Увольнение сотрудника в 1С ЗУП: полное руководство с примерами

Увольнение сотрудника — одна из самых ответственных операций в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), требующая не только знания трудового законодательства, но и понимания механизмов программы. Ошибки на этом этапе могут привести к некорректным расчетам, проблемам с отчетностью в ФНС и ПФР, а также к конфликтам с уволенным сотрудником. Эта статья поможет разобраться, как провести увольнение в 1С ЗУП 3.1 (актуально и для более ранних версий с учетом особенностей интерфейса) без ошибок — от подготовки документов до финального расчета.

Мы рассмотрим все этапы: от внесения приказа об увольнении до формирования записки-расчета и передачи данных в ЕГАИС (если требуется). Особое внимание уделим распространенной ошибке с датой увольнения в документе"Прекращение трудового договора", которая часто приводит к сбоям в расчете компенсации за неиспользованный отпуск. Также разберемся, как правильно оформить увольнение по соглашению сторон, по собственному желанию и по инициативе работодателя — с учетом последних изменений в ТК РФ.

Если вы работаете с 1С:ЗУП КОРП или облачной версией, большая часть инструкции останется актуальной, но некоторые пункты меню могут отличаться. Для удобства мы выделили ключевые моменты в чек-листы и добавили спойлеры с разъяснениями сложных ситуаций.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем оформлять увольнение, необходимо убедиться, что все данные сотрудника в 1С ЗУП актуальны. Это критично для корректного расчета компенсаций и формирования отчетности. Начните с проверки:

• 📄 Личная карточка сотрудника (Кадры → Сотрудники → [ФИО] → Личная карточка): убедитесь, что указаны верные паспортные данные, СНИЛС и ИНН. Ошибки здесь приведут к проблемам с СЗВ-ТД и 2-НДФЛ.
• 📅 Дата приема на работу и периоды отпусков: эти данные влияют на расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Проверьте в разделе Кадры → Отпуска.
• 💰 Начисления и удержания: в Зарплата → Начисления убедитесь, что нет"висящих" авансов или невыплаченных сумм.

Если сотрудник имеет неотгулянные отпуска или задолженность по авансам, их необходимо учесть при увольнении. Например, при увольнении по статье 81 ТК РФ (сокращение) компенсация за отпуск выплачивается в полном объеме, а при увольнении по 77 ТК РФ (по соглашению сторон) могут действовать иные правила.

⚠️ Внимание: Если сотрудник был в отпуске или на больничном перед увольнением, проверьте, закрыты ли эти периоды документами Отпуск или Больничный лист. Незакрытые периоды могут исказить расчет среднего заработка.

2. Оформление приказа об увольнении в 1С ЗУП

Основной документ для увольнения в 1С ЗУП — Прекращение трудового договора. Его можно создать двумя способами:

1. Через раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прекращение трудового договора.
2. Из карточки сотрудника: Кадры → Сотрудники → [ФИО] → Действия → Уволить.

При заполнении документа обратите внимание на следующие поля:

• 📅 Дата увольнения: должна совпадать с последним рабочим днем сотрудника. Ошибка в этой дате приведет к неверному расчету компенсации за отпуск и среднего заработка.
• 📝 Основание увольнения: выберите статью ТК РФ (например, 77.1 — по соглашению сторон, 80 — по собственному желанию). От этого зависит, будет ли сотрудник отрабатывать 2 недели.
• 💼 Дополнительные сведения: укажите реквизиты приказа (номер и дату), если он оформлен на бумаге.

После заполнения документ необходимо провести и распечатать форму Т-8 (или Т-8а для массовых увольнений). Для этого в документе нажмите Печать → Приказ об увольнении (Т-8).

Поле документа	Значение	Последствия ошибки
Дата увольнения	Последний рабочий день	Неверный расчет компенсации за отпуск
Основание увольнения	Статья ТК РФ	Нарушение процедуры увольнения (например, отсутствие отработки)
Номер приказа	Совпадает с бумажным приказом	Расхождения в кадровом учете
Подразделение	Актуальное на дату увольнения	Ошибки в отчетности по подразделениям

⚠️ Внимание: Если увольнение оформляется по статье 81 ТК РФ (сокращение), обязательно проверьте, что сотрудник был уведомлен за 2 месяца до увольнения. В 1С ЗУП это можно отразить документом Уведомление о сокращении (Кадры → Уведомления).

3. Расчет компенсаций и окончательный расчет

После оформления приказа об увольнении необходимо рассчитать все причитающиеся сотруднику выплаты. В 1С ЗУП это делается документом Записка-расчет при увольнении, который можно создать:

• Автоматически из документа Прекращение трудового договора (кнопка Создать на основании → Записка-расчет).
• Вручную через Зарплата → Записки-расчеты → Создать.

В документе автоматически заполняются:

• 💰 Зарплата за отработанные дни (рассчитывается пропорционально).
• 🏖️ Компенсация за неиспользованный отпуск (на основании данных из Кадры → Отпуска).
• 📊 Иные выплаты (например, выходное пособие при сокращении).

Проверьте, что в документе указаны:

• Правильный период расчета среднего заработка (обычно 12 месяцев перед увольнением).
• Корректные удержания (например, НДФЛ или алименты).
• Способ выплаты (наличными, на карту, переводом).

Сверьте период расчета среднего заработка|Проверьте количество дней неиспользованного отпуска|Убедитесь, что НДФЛ рассчитан верно|Проверьте реквизиты для выплаты (банковский счет)

-->

После проведения документа сформируйте платежные поручения для выплаты сумм сотруднику. Это можно сделать из записки-расчета кнопкой Создать на основании → Платежное поручение.

Что делать, если сотрудник не отработал аванс?

Если сотрудник получил аванс, но не отработал его до увольнения, сумма аванса будет удержана из окончательного расчета. В 1С ЗУП это отразится автоматически в документе Записка-расчет в разделе"Удержания". Если сумма удержания превышает 20% от выплаты (по ст. 138 ТК РФ), остаток можно взыскать через суд или по соглашению сторон.

4. Особенности увольнения по разным основаниям

Процедура увольнения в 1С ЗУП зависит от основания. Рассмотрим три самых распространенных случая:

4.1. Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

При увольнении по собственному желанию сотрудник должен отработать 2 недели (если не согласован более короткий срок). В 1С ЗУП:

• В документе Прекращение трудового договора укажите основание По инициативе работника (ст. 80 ТК РФ).
• Дата увольнения должна быть не ранее, чем через 14 дней после подачи заявления (если не согласовано иное).

4.2. Увольнение по соглашению сторон (ст. 77.1 ТК РФ)

Это самое"гибкое" основание, так как стороны могут договориться о любых условиях. В 1С ЗУП:

• Выберите основание По соглашению сторон (ст. 77.1 ТК РФ).
• Дата увольнения может быть любой, даже без отработки.
• В записке-расчете можно указать дополнительные выплаты (например,"золотой парашют").

4.3. Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

При сокращении или увольнении за нарушения процедура строго регламентирована. В 1С ЗУП:

• Для сокращения выберите основание Сокращение штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ).
• Убедитесь, что сотрудник был уведомлен за 2 месяца (документ Уведомление о сокращении).
• В записке-расчете автоматически добавится выходное пособие (в размере среднего месячного заработка).

⚠️ Внимание: При увольнении по статье 81 ТК РФ (например, за прогул) в документе Прекращение трудового договора обязательно укажите причину увольнения в поле"Дополнительные сведения". Это потребуется для отчетности и возможных судебных разбирательств.

5. Формирование отчетности после увольнения

После увольнения необходимо сдать отчетность в контролирующие органы. В 1С ЗУП это делается автоматически при формировании регламентированных отчетов. Обратите внимание на следующие документы:

• 📋 СЗВ-ТД: сведения о трудовой деятельности. Формируется в разделе Кадры → Отчетность → СЗВ-ТД. В нем должна появиться запись о увольнении с кодом УВОЛ.
• 💸 2-НДФЛ: если увольнение произошло в течение года, в отчете должна быть отражена выплата компенсации за отпуск и окончательного расчета. Проверьте в Зарплата → Отчетность → 2-НДФЛ.
• 📊 РСВ (Расчет по страховым взносам): компенсация за отпуск включается в базу для начисления страховых взносов. Проверьте в Зарплата → Отчетность → РСВ.

Также не забудьте:

• Выдать сотруднику трудовую книжку (если ведется в бумажном виде) или отправить уведомление о внесении записи в электронную трудовую книжку.
• Предоставить справку 182н (о сумме заработка за 2 года) по запросу сотрудника.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики и бухгалтеры допускают ошибки при увольнении в 1С ЗУП. Вот самые распространенные из них и способы их предотвращения:

Ошибка	Последствия	Как избежать
Неверная дата увольнения в документе	Некорректный расчет компенсации за отпуск	Сверяйте дату с заявлением сотрудника
Не указано основание увольнения	Нарушение трудового законодательства	Всегда выбирайте статью ТК РФ
Не закрыты отпуска или больничные	Искажение среднего заработка	Проверяйте отчет Анализ состояния расчетов
Не сформирован СЗВ-ТД	Штрафы от ПФР	Проверяйте отчетность после увольнения

Еще одна частая ошибка — неверный расчет компенсации за отпуск. Это происходит, если:

• В личной карточке сотрудника неверно указан стаж для отпуска.
• Не учтены периоды, исключаемые из отпускного стажа (например, отпуск по уходу за ребенком).
• Некорректно рассчитан средний заработок (например, не учтены премии).

Чтобы избежать ошибок, используйте помощник расчета компенсации за отпуск в 1С ЗУП (Зарплата → Помощники → Расчет компенсации за неиспользованный отпуск).

7. Увольнение в особых случаях

Некоторые ситуации требуют особого подхода. Рассмотрим их подробнее.

7.1. Увольнение сотрудника на испытательном сроке

Если сотрудник уволен во время испытательного срока, в 1С ЗУП:

• В документе Прекращение трудового договора выберите основание Неудовлетворительный результат испытания (ст. 71 ТК РФ).
• Укажите дату увольнения не позднее последнего дня испытательного срока.
• Компенсация за отпуск рассчитывается пропорционально отработанному времени.

7.2. Увольнение совместителя

Для внешних совместителей процедура увольнения такая же, как и для основных сотрудников, но есть нюансы:

• В документе Прекращение трудового договора укажите вид занятости Внешнее совместительство.
• Проверьте, что в личной карточке сотрудника указан правильный табельный номер (он может отличаться от основного места работы).

7.3. Увольнение в связи со смертью сотрудника

В этом случае:

• Основание увольнения: Смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ).
• Дата увольнения — дата смерти (указывается на основании свидетельства).
• Компенсация за отпуск выплачивается наследникам (в записке-расчете укажите реквизиты наследника).

⚠️ Внимание: При увольнении в связи со смертью сотрудника не удерживается НДФЛ с компенсации за отпуск (п. 18 ст. 217 НК РФ). В 1С ЗУП это нужно отразить вручную в документе Записка-расчет, сняв флажок"Удерживать НДФЛ" для соответствующей выплаты.

FAQ: Частые вопросы по увольнению в 1С ЗУП

Как уволить сотрудника, если он находится в отпуске?

Увольнение во время отпуска возможно только по инициативе сотрудника (ст. 80 ТК РФ) или по соглашению сторон (ст. 77.1 ТК РФ). В 1С ЗУП:

1. Создайте документ Прекращение трудового договора с датой увольнения, совпадающей с последним днем отпуска или более поздней датой.
2. В записке-расчете компенсация за неиспользованный отпуск не начисляется, так как сотрудник уже находится в отпуске.
3. Убедитесь, что документ Отпуск закрыт до даты увольнения.

Что делать, если после увольнения обнаружены невыплаченные суммы?

Если после увольнения выявились невыплаченные суммы (например, забыли включить премию), в 1С ЗУП:

1. Создайте документ Начисление зарплаты за тот период, когда сотрудник еще работал.
2. В поле"Вид начисления" выберите соответствующую выплату (например,"Премия").
3. Сформируйте платежное поручение на выплату суммы.
4. Внесите исправления в отчетность (2-НДФЛ, РСВ) за тот период, когда была начислена сумма.

Если сумма была переплачена, удержать ее можно только с согласия сотрудника или через суд.

Как уволить сотрудника, если он не вышел на работу?

Если сотрудник не выходит на работу без уважительных причин (прогул), увольнение оформляется по пп."а" п. 6 ст. 81 ТК РФ. В 1С ЗУП:

1. Зафиксируйте прогул документом Невыход (Кадры → Невыходы).
2. Создайте акт о прогуле (можно оформить в свободной форме и прикрепить скан в 1С как файл).
3. Оформите документ Прекращение трудового договора с основанием Прогул (пп."а" п. 6 ст. 81 ТК РФ).
4. В поле"Дополнительные сведения" укажите реквизиты акта о прогуле.

Важно: перед увольнением запросите у сотрудника объяснительную (даже если он не отвечает, это подтвердит соблюдение процедуры).

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если сотрудник уволен до 2020 года?

Да, сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) сдаются за всех сотрудников, уволенных с 2020 года. Если увольнение было до 2020 года, сдавать СЗВ-ТД не нужно, но запись должна быть в СЗВ-СТАЖ (если сотрудник работал в отчетном периоде).

В 1С ЗУП проверьте:

• В отчете СЗВ-ТД должны быть только увольнения с 2020 года.
• Для увольнений до 2020 года запись отражается в СЗВ-СТАЖ (раздел Кадры → Отчетность → СЗВ-СТАЖ).

Как исправить ошибку в дате увольнения, если документ уже проведен?

Если в документе Прекращение трудового договора указана неверная дата увольнения, и документ уже проведен:

1. Снимите документ с проведения (кнопка Отменить проведение).
2. Исправьте дату увольнения.
3. Перепроведите документ.
4. Проверьте, не сбились ли расчеты в Записке-расчете (при необходимости пересчитайте ее).
5. Если ошибка повлияла на отчетность (например, СЗВ-ТД), сформируйте отчет заново и отправьте корректировку.

Если документ уже попал в закрытый период, может потребоваться ввод начальных остатков или корректировка через документ Корректировка записей регистров.