаются все приказы о приеме, переводах и увольнениях. Убедитесь, что текущий приказ отражен корректно.
  • 💼 Дополнительные сведения — укажите:
    • 📚 Образование (среднее, высшее, дополнительное).
    • 👨‍👩‍👧‍👦 Семейное положение и количество иждивенцев (влияет на налоговые вычеты).
    • 🏠 Адрес регистрации и фактического проживания (если отличаются).
  • 📊 Воинский учет — для военнообязанных сотрудников мужского пола до 27 лет.

Если сотрудник имеет инвалидность, обязательно укажите группу инвалидности в разделе "Дополнительные сведения". Это влияет на расчет страховых взносов (льготные тарифы) и предоставление налоговых вычетов.

Трудовой договор на бумаге|

Приказ о приеме в 1С|

Личную карточку Т-2|

Сразу все три документа-->

5. Настройка начислений и удержаний

После оформления приказа необходимо настроить начисления и удержания для сотрудника. Это делается в документе "Прием на работу" на вкладке Оплата труда или в отдельном документе "Кадровый перевод" (если настройки меняются позже).

Основные элементы настройки:

  • 💰 Оклад или тарифная ставка — указывается в соответствии с трудовым договором. В 1С:ЗУП можно задать оклад как фиксированную сумму или как формулу (например, "Оклад + 10% от продаж").
  • 📅 График работы — выберите из справочника или создайте новый. Для сменного графика укажите продолжительность рабочей недели (например, 40 часов).
  • 📊 Надбавки и доплаты — если сотрудник имеет право на:
    • 🌡️ Доплату за вредные условия труда.
    • ❄️ Районный коэффициент (например, 1.15 для Крайнего Севера).
    • 🏆 Премии (ежемесячные, квартальные).
  • 🔄 Удержания — если сотрудник написал заявление на удержание (например, за обучение или добровольное страхование).

Пример заполнения надбавок для сотрудника с окладом 50 000 рублей и северным коэффициентом 1.2:



Оклад: 50 000 руб.


Районный коэффициент: 1.2 (начисляется на оклад)


Итого к начислению: 50 000 * 1.2 = 60 000 руб.
⚠️ Внимание: Если сотрудник имеет право на налоговый вычет (например, на детей), не забудьте указать это в его личной карточке на вкладке "Налог на доходы". Без этой информации программа не будет учитывать вычет при расчете НДФЛ, и сотрудник получит зарплату "грязными".

6. Проверка и проведение документа

Перед проведением приказа о приеме выполните финальную проверку:

Все обязательные поля заполнены (отмечены красным восклицательным знаком)|

Дата приказа не позже текущей даты|

Сотрудник не числится как уволенный или в отпуске без сохранения зарплаты|

Начисления соответствуют трудовому договору|

График работы совпадает с графиком в трудовом договоре-->

Если все данные корректны, нажмите кнопку Провести и закрыть. После проведения:

  • 📝 В базе появится запись о сотруднике в справочнике "Сотрудники".
  • 📅 Сформируется запись в личной карточке (Т-2).
  • 📊 Документ отразится в отчетах по кадровому учету (например, "Штатное расписание").

Если при проведении возникла ошибка (например, "Не заполнено обязательное поле"), исправьте указанные поля и повторите попытку. Частые ошибки:

  • 🚫 Отсутствует запись в справочнике "Физические лица".
  • 🚫 Не указано подразделение или должность.
  • 🚫 Дата приема раньше даты трудового договора.
💡

После проведения приказа проверьте, что сотрудник появился в отчете "Список сотрудников" (Кадры → Отчеты по кадровому учету → Список сотрудников). Если его там нет — документ не проведен или проведен с ошибками.

7. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при оформлении приема на работу. Рассмотрим самые распространенные из них и способы их предотвращения.

Ошибка Последствия Как исправить
Не указан вид занятости (основная/совместительство) Ошибки в отчетности СЗВ-ТД и 6-НДФЛ Создать новый приказ с правильным видом занятости, старый — аннулировать
Неверный график работы Неправильный расчет оплаты за переработку или ночные часы Изменить график документом "Кадровый перевод"
Не указаны надбавки (северные, за вредность) Заниженная зарплата, претензии от сотрудника Добавить надбавки документом "Кадровый перевод" или "Изменение оплаты труда"
Ошибка в паспортных данных Проблемы при проверке ФНС или ПФР Исправить данные в справочнике "Физические лица"
Приказ проведен с датой позже фактического выхода на работу Недоначисление зарплаты за первые дни работы Создать новый приказ с правильной датой, старый — аннулировать

Особое внимание уделите совместителям. Частая ошибка — указание вида занятости "Основная работа" для внешнего совместителя. Это приводит к:

  • 📝 Неправильному заполнению отчетности в ПФР (форма СЗВ-ТД).
  • 📊 Ошибкам в расчете страховых взносов (для совместителей применяются другие правила).

Если ошибка обнаруžena после проведения документа, исправлять ее нужно с помощью:

  • 🔄 Кадрового перевода — если нужно изменить должность, оклад или график.
  • 📝 Аннулирования и создания нового приказа — если ошибка в дате или виде занятости.

8. Отчетность и контроль после приема

После оформления приема сотрудника в 1С необходимо проверить, как новые данные отразились в отчетности. Основные документы для контроля:

  • 📋 СЗВ-ТД — отчет о кадровых перемещениях, подается в ПФР. Проверьте, что новый сотрудник отражен в разделе "Прием".
  • 📊 6-НДФЛ — отчет по налогу на доходы. Убедитесь, что налоговые вычеты применены корректно.
  • 💼 РСВ (Расчет по страховым взносам) — проверьте, что взносы начисляются по правильному тарифу (особенно для льготных категорий).
  • 📅 Табель учета рабочего времени — новый сотрудник должен появиться в табеле с первого дня работы.

Для проверки отчетности используйте стандартные отчеты в 1С:



Зарплата → Отчеты по зарплате → СЗВ-ТД (проверка)


Зарплата → Отчеты по зарплате → 6-НДФЛ


Зарплата → Отчеты по зарплате → РСВ (сводный)

Если сотрудник не появляется в отчетах, возможные причины:

  • 🚫 Документ "Прием на работу" не проведен.
  • 🚫 Неверно указана организация (при мультифирменном учете).
  • 🚫 Ошибка в периоде формирования отчета (например, отчет за январь, а сотрудник принят в феврале).
⚠️ Внимание: Если вы ведете учет в облачной версии 1С (например, 1С:ЗУП Корп), некоторые отчеты могут формироваться автоматически и отправляться в контролирующие органы без вашего участия. Проверяйте их перед автоотправкой, чтобы избежать штрафов за неверные данные.
💡

После приема сотрудника обязательно сформируйте отчет "Анализ начислений и удержаний" (Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ начислений). Это поможет убедиться, что все надбавки и удержания применены корректно.

FAQ: Частые вопросы по приему на работу в 1С 8

Можно ли оформить прием сотрудника задним числом?

Да, но с оговорками. В 1С можно указать любую дату приема, однако:

  • 📅 Дата приказа не может быть позже текущей даты.
  • 📝 Если дата приема раньше даты начала ведения учета в базе, потребуется ручная корректировка остатков.
  • ⚠️ Задним числом можно оформить только те документы, период по которым еще не закрыт (например, не сдана отчетность за этот месяц).

Если период закрыт, придется делать исправительные проводки или создавать документы текущей датой с указанием фактической даты приема в комментариях.

Как оформить прием на 0.5 ставки?

Для оформления сотрудника на неполную ставку:

  1. В документе "Прием на работу" на вкладке Оплата труда укажите:
    • 📌 Вид расчета — "Оклад по дням" или "Оклад по часам".
    • 📅 График работы — выберите или создайте график с неполным рабочим временем (например, 20 часов в неделю вместо 40).
  • В поле "Размер ставки" укажите 0.5.
  • Проверьте, что оклад автоматически пересчитан на 0.5 (например, при окладе 40 000 руб. на полную ставку, на 0.5 ставки будет 20 000 руб.).

    • Если оклад не пересчитывается автоматически, проверьте настройки вида расчета в справочнике "Виды расчетов".

    Что делать, если сотрудник уже есть в базе, но как уволенный?

    Если сотрудник раньше работал в компании и числится как уволенный, не создавайте новую карточку. Вместо этого:

    1. Откройте его карточку в справочнике "Сотрудники".
    2. Проверьте последний документ по нему (обычно это "Увольнение").
    3. Создайте новый документ "Прием на работу" с текущей датой. Система автоматически "восстановит" сотрудника.

      4. Если при попытке принять сотрудника возникает ошибка "Сотрудник уволен", аннулируйте документ увольнения (если он ошибочный) или создайте новый приказ о приеме с датой позже даты увольнения.

    Как в 1С оформить прием на работу иностранного гражданина?

    Для иностранных сотрудников дополнительно потребуется:

    • 📌 В справочнике "Физические лица" указать:
      • 🛂 Серию и номер миграционной карты.
      • 📅 Дату разрешения на работу и его номер.
      • 🌍 Страну гражданства.
    • 📝 В документе "Прием на работу" на вкладке "Дополнительно" выбрать:
      • 📌 Статус — "Иностранный гражданин".
      • 📌 Вид разрешительного документа (патенты, РВП, ВНЖ).
    • 📊 В настройках начислений проверить, что:
      • 💰 Страховые взносы рассчитываются по правильным тарифам (для иностранцев с патентом — только взносы на травматизм).
      • 📅 Указан правильный код категории застрахованного лица в ПФР (например, "ВР" для временно пребывающих).

      Для граждан ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Армения, Киргизия) порядок оформления упрощен — они приравниваются к российским гражданам, но в личной карточке все равно указывается гражданство.

    Можно ли импортировать данные о сотруднике из Excel в 1С?

    Да, в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия есть инструменты для импорта данных из Excel или CSV. Для этого:

    1. Подготовьте файл с данными в формате:
      2. 

      ФИО;Дата рождения;Паспорт;Должность;Подразделение;Оклад
      

      Иванов Иван Иванович;01.01.1990;1234 567890;Менеджер;Отдел продаж;50000
    2. Перейдите в Администрирование → Обмен данными → Загрузка данных из файлов.
    3. Выберите тип объекта "Физические лица" или "Сотрудники" и загрузите файл.
    4. После загрузки проверьте данные и создайте документы "Прием на работу" для новых сотрудников.

    Для массового приема (например, при открытии нового филиала) удобнее использовать обработку "Помощник приема на работу", которая есть в 1С:ЗУП 3.1.