Как посмотреть электронную трудовую книжку в 1С: подробная инструкция с картинками

С 2020 года электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД) полностью заменили бумажные для большинства сотрудников. Работодатели обязаны формировать и передавать сведения в ПФР через отчётность, а данные хранятся в базе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) или 1С:Бухгалтерия. Но как быстро найти эти сведения, если нужно подтвердить стаж, проверить запись об увольнении или уточнить данные для сотрудника?

В этой статье — пошаговые инструкции для просмотра электронной трудовой в разных версиях 1С (включая Камин), разбор типичных ошибок и советы по работе с отчётом СЗВ-ТД. А также ответы на вопросы: где хранятся данные, можно ли экспортировать их в PDF, и что делать, если запись не отображается.

⚠️ Внимание: Форматы хранения и передачи сведений в ПФР могут меняться. Перед критическими операциями (например, увольнением или исправлением записей) сверьте актуальные требования на сайте Пенсионного фонда или в личном кабинете 1С:ИТС.

1. Где в 1С хранится электронная трудовая книжка?

Данные об электронной трудовой книжке (СЗВ-ТД) в 1С хранятся в двух местах:

• 📄 Документы кадрового учёта — приказы о приёме, переводе, увольнении, которые автоматически формируют записи в СЗВ-ТД.
• 📊 Отчётность в ПФР — готовые формы СЗВ-ТД, которые отправляются в фонд. Именно здесь можно увидеть итоговый вид трудовой книжки.

В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 сведения о трудовой хранятся в разрезе каждого сотрудника. При этом:

• 🔹 Записи формируются автоматически при проведении кадровых документов (приказ о приёме, переводе, увольнении).
• 🔹 Данные можно редактировать вручную, если требуется исправить ошибку (например, неправильную дату или основание).
• 🔹 Отчёт СЗВ-ТД генерируется на основе этих записей и отправляется в ПФР.

Если вы используете 1С:Камин (для бюджетных учреждений), логика хранения аналогична, но путь к отчётам может отличаться. Подробнее об этом — в разделе про просмотр в Камине.

2. Как посмотреть электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 просмотр сведений о трудовой книжке занимает 2-3 минуты. Вот пошаговая инструкция:

1. Откройте карточку сотрудника
   

   Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники, найдите нужного работника и откройте его карточку двойным кликом.

2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка»
   

   В левом меню карточки выберите пункт Трудовая книжка (или Трудовая деятельность в некоторых редакциях).

3. Просмотрите записи
   

   Здесь отобразятся все записи о приёме, переводах и увольнении. Чтобы увидеть детали (например, номер приказа), кликните на строку.

4. Сформируйте отчёт СЗВ-ТД (опционально)
   

   Если нужна официальная форма для ПФР, перейдите в Отчёты → Регламентированные отчёты → ПФР → СЗВ-ТД и выберите сотрудника.

🔍 Совет: Если запись отсутствует или отображается некорректно, проверьте, проведён ли соответствующий кадровый документ (приказ). Без него данные в трудовую не попадут.

Найти сотрудника в списке|Открыть карточку (двойной клик)|Перейти в раздел "Трудовая книжка"|Убедиться, что все приказы проведены

-->

3. Просмотр СЗВ-ТД в 1С:Бухгалтерия 3.0

В 1С:Бухгалтерия 3.0 функционал кадрового учёта ограничен, но просмотреть электронную трудовую можно. Инструкция:

1. Откройте раздел «Зарплата и кадры»
   

   В главном меню выберите Зарплата и кадры → Сотрудники.

2. Выберите сотрудника и откройте его профиль
   

   Найдите нужного работника в списке и кликните на его ФИО.

3. Перейдите на вкладку «Трудовая деятельность»
   

   Здесь отобразятся все записи, аналогично 1С:ЗУП.

4. Сформируйте отчёт СЗВ-ТД
   

   Для этого перейдите в Отчёты → 1С-Отчётность → ПФР → СЗВ-ТД.

⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерия кадровый учёт менее детализирован, чем в ЗУП. Если нужны расширенные возможности (например, исправление записей), лучше использовать специализированные конфигурации.

📌 Ключевой момент: В Бухгалтерии 3.0 данные о трудовой книжке могут обновляться с задержкой. После проведения кадрового документа дождитесь завершения регламентных операций.

4. Как найти электронную трудовую в 1С:Камин

1С:Камин используется в бюджетных учреждениях и имеет свои особенности. Чтобы просмотреть сведения о трудовой книжке:

1. Откройте раздел «Кадры»
   

   В главном меню выберите Кадры → Сотрудники.

2. Найдите сотрудника и откройте его личную карточку
   

   Используйте поиск или фильтры, если список большой.

3. Перейдите на вкладку «Трудовая книжка»
   

   Здесь отобразятся все записи, включая реквизиты приказов.

4. Сформируйте отчёт СЗВ-ТД
   

   Путь: Отчёты → ПФР → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД).

🔎 Важно: В Камине некоторые поля могут называться иначе (например, «Трудовая деятельность» вместо «Трудовая книжка»). Если не находите вкладку, проверьте версию конфигурации в Справка → О программе.

Версия 1С	Путь к трудовой книжке	Путь к отчёту СЗВ-ТД
1С:ЗУП 3.1	Кадры → Сотрудники → [ФИО] → Трудовая книжка	Отчёты → Регламентированные → ПФР → СЗВ-ТД
1С:Бухгалтерия 3.0	Зарплата и кадры → Сотрудники → [ФИО] → Трудовая деятельность	Отчёты → 1С-Отчётность → ПФР → СЗВ-ТД
1С:Камин	Кадры → Сотрудники → [ФИО] → Трудовая книжка	Отчёты → ПФР → СЗВ-ТД

5. Как экспортировать электронную трудовую в PDF или Excel

Часто требуется предоставить сотруднику выписку из трудовой книжки в электронном виде. В 1С это можно сделать двумя способами:

• 📄 Экспорт отчёта СЗВ-ТД
  

  Сформируйте отчёт СЗВ-ТД (как описано выше), затем нажмите Ещё → Сохранить как... и выберите формат: PDF, Excel или XML.

• 🖼️ Печать трудовой книжки
  

  В карточке сотрудника (Трудовая книжка) нажмите Печать → Трудовая книжка. Откроется форма для печати, которую можно сохранить в PDF.

⚠️ Внимание: Экспортированный файл СЗВ-ТД в формате XML содержит служебные теги и не предназначен для чтения человеком. Для сотрудника лучше использовать PDF или Excel.

Электронная подпись в экспортированном файле не сохраняется. Для официального подтверждения стажа сотрудник должен запросить выписку через портал Госуслуги или личный кабинет ПФР.

Что делать, если экспорт в PDF не работает?

Если при сохранении отчёта в PDF возникает ошибка, проверьте:

1. Установлен ли в системе Adobe Acrobat Reader или другой PDF-просмотрщик.

2. Достаточно ли прав у пользователя 1С (требуются права на экспорт отчётов).

3. Не блокирует ли антивирус операции с файлами.

Если проблема остаётся, попробуйте экспортировать в Excel, а затем конвертировать в PDF через офисные программы.

6. Типичные ошибки и как их исправить

При работе с электронной трудовой в 1С пользователи часто сталкиваются с проблемами. Вот самые распространённые и способы их решения:

• ❌ Запись не отображается в трудовой
  Причина: Кадровый документ (приказ) не проведён или проведён с ошибкой.
  Решение: Проверьте статус документа в Кадры → Приказы. Если он не проведён, откройте и нажмите Провести.
• ❌ Некорректная дата или основание в записи
  Причина: Ошибка при заполнении приказа.
  Решение: Откройте документ, исправьте данные и перепроведите. После этого обновите отчёт СЗВ-ТД.
• ❌ Ошибка при формировании СЗВ-ТД
  Причина: Устаревшая версия 1С или неактуальные регламентные настройки.
  Решение: Обновите программу через Справка → Обновление конфигурации и проверьте настройки отчётности в Администрирование → Настройки программы.

🛠️ Полезный совет: Если исправление записи в трудовой требует изменения уже отправленного отчёта СЗВ-ТД, придётся формировать корректирующий отчёт. Для этого в разделе Отчёты → ПФР → СЗВ-ТД выберите Создать корректировку.

7. Как сотрудник может проверить свою электронную трудовую

Сотруднику не нужно обращаться в бухгалтерию, чтобы увидеть свою трудовую книжку. Есть три официальных способа:

• 🌐 Портал Госуслуги
  

  Авторизуйтесь на Госуслугах, перейдите в раздел Труд и занятость → Сведения о трудовой деятельности.

• 🏦 Личный кабинет ПФР
  

  Зарегистрируйтесь на сайте ПФР и найдите раздел «Электронная трудовая книжка».

• 📱 Мобильное приложение ПФР
  

  Скачайте приложение «ПФР Электронные услуги» (доступно для Android и iOS).

🔐 Важно: Данные на Госуслугах и в ПФР обновляются с задержкой (обычно 1-2 недели после отправки отчёта работодателем). Если запись не появилась, уточните у кадровой службы, отправлен ли отчёт СЗВ-ТД.

FAQ: Частые вопросы по электронной трудовой в 1С

Можно ли в 1С исправить запись в трудовой, если она уже отправлена в ПФР?

Да, но для этого нужно:

1. Исправить кадровый документ (приказ) в 1С.
2. Сформировать корректирующий отчёт СЗВ-ТД с типом «Отмена» или «Дополнение».
3. Отправить его в ПФР до крайнего срока сдачи отчётности.

Если сроки пропущены, придётся уточнять данные через ПФР вручную.

Где в 1С посмотреть историю изменений в трудовой книжке?

В 1С:ЗУП 3.1 история изменений хранится в журнале документов:

1. Откройте Кадры → Журналы документов → Приказы по кадровому учёту.
2. Найдите нужный документ и откройте его.
3. Нажмите Ещё → История изменений.

В 1С:Бухгалтерия такой функции нет — изменения отслеживаются через версионность базы (если включена).

Что делать, если в 1С нет вкладки «Трудовая книжка»?

Вероятные причины и решения:

• 🔧 Не включён кадровый учёт → Проверьте настройки в Администрирование → Настройки программы → Зарплата и кадры.
• 🔄 Устаревшая версия 1С → Обновите конфигурацию через Справка → Обновление.
• 👤 Недостаточно прав → Обратитесь к администратору 1С за расширением доступа.

Как перенести данные о трудовой книжке из старой 1С в новую?

Для переноса используйте:

1. Типовой обмен данными (для 1С:ЗУП → 1С:ЗУП).
2. Выгрузку/загрузку через XML (раздел Администрирование → Выгрузка/загрузка данных).
3. Ручной ввод (если данных мало).

⚠️ После переноса обязательно проверьте цепочку записей в трудовой — даты не должны пересекаться, а номера приказов должны совпадать с оригиналами.

Можно ли в 1С распечатать трудовую книжку по форме ТК-1?

Нет, форма ТК-1 (бумажная трудовая книжка) в 1С не используется. Вместо неё:

• Печатайте выписку из электронной трудовой (через Трудовая книжка → Печать).
• Формируйте отчёт СЗВ-ТД для официального подтверждения.

С 2020 года бумажные трудовые книжки не ведутся (за исключением добровольного ведения по заявлению сотрудника).