Отражение договора аренды с физическим лицом в 1С:ЗУП — полное руководство с примерами

Аренда имущества у физических лиц — распространённая практика среди компаний, но её бухгалтерское оформление в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 часто вызывает вопросы. В отличие от аренды у юридических лиц, здесь возникают нюансы с удержанием НДФЛ, отражением расходов и формированием отчётности. Ошибки на этом этапе могут привести к претензиям со стороны налоговой инспекции или фондов.

В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию по регистрации договора аренды с физлицом в 1С:ЗУП, начиная от создания контрагента и заканчивая формированием проводок и деклараций. Мы разберём типичные ошибки, актуальные настройки программы для 2026 года, а также приведём примеры заполнения документов с учётом последних изменений в законодательстве. Особое внимание уделим вопросам налогообложения — когда арендодатель должен платить НДФЛ самостоятельно, а когда это обязанность арендатора.

Если вы работаете с версией 1С:ЗУП 2.5, часть шагов может отличаться — в этом случае используйте аналогичные разделы меню или обновите конфигурацию. Все скриншоты и примеры в статье приведены для актуальной редакции 3.1.24.120 (на момент публикации).

1. Подготовка справочников: регистрация физического лица как контрагента

Прежде чем оформлять договор аренды, необходимо добавить арендодателя — физическое лицо — в базу 1С:ЗУП. Для этого используется справочник Контрагенты, но с учётом специфики физлиц.

Перейдите в раздел Справочники → Контрагенты и нажмите Создать. В карточке нового контрагента:

• 📌 Укажите вид контрагента — «Физическое лицо».
• 👤 Заполните ФИО, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, дата выдачи) и ИНН (если известен). 1С автоматически проверит ИНН на корректность.
• 📍 Добавьте адрес регистрации — это потребуется для формирования платёжных документов и отчётности.
• 💳 В разделе «Банковские счета» укажите реквизиты для перечисления арендной платы (если оплата безналичная).

Важно: если физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, в поле Статус выберите «Физическое лицо (не ИП)». Это повлияет на дальнейшее налогообложение и формирование проводок.

⚠️ Внимание: Если физическое лицо предоставило патент на осуществление деятельности (например, сдача в аренду недвижимости), в карточке контрагента укажите номер патента и срок его действия. Это изменит порядок удержания НДФЛ — арендодатель будет платить налог самостоятельно.

2. Создание договора аренды в 1С:ЗУП

После регистрации контрагента переходим к оформлению самого договора. В 1С:ЗУП для этого используется документ Договор (аренда), который находится в разделе Документы → Договоры с контрагентами.

При заполнении договора обратите внимание на следующие поля:

• 📄 Тип договора — выберите «Аренда (имущественный найм)».
• 🏢 Объект аренды — укажите наименование имущества (например, «Помещение под офис, адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5»).
• 💰 Сумма аренды — пропишите ежемесячный платеж. Если сумма меняется, укажите график платежей.
• 📅 Срок действия — даты начала и окончания договора. Если договор бессрочный, оставьте поле «Дата окончания» пустым.

В разделе Условия расчётов укажите:

• 🔄 Порядок оплаты — аванс или постоплата.
• 💵 Валюту расчётов (обычно рубли).
• 📂 Счёт учёта расходов — например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», в зависимости от назначения арендуемого имущества.

Данные контрагента заполнены полностью|Объект аренды описан подробно (адрес, площадь, инвентарный номер)|Сумма аренды указана с НДС (если применимо)|Счёт учёта расходов соответствует назначению имущества-->

После сохранения договора в 1С автоматически сформируется запись в справочнике Договоры контрагентов, которую можно будет использовать для создания платёжных документов и начислений.

3. Начисление арендной платы и удержание НДФЛ

Ежемесячное начисление арендной платы в 1С:ЗУП оформляется документом Поступление (акты, накладные) или Начисление арендной платы (в зависимости от настройки программы). Рассмотрим оба варианта.

Вариант 1. Через документ «Поступление (акты, накладные)»

1. Перейдите в раздел Документы → Поступление (акты, накладные).
2. Выберите тип операции «Услуги» и укажите контрагента (арендодателя).
3. В табличной части добавьте строку с наименованием услуги (например, «Аренда помещения») и суммой.
4. На закладке Счета учёта укажите счёт расходов (например, 26) и аналитику (подразделение, статью затрат).
5. На закладке Налоги отметьте галочкой «Удержать НДФЛ» (если арендодатель не является ИП или не предоставил патент).

Вариант 2. Через документ «Начисление арендной платы»

Если в вашей конфигурации 1С:ЗУП предусмотрен специализированный документ для аренды, путь к нему: Документы → Начисления контрагентам → Начисление арендной платы. Здесь алгоритм аналогичен, но поля адаптированы под арендные отношения.

Особое внимание уделите настройке НДФЛ:

• 📝 Если арендодатель — налоговый резидент РФ (находится в России более 183 дней в году), ставка НДФЛ — 13%.
• 🌍 Если арендодатель — нерезидент, ставка — 30% (если нет соглашения об избежании двойного налогообложения).
• 🛂 Если арендодатель предоставил патент на арендную деятельность, НДФЛ удерживает он сам, а в документе галочку «Удержать НДФЛ» ставить не нужно.

⚠️ Внимание: С 2026 года в 1С:ЗУП изменён алгоритм расчёта НДФЛ для иностранных граждан с видом на жительство — теперь программа автоматически проверяет статус налогового резидента по данным ФНС. Если статус не подтверждён, применяется ставка 30%. Проверьте актуальность этой настройки в вашей версии программы.

Ситуация	Ставка НДФЛ	Кто удерживает налог	Документ в 1С
Арендодатель — резидент РФ без патента	13%	Арендатор (ваша компания)	Поступление (акты) с галочкой «Удержать НДФЛ»
Арендодатель — нерезидент	30%	Арендатор	Поступление (акты) с галочкой «Удержать НДФЛ»
Арендодатель с патентом	6% (по патенту)	Арендодатель самостоятельно	Поступление (акты) без галочки «Удержать НДФЛ»
Арендодатель — ИП на УСН	Не удерживается	ИП платит налог самостоятельно	Поступление (акты) без НДФЛ

4. Проводки и бухгалтерский учёт арендных платежей

После проведения документа начисления аренды в 1С:ЗУП автоматически формируются бухгалтерские проводки. Их можно просмотреть, нажав кнопку Проводки (Дт/Кт) в нижней части документа.

Типовые проводки для аренды у физического лица:

• 📌 Дт 20 (26, 44) — Кт 76.09 — начислена арендная плата.
• 📌 Дт 76.09 — Кт 68.01 — удержан НДФЛ (если применимо).
• 📌 Дт 76.09 — Кт 51 — перечислена арендная плата за вычетом НДФЛ.

Если арендодатель — ИП или физлицо с патентом, проводка по НДФЛ не формируется, а сумма перечисляется полностью:

• 📌 Дт 20 (26, 44) — Кт 76.09 — начислена аренда.
• 📌 Дт 76.09 — Кт 51 — перечислена арендная плата без удержаний.

Для корректного отражения расходов в налоговом учёте проверьте:

• 🔍 Счёт учёта расходов соответствует назначению имущества (например, аренда офиса — 26, аренда склада — 44).
• 📋 Аналитика (подразделение, статья затрат) заполнена — это потребуется для формирования отчётности по расходам.
• 📑 Документ-основание (договор аренды) прикреплён к операции — это обязательно для налоговой проверки.

Что делать, если проводки не сформировались?

Если после проведения документа проводки не появились, проверьте:

1. Настройки учёта — в карточке контрагента должен быть указан правильный статус (физлицо/ИП).

2. Параметры документа — на закладке «Бухгалтерский учёт» должны быть заполнены счета Дт и Кт.

3. Период действия договора — если дата документа выходит за рамки договора, проводки не формируются.

4. Права пользователя — у вас должны быть права на проведение документов с проводками.

Если проблема остаётся, обновите конфигурацию или обратитесь в поддержку 1С.

5. Перечисление арендной платы и формирование платёжных документов

Для оплаты аренды в 1С:ЗУП используется документ Списание с расчётного счёта или Платёжное поручение. Путь: Документы → Банк → Платежные поручения.

При заполнении платёжного поручения:

• 🏦 Укажите банковские реквизиты арендодателя (из карточки контрагента).
• 💸 В поле Сумма пропишите арендную плату за вычетом НДФЛ (если налог удерживается).
• 📝 В назначении платежа укажите:
  • Номер и дату договора аренды.
  • Период, за который перечисляется плата (например, «за июнь 2026 г.»).
  • Сумму НДФЛ, если удерживается (например, «НДФЛ удержан в сумме 1 300 руб.»).

Пример назначения платежа:

Оплата по договору аренды №12 от 01.01.2026 за июнь 2026 г. Аренда помещения по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5. Сумма 10 000 руб., НДФЛ 13% (1 300 руб.) удержан. К оплате 8 700 руб.

После формирования платёжного поручения его можно:

• 📤 Экспортировать в формат для банк-клиента (через кнопку Выгрузить).
• 🖨 Распечатать для подписи и передачи в банк.
• 🔄 Отправить напрямую в банк, если настроена интеграция с 1С:ДиректБанк.

⚠️ Внимание: Если арендная плата перечисляется наличными через кассу, используйте документ Расходный кассовый ордер (Документы → Касса → Расходные ордера). В этом случае не забудьте оформить приходный ордер на сдачу наличных в банк (если сумма превышает лимит кассы).

6. Формирование отчётности: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и декларация по налогу на прибыль

Арендные платежи физическим лицам подлежат отражению в налоговой отчётности. В зависимости от ситуации потребуется сформировать:

1. Справка 2-НДФЛ

Если вы удерживаете НДФЛ с арендной платы, то до 1 марта следующего года должны сдать справку 2-НДФЛ на арендодателя. В 1С:ЗУП она формируется по пути: Отчёты → НДФЛ → Справки 2-НДФЛ.

При заполнении:

• 🔢 Укажите код дохода — для аренды это 1400 («Доходы от сдачи в аренду имущества»).
• 📅 Период — год, за который перечислялась аренда.
• 💰 Сумма дохода — общая сумма арендных платежей за год без вычета НДФЛ.

2. Расчёт 6-НДФЛ

Ежеквартально (до конца месяца, следующего за кварталом) сдаётся расчёт 6-НДФЛ, где отражаются удержанные суммы НДФЛ. Путь в 1С: Отчёты → НДФЛ → 6-НДФЛ.

Арендные платежи попадают в раздел 2 расчёта с указанием:

• Дата фактического получения дохода — дата начисления аренды (не дата платежа!).
• Дата удержания налога — дата выплаты арендной платы.
• Срок перечисления налога — не позднее следующего дня после выплаты.

3. Декларация по налогу на прибыль

Арендные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Они отражаются в Приложении №2 к декларации (расходы, связанные с производством и реализацией). В 1С:ЗУП декларация формируется по пути: Отчёты → Налог на прибыль → Декларация.

Ежемесячно (авансы по НДФЛ)|Ежеквартально (6-НДФЛ)|Один раз в год (2-НДФЛ)|Не сдаём (арендодатель платит налог сам)|Затрудняюсь ответить-->

Если арендодатель — иностранное физлицо, дополнительно потребуется сдать Расчёт сумм налога на доходы иностранных организаций и физических лиц (форма по КНД 1160068). В 1С:ЗУП этот отчёт доступен в разделе Отчёты → НДФЛ → Отчётность по доходам иностранцев.

7. Типичные ошибки и как их избежать

При оформлении аренды у физических лиц в 1С:ЗУП бухгалтеры часто допускают следующие ошибки:

1. Неправильный статус контрагента

Если в карточке физлица указан статус «ИП» вместо «Физическое лицо (не ИП)», программа неверно рассчитает НДФЛ. Например, для ИП на УСН налог удерживать не нужно, а для обычного физлица — нужно.

Как исправить: Проверьте статус в справочнике Контрагенты и при необходимости откорректируйте.

2. Неучтённые страховые взносы

Если арендодатель не является ИП, страховые взносы с арендной платы не начисляются. Однако некоторые бухгалтеры ошибочно пытаются их начислять, что приводит к излишним отчислениям.

Как исправить: В документе начисления аренды убедитесь, что галочка «Начислить страховые взносы» снята.

3. Ошибки в датах для 6-НДФЛ

Частая ошибка — указание в расчёте 6-НДФЛ даты платежа вместо даты начисления дохода. Это приводит к несоответствиям с данными ФНС.

Как исправить: В разделе 2 расчёта 6-НДФЛ дата получения дохода — это дата документа начисления аренды, а не дата платёжного поручения.

4. Неприкреплённые документы-основания

Налоговая инспекция может запросить подтверждение арендных расходов. Если к операции в 1С не прикреплён скан договора или акта, это вызовет вопросы при проверке.

Как исправить: В документе начисления аренды на закладке Файлы прикрепите скан договора и актов выполненных работ (если они оформляются).

5. Неверный счёт учёта расходов

Если аренда офиса отнесена на счёт 44 «Расходы на продажу» вместо 26 «Общехозяйственные расходы», это исказит финансовый результат.

Как исправить: Проверьте аналитику в документе начисления и при необходимости перенесите расходы корректирующими проводками.

8. Особенности аренды у физических лиц в 2026 году

В 2026 году вступили в силу изменения, которые влияют на оформление аренды у физлиц:

1. Новые коды доходов для 2-НДФЛ

С 2026 года для арендных платежей используется код дохода 1400 (ранее мог применяться 2400 для прочих доходов). Убедитесь, что в 1С:ЗУП обновлены классификаторы кодов.

2. Электронные трудовые книжки и аренда

Если арендодатель одновременно является сотрудником вашей компании, арендные платежи не должны отражаться в его электронной трудовой книжке. Для этого в документе начисления аренды снимите галочку «Отобразить в СЗВ-ТД».

3. Контроль за перечислением НДФЛ

ФНС ужесточила контроль за своевременностью перечисления НДФЛ с арендных платежей. Теперь задержка более чем на 1 день после выплаты считается нарушением (ранее было 3 дня). В 1С:ЗУП настройте напоминания о сроках уплаты налога в разделе Настройки → Налоги и взносы → Контроль сроков.

4. Аренда у иностранцев: новые правила

Для иностранных физлиц без статуса налогового резидента ставка НДФЛ остаётся 30%, но теперь 1С:ЗУП автоматически проверяет наличие вида на жительство или РВП. Если документ просрочен, программа предложит применить ставку 30%.

Чтобы избежать ошибок, регулярно обновляйте конфигурацию 1С:ЗУП и проверяйте актуальность классификаторов через сервис 1С:Обновление программ.

FAQ: Частые вопросы по аренде у физлиц в 1С:ЗУП

Нужно ли удерживать НДФЛ, если арендодатель — пенсионер?

Да, статус пенсионера не освобождает от уплаты НДФЛ с доходов от аренды. Исключение — если пенсионер предоставил патент на арендную деятельность (тогда он платит налог самостоятельно по ставке 6%). В остальных случаях удерживайте 13% или 30% (для нерезидентов).

Как отразить в 1С аренду у физлица, если оплата производится в натуральной форме (например, товарами)?

В этом случае:

1. Создайте документ Поступление (акты, накладные) с типом операции «Безвозмездное получение».
2. Укажите стоимость переданных товаров по рыночным ценам (это будет доход арендодателя).
3. Начислите НДФЛ с рыночной стоимости товаров (ставка 13% или 30%).
4. Сформируйте акт взаимозачёта между арендной платой и стоимостью товаров.

В бухгалтерском учёте это отразится как бартерная операция.

Можно ли в 1С:ЗУП автоматически формировать акты выполненных работ по аренде?

Да, для этого:

1. В карточке договора аренды на закладке Дополнительно включите опцию «Формировать акты».
2. Укажите периодичность (ежемесячно, поквартально) и шаблон документа.
3. При проведении начисления аренды программа автоматически создаст акт с нужной датой и суммой.

Шаблоны актов настраиваются в разделе Администрирование → Печатные формы.

Что делать, если арендодатель отказался предоставлять ИНН?

Вы можете:

• Указать в карточке контрагента ИНН не известен (но это вызовет вопросы у налоговой).
• Запросить у арендодателя справку из налоговой об отсутствии ИНН (например, для иностранцев).
• Удержать НДФЛ по максимальной ставке 30% (если статус налогоплательщика неясен).

Рекомендуем insist на предоставлении ИНН, так как без него невозможно корректно сформировать 2-НДФЛ.

Как в 1С отразить возвращаемый залог за аренду?

Залог учитывается как дебиторская задолженность:

1. При получении залога оформите документ Поступление на расчётный счёт со счётом 76.09 и аналитикой «Залог по аренде».
2. При возврате залога создайте документ Списание с расчётного счёта с тем же счётом.
3. Если залог удерживается за повреждения имущества, оформите документ Корректировка долга на разницу.

Залог не облагается НДФЛ, так как не является доходом арендодателя.