Работа с авансами в 1С:Предприятие — одна из самых частых задач для бухгалтеров, финансовых директоров и менеджеров по продажам. Без правильного учета предоплат невозможно корректно сформировать отчетность, рассчитать НДС или проконтролировать дебиторскую задолженность. Однако найти авансы в системе не всегда просто: их отображение зависит от конфигурации 1С, настроек учета и даже версии платформы.

В этой статье мы разберем 5 проверенных способов, как посмотреть авансы в разных конфигурациях: от стандартных отчетов до ручного анализа проводок. Вы узнаете, где искать предоплаты от покупателей и поставщиков, как их сегментировать по контрагентам или договорам, а также какие ошибки чаще всего допускают пользователи. Особое внимание уделим 1С:Бухгалтерии 3.0, 1С:Управлению торговлей (УТ 11) и 1С:ERP — самых популярных решениях для учета авансов.

Если вы работаете с 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), то здесь авансы трактуются иначе — как выплаты сотрудникам. Для этой конфигурации мы выделили отдельный раздел с нюансами. Также в статье вы найдете таблицу соответствия типов авансов и отчетов, которая поможет быстро сориентироваться в интерфейсе программы.

Прежде чем переходить к инструкциям, убедитесь, что у вас есть права на просмотр финансовых данных в 1С. Если вы видите пустые отчеты или ошибки доступа, обратитесь к администратору базы.

1. Способ 1: Стандартные отчеты по авансам

Самый быстрый способ найти авансы — использовать встроенные отчеты 1С. Они доступны во всех конфигурациях, но могут называться по-разному. Например, в 1С:Бухгалтерии 3.0 это отчет Авансы полученные/выданные, а в 1С:УТ 11 — Ведомость по расчетам с покупателями/поставщиками.

Чтобы открыть отчет:

  1. Перейдите в раздел Отчеты (или Финансы в УТ/ERP).
  2. Выберите Авансы или Расчеты с контрагентами.
  3. Укажите период и нажмите Сформировать.

В отчете вы увидите таблицу с разбивкой по контрагентам, договорам и суммам авансов. Обратите внимание на колонки:

  • 📅 Дата платежа — когда поступил аванс.
  • 💰 Сумма — размер предоплаты (с НДС или без, в зависимости от настроек).
  • 📄 Документ-основание — обычно это Поступление на расчетный счет или Платежное поручение.
  • 🔄 Статус зачета — показывает, зачтен ли аванс в счет оплаты товаров/услуг.

В 1С:ERP отчет Авансы полученные автоматически разбивает предоплаты на "зачтенные" и "незачтенные", что упрощает анализ дебиторской задолженности. В других конфигурациях эту разбивку придется делать вручную через настройки отчета.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для учета авансов?
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:Управление торговлей 11
1С:ERP
1С:ЗУП
Другая

2. Способ 2: Анализ счетов бухгалтерского учета

Если стандартные отчеты не дают нужной детализации, можно проанализировать проводки по счетам учета авансов. В российском бухгалтерском учете для этого используются:

  • 📌 62.02 — "Авансы полученные" (от покупателей).
  • 📌 60.02 — "Авансы выданные" (поставщикам).
  • 📌 76.АВ — "Прочие авансы" (если используются субсчета).

Чтобы посмотреть проводки:

  1. Откройте Операции → Бухгалтерский учет → Оборотно-сальдовая ведомость.
  2. В поле "Счет" укажите 62.02 (или другой нужный счет).
  3. Установите период и нажмите Сформировать.
  4. Дважды кликните по сумме, чтобы увидеть карточку счета с детализацией по документам.

В карточке счета вы увидите:

  • 📝 Документ-основание (например, Поступление безналичных ДС).
  • 🔗 Связанные документы (если аванс зачтен в счет оплаты).
  • 👤 Контрагент и договор.
⚠️ Внимание: Если в вашей базе используются дополнительные аналитики (например, проекты или направления деятельности), не забудьте указать их в фильтрах отчета. Иначе часть авансов может не отобразиться.

Указать правильный счет (62.02 или 60.02)

Выбрать актуальный период

Проверить фильтры по контрагентам

Открыть карточку счета для детализации

Сверить суммы с банковскими выписками-->

3. Способ 3: Отчет "Взаиморасчеты с контрагентами"

Отчет Взаиморасчеты с контрагентами (или Анализ субконто в старых версиях) позволяет увидеть развернутую информацию по всем расчетам, включая авансы. Его преимущество — возможность фильтрации по:

  • 🏢 Контрагенту или группе контрагентов.
  • 📄 Договору (если ведется учет по договорам).
  • 💳 Виду расчетов (аванс, оплата, возврат).

Как сформировать отчет: 

Отчеты → Взаиморасчеты → Взаиморасчеты с контрагентами

Фильтры:


- Период: [указать даты]


- Контрагент: [выбрать или оставить пустым]


- Договор: [при необходимости]


- Вид операции: "Аванс"


Нажать "Сформировать"

В результате вы получите таблицу с колонками:

Контрагент Договор Дата документа Сумма аванса Документ-основание Статус
ООО "Ромашка" Договор №123 от 01.01.2026 15.05.2026 120 000 ₽ Поступление на р/с №456 Не зачтен
ИП Иванов Договор №45 от 10.03.2026 20.05.2026 50 000 ₽ Платежное поручение №789 Зачтен частично

Этот отчет удобен для контроля дебиторской задолженности: вы сразу видите, какие авансы висят незачтенными и требуют внимания. В 1С:ERP здесь же можно запустить процедуру автоматического зачета авансов по кнопке Зачесть авансы.

💡

Если в отчете не хватает колонок (например, нет информации по проектам или менеджерам), нажмите "Настройки" → "Добавить колонку" и выберите нужные поля.

4. Способ 4: Поиск по документам (для УТ и ERP)

В конфигурациях 1С:Управление торговлей и 1С:ERP авансы часто привязаны к конкретным документам:

  • 💵 Поступление безналичных ДС — для предоплат от покупателей.
  • 💳 Списание безналичных ДС — для авансов поставщикам.
  • 📦 Заказ покупателя или Заказ поставщику — если аванс привязан к заказу.

Чтобы найти авансы через документы:

  1. Откройте раздел Продажи (или Покупки для авансов поставщикам).
  2. Перейдите в журнал Поступления денежных средств.
  3. В фильтрах укажите:
    • 🔹 Тип операции: Оплата от покупателя (аванс).
    • 🔹 Период: нужные даты.
    • 🔹 Статус: Проведен.
  4. Нажмите Найти.

    5. В найденных документах обратите внимание на:

    • 🔗 Поле "Зачет аванса" — если оно заполнено, значит аванс уже списан на оплату.
    • 📎 Вкладку "Дополнительно" — здесь может быть указана цель платежа (например, "Аванс по договору №123").
⚠️ Внимание: В 1С:УТ 11.4 и новее авансы можно искать через универсальный отчет "Денежные средства". Он объединяет данные по кассе, банку и взаимозачетам, что удобно для комплексного анализа.
Как найти авансы по конкретному заказу?

Если аванс привязан к заказу покупателя, откройте документ Заказ покупателя, перейдите на вкладку Оплаты и посмотрите раздел Авансы. Здесь будут указаны все предоплаты по этому заказу, их суммы и статусы зачета. Если авансов нет, проверьте, не был ли заказ оплачен полностью без предоплаты.

5. Способ 5: Авансы в 1С:ЗУП (выплаты сотрудникам)

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом термин "аванс" означает выплату части зарплаты до конца месяца. Чтобы посмотреть эти авансы:

  1. Перейдите в раздел Зарплата → Все начисления.
  2. Выберите Аванс в фильтре по видам начислений.
  3. Укажите период и сформируйте отчет.

Ключевые отчеты для анализа:

  • 📊 Расчетная ведомость — показывает суммы авансов по сотрудникам.
  • 📈 Анализ фонда оплаты труда — для сравнения авансов и окончательных выплат.
  • 💼 Карточка сотрудника → вкладка Зарплата — детализация по конкретному человеку.

Особенности учета авансов в ЗУП:

  • 🔹 Авансы не облагаются НДФЛ в момент выплаты (удерживаетсяLater при окончательном расчете).
  • 🔹 В проводках используются счета 70 (расчеты с персоналом) и 50/51 (касса/банк).
  • 🔹 Если аванс превышает половину оклада, это может быть признаком ошибки в настройках.
💡

В 1С:ЗУП авансы по зарплате и авансы от покупателей — это разные сущности. Не путайте их при анализе отчетов!

6. Типичные ошибки при работе с авансами в 1С

Даже опытные пользователи иногда допускают ошибки при учете авансов. Вот самые распространенные:

1. Неправильный счет учета

  • 🚫 Ошибка: Аванс от покупателя проводят по 62.01 вместо 62.02.
  • ✅ Исправление: Перепроведите документ с правильным счетом или сделайте корректировку.

2. Незачтенные авансы

  • 🚫 Ошибка: Аванс висит годами как дебиторская задолженность, хотя товар уже отгружен.
  • ✅ Исправление: Используйте документ Зачет авансов (в Бухгалтерии 3.0) или кнопку Зачесть в карточке контрагента.

3. Двойной учет НДС

  • 🚫 Ошибка: НДС с аванса учтен дважды — при получении предоплаты и при отгрузке.
  • ✅ Исправление: Проверьте настройки учета НДС в разделе Главное → Настройки → НДС.

4. Отсутствие аналитики

  • 🚫 Ошибка: Авансы учитываются без привязки к договорам или проектам.
  • ✅ Исправление: Настройте дополнительные аналитики в Плане счетов.
⚠️ Внимание: Если в вашей базе используется управленческий учет (например, в ERP), проверьте, чтобы авансы корректно отражались и в бухгалтерском, и в управленческом контуре. Расхождения могут привести к ошибкам в бюджетировании.

7. Как экспортировать данные по авансам

Иногда данные по авансам нужно выгрузить в Excel или передать в другую систему. В 1С есть несколько способов экспорта:

Способ 1: Экспорт из отчета

  • Откройте любой отчет по авансам (например, Авансы полученные).
  • Нажмите кнопку Еще → Выгрузить → Excel.
  • Выберите формат (.xlsx или .csv) и сохраните файл.

Способ 2: Универсальный отчет с настройкой выгрузки

  • Создайте Универсальный отчет (раздел Отчеты).
  • Добавьте нужные поля (контрагент, сумма, дата, документ).
  • В настройках отчета укажите Экспорт → Настроить и выберите колонки для выгрузки.

Способ 3: Через обработку "Выгрузка данных"

  • Если нужна сложная выгрузка (например, с группировкой по менеджерам), используйте обработку Выгрузка данных в Excel из раздела Все функции.
  • Укажите источник данных (например, документ Поступление на р/с с типом операции "Аванс").

При экспорте учитывайте:

  • 📌 В Excel могут не сохраниться ссылки на документы-основания.
  • 📌 Для больших объемов данных лучше использовать .csv — он быстрее и легче.
  • 📌 Если нужны проводки, экспортируйте их отдельно через Оборотно-сальдовую ведомость.

FAQ: Частые вопросы по авансам в 1С

Как посмотреть авансы по конкретному менеджеру?

В отчете Авансы полученные добавьте колонку Ответственный (менеджер) через настройки. Если колонки нет, проверьте, включена ли аналитика по менеджерам в настройках программы (Администрирование → Настройки учета → CRM и продажи).

Почему в отчете не показываются авансы за прошлый год?

Вероятно, в фильтрах отчета установлен текущий период. Убедитесь, что:

  • В поле "Период" указаны правильные даты (например, 01.01.2023–31.12.2023).
  • Не стоит галочка "Только незачтенные авансы" (если нужны все предоплаты).
  • У пользователя есть права на просмотр архивных данных.

Как зачесть аванс в счет оплаты автоматически?

В 1С:Бухгалтерии 3.0 и ERP есть обработка Зачет авансов:

  1. Откройте Покупки → Авансы → Зачет авансов (или Продажи → Авансы → Зачет авансов).
  2. Укажите контрагента и период.
  3. Нажмите Заполнить → система автоматически подберет незачтенные авансы и документы реализации.
  4. Проверьте предложенные варианты и нажмите Провести зачет.

В 1С:УТ 11 зачет происходит через документ Зачет оплат в разделе Денежные средства.

Можно ли вернуть аванс покупателю, и как это оформить в 1С?

Да, для возврата аванса используйте документ Списание с расчетного счета с операцией Возврат аванса покупателю. Шаги:

  1. Создайте новый документ в разделе Банк и касса.
  2. Укажите контрагента, договор и сумму возврата.
  3. В поле "Основание" выберите исходный аванс (система подскажет доступные предоплаты).
  4. Проведите документ — система сформирует проводки по дебету 62.02 и кредиту 51.

Не забудьте оформить счет-фактуру на возврат аванса (если НДС был учтен при получении предоплаты).

Как настроить автоматическое уведомление о незачтенных авансах?

В 1С:ERP и УТ 11 можно создать регламентное задание:

  1. Перейдите в Администрирование → Регламентные операции.
  2. Создайте новое задание с типом Отчет по расчетам с контрагентами.
  3. В настройках укажите фильтр по незачтенным авансам и адресатов (например, бухгалтера).
  4. Установите расписание (например, каждое утро).

В 1С:Бухгалтерии 3.0 такой функции нет, но можно использовать внешнюю обработку или настроить напоминание через Календарь.