Штатная численность — один из ключевых показателей для кадрового учета и планирования фонда оплаты труда. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) эта информация может храниться в разных разделах в зависимости от версии программы, настроек учетной политики и даже ролей пользователей. Новичкам часто сложно сориентироваться, где именно искать актуальные данные: в справочниках, отчетах или через специализированные обработки.

В этой статье мы разберем 5 проверенных способов просмотра штатной численности — от базовых (доступных любому пользователю) до продвинутых (для администраторов и разработчиков). Особое внимание уделим нюансам работы в ЗУП 3.1 и ЗУП 2.5, а также типичным ошибкам, из-за которых данные могут отображаться некорректно. Если вы регулярно сталкиваетесь с расхождениями между фактической и штатной численностью, здесь вы найдете решения для их устранения.

Прежде чем переходить к инструкциям, убедитесь, что у вашей учетной записи в 1С достаточно прав для просмотра кадровых данных. Если вы видите пустые отчеты или ошибки доступа, обратитесь к администратору системы.

📊 Какую версию 1С ЗУП вы используете?
ЗУП 3.1 (последняя)
ЗУП 2.5
ЗУП 8.2 или старше
Не знаю версию

1. Просмотр штатной численности через справочник «Штатное расписание»

Самый очевидный и универсальный способ — использовать встроенный справочник Штатное расписание. Здесь хранится нормативная информация о всех штатных единицах, включая их количество, должности и подразделения. Чтобы открыть его:

  1. Перейдите в меню Кадры → Штатное расписание (в ЗУП 3.1) или Справочники → Штатное расписание (в ЗУП 2.5).
  2. В открывшемся окне вы увидите таблицу со всеми штатными единицами. Колонка «Количество штатных единиц» как раз и содержит искомые данные.
  3. Для удобства можно отфильтровать записи по подразделению или должности, используя панель отбора вверху окна.

Обратите внимание: в этом справочнике отображается плановая численность, а не фактическая. Если вам нужно сравнить ее с реальным количеством сотрудников, используйте отчет Сравнение штатного расписания и фактической численности (о нем расскажем ниже).

💡

Если в вашей базе штатное расписание не ведется, данные в этом справочнике будут пустыми. В таком случае переходите к следующим способам.

  • 📌 Плюсы метода: простой, не требует дополнительных настроек, данные обновляются в реальном времени.
  • ⚠️ Минусы: показывает только плановые значения, без привязки к фактическому состоянию.
  • 🔄 Актуальность: работает во всех версиях ЗУП, включая корпоративные и базовые редакции.

2. Отчет «Сравнение штатного расписания и фактической численности»

Этот отчет позволяет сопоставить штатную численность (из справочника) с фактической (по трудовым договорам). Он незаменим для выявления расхождений, например, когда в штатном расписании значится 10 единиц, а фактически работает 8 человек. Чтобы сформировать отчет:

  1. В ЗУП 3.1 перейдите в Отчеты → Кадры → Сравнение штатного расписания и фактической численности.
  2. В ЗУП 2.5 путь будет Отчеты → Кадровый учет → Сравнение штатного расписания и фактической численности.
  3. Укажите период (обычно текущий месяц) и при необходимости отфильтруйте по подразделениям.
  4. Нажмите Сформировать.

В результате вы получите таблицу с колонками:

Подразделение Должность Штатная численность Фактическая численность Разница
Отдел продаж Менеджер 5 4 -1
Бухгалтерия Главный бухгалтер 1 1 0
IT-отдел Системный администратор 2 3 +1

Критическое замечание: если в отчете отсутствуют данные по некоторым подразделениям, проверьте, заполнено ли штатное расписание для них. В ЗУП 3.1 иногда требуется ручное обновление справочника через Кадры → Обновление штатного расписания.

Проверить заполненность справочника "Штатное расписание"|

Обновить данные по фактической численности (кнопка "Обновить" в отчете)|

Сверить период формирования отчета с датой кадровых приказов|

Экспортировать отчет в Excel для дальнейшего анализа-->

3. Использование отчета «Кадровый учет» (раздел «Численность»)

В 1С ЗУП есть универсальный отчет Кадровый учет, который позволяет гибко настраивать вывод данных, включая штатную численность. Этот метод подходит, если вам нужны детализированные сведения с группировкой по нескольким параметрам.

Инструкция по формированию:

  1. Откройте Отчеты → Кадры → Кадровый учет.
  2. В настройках отчета перейдите на вкладку Показатели и добавьте галочки напротив:
    • Штатная численность
    • Фактическая численность
    • Количество вакансий (опционально)
  • На вкладке Группировки выберите, как нужно сгруппировать данные: по подразделениям, должностям или типам ставок.
  • Укажите период и нажмите Сформировать.

    • Преимущество этого отчета — возможность сохранять пользовательские настройки. Например, вы можете создать шаблон с группировкой по подразделениям и штатной численностью, чтобы быстро получать данные в нужном формате.

    ⚠️ Внимание: В ЗУП 2.5 этот отчет может называться Анализ кадрового учета. Если вы не видите колонку «Штатная численность», проверьте, включен ли соответствующий показатель в настройках учетной политики (раздел Кадровый учет → Настройки кадрового учета).

    4. Просмотр через регистр сведений «Штатное расписание» (для опытных пользователей)

    Если вам нужны сырые данные без обработки отчетами, можно обратиться напрямую к регистру сведений Штатное расписание. Этот метод полезен для проверки корректности заполнения данных или при отладке ошибок.

    Чтобы открыть регистр:

    1. В главном меню выберите Все функции (в ЗУП 3.1 этот пункт может быть скрыт — включите его через Сервис → Параметры → Отображать команду «Все функции»).
    2. В поисковой строке введите Штатное расписание и выберите регистр сведений с таким названием.
    3. В открывшемся окне вы увидите таблицу со всеми записями, включая исторические данные (если ведется история изменений).

      4. Здесь можно:

      • 🔍 Просмотреть историю изменений штатной численности по датам.
      • 📊 Отфильтровать записи по подразделению, должности или периоду.
      • 🛠 Исправить ошибочные записи (если у вас есть права на редактирование).

      Этот способ требует понимания структуры базы данных 1С. Если вы не уверены в своих действиях, лучше использовать отчеты или обратиться к администратору.

      Как экспортировать данные из регистра в Excel?

      Чтобы экспортировать данные из регистра Штатное расписание:

      1. Выделите нужные строки (или нажмите Ctrl+A для выбора всех).

      2. Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Копировать.

      3. Вставьте данные в Excel. Если форматирование сбивается, используйте Специальная вставка → Текст.

      4. Для автоматического экспорта можно написать небольшую обработку на встроенном языке 1С.

      5. Специализированные обработки и внешние отчеты

      Если стандартных инструментов 1С недостаточно (например, нужно анализировать штатную численность в динамике за несколько лет или интегрировать данные с другими системами), можно воспользоваться внешними обработками или дополнительными отчетами.

      Несколько проверенных решений:

      • 📊 Обработка «Анализ штатной численности» от фирмы 1С (доступна в ИТС). Позволяет строить графики, сравнивать план и факт, экспортировать данные в различные форматы.
      • 🔧 Отчет «Штатная численность по периодам» (разработан партнерами 1С). Показывает изменения численности с разбивкой по месяцам и кварталам.
      • 🤖 Интеграция с Power BI. Для продвинутых пользователей: данные из 1С выгружаются в Power BI, где строятся интерактивные дашборды.

    Чтобы установить внешнюю обработку:

    1. Скачайте файл обработки (обычно имеет расширение .epf или .erf).
    2. В 1С перейдите в Файл → Открыть и выберите скачанный файл.
    3. Следуйте инструкциям по настройке (обычно они прилагаются к обработке).
    ⚠️ Внимание: Перед установкой внешних обработок обязательно создайте резервную копию базы. Некоторые обработки могут содержать ошибки или конфликтовать с текущей конфигурацией. Также проверьте источник загрузки — используйте только официальные или проверенные ресурсы.
    💡

    Внешние обработки удобны для сложного анализа, но требуют осторожности. Всегда тестируйте их на копии рабочей базы перед использованием в боевой среде.

    Типичные ошибки и способы их устранения

    При работе со штатной численностью в 1С пользователи часто сталкиваются с типичными проблемами. Рассмотрим самые распространенные из них и способы их решения.

    Проблема 1. Расхождения между штатной и фактической численностью

    Если в отчете Сравнение штатного расписания и фактической численности вы видите большие расхождения, причины могут быть следующими:

    • 📝 Неактуальное штатное расписание. Решение: обновите данные через Кадры → Обновление штатного расписания.
    • 👥 Сотрудники уволены, но не удалены из штатного расписания. Решение: проверьте статус сотрудников в справочнике Физические лица.
    • 📅 Ошибки в датах кадровых приказов. Решение: сверьте даты приема/увольнения в документах Прием на работу и Увольнение.

    Проблема 2. Отсутствуют данные в отчетах

    Если отчеты выводят пустые таблицы:

    • 🔒 Недостаточно прав. Решение: обратитесь к администратору за расширением доступа.
    • ⚙️ Не настроена учетная политика. Решение: проверьте настройки в Настройки → Кадровый учет.
    • 🗃 Данные не загружены. Решение: выполните загрузку данных из внешних источников (если используется интеграция).

    Проблема 3. Ошибки при открытии регистра сведений

    Если при попытке открыть регистр Штатное расписание возникает ошибка:

    • 🔄 Устаревшая версия конфигурации. Решение: обновите 1С до последней версии.
    • 🛠 Повреждение базы данных. Решение: выполните тестирование и исправление базы через Администрирование → Тестирование и исправление.

    FAQ: Частые вопросы по штатной численности в 1С ЗУП

    Как посчитать штатную численность в 1С, если штатное расписание не велось?

    Если штатное расписание не заполнялось, вы можете:

    1. Восстановить его ретроспективно на основании приказов о приеме на работу.
    2. Использовать отчет Список сотрудников с группировкой по подразделениям и должностям, чтобы оценить фактическую численность.
    3. Создать обработку, которая автоматически заполнит штатное расписание на основании текущих данных.

    Обратите внимание: ретроспективное заполнение штатного расписания может потребовать значительных временных затрат, особенно для крупных организаций.

    Можно ли в 1С ЗУП увидеть штатную численность по филиалам?

    Да, для этого:

    1. В отчете Сравнение штатного расписания и фактической численности добавьте группировку по Организациям или Филиалам (если они выделены как отдельные юридические лица).
    2. Если филиалы — это подразделения одной организации, используйте группировку по Подразделениям и отфильтруйте нужные.

    В ЗУП 3.1 также можно настроить дополнительные аналитики в справочнике Подразделения, чтобы упростить фильтрацию.

    Как экспортировать штатную численность в Excel для отчетности?

    Экспорт возможен несколькими способами:

    1. Из любого отчета (например, Сравнение штатного расписания...) нажмите кнопку Excel на панели инструментов.
    2. Из регистра сведений Штатное расписание скопируйте данные и вставьте в Excel.
    3. Используйте обработку Выгрузка в Excel (доступна в ИТС или у партнеров 1С).

    Для регулярного экспорта можно настроить регламентное задание в 1С, которое будет автоматически выгружать данные по расписанию.

    Почему в отчете не показываются вакансии?

    Вакансии могут не отображаться по следующим причинам:

    • В настройках отчета не включен показатель Количество вакансий.
    • Вакансии не внесены в штатное расписание (для этого нужно создать записи с нулевым количеством штатных единиц или использовать специальный статус).
    • В вашей версии 1С ЗУП не ведется учет вакансий (актуально для старых редакций).

    Решение: проверьте настройки штатного расписания и включите учет вакансий в параметрах кадрового учета.

    Как в 1С ЗУП 2.5 перейти к штатной численности?

    В ЗУП 2.5 алгоритм следующий:

    1. Откройте Справочники → Штатное расписание.
    2. Или сформируйте отчет Анализ кадрового учета с включенным показателем Штатная численность.
    3. Для детализации используйте отчет Сотрудники организации с группировкой по подразделениям.

    Интерфейс ЗУП 2.5 менее интуитивен, чем в 3.1, поэтому некоторые пункты меню могут называться иначе (например, Кадровый учет вместо Кадры).