Забыли, сколько дней отпуска у вас осталось? Или нужно срочно проверить остатки по всем сотрудникам отдела перед планированием графика? В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) эта информация доступна в несколько кликов — но не всегда очевидно, где именно её искать. В зависимости от вашей роли (сотрудник, кадровик, бухгалтер) и версии программы (ЗУП 3.1 или ЗУП 2.5) пути доступа к данным отличаются.

В этой статье мы разберём все возможные способы — от просмотра через личный кабинет до формирования специализированных отчётов. Вы узнаете, как увидеть не только текущий остаток, но и историю использования отпусков, а также научитесь проверять данные по нескольким сотрудникам одновременно. Особое внимание уделим скрытым настройкам отчётов, которые позволяют выгрузить информацию в Excel для дальнейшего анализа.

1. Просмотр остатка отпуска через личный кабинет сотрудника

Самый простой способ для рядовых сотрудников — использовать личный кабинет в 1С ЗУП. Этот метод работает в ЗУП 3.1 (релизы 3.1.15 и новее) и не требует прав администратора. Важно: доступ к личному кабинету должен быть настроен вашим ИТ-отделом или кадровой службой.

Инструкция:

  • 🔹 Зайдите в 1С:Предприятие под своей учётной записью (логин/пароль выдаёт кадровик).
  • 🔹 В главном меню выберите раздел Личный кабинет (или Мой профиль, в зависимости от настройки интерфейса).
  • 🔹 Перейдите на вкладку Отпуска или Кадровый учёт → Отпуска.
  • 🔹 В таблице вы увидите колонки: Тип отпуска, Начало, Окончание, Дни, Остаток.

Если вкладки с отпусками нет — значит, ваша роль в системе не настроена корректно. Обратитесь в службу поддержки с просьбой предоставить доступ к разделу Кадровый учёт (просмотр).

💡

В некоторых конфигурациях остаток отпуска отображается только после утверждения графика. Если вы не видите актуальные данные, уточните у кадровика, загружен ли ваш график на текущий год.

2. Проверка остатка через отчёт «Анализ отпусков» (для кадровиков)

Кадровые специалисты и бухгалтеры могут использовать стандартный отчёт Анализ отпусков, который есть в обеих версиях ЗУП. Этот отчёт показывает не только остатки, но и историю использования отпусков, а также планируемые периоды.

Как открыть отчёт:

  • 📊 В ЗУП 3.1: перейдите в Кадры → Отчёты по кадровому учёту → Анализ отпусков.
  • 📊 В ЗУП 2.5: Кадры → Отчёты → Анализ отпусков.

Настройки отчёта:

  1. Укажите Период (обычно текущий год).
  2. В поле Сотрудники выберите конкретного человека или оставьте пустым для анализа по всему предприятию.
  3. Нажмите Сформировать.

В результате вы получите таблицу с колонками:

Поле Описание
Сотрудник ФИО и табельный номер
Остаток на начало года Количество неиспользованных дней на 1 января
Начислено за год Дни, начисленные за отработанный период
Использовано Дни, которые сотрудник уже отгулял
Остаток на конец периода Актуальный остаток с учётом начислений и использования
💡

Отчёт «Анализ отпусков» позволяет экспортировать данные в Excel. Для этого нажмите кнопку Ещё → Выгрузить в Excel после формирования отчёта.

3. Использование отчёта «Сведения о отпусках» (детализированный анализ)

Если нужен более детализированный анализ — например, с разбивкой по видам отпусков (основной, дополнительный, учебный) — используйте отчёт Сведения о отпусках. Он доступен в ЗУП 3.1 и позволяет гибко настраивать вывод данных.

Пошаговая инструкция:

  1. Откройте раздел Кадры → Отчёты по кадровому учёту → Сведения о отпусках.
  2. В настройках отчёта перейдите на вкладку Поля и добавьте:
    • 📋 Сотрудник
    • 📋 Вид отпуска
    • 📋 Остаток дней на начало года
    • 📋 Начислено дней
    • 📋 Использовано дней
    • 📋 Остаток дней на конец периода
  • На вкладке Отбор укажите нужных сотрудников или подразделения.
  • Нажмите Сформировать.

    • Преимущество этого отчёта — возможность группировки по видам отпусков. Например, вы сможете отдельно увидеть остатки по:

    • 🏖️ Основному отпуску (28 дней)
    • 🏔️ Дополнительному отпуску (за вредные условия, ненормированный день и т.д.)
    • 🎓 Учебному отпуску
    📊 Как часто вы проверяете остаток отпуска?
    Раз в год
    Перед планированием отпуска
    Каждый квартал
    Никогда не проверял

    4. Просмотр через документ «График отпусков»

    Если в вашей организации ведётся график отпусков, остатки дней можно посмотреть непосредственно в этом документе. Это удобно для проверки актуальности планирования и корректировки графиков.

    Как найти:

    • 📅 В ЗУП 3.1: Кадры → Графики отпусков.
    • 📅 В ЗУП 2.5: Кадры → Графики отпусков.

    В открывшемся списке:

    1. Найдите актуальный график на текущий год (обычно в названии указан год, например, График отпусков 2026).
    2. Дважды кликните по документу, чтобы открыть его.
    3. В табличной части вы увидите колонку Остаток дней — она показывает, сколько дней осталось у сотрудника на дату формирования графика.
    Что делать, если остаток в графике не совпадает с отчётом?

    Если данные в графике и отчёте Анализ отпусков расходятся, это может означать, что:

    1. График не обновлялся после последнего отпуска сотрудника.

    2. В документе Отпуск не проставлен статус Утверждён.

    3. Есть ошибки в начислении дней (например, не учтён дополнительный отпуск).



    Решение: пересчитайте остатки через отчёт и при необходимости скорректируйте график кнопкой Пересчитать остатки (доступна в форме графика).

    Обратите внимание: график показывает остатки на момент его создания. Если после формирования графика сотрудник брал отпуск, данные будут неактуальны. В этом случае используйте отчёты из предыдущих разделов.

    5. Проверка остатков через документ «Отпуск» (для бухгалтеров)

    Бухгалтеры и кадровые специалисты могут посмотреть остатки непосредственно в документе Отпуск, когда оформляют новый отпуск сотруднику. Этот способ удобен для оперативной проверки перед утверждением заявки.

    Инструкция:

    1. Откройте раздел Кадры → Отпуска (или Зарплата → Отпуска в ЗУП 2.5).
    2. Создайте новый документ Отпуск (кнопка Создать) или откройте существующий.
    3. В поле Сотрудник выберите нужного человека.
    4. В нижней части формы, в блоке Расчёт отпуска, вы увидите поле Остаток дней на дату — здесь указан актуальный остаток на текущую дату.

    Преимущество этого метода — автоматический пересчёт остатка при изменении параметров отпуска (например, если вы редактируете даты). Однако будьте осторожны:

    Дата начала отпуска не попадает на выходной или праздник

    Количество дней соответствует остатку (или не превышает его при авансом отпуске)

    Указан правильный вид отпуска (основной/дополнительный)

    Статус документа изменён на Утверждён (иначе остаток не спишется)

    -->

    6. Альтернативные способы: запрос к базе и внешние отчёты

    Если стандартные отчёты не дают нужной информации (например, требуется анализ по нескольким годам или сложная группировка), можно использовать:

    1. Универсальный отчёт:

    • 🔧 В ЗУП 3.1: Отчёты → Универсальный отчёт.
    • 🔧 В настройках выберите таблицу КадровыйУчётСотрудников.Отпуска и добавьте поля Сотрудник, ОстатокДней, Год.

    2. Запрос на языке 1С (для программистов):

    ВЫБРАТЬ

    Сотрудник.Наименование КАК Сотрудник,
    

    СУММА(Отпуска.ОстатокДней) КАК ОстатокДней
    

    ИЗ
    

    Документ.Отпуск КАК Отпуска
    

    ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
    

    ПО Отпуска.Сотрудник = Сотрудник.Ссылка
    

    ГДЕ
    

    Отпуска.Дата >= &НачалоПериода
    

    И Отпуска.Дата <= &КонецПериода
    

    СГРУППИРОВАТЬ ПО
    

    Сотрудник.Наименование

    3. Внешние обработки:

    На сайте Infostart или ITS можно найти бесплатные обработки для анализа отпусков, например:

    • 📄 Анализ отпусков с детализацией по годам
    • 📄 Отпускной калькулятор (показывает остатки с учётом будущих начислений)
    💡

    Перед использованием внешних обработок проверьте их совместимость с вашей версией ЗУП. Некоторые решения работают только в ЗУП 3.1.12+.

    7. Частые ошибки и как их избежать

    При работе с отпусками в 1С ЗУП пользователи часто сталкиваются с типичными проблемами:

    1. Остаток не обновляется после отпуска

    Причина: документ Отпуск не проведён или не утверждён. Решение:

    • 🔄 Откройте документ и нажмите Провести.
    • 🔄 Установите статус Утверждён (в ЗУП 3.1 это делается в форме документа).

    2. Отрицательный остаток

    Это означает, что сотрудник «перегулял» отпуск (например, ушёл в отпуск авансом, а затем уволился). Чтобы исправить:

    • 📉 Создайте документ Корректировка отпусков (Кадры → Корректировка отпусков).
    • 📉 Укажите сотрудника и количество дней для списания.

    3. Не совпадают данные в отчётах и графике

    Как правило, это происходит из-за:

    • 🔄 Неактуального графика (нужно пересчитать остатки кнопкой Обновить).
    • 🔄 Ошибок в документах Начисление отпуска (проверьте корректность количества дней).
    💡

    Если после всех проверок остатки всё равно не сходятся, воспользуйтесь инструментом Проверка данных (Администрирование → Проверка данных). Выберите объект Отпуска и запустите проверку на целостность.

    FAQ: Ответы на популярные вопросы

    Можно ли посмотреть остаток отпуска за прошлые годы?

    Да, но для этого нужно использовать отчёт Анализ отпусков с указанием нужного периода. Например, чтобы увидеть остатки на 31.12.2026, установите период с 01.01.2026 по 31.12.2026 и посмотрите колонку Остаток на конец периода.

    Обратите внимание: если в 2026 году сотрудник уже брал отпуск, остаток на конец 2026 года будет отличаться от текущего.

    Почему в личном кабинете не отображается остаток отпуска?

    Возможные причины:

    1. Ваша роль в 1С не имеет прав на просмотр кадровых данных. Обратитесь к администратору.
    2. График отпусков на текущий год не утверждён.
    3. В настройках личного кабинета отключён модуль Кадровый учёт.

    Решение: попросите кадровика проверить настройки вашей учётной записи в разделе Администрирование → Настройки пользователей.

    Как экспортировать остатки отпусков по всему отделу в Excel?

    Используйте отчёт Анализ отпусков:

    1. Сформируйте отчёт с отбором по нужному подразделению.
    2. Нажмите Ещё → Выгрузить в Excel.
    3. В открывшемся окне выберите формат Excel (данные) для чистого экспорта без оформления.

    Если нужна дополнительная аналитика (например, сравнение с прошлым годом), используйте Универсальный отчёт с настройкой полей.

    Что делать, если остаток отпуска отрицательный?

    Отрицательный остаток означает, что сотрудник использовал больше дней, чем ему начислено. Это может произойти в двух случаях:

    1. Отпуск авансом: сотрудник ушёл в отпуск до того, как заработал дни (например, в первом полугодии). В этом случае ничего исправлять не нужно — остаток станет положительным после начисления дней за второй полугодие.
    2. Ошибка в расчётах: если сотрудник уволился, а дни не были списаны. Тогда нужно создать документ Корректировка отпусков и списать излишне использованные дни.
    Как посмотреть остаток отпуска в мобильном приложении 1С?

    В официальном мобильном приложении 1С:Предприятие (доступно для iOS и Android) функционал просмотра отпусков ограничен. Вы можете:

    • 📱 Увидеть утверждённые отпуска в разделе Кадры → Мои отпуска.
    • 📱 Просмотреть остатки, если ваш администратор настроил синхронизацию с личным кабинетом.

    Для полноценной работы рекомендуется использовать десктопную версию 1С или веб-клиент.