Прием нового сотрудника в компанию — это не только подписание трудового договора, но и правильное оформление всех документов в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налоговой, фондами и даже судебными разбирательствами. В этой статье разберем пошаговый алгоритм приема работника в 1С: от создания личной карточки до настройки начислений и удержаний.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают кадровики и бухгалтеры. Например, многие забывают указать вид занятости (основное/совместительство) или неправильно заполняют график работы, чтоlater приводит к некорректному расчету отпускных. Также рассмотрим нюансы приема иностранных граждан, совместителей и работников на ГПД.

Инструкция актуальна для последних версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 (релизы 2026-2026 гг.). Если вы работаете с более старой версией (например, 2.5), некоторые пункты меню могут отличаться — проверяйте их в своей конфигурации.

1. Подготовка к приему: какие документы нужны до ввода данных в 1С

Прежде чем создавать карточку сотрудника в 1С, соберите пакет документов. Без них вы не сможете корректно заполнить все поля программы. Вот минимальный набор:

  • 📄 Трудовой договор (2 экземпляра) — основание для приема. В 1С потребуется указать его номер и дату.
  • 🆔 Паспорт (копия страниц с фото и пропиской) — для заполнения личных данных.
  • 🎓 Диплом/сертификаты (если должность требует специального образования).
  • 💳 СНИЛС и ИНН — обязательны для налоговых отчислений.
  • 📋 Заявление о приеме (пишется сотрудником от руки).
  • 🏥 Медицинская книжка (для пищевой промышленности, медицины и т.д.).

Если принимаете иностранного гражданина, дополнительно потребуются:

  • 🛂 Миграционная карта и патент (для безвизовых стран).
  • 📑 Разрешение на работу (если требуется по закону).
  • 🏛️ Уведомление о заключении трудового договора (отправляется в МВД).
💡

Если сотрудник устраивается по совместительству, запросите с основного места работы справку о доходах (для правильного расчета НДФЛ).

Все документы должны быть проверены на подлинность и соответствие действующему законодательству. Например, если в паспорте не стоит отметка о регистрации, это может повлиять на налоговые вычеты. В 1С эти данные отразятся в разделе Личные данные → Регистрация.

2. Создание карточки сотрудника в 1С: пошаговая инструкция

Теперь переходим непосредственно к заполнению данных в 1С. Для этого:

  1. Откройте раздел Кадры → Прием на работу (в 1С:ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы (в 1С:Бухгалтерия 3.0).
  2. Нажмите Создать и выберите тип документа Прием на работу.
  3. Заполните основные поля:
    • 👤 ФИО сотрудника (строго по паспорту).
    • 📅 Дата приема (должна совпадать с датой в трудовом договоре).
    • 🏢 Подразделение и должность (выбирайте из справочников).
    • 💰 Оклад/тарифная ставка (указывайте сумму до вычета НДФЛ).

Обратите внимание на поле Вид занятости:

  • 🔹 Основное место работы — если это единственное место трудоустройства.
  • 🔹 Внешнее совместительство — если сотрудник работает у вас параллельно с другой компанией.
  • 🔹 Внутреннее совместительство — если он занимает две должности в вашей организации.

Указаны ФИО без ошибок|

Дата приема совпадает с договором|

Выбран правильный вид занятости|

Оклад соответствует договору|

Прикреплены сканы документов (если ведется электронный архив)-->

После заполнения основных данных перейдите на вкладку Личные данные и введите:

  • 📞 Контактный телефон и email (для рассылки документов).
  • 🏠 Адрес регистрации (важно для расчета налогов).
  • 👶 Данные о детях (для стандартных вычетов по НДФЛ).
  • 🎖️ Инвалидность/льготы (если есть).

1С:ЗУП 3.1|

1С:Бухгалтерия 3.0|

1С:ERP|

Другая конфигурация-->

3. Настройка графика работы и табельного учета

Один из самых важных этапов — указание графика работы. От него зависит расчет зарплаты, отпускных и больничных. В 1С графики настраиваются в справочнике Графики работы (Настройки → Графики).

Стандартные варианты:

  • ⏰ Пятидневка (40 часов) — самый распространенный график.
  • 🔄 Сменный график — для круглосуточных предприятий (например, 2/2).
  • ⏳ Ненормированный день — для руководителей.
  • 📅 Гибкий график — если сотрудник сам выбирает часы работы.

Если ваш график нестандартный (например, сутки через трое), создайте его вручную: 

Настройки → Графики работы → Создать

Название: "Сутки/Трое"


Тип: Сменный


Указать дни работы и отдыха (например: 1 день работа, 3 дня отдых)

Тип графика Пример использования Особенности в 1С
Пятидневка Офисные сотрудники Автоматически рассчитывает выходные (сб, вс)
Сменный (2/2) Производство, охрана Требует ручного указания смен в табеле
Ненормированный Директора, топ-менеджеры Не учитывает переработки
Гибкий Фрилансеры, удаленщики Требует ежемесячного подтверждения отработанных часов

Внимание! Если график указан неверно, 1С будет некорректно рассчитывать отпускные (исходя из среднего заработка за несуществующие дни). Например, при графике 2/2 программа посчитает, что сотрудник работал 30 дней в месяце, хотя фактически — 15.

Что будет если не указать график работы?

Без графика 1С не сможет:

1. Рассчитать зарплату за отработанные дни.

2. Начислить отпускные (будет ошибка "Не задан график").

3. Сформировать табель учета рабочего времени.

4. Правильно посчитать больничные (нужны данные об отработанном периоде).

4. Оформление трудового договора в 1С

В 1С трудовой договор оформляется как отдельный документ, привязанный к приказу о приеме. Для этого:

  1. В карточке сотрудника перейдите на вкладку Трудовые договоры.
  2. Нажмите Добавить и выберите тип договора:
    • 📝 Срочный — если договор заключен на определенный срок.
    • 📜 Бессрочный — для постоянной работы.
    • 🤝 ГПД (гражданско-правовой) — для разовых работ.
  • Укажите номер и дату договора (должны совпадать с бумажным вариантом).
  • Заполните разделы:
    • 💼 Условия оплаты (оклад, премия, бонусы).
    • 📅 Испытательный срок (если есть).
    • 🏥 Социальные гарантии (оплата больничных, отпусков).

    Для ГПД обратите внимание на:

    • 📌 Нужно ли платить страховые взносы (зависит от суммы договора).
    • 📌 НДФЛ удерживается по ставке 13% (для резидентов) или 30% (для нерезидентов).
    • 📌 В табеле такие сотрудники отмечаются кодом ГП (гражданско-правовой договор).

    💡

    Для ГПД в 1С обязательно укажите вид договора = "Гражданско-правовой", иначе программа будет считать его трудовym и начислять взносы по стандартным тарифам.

    После сохранения договора 1С автоматически сгенерирует приказ о приеме на работу (форма Т-1). Его можно распечатать или отправить сотруднику на электронную почту прямо из программы.

    5. Настройка начислений и удержаний

    Чтобы сотрудник получал зарплату, нужно настроить виды начислений и удержаний. Это делается в документе Прием на работу на вкладке Начисления.

    Стандартные начисления:

    • 💵 Оклад по дням — для сотрудников с фиксированной ставкой.
    • ⏱️ Оплата по часам — для сменных графиков.
    • 🎁 Премия — ежемесячная или разовая.
    • 🏨 Отпускные — начисляются автоматически при создании документа Отпуск.

    Удержания (если есть):

    • 🏦 Алименты — по исполнительному листу.
    • 💳 Возврат займа — если сотрудник брал деньги у компании.
    • 📉 НДФЛ — удерживается автоматически (13% или 30%).

    Пример настройки оклада: 

    Начисления → Добавить → Оклад по дням

    Сумма: 50 000 руб.
    

    Периодичность: Ежемесячно
    

    Начислять за: Фактически отработанные дни

    Внимание! Если не указать периодичность начисления, 1С может дублировать оклад в следующем месяце или вообще не начислить его.

    💡

    Для премий используйте начисление типа "Разовая премия", если она не регулярная. Это упростит отчетность по ФОТ.

    6. Проверка и проведение документа

    Перед сохранением документа Прием на работу обязательно:

    1. Проверьте логические ошибки (1С подсветит их красным).
    2. Убедитесь, что дата приема ≠ дате увольнения (если сотрудник числится в другой организации).
    3. Просмотрите печатные формы (приказ Т-1, трудовой договор).
    4. Нажмите Провести и закрыть.

    После проведения документа:

    • 🔄 В 1С:ЗУП автоматически создастся лицевой счет сотрудника.
    • 📊 В 1С:Бухгалтерия появится запись в Кадровом учете.
    • 📧 Сотруднику можно отправить уведомление о приеме (через Действия → Отправить email).

    Если после проведения вы обнаружили ошибку (например, неверный оклад), не редактируйте документ! Лучше: 

    1. Создайте документ "Кадровый перевод" с правильными данными.

    2. Укажите дату исправления (она должна быть ≠ дате приема).
    

    3. В комментарии напишите: "Исправление ошибки в окладе".

    💡

    Изменять документ Прием на работу после проведения можно только в исключительных случаях. Лучше использовать Кадровый перевод или Дополнительное соглашение.

    7. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при приеме сотрудников в 1С. Вот самые распространенные:

    • 🚫 Несовпадение дат в приказе и трудовом договоре → приводит к ошибкам в отчетности СЗВ-ТД.
    • 🚫 Неуказанный график работы → 1С не сможет рассчитать отпускные.
    • 🚫 Ошибка в СНИЛС → проблемы с пенсионными отчислениями.
    • 🚫 Неверный вид занятости (например, основное вместо совместительства) → неправильный расчет НДФЛ.
    • 🚫 Отсутствие подписи сотрудника в электронном договоре → документ может быть признан недействительным.

    Как избежать ошибок:

    • ✅ Используйте шаблоны документов (в 1С есть готовые формы Т-1, Т-1а).
    • ✅ Проверяйте данные двумя пользователями (кадровик + бухгалтер).
    • ✅ Настройте контроль логических ошибок в параметрах учета.
    • ✅ Регулярно обновляйте 1С — в новых релизах исправляют баги с кадровым учетом.

    Внимание! Если вы обнаружили ошибку после сдачи отчетности (например, в СЗВ-М), исправлять ее нужно через корректирующие документы. Простое изменение данных в 1С может привести к штрафам от ПФР.

    8. Автоматизация приема сотрудников

    Если вы принимаете много сотрудников (например, в сезон), ручное заполнение карточек занимает слишком много времени. В 1С есть инструменты для автоматизации:

    • 🤖 Импорт из Excel — если у вас есть таблица с данными кандидатов.
    • 📥 Обмен с сайтом вакансий (например, hh.ru через API).
    • 🔄 Копирование карточки — для массового приема на типовую должность.
    • 📝 Шаблоны документов — для быстрого создания приказов.

    Пример импорта из Excel: 

    Файл → Импорт данных → Выбрать файл Excel

    Указать соответствие колонок (ФИО → ФИО, Должность → Должность)
    

    Нажать "Загрузить"

    Для автоматизации также можно использовать:

    • 🔧 Дополнительные обработки (например, "Массовый прием сотрудников").
    • 🤝 Интеграцию с кадровыми системами (Bitrix24, Зарплата.ру).
    • 📊 Скрипты на 1С (если у вас программист в штате).

    💡

    Для массового приема (например, 50 человек) сначала создайте групповой документ в 1С, а потом распределяйте сотрудников по подразделениям.

    Внимание! При автоматизации проверяйте:

    • 🔹 Правильность табельных номеров (не должно быть дублей).
    • 🔹 Соответствие должностей штатному расписанию.
    • 🔹 Корректность налоговых вычетов (особенно для сотрудников с детьми).

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    🔹 Как принять сотрудника на 0.5 ставки?

    В документе Прием на работу укажите:

    1. В поле Занятость выберите Неполное рабочее время.
    2. В графике работы установите 20 часов в неделю (или другой норматива).
    3. Оклад пропишите пропорционально ставке (например, 25 000 руб. вместо 50 000 руб.).

    В табеле такой сотрудник будет отмечаться кодом НС (неполная смена).

    🔹 Нужно ли создавать личную карточку Т-2 в 1С?

    Да, но не обязательно вручную. В 1С она формируется автоматически при создании документа Прием на работу. Чтобы ее распечатать:

    1. Откройте карточку сотрудника.
    2. Перейдите на вкладку Кадровые документы.
    3. Выберите Личная карточка (Т-2) и нажмите Печать.
    🔹 Как принять иностранца без патента?

    Это возможно только для высококвалифицированных специалистов (ВКС) или граждан ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан и др.). В 1С:

    1. В карточке сотрудника укажите Гражданство = "Иностранное".
    2. В поле Основание работы выберите:
      • 📜 Трудовой договор (ВКС) — если специалист с зарплатой от 187 000 руб./мес.
      • 🤝 Договор ЕАЭС — для граждан стран-участниц союза.
  • Не заполняйте поля Патент и Разрешение на работу.

    • Для остальных категорий иностранцев патент обязателен — без него 1С не даст провести документ.

    🔹 Можно ли принять сотрудника задним числом?

    Технически да, но это рискованно. Если дата приема в 1С раньше фактической:

    • 🚨 ПФР может посчитать это недостоверными сведениями (штраф до 500 руб. за каждого сотрудника).
    • 📅 Налоговая может доначислить страховые взносы за "лишние" дни.

    Если ошибка уже сделана, исправляйте ее через Кадровый перевод с правильной датой.

    🔹 Как принять сотрудника на удаленную работу?

    Алгоритм такой же, как для офисных сотрудников, но с нюансами:

    1. В трудовом договоре укажите Удаленная работа (дистанционная).
    2. В 1С в поле Место работы выберите Удаленно или укажите домашний адрес.
    3. В графике работы установите Гибкий график или Ненормированный день.
    4. Добавьте начисление Компенсация за удаленную работу (если она предусмотрена).

    В табеле такие сотрудники отмечаются кодом Я (явка) или РВ (работа на дому).