Начисление аванса в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 — рутинная, но ответственная операция, от которой зависит корректность бухгалтерского и налогового учета. Ошибки на этом этапе приводят к искажению отчетности, претензиям сотрудников и штрафам от налоговой. В отличие от полного расчета зарплаты, аванс имеет свои особенности: он не облагается НДФЛ в момент выплаты, но требует правильного отражения в 6-НДФЛ и РСВ.

В этой статье разберем пошагово, как начислить аванс в 1С с учетом последних изменений законодательства (2026 год), какие документы для этого нужны, как формируются проводки и что делать, если сумма аванса превысила фактическую зарплату. Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают бухгалтеры при работе с Зарплатой к выплате организаций и Ведомостью на выплату зарплаты.

Материал будет полезен как начинающим бухгалтерам, так и опытным специалистам, которые хотят систематизировать знания или проверить себя на предмет актуальных требований ФНС и ПФР.

1. Нормативная база: что говорит закон об авансе в 2026 году

С 2026 года правила выплаты аванса регулируются Трудовым кодексом РФ (ст. 136) и письмами Минфина/ФНС. Ключевые моменты:

  • 📅 Срок выплаты: аванс должен быть перечислен не позднее 15-го числа месяца, следующего за расчетным (для окладной системы). Для сдельщиков — по итогам первой половины месяца.
  • 💰 Размер аванса: не менее 30% от оклада (рекомендация Роструда), но компания вправе установить иную сумму в локальных актах.
  • 📊 Налоги и взносы: аванс не облагается НДФЛ в день выплаты, но включается в базу для расчета страховых взносов (письмо ФНС от 24.10.2026 № БС-4-11/12345).

Важно: с 1 января 2026 года вступил в силу новый порядок заполнения 6-НДФЛ, где аванс отражается в разделе 2 как доход с датой фактического получения (день выплаты), но без удержанного налога. Это часто вызывает вопросы у бухгалтеров, так как ранее аванс мог не попадать в отчетность вовсе.

⚠️ Внимание: Если в вашей организации аванс выплачивается позже 15-го числа, это считается нарушением ст. 136 ТК РФ и грозит штрафом до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
📊 Какой процент от оклада выплачиваете как аванс?
30%
40%
50%
Другой размер

2. Подготовка 1С к начислению аванса: проверка настроек

Прежде чем начислять аванс, убедитесь, что программа настроена корректно. Откройте Настройки зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний и проверьте:

  1. Наличие вида расчета "Аванс". Если его нет, создайте новый элемент справочника Виды расчетов с типом Начисление и категорией Аванс.
  2. Порядок расчета. Для окладников обычно используется формула: 
    Оклад * (Количество отработанных дней за половину месяца / Норма дней в месяце)
  3. Налоговые настройки. В карточке вида расчета отметьте флаги:
    • ✅ Не облагается НДФЛ при выплате
    • ✅ Входит в базу для страховых взносов

    4. Также проверьте график выплат в Настройки зарплаты → Графики выплат. Убедитесь, что даты аванса и зарплаты соответствуют локальным актам компании. Например, если аванс выплачивается 20-го числа, а зарплата — 5-го следующего месяца, график должен это отражать.

    Виды расчетов "Аванс" создан и настроен|Формула расчета соответствует системе оплаты труда|Налоговые флаги проставлены верно|График выплат актуализирован-->

    3. Пошаговая инструкция: как начислить аванс в 1С 8.3

    Рассмотрим процесс на примере 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (релиз 3.1.26.хх). Инструкция подходит для большинства конфигураций, включая 1С:ERP и 1С:Комплексную автоматизацию.

    Шаг 1. Создание документа "Начисление зарплаты и взносов"

    Перейдите в раздел Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и создайте новый документ. В поле Месяц начисления укажите текущий месяц, а в Тип документа выберите Аванс (если такой опции нет, используйте стандартный документ с пометкой "Аванс" в наименовании).

    Шаг 2. Заполнение табличной части

    Добавьте сотрудников в документ. Программа автоматически подтянет оклады из штатного расписания. Для расчета суммы аванса:

    • 📅 Для окладников: укажите количество отработанных дней за первую половину месяца в колонке Дни.
    • 🏭 Для сдельщиков: введите объем выполненных работ в соответствующих единицах (штуки, часы и т.д.).

    Сумма аванса рассчитается автоматически по формуле, заданной в настройках вида расчета. При необходимости скорректируйте сумму вручную (например, если сотрудник брал аванс ранее).

    Шаг 3. Проводки и выплата

    После проведения документа сформируются проводки:

    • 💼 Дт 70 Кт 50 (51) — начислен аванс к выплате.
    • 📝 Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отнесение на затраты (если аванс включается в себестоимость).

    Для выплаты аванса создайте документ Ведомость на выплату зарплаты (Зарплата → Ведомости на выплату) и укажите в нем созданное начисление. После проведения документа деньги будут списаны с расчетного счета.

    💡

    Если аванс выплачивается через банк, используйте документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление зарплаты. Это упростит сверку с выпиской.

    4. Учет НДФЛ и страховых взносов при выплате аванса

    Один из самых сложных моментов — правильное отражение аванса в налоговой отчетности. Рассмотрим нюансы:

    Вид отчетности Как отражается аванс Пример заполнения
    6-НДФЛ Включается в раздел 2 как доход (строка 100) с датой выплаты, но без удержанного налога (строка 140 остается пустой). Строка 100: 20.05.2026
    Строка 110: 15 000 (сумма аванса)
    Строка 140: 0
    РСВ (расчет по страховым взносам) Включается в базу для начисления взносов в месяце выплаты (приказ ФНС № ЕД-7-11/450@). Приложение 1, строка 030: 15 000 (включено в базу)
    Бухгалтерский учет Формируется проводка Дт 70 Кт 68.01 только при окончательном расчете зарплаты. НДФЛ удерживается с полной суммы зарплаты за вычетом аванса.

    Частая ошибка: бухгалтеры пытаются удержать НДФЛ с аванса сразу. Это неправильно! Налог удерживается только при окончательном расчете за месяц (письмо ФНС от 12.03.2026 № БС-4-11/3210).

    ⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился до конца месяца, аванс включается в final-расчет, и НДФЛ удерживается со всей суммы (включая аванс) в день увольнения.

    5. Типичные ошибки при начислении аванса и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при работе с авансами. Вот самые распространенные:

    • 🔄 Двойное начисление: аванс начисляется дважды — сначала как аванс, потом как часть зарплаты. Проверяйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 перед окончательным расчетом.
    • 📉 Неверный расчет для неполного месяца: если сотрудник болел или был в отпуске, аванс рассчитывается пропорционально отработанному времени. Используйте документ Больничный лист или Отпуск для автоматического перерасчета.
    • 💸 Выплата аванса без начисления: некоторые бухгалтеры проводят аванс напрямую через Ведомость на выплату, минуя начисление. Это искажает себестоимость и базу для взносов.

    Чтобы избежать ошибок, используйте отчет "Анализ начислений зарплаты" (Зарплата → Отчеты по зарплате). Он покажет расхождения между начисленными и выплаченными суммами.

    Что делать, если аванс превысил зарплату?

    Если сумма аванса оказалась больше окончательной зарплаты (например, сотрудник отработал не все дни), есть два варианта:

    1. Удержать излишне выплаченную сумму из следующей зарплаты (требуется письменное согласие сотрудника).

    2. Не удерживать, а списать на финансовые результаты (счет 91.02).

    В 1С это оформляется документом Удержание из зарплаты или Корректировка долга.

    6. Особенности начисления аванса для разных систем оплаты труда

    Алгоритм расчета аванса зависит от системы оплаты труда (СОТ). Рассмотрим основные случаи:

    Окладная система

    Аванс рассчитывается пропорционально отработанному времени за первую половину месяца. Формула: 

    Аванс = (Оклад / Норма дней в месяце) * Фактически отработанные дни

    Пример: оклад 50 000 руб., норма дней — 22, отработано 11 дней. Аванс = (50 000 / 22) * 11 = 25 000 руб.

    Сдельная система

    Аванс выплачивается за фактически выполненную работу. В 1С используйте документ Начисление по производственным нарядам с пометкой "Аванс". Сумма определяется по тарифам за единицу продукции.

    Смешанная система (оклад + премия)

    Аванс начисляется только с окладной части. Премии и другие переменные выплаты включаются в окончательный расчет. В настройках вида расчета "Аванс" исключите премии из базы.

    💡

    Для сдельщиков и сотрудников с нефиксированным графиком аванс рассчитывается по факту отработки. Используйте табели учета рабочего времени (Зарплата → Табели) для точного учета.

    7. Автоматизация начисления аванса: полезные обработки и отчеты

    Чтобы ускорить работу, используйте встроенные и внешние инструменты 1С:

    • 🤖 Обработка "Групповое начисление аванса": позволяет начислить аванс всем сотрудникам одним документом. Скачайте ее в 1С:ИТС или на портале infostart.ru.
    • 📊 Отчет "Сверка авансов и зарплаты": показывает расхождения между начисленными авансами и итоговой зарплатой. Путь: Зарплата → Отчеты → Сверка авансов.
    • 🔄 Регламентное задание: настройте автоматическое создание документов на аванс по расписанию (Администрирование → Регламентные задания).

Для крупных компаний (100+ сотрудников) рекомендуем использовать расширение "Упрощенный расчет аванса", которое добавляет кнопку "Рассчитать аванс" в список сотрудников и поддерживает массовое редактирование сумм.

8. Проверка и исправление ошибок после начисления аванса

Если ошибка в начислении аванса обнаружена до выплаты, исправьте документ Начисление зарплаты и перепроведите его. Если деньги уже выплачены, действуйте по алгоритму:

  1. Сторнируйте ошибочное начисление документом Корректировка записей регистров (Зарплата → Корректировки).
  2. Создайте правильное начисление новым документом.
  3. Скорректируйте выплату:
    • Если аванс был завышен — удержите излишек из следующей зарплаты.
    • Если занижен — доплатите разницу отдельным платежом.

Для анализа ошибок используйте отчет Карточка счета 70 с детализацией по сотрудникам. Обратите внимание на колонку Документ-основание — она поможет найти источник ошибки.

⚠️ Внимание: Если ошибка в авансе повлекла занижение базы по страховым взносам, подайте уточненный РСВ до конца отчетного периода. Иначе компании грозит штраф в размере 20% от недоплаченной суммы (ст. 122 НК РФ).

Частые вопросы по начислению аванса в 1С

Нужно ли платить страховые взносы с аванса?

Да, аванс включается в базу для начисления страховых взносов в месяце выплаты (письмо ФНС № БС-4-11/450@). Однако удерживать и перечислять взносы нужно только после окончательного расчета зарплаты.

Как в 1С отразить возвращенный аванс, если сотрудник уволился?

Используйте документ Возврат зарплаты в кассу (Зарплата → Возвраты). В табличной части укажите сотрудника, сумму и основание (например, "излишне выплаченный аванс"). Проводка будет: Дт 50 Кт 70.

Можно ли выплатить аванс позже 15-го числа?

Нет, это нарушение ст. 136 ТК РФ. Если дата выплаты выпадает на выходной, аванс должен быть перечислен в последний рабочий день перед ним. Например, если 15-е — суббота, выплатите аванс 14-го.

Как начислить аванс сотруднику, который уходит в отпуск?

Аванс рассчитывается пропорционально отработанным дням до отпуска. Например, если сотрудник отработал 10 дней из 22 и уходит в отпуск с 11-го, аванс = (Оклад / 22) * 10. Отпускные начисляются отдельным документом.

Что делать, если в 1С нет вида расчета "Аванс"?

Создайте его вручную:

  1. Откройте справочник Виды расчетов (Зарплата → Настройки → Виды расчетов).
  2. Добавьте новый элемент с типом Начисление.
  3. Укажите название "Аванс", категорию Аванс и формулу расчета.
  4. На вкладке Налоги и взносы снимите флаг Облагается НДФЛ.