Где и как посмотреть отгрузку в 1С: все способы для разных конфигураций

Просмотр отгрузок в 1С — одна из самых востребованных операций для логистов, бухгалтеров и менеджеров по продажам. Без точных данных об отгруженных товарах невозможно контролировать выполнение заказов, формировать корректную отчетность или оперативно реагировать на претензии клиентов. Однако интерфейс 1С:Предприятия предлагает несколько способов получить эту информацию — и не всегда очевидно, какой из них оптимален для конкретной задачи.

В этой статье мы разберем все актуальные методы просмотра отгрузок — от базового поиска в журналах документов до сложных отчетов с фильтрацией по контрагентам, складам и периодам. Особое внимание уделим типичным ошибкам, из-за которых документы «пропадают» из виду (например, неверно указанный статус или склад), и покажем, как их быстро исправить. Инструкции подойдут для популярных конфигураций: 1С:Управление торговлей (УТ 11), 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия 3.0.

1. Где хранятся документы отгрузки в 1С?

В 1С отгрузка товара оформляется документами двух типов:

• 📄 Реализация товаров и услуг — основной документ, который фиксирует факт передачи товара покупателю и формирует проводки по бухучету.
• 🚛 Отгрузка (акт выполненных работ) — используется в конфигурациях типа 1С:ERP для разделения логистической и финансовой частей сделки.

Оба типа документов хранятся в журналах, но путь к ним зависит от версии программы:

• 🔹 В 1С:УТ 11: перейдите в раздел Продажи → Документы продаж или Склад → Отгрузка товаров.
• 🔹 В 1С:ERP: откройте Логистика → Отгрузка или Продажи → Реализация.
• 🔹 В 1С:Бухгалтерия 3.0: документы ищут в Покупки и продажи → Продажи.

Если нужного документа нет в журнале, проверьте:

• 🔍 Период: по умолчанию 1С показывает документы за текущий месяц. Расширьте диапазон дат в фильтре.
• 🏢 Организацию: если в базе несколько юрлиц, документ мог быть создан от имени другой компании.
• 📦 Склад: отгрузка могла быть оформлена на неверном складе (например, вместо «Основной» указан «Резерв»).

2. Пошаговая инструкция: как найти отгрузку по номеру или дате

Самый простой способ — поиск по номеру документа или дате. Рассмотрим алгоритм на примере 1С:Управление торговлей 11:

1. Откройте раздел Продажи → Документы продаж.

2. В верхней панели фильтров выберите тип документа Реализация товаров и услуг.

3. В поле Номер введите известный номер отгрузки (например, РТ-000123). Если номер неизвестен, оставьте поле пустым.

4. Укажите диапазон дат в полях с и по. Для поиска за последний квартал установите даты 01.01.2026–31.03.2026.

5. Нажмите Найти или Enter.

Если документ не найден:

• 🔄 Проверьте, не сбились ли настройки фильтра (например, может быть установлен фильтр по конкретному менеджеру).
• 📂 Попробуйте поискать в архивных периодах: в 1С документы старше 3 лет иногда перемещаются в архив.
• 🛠️ Убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на просмотр документов этого типа (см. раздел «Права доступа»).

Указать правильный тип документа (Реализация/Отгрузка)

Проверить диапазон дат

Снять фильтры по складам/менеджерам

Попробовать поиск по контрагенту или товару-->

3. Просмотр отгрузок по контрагенту или товару

Если номер документа неизвестен, но вы знаете покупателя или наименование товара, используйте расширенный поиск:

1. В журнале документов (Продажи → Документы продаж) нажмите кнопку Ещё → Настроить список.

2. Добавьте колонки Контрагент, Товар и Количество, если их нет в таблице.

3. В фильтре по Контрагенту выберите нужного покупателя из справочника или введите его название.

4. Для поиска по товару откройте вкладку Товары в фильтре и укажите артикул или название.

Пример: чтобы найти все отгрузки ООО «Ромашка» за февраль 2026 года, где был отгружен товар «Стул офисный Эрго-100», заполните фильтр так:

Поле фильтра	Значение
Тип документа	Реализация товаров и услуг
Контрагент	ООО «Ромашка»
Товар	Стул офисный Эрго-100 (артикул 100500)
Период	01.02.2026 – 28.02.2026

Если товар не найден, проверьте:

• 🏷️ Правильность артикула (иногда в документах указывают внутренний код вместо торгового артикула).
• 📦 Возможность отгрузки со складов-посредников (если товар был перемещен перед продажей).
• 🔄 Наличие возвратов: иногда отгрузка аннулируется документом Возврат товаров от покупателя.

По номеру документа

По дате и контрагенту

По товару или артикулу

Через отчеты (например, «Ведомость по товарам»)

Другой вариант-->

4. Отчеты для анализа отгрузок: ведомости и оборотки

Если нужно проанализировать отгрузки в разрезе товаров, складов или менеджеров, стандартные журналы документов неудобны. В этом случае используйте отчеты:

• 📊 Ведомость по товарам (Отчеты → Продажи → Ведомость по товарам) — показывает, какие товары, в каком количестве и по какой цене были отгружены за период.
• 📈 Оборотно-сальдовая ведомость по счетам (Отчеты → Стандартные → Оборотно-сальдовая ведомость) — для бухгалтеров, чтобы увидеть проводки по счетам 62.01 («Расчеты с покупателями») и 90.01 («Выручка»).
• 📦 Анализ продаж по складам — помогает выявить дисбаланс отгрузок между складами.

Пример настройки Ведомости по товарам для анализа отгрузок:

1. Перейдите в Отчеты → Продажи → Ведомость по товарам.

2. Установите период (например, 01.01.2026–31.03.2026).

3. В настройках отчета добавьте группировки:

   • 📌 Контрагент
   • 📌 Склад
   • 📌 Менеджер

В колонках оставьте Количество, Сумма и Себестоимость.

Важно: в отчете «Ведомость по товарам» по умолчанию показываются только проведенные документы. Чтобы увидеть непроведенные отгрузки, снимите галочку «Только проведенные» в настройках.

Как экспортировать отчет в Excel?

Чтобы сохранить отчет для дальнейшей работы:

1. Нажмите кнопку Ещё → Выгрузить в верхнем меню отчета.

2. Выберите формат Excel (.xlsx) или PDF.

3. Укажите путь для сохранения файла.

4. В Excel данные будут сгруппированы так же, как в 1С, но их можно дополнительно отфильтровать или построить сводные таблицы.

5. Типичные ошибки: почему отгрузка не видна в 1С

Иногда документы отгрузки «исчезают» из журналов или отчетов. Рассмотрим основные причины и способы их устранения:

Проблема	Причина	Решение
Документ не отображается в журнале	Неверно указан тип документа в фильтре	Выберите Все типы или конкретный тип (Реализация товаров и услуг)
Отгрузка есть, но товаров в ней нет	Документ не проведен или товары удалены из табличной части	Проведите документ (Действия → Провести) или восстановите товары из истории
В отчете нет данных по отгрузке	Фильтр по организации/складу слишком строгий	Сбросьте фильтры или проверьте права доступа
Документ дублируется	Ошибка при копировании или интеграции с внешней системой	Проверьте номера документов и удалите дубликат вручную

Особое внимание уделите непроведенным документам. Они не формируют движения по регистрам и не попадают в большинство отчетов. Чтобы их увидеть:

1. В журнале документов снимите галочку Только проведенные (обычно в правом верхнем углу).

2. Или используйте отчет Журнал документов (все).

Еще одна частая проблема — расхождение количества в отгрузке и остатках на складе. Это происходит, если:

• 🔄 Товар был резервирован, но резерв не снят после отгрузки.
• 📦 Отгрузка оформлена со склада, на котором физически нет товара (ошибка менеджера).
• 🔄 Документ отгрузки изменяли после проведения, но не перепровели.
💡

Чтобы найти «висячие» резервы, используйте отчет Анализ резервов товаров (Отчеты → Склад → Резервы товаров).

6. Просмотр отгрузок в мобильном приложении 1С

Если вы работаете с 1С через мобильное приложение (например, 1С:Мобильная торговля или 1С:ERP для Android/iOS), алгоритм поиска отгрузок будет отличаться. В мобильной версии:

1. Откройте раздел Документы или Продажи.

2. Выберите тип документа Реализация или Отгрузка.

3. Используйте фильтры по дате, контрагенту или номеру (интерфейс может отличаться в зависимости от версии приложения).

4. Для детализации нажмите на документ — откроется его содержимое с перечнем товаров и суммами.

Ограничения мобильной версии:

• ⚠️ Нет возможности настроить сложные отчеты (например, Ведомость по товарам с несколькими группировками).
• ⚠️ Не все поля документа доступны для просмотра (например, может отсутствовать история изменений).
• ⚠️ Функционал поиска упрощен — иногда проще найти документ в десктопной версии и открыть его на телефоне по номеру.

Если мобильное приложение не показывает актуальные данные, проверьте:

• 🔄 Синхронизацию с сервером (в настройках приложения должна быть включена опция Автообновление).
• 📶 Подключение к интернету (без сети приложение работает только с кешированными данными).
• 🔒 Права доступа (в мобильной версии могут действовать дополнительные ограничения).

7. Права доступа: почему вы не видите отгрузки

Если отгрузки не отображаются несмотря на правильные фильтры, проблема может быть в настройках прав доступа. В 1С права регулируются на уровне:

• 👤 Ролей (например, роль «Менеджер по продажам» может не иметь доступа к документам других менеджеров).
• 🏢 Организаций (если в базе несколько юрлиц, пользователь может видеть документы только своей организации).
• 📂 Подразделений (например, доступ только к отгрузкам своего склада).

Чтобы проверить свои права:

1. Перейдите в Администрирование → Пользователи и права (требуются права администратора).

2. Найдите свою учетную запись в списке пользователей.

3. Проверьте назначенные роли. Для просмотра отгрузок обычно нужны роли:

   • 📋 Просмотр документов продаж
   • 📊 Чтение отчетов по продажам
   • 🏢 Доступ ко всем организациям (если нужно видеть документы всех юрлиц)

Если прав недостаточно, обратитесь к администратору 1С с запросом на расширение доступа. Пример формулировки:

⚠️ Внимание: «Мне необходим доступ к просмотру документов Реализация товаров и услуг за 2026–2026 годы по организации ООО „Альфа“ и складу „Основной“. Текущие права позволяют видеть только документы, созданные мной лично.»

Если вы администратор и нужно настроить права для другого пользователя:

1. Откройте Администрирование → Настройка прав пользователей.

2. Выберите пользователя и нажмите Изменить.

3. Добавьте роли Просмотр документов продаж и Чтение отчетов по продажам.

4. Если нужно ограничить доступ по складам, перейдите на вкладку Ограничения и укажите разрешенные склады.

8. Автоматизация: как быстро находить отгрузки с помощью обработок

Если вам регулярно приходится искать отгрузки по сложным критериям (например, «все отгрузки клиентам из Москвы с суммой больше 100 000 руб.»), стандартные инструменты 1С могут быть неудобны. В этом случае помогут:

• 🤖 Внешние обработки — готовые решения для расширенного поиска (например, Поиск дублей документов или Анализ продаж).
• 📈 Собственные отчеты — можно создать в Конфигураторе (требуются навыки программирования на 1С).
• 🔄 Интеграция с BI-системами (например, Power BI или Tableau) для визуализации данных.

Пример использования внешней обработки для поиска отгрузок:

1. Скачайте обработку (например, Универсальный поиск документов с сайта infostart.ru).

2. В 1С перейдите в Файл → Открыть и выберите скачанный файл (.epf).

3. Задайте критерии поиска:

   • 📅 Период: 01.01.2026–31.12.2026
   • 🏢 Контрагент: ООО «Вега»
   • 💰 Сумма: от 50 000 руб.

• Нажмите Найти — обработка покажет все соответствующие документы с возможностью экспорта в Excel.

Для создания собственного отчета в Конфигураторе:

Процедура СформироватьОтчетПоОтгрузкам()
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|   РеализацияТоваровУслуг.Ссылка КАК Документ,
|   РеализацияТоваровУслуг.Дата,
|   РеализацияТоваровУслуг.Контрагент,
|   РеализацияТоваровУслуг.СуммаДокумента
|ИЗ
|   Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК РеализацияТоваровУслуг
|ГДЕ
|   РеализацияТоваровУслуг.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
|   И РеализацияТоваровУслуг.СуммаДокумента > &МинимальнаяСумма";

Запрос.УстановитьПараметр("НачалоПериода", НачалоГода(ТекущаяДата()));
Запрос.УстановитьПараметр("КонецПериода", КонецГода(ТекущаяДата()));
Запрос.УстановитьПараметр("МинимальнаяСумма", 100000);

Результат = Запрос.Выполнить();
Выборка = Результат.Выбрать();

Пока Выборка.Следующий() Цикл
Сообщить(Строка(Выборка.Документ) + " | " + Выборка.Дата + " | " + Выборка.Контрагент + " | " + Выборка.СуммаДокумента);
КонецЦикла;
КонецПроцедуры

Этот код выведет список отгрузок с суммой больше 100 000 руб. за текущий год. Для использования:

1. Откройте Конфигуратор (Файл → Конфигуратор).

2. Создайте новый отчет (Объекты → Отчеты → Добавить).

3. Вставьте код в модуль отчета и сохраните.

4. Вернитесь в 1С:Предприятие и запустите отчет через Отчеты → ВашОтчет.

💡

Автоматизация поиска отгрузок экономит до 30% времени логистов и бухгалтеров. Даже простая внешняя обработка сокращает количество ручных операций в 5–10 раз.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Как посмотреть, кто создал или изменил документ отгрузки?

Чтобы увидеть историю изменений:

1. Откройте документ отгрузки двойным кликом.
2. Нажмите Ещё → История (или Действия → История в старых версиях).
3. В открывшемся окне будет список всех изменений с датами, пользователями и комментариями.

Если кнопки История нет, проверьте настройки прав — вашей роли может не хватать доступа к просмотру истории.

Можно ли восстановить удаленную отгрузку?
Да, если в базе включено ведение журнала регистрации:
1. Перейдите в Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации.
2. Установите фильтр по типу события Удаление и объекту РеализацияТоваровУслуг.
3. Найдите запись об удалении и нажмите Восстановить.

Если журнал регистрации отключен, восстановить документ можно только из резервной копии базы.

Как проверить, оплачена ли отгрузка?

Чтобы связать отгрузку с платежами:

1. Откройте документ Реализация товаров и услуг.
2. Перейдите на вкладку Оплаты или Взаиморасчеты.
3. Посмотрите список платежных документов (Поступление на расчетный счет, Приходный кассовый ордер).
4. Если оплат нет, проверьте задолженность в отчете Ведомость по расчетам с покупателями.

Почему в отгрузке не совпадают количество и сумма с заказом клиента?

Расхождения возникают по нескольким причинам:

• 📦 Частичная отгрузка: клиенту отправили только часть заказа (проверьте статус заказа).
• 💰 Изменение цены: менеджер скорректировал цену вручную при оформлении отгрузки.
• 📋 Ошибка в документе: неверно указано количество или артикул товара.
• 🔄 Возврат: часть товара была возвращена покупателем после отгрузки.

Чтобы найти причину, сравните:

1. Заказ клиента (Документы → Заказы покупателей).
2. Документ отгрузки (Реализация товаров и услуг).
3. Документы возврата (Возврат товаров от покупателя).

Как экспортировать список отгрузок в Excel для отчета?

Способы экспорта:

1. Из журнала документов:

   1. Выделите нужные документы в журнале (Ctrl+A — выделить все).
   2. Нажмите Ещё → Выгрузить и выберите формат Excel.

2. Из отчета (например, Ведомость по товарам):

   1. Сформируйте отчет с нужными группировками.
   2. Нажмите Ещё → Выгрузить → Excel.

3. Через внешнюю обработку:

   1. Используйте обработки типа Выгрузка в Excel (доступны на infostart.ru).
   2. Настройте колонки и фильтры, затем экспортируйте.

В Excel данные можно дополнительно отформатировать с помощью сводных таблиц или условного форматирования.