Как правильно принять сотрудника в 1С ЗУП: инструкция с примерами

Прием нового сотрудника в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) — это не просто внесение данных в программу, а комплекс процедур, от которых зависит корректность начислений, отчетности и соблюдения трудового законодательства. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налогами, фондами и даже судебными разбирательствами. В этой статье разберем пошаговый алгоритм приема сотрудника в 1С ЗУП 3.1 (актуально для редакций 3.1.24 и новее), включая нюансы оформления трудового договора, заполнения личной карточки и настройки начислений.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают даже опытные кадровики: от неправильного указания вида занятости до забытых реквизитов для перечисления зарплаты. А в конце статьи вы найдете FAQ с ответами на самые частые вопросы по теме. Если вы работаете с 1С:ЗУП Корп или 1С:ЗУП Базовая, инструкция также подойдет — различия в интерфейсе минимальны.

Прежде чем приступить, убедитесь, что у вас есть:

• 📄 Подписанный трудовой договор (или договор ГПХ)
• 📋 Копии документов сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом при необходимости)
• 💳 Реквизиты для перечисления зарплаты (банковская карта или счет)
• 📅 Дата начала работы и условия испытательного срока (если есть)

1. Подготовка программы: проверка настроек перед приемом сотрудника

Перед тем как вносить данные нового сотрудника, необходимо убедиться, что 1С ЗУП настроена корректно. Это избавит вас от ошибок при начислении зарплаты и формировании отчетности. Начнем с проверки кадровых настроек:

Откройте раздел Настройки → Кадровый учет. Здесь должны быть заполнены:

• 🏢 Организация (юридическое лицо, в которое принимается сотрудник)
• 📌 Подразделения (если сотрудник относится к конкретному отделу)
• 👔 Должности (справочник должен содержать актуальные наименования)
• 📅 Виды занятости (основное место работы, совместительство и т.д.)

Если какой-то из справочников пуст, его необходимо заполнить. Например, если в компании нет подразделений, создайте хотя бы одно с названием «Основное». Также проверьте, настроены ли графики работы (Настройки → Графики работы). Стандартный график «Пятидневка» обычно уже есть в программе, но если у сотрудника особенный режим (например, сменный график), его нужно создать заранее.

Еще один важный момент — настройки начислений и удержаний. Перейдите в Настройки → Начисления и удержания и убедитесь, что:

• 💰 Есть актуальные виды начислений (оклад, премия, северные надбавки и т.д.)
• 📉 Удержания (НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы) настроены правильно
• 🏦 Реквизиты для перечисления зарплаты (банк, расчетный счет организации) указаны

⚠️ Внимание: Если в программе не настроены реквизиты банка для перечисления зарплаты, вы не сможете сформировать ведомость на выплату. Проверьте их в Справочники → Банки → Банковские счета.

2. Создание карточки сотрудника: пошаговая инструкция

Теперь перейдем к непосредственному созданию карточки сотрудника. Это можно сделать двумя способами:

1. Через раздел Кадры → Прием на работу (рекомендуемый метод)
2. Через справочник Кадры → Сотрудники, нажав «Создать»

Рассмотрим первый способ, так как он более удобен и позволяет сразу оформить все кадровые документы. Откройте Кадры → Прием на работу и нажмите «Создать». Перед вами откроется форма приема, которую нужно заполнить в несколько этапов.

Шаг 1: Основные данные сотрудника

Вкладка «Основное» содержит ключевую информацию:

• 👤 ФИО — введите полностью, без сокращений
• 📅 Дата рождения — обязательно для заполнения (влияет на льготы и налоги)
• 🆔 Пол — выберите из выпадающего списка
• 📍 Гражданство — по умолчанию «Российская Федерация», при другом гражданстве выберите из справочника
• 📄 Документ, удостоверяющий личность — обычно паспорт (указывайте серию, номер, кем и когда выдан)

Шаг 2: Трудовой договор и условия приема

На вкладке «Трудовой договор» заполняются:

• 📝 Вид договора — срочный или бессрочный
• 📅 Дата начала работы — должна совпадать с датой в трудовом договоре
• 🏢 Организация — выберите из справочника
• 👔 Подразделение и должность — если сотрудник работает в головном офисе, укажите «Основное»
• 💰 Условия оплаты труда — оклад, тарифная ставка или другой вид начисления
• ⏳ Испытательный срок — если предусмотрен, укажите дату окончания

Обратите внимание на поле «Вид занятости». Здесь нужно выбрать:

• 🏠 «Основное место работы» — если сотрудник работает у вас на основной работе
• 🔄 «Внешнее совместительство» — если у него есть основная работа в другой организации
• 🏢 «Внутреннее совместительство» — если он совмещает несколько должностей у вас

ФИО написано без ошибок и полностью|Дата рождения совпадает с паспортом|Указаны паспортные данные|Выбран правильный вид занятости|Дата начала работы совпадает с договором|Указан оклад или тарифная ставка-->

Шаг 3: Персональные данные и контакты

На вкладке «Персональные данные» укажите:

• 📞 Телефон — мобильный и/или рабочий
• ✉️ Email — корпоративный или личный (для отправки документов)
• 🏠 Адрес регистрации — обязательно для заполнения (нужен для отчетности)
• 👨‍👩‍👧‍👦 Семейное положение — влияет на стандартные налоговые вычеты

Не забудьте указать реквизиты для перечисления зарплаты на вкладке «Банковские счета». Здесь нужно ввести:

• 🏦 Название банка (выбирается из справочника)
• 💳 Номер счета или карты (20 цифр для счета, 16–19 для карты)
• 🆔 БИК банка (указывается автоматически при выборе банка)

⚠️ Внимание: Если не указать банковские реквизиты, программа не сможет сформировать ведомость на выплату зарплаты. Также проверьте, чтобы счет принадлежал именно этому сотруднику — ошибки здесь могут привести к перечислению денег на чужой счет.

3. Оформление кадровых документов в 1С ЗУП

После заполнения карточки сотрудника необходимо оформить кадровые документы. В 1С ЗУП это делается автоматически при сохранении приказа о приеме, но некоторые настройки требуют ручного контроля.

Перейдите на вкладку «Документы» в карточке сотрудника. Здесь должны быть:

1. Приказ о приеме на работу (Т-1) — формируется автоматически
2. Трудовой договор — если вы ведете электронный документооборот
3. Личная карточка (Т-2) — заполняется на основе данных сотрудника

Откройте приказ о приеме (Т-1) и проверьте:

• 📅 Дата и номер приказа (должны совпадать с внутренним документооборотом)
• 👔 Должность и подразделение
• 💰 Условия оплаты труда (оклад, надбавки)
• ⏳ Условия об испытательном сроке (если есть)

Если все верно, нажмите «Провести и закрыть». Приказ будет зарегистрирован в журнале кадровых документов. Теперь можно распечатать его для подписи сотрудником и руководителем. Для этого нажмите «Печать → Приказ о приеме на работу (Т-1)».

Далее перейдите к личной карточке (Т-2). Она заполняется автоматически на основе данных сотрудника, но некоторые поля требуют ручного ввода:

• 📚 Образование — укажите уровень (высшее, среднее специальное и т.д.)
• 🎓 Специальность по диплому — если она отличается от должности
• 🏆 Повышение квалификации — если есть сертификаты или курсы

Что делать, если сотрудник работает по совместительству?

Если сотрудник оформляется как совместитель, в карточке нужно указать вид занятости «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство». Также потребуется заполнить вкладку «Основное место работы», где указать название организации, должность и стаж. Это важно для правильного расчета налогов и страховых взносов.

4. Настройка начислений и удержаний

После оформления кадровых документов необходимо настроить начисления и удержания для сотрудника. Это делается в его карточке на вкладке «Начисления».

Нажмите «Добавить» и выберите вид начисления из справочника. Например:

• 💰 Оклад по дням — если оплата по окладу
• ⏱️ Тарифная ставка (почасовая) — для сдельщиков
• 🏆 Премия — если предусмотрена премиальная часть
• ❄️ Районный коэффициент — если сотрудник работает в регионах с повышающими коэффициентами

Для каждого начисления укажите:

• 📅 Дата начала — обычно совпадает с датой приема
• 💰 Размер — сумма оклада или ставки
• 📌 Порядок расчета — по дням, часам или фиксированно

Пример настройки оклада:

1. Выберите вид начисления «Оклад по дням»
2. Укажите размер оклада (например, 50 000 рублей)
3. В поле «Порядок расчета» оставьте «По дням»
4. Нажмите «Записать и закрыть»

Далее перейдите на вкладку «Удержания». Здесь автоматически добавляется НДФЛ (13%), но могут потребоваться дополнительные удержания:

• 👶 Алименты — если есть исполнительный лист
• 🤝 Профсоюзные взносы — если сотрудник состоит в профсоюзе
• 🏦 Возврат займа — если сотрудник брал деньги в долг у компании

Для добавления удержания нажмите «Добавить» и выберите нужный вид. Например, для алиментов:

1. Выберите «Исполнительный лист (алименты)»
2. Укажите размер удержания (процент или фиксированная сумма)
3. Прикрепите скан исполнительного листа (если ведете электронный архив)
4. Укажите период удержания (например, до совершеннолетия ребенка)

⚠️ Внимание: Если сотрудник имеет право на стандартный налоговый вычет (например, на детей), не забудьте указать его в разделе «Налоги и взносы» → «Налоговые вычеты». Без этого НДФЛ будет удерживаться в полном объеме.

5. Проверка и тестовое начисление зарплаты

После настройки всех параметров рекомендуется выполнить тестовое начисление зарплаты, чтобы убедиться, что все рассчитано правильно. Для этого:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Начисление зарплаты
2. Нажмите «Создать» и выберите месяц начисления
3. В таблице найдите нового сотрудника и проверьте:
• 📅 Количество отработанных дней (должно совпадать с табелем)
• 💰 Сумма начислений (оклад, премии, надбавки)
• 📉 Сумма удержаний (НДФЛ, алименты и т.д.)

Нажмите «Рассчитать» и проверьте итоговую сумму к выплате

Если сумма кажется неверной, проверьте:

Проблема	Возможная причина	Решение
Низкая сумма начислений	Не указан оклад или неправильный график работы	Проверьте вкладку «Начисления» в карточке сотрудника
Отсутствует НДФЛ	Не настроены налоговые удержания	Добавьте НДФЛ на вкладке «Удержания»
Неверное количество отработанных дней	Не заполнен табель или ошибка в графике	Проверьте табель в Зарплата → Табель учета рабочего времени
Отсутствует районный коэффициент	Не указан коэффициент в настройках начислений	Добавьте начисление «Районный коэффициент»

Если тестовое начисление прошло успешно, можно приступать к реальному расчету зарплаты. Не забудьте также проверить, что сотрудник появился в расчетных ведомостях (Зарплата → Ведомости на выплату).

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С ЗУП иногда допускают ошибки при приеме сотрудников. Вот самые распространенные из них и способы их избежать:

Ошибка 1: Неправильный вид занятости

Если указать «Основное место работы» вместо «Внешнее совместительство», это приведет к:

• 📉 Неправильному расчету страховых взносов (для совместителей есть льготы)
• 📄 Ошибкам в отчетности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ)

Как избежать: Всегда уточняйте у сотрудника, является ли это местом его основной работы.

Ошибка 2: Неуказанные банковские реквизиты

Если не заполнить вкладку «Банковские счета», программа:

• 🚫 Не сможет сформировать ведомость на выплату зарплаты
• 💸 Потребует выплачивать зарплату наличными (что не всегда удобно)

Как избежать: Проверяйте реквизиты дважды, особенно номер счета.

Ошибка 3: Несоответствие дат в договоре и программе

Если в трудовом договоре указана одна дата начала работы, а в 1С — другая, это приведет к:

• 📅 Ошибкам в табеле учета рабочего времени
• 💰 Неправильному начислению зарплаты за первый месяц

Как избежать: Сверяйте даты в договоре и в карточке сотрудника.

Ошибка 4: Забытые налоговые вычеты

Если не указать стандартные вычеты на детей, сотрудник будет платить НДФЛ 13% с полной суммы, вместо положенных ему льгот. Это приведет к:

• 💸 Переплате налогов сотрудником
• 📉 Необходимости делать перерасчет и возвращать деньги

Как избежать: Всегда спрашивайте у сотрудника, есть ли у него дети, и заполняйте вкладку «Налоговые вычеты».

Ошибка 5: Неправильный график работы

Если сотруднику назначен неверный график (например, «Пятидневка» вместо «Сменный»), это приведет к:

• ⏳ Неправильному учету рабочего времени
• 💰 Ошибкам в начислении оплаты за переработки или ночные смены

Как избежать: Уточняйте график работы у сотрудника и его руководителя.

7. Отчетность после приема сотрудника

После приема сотрудника необходимо сдать отчетность в контролирующие органы. В 1С ЗУП большая часть отчетов формируется автоматически, но некоторые требуют ручной проверки.

Отчеты в ПФР

В течение 5 дней после приема сотрудника необходимо подать:

• 📄 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (заменяет трудовую книжку)
• 🆔 СЗВ-М — ежемесячная отчетность по застрахованным лицам

Для формирования отчетов перейдите в Отчеты → ПФР и выберите нужный вид отчетности. Проверьте, что новый сотрудник отображается в списке.

Отчеты в ФНС

В налоговую инспекцию подаются:

• 📊 6-НДФЛ — ежеквартально, содержит данные о доходах и удержанном НДФЛ
• 📈 2-НДФЛ (справка о доходах) — по запросу сотрудника или при увольнении

Проверьте, что новый сотрудник включен в эти отчеты, особенно если он имеет право на налоговые вычеты.

Отчеты в ФСС

В Фонд социального страхования подается:

• 🏥 4-ФСС — ежеквартально, содержит данные о страховых взносах

Убедитесь, что для нового сотрудника правильно указаны условия труда (вредные, опасные и т.д.), так как это влияет на тариф взносов.

Для проверки отчетности перед отправкой используйте встроенные инструменты 1С ЗУП:

• 🔍 Проверка контрольных соотношений — выявляет ошибки в данных
• 📤 Электронная подпись — убедитесь, что сертификат действующий
• 📥 Тестовая отправка — некоторые отчеты можно проверить перед реальной отправкой

⚠️ Внимание: С 2023 года СЗВ-ТД51С ЗУП отчет формируется автоматически, но требует ручной отправки через «1С-Отчетность» или оператора ЭДО.

FAQ: Ответы на частые вопросы

🔹 Как принять сотрудника, если у него нет СНИЛС?

Если у сотрудника нет СНИЛС (например, иностранный гражданин), в карточке сотрудника оставьте поле «СНИЛС» пустым. Однако вам придется оформить ему СНИЛС самостоятельно через ПФР. До этого момента страховые взносы будут начисляться по временному номеру, который присваивает 1С автоматически.

🔹 Можно ли принять сотрудника задним числом?

Да, в 1С ЗУП можно указать любую дату приема, в том числе прошедшую. Однако учтите, что:

• Отчетность (СЗВ-ТД, СЗВ-М) должна быть пересдана с учетом нового сотрудника.
• Если дата приема попадает в прошлый отчетный период, может потребоваться уточненная отчетность.

Чтобы избежать проблем, лучше оформлять прием в день фактического выхода сотрудника на работу.

🔹 Как указать сотрудника на 0,5 ставки?

Для оформления сотрудника на неполную ставку:

1. В карточке сотрудника на вкладке «Трудовой договор» укажите ставку «0,5».
2. Настройте график работы (например, 4 часа в день вместо 8).
3. В начислениях укажите оклад, соответствующий 0,5 ставки (или полный оклад с коэффициентом 0,5).

Пример: если оклад на полной ставке 60 000 рублей, то на 0,5 ставки укажите 30 000 рублей.

🔹 Что делать, если сотрудник работает в нескольких подразделениях?

Если сотрудник совмещает работу в разных подразделениях:

1. Создайте отдельные записи о приеме на работу для каждого подразделения (вкладка «Трудовые договоры» в карточке сотрудника).
2. Для каждого договора укажите свою должность, график и условия оплаты.
3. В табеле учета рабочего времени отражайте время по каждому подразделению отдельно.

Это актуально для внутренних совместителей.

🔹 Как исправить ошибку в ФИО сотрудника после приема?

Если вы обнаружили ошибку в ФИО:

1. Откройте карточку сотрудника и нажмите «Изменить».
2. Исправьте ФИО и сохраните изменения.
3. Проверьте, чтобы изменения отразились во всех связанных документах (приказы, ведомости).
4. Если ошибка уже попала в отчетность (например, СЗВ-М), подайте уточненный отчет.

В некоторых случаях может потребоваться создание нового приказа об изменении персональных данных.