Забыли вовремя выплатить аванс? Пропустили срок сдачи отчётности по сотрудникам? В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 есть встроенные инструменты, которые помогут избежать таких ситуаций. Напоминания в программе можно настраивать разными способами: от ручных заметок в календаре до автоматических уведомлений о важных событиях. В этой статье разберём все доступные варианты — от простых к продвинутым.

Чаще всего пользователи сталкиваются с необходимостью напомнить себе о крайних сроках (например, уплата НДФЛ или сдача СЗВ-ТД), периодических задачах (ежемесячная выплата зарплаты) или индивидуальных событиях (день рождения сотрудника, окончание испытательного срока). Важно понимать, что функционал напоминаний в 1С:ЗУП зависит от версии программы и настроек прав доступа. Если у вас не отображаются какие-то пункты меню — проверьте роль пользователя в системе.

📊 Как часто вы забываете о важных сроках в 1С ЗУП?
Никогда, у меня всё под контролем
Иногда, но не критично
Часто, это проблема
Я использую внешние сервисы для напоминаний

1. Напоминания через «Календарь» — самый простой способ

В 1С:ЗУП 3.1 есть встроенный календарь событий, который позволяет создавать личные и общие напоминания. Этот метод подходит для разовых задач, например, напомнить себе о собеседовании с кандидатом или проверке больничного листа.

Чтобы создать напоминание:

  1. Откройте раздел Кадры → Календарь (или Зарплата → Календарь, в зависимости от настройки интерфейса).
  2. Нажмите кнопку Создать и выберите Событие.
  3. Заполните поля:
    • 📅 Дата и время — укажите точную дату и, при необходимости, время напоминания.
    • 📝 Название — краткое описание (например, «Проверка больничного Иванова И.И.»).
    • 🔔 Напомнить за — выберите, за сколько минут/часов/дней показать уведомление.
    • 👥 Участники — можно добавить других пользователей системы (если нужно оповестить коллегу).
  • Сохраните событие кнопкой Записать и закрыть.

    • Готовое напоминание отобразится в календаре и всплывёт в виде уведомления в правом нижнем углу программы в назначенное время. Если событие повторяющееся (например, ежемесячная выплата аванса), установите флажок Повторять и настройте периодичность.

    💡

    Чтобы не пропустить уведомление, включите звуковое оповещение в настройках 1С. Для этого перейдите в Сервис → Параметры → Закладка "Интерфейс" и отметьте пункт Звуковое оповещение о событиях.

    2. Автоматические напоминания о сроках отчётности

    1С:ЗУП умеет сама напоминать о приближении крайних сроков сдачи отчётности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ, РСВ и др.). Для этого не нужно ничего настраивать вручную — достаточно включить соответствующую функцию.

    Как активировать автоматические уведомления:

    1. Перейдите в раздел Отчётность → Настройки отчётности.
    2. Нажмите Настроить уведомления.
    3. В открывшемся окне включите опцию Показывать уведомления о сроках сдачи отчётности.
    4. Укажите, за сколько дней до срока показывать напоминание (рекомендуется 3–5 рабочих дней, чтобы успеть подготовить данные).
    5. Сохраните настройки.

    Теперь программа будет автоматически проверять календарь отчётности и выдавать предупреждения. Уведомления появятся в Панели задач (в правом верхнем углу интерфейса) и в разделе Отчётность → Календарь отчётности.

    ⚠️ Внимание: Если в вашей базе не обновлён календарь отчётности, сроки могут отображаться некорректно. Обновите его через Отчётность → Обновить календарь отчётности (требуется доступ в интернет).

    Убедиться, что календарь отчётности актуален|

    Включить уведомления в настройках отчётности|

    Проверить права доступа пользователя к разделу "Отчётность"|

    Настроить период оповещения (3–5 дней до срока)-->

    3. Напоминания через «Задачи» — для командной работы

    Если нужно делегировать задачу коллеге или поставить напоминание нескольким пользователям, используйте раздел Задачи. Это удобно для кадровых служб, где один специалист готовит документы, а другой проверяет.

    Как создать задачу-напоминание:

    1. Откройте Сервис → Задачи.
    2. Нажмите Создать и заполните:
      • 🎯 Тема — краткое название (например, «Подготовить приказ о приёме Петрова П.П.»).
      • 📄 Описание — подробности (сроки, ответственные, прикреплённые файлы).
      • 🕒 Срок исполнения — дата, до которой нужно выполнить задачу.
      • 👤 Исполнитель — пользователь, которому адресовано напоминание.
      • 🔔 Напомнить — включите опцию и укажите время оповещения.
  • Сохраните задачу.

    • Исполнитель получит уведомление в 1С, а также (при настройке) на электронную почту. После выполнения задачи её статус изменится на Выполнено, и инициатор получит об этом уведомление.

    Тип напоминания Для кого подходит Преимущества Недостатки
    Календарь Личные задачи Простота создания, гибкие настройки повторения Нет контроля выполнения
    Автоматические (отчётность) Бухгалтеры, кадровики Не нужно настраивать вручную, актуальные сроки Работает только для отчётности
    Задачи Командная работа Контроль исполнения, уведомления по почте Требует прав на создание задач

    4. Напоминания о днях рождения и юбилеях сотрудников

    В 1С:ЗУП можно настроить уведомления о днях рождения сотрудников. Это полезно для HR-менеджеров, чтобы не забыть поздравить коллектив или подготовить корпоративный подарок.

    Инструкция:

    1. Перейдите в Кадры → Сотрудники.
    2. Откройте карточку сотрудника и проверьте, что поле Дата рождения заполнено.
    3. Вернитесь в раздел Кадры → Календарь.
    4. Нажмите Настройки → Показывать дни рождения.
    5. Укажите, за сколько дней показывать уведомление (например, за 1 день).

    Теперь в календаре будут отображаться дни рождения, а в назначенный день программа покажет всплывающее окно. Если нужно оповестить весь отдел, создайте групповую задачу (см. предыдущий раздел).

    Как массово заполнить даты рождения?

    Если в базе много сотрудников без указанных дат рождения, можно импортировать данные из Excel. Для этого:

    1. Экспортируйте список сотрудников через Файл → Экспорт → Excel.

    2. Заполните колонку с датами рождения.

    3. Импортируйте обратно через Файл → Импорт → Из Excel, выбрав соответствующее поле для сопоставления.

    5. Напоминания о завершении испытательного срока

    Отслеживать испытательные сроки сотрудников вручную неудобно, особенно в крупных компаниях. В 1С:ЗУП есть механизм автоматического контроля этих дат.

    Как настроить:

    1. Перейдите в Кадры → Приёмы на работу.
    2. Откройте документ приёма сотрудника с испытательным сроком.
    3. Убедитесь, что поле Испытательный срок (дней) заполнено.
    4. Сохраните документ.

    Теперь программа будет отслеживать дату окончания испытательного срока. Чтобы получить уведомление:

    1. Откройте Кадры → Отчёты → Испытательные сроки.
    2. Настройте фильтр по дате (например, «Завершаются в течение 7 дней»).
    3. Экспортируйте отчёт или создайте задачу на его основании (кнопка Создать задачу).
    ⚠️ Внимание: Если испытательный срок продлевается или сокращается, обязательно внесите изменения в документ приёма. Иначе дата в отчёте будет неактуальной.

    6. Настройка email-уведомлений (для администрирования)

    Для ИТ-специалистов и администраторов 1С есть возможность настроить рассылку напоминаний по email. Это полезно, если пользователи не всегда работают в программе, но нужно гарантированно оповестить их о важном событии.

    Как включить email-уведомления:

    1. Откройте Администрирование → Настройки программы → Почта.
    2. Настройте параметры SMTP-сервера (адрес, порт, логин/пароль).
    3. Вернитесь в раздел Администрирование → Настройки пользователей.
    4. Выберите пользователя и укажите его email в поле Электронная почта.
    5. Включите опцию Отправлять уведомления на email.

      6. Теперь при создании задач или событий в календаре можно отмечать галочку Отправить уведомление по email. Пользователь получит письмо с напоминанием даже если не зашёл в 1С.

      • Правильность логина/пароля от почтового ящика.
      • Отсутствие блокировки со стороны антиспама.
      • Порт и протокол (обычно SSL/TLS на порту 465 или 587).
      -->

      FAQ: Частые вопросы о напоминаниях в 1С ЗУП

      Можно ли настроить напоминание о выплате зарплаты?

      Да, для этого подходит календарь или задачи. Создайте повторяющееся событие с периодичностью «ежемесячно» и укажите дату выплаты (например, 5-е и 20-е число). Также можно настроить автоматическое уведомление через Зарплата → Настройки расчёта зарплаты, если у вас включена опция контроля сроков выплат.

      Почему не приходят уведомления о днях рождения?

      Проверьте:

      • Заполнены ли даты рождения в карточках сотрудников.
      • Включена ли опция Показывать дни рождения в настройках календаря.
      • Не отключены ли уведомления в Сервис → Параметры → Интерфейс.

      Если всё верно, но уведомления не показываются, обновите платформу 1С:Предприятие до актуальной версии.

      Как сделать, чтобы напоминание приходило на телефон?

      Прямой интеграции 1С:ЗУП с мобильными уведомлениями нет, но есть обходные пути:

      • Настройте email-уведомления (см. раздел 6) и подключите почту к телефону.
      • Используйте 1С:Connect — мобильное приложение для работы с базой (требуется настройка на сервере).
      • Экспортируйте календарь в ICS-файл и импортируйте его в Google Calendar или Outlook с синхронизацией на смартфон.

    Можно ли отключить автоматические напоминания о отчётности?

    Да, для этого перейдите в Отчётность → Настройки отчётности и снимите галочку Показывать уведомления о сроках сдачи отчётности. Учтите, что это отключит все уведомления по отчётности, включая критические (например, 6-НДФЛ).

    Как массово создать напоминания для всех сотрудников?

    Для массового создания используйте обработки или внешние отчёты. Например:

    1. Сформируйте отчёт по сотрудникам (например, Кадры → Отчёты → Список сотрудников).
    2. Экспортируйте его в Excel.
    3. С помощью 1С:Предприятие или 1С:Script напишите скрипт для создания событий в календаре на основе данных из файла.

    Для этого могут потребоваться навыки программирования на 1С или помощь специалиста.