Учет нематериальных активов (НМА) на забалансовых счетах в 1С:Предприятие — задача, с которой сталкиваются бухгалтеры при работе с арендованными правами, лицензиями или активами, не принадлежащими организации на праве собственности. Такой учет требуется для контроля за использованием ресурсов, не отражаемых на балансе, но влияющих на финансовую деятельность компании. Например, когда предприятие арендует программное обеспечение с правом использования, но без перехода права собственности, или когда НМА учитываются по договорам доверительного управления.

В этой статье разберем пошаговый алгоритм настройки забалансовых счетов для НМА в 1С 8.3 (включая редакции 3.0 и БП 3.0), рассмотрим типичные проводки, нюансы аналитического учета и распространенные ошибки. Особое внимание уделим автоматическому формированию движений по забалансовым счетам при операциях с НМА, что позволит избежать ручного ввода и снизить риск ошибок.

Материал будет полезен как начинающим бухгалтерам, так и опытным специалистам, которые хотят оптимизировать учет НМА в 1С с учетом последних изменений в законодательстве и функционале программы.

1. Зачем учитывать НМА на забалансовых счетах?

Забалансовые счета в 1С используются для отражения активов и обязательств, которые не принадлежат организации на праве собственности, но находятся в ее пользовании или под контролем. Для НМА это актуально в следующих случаях:

  • 📄 Арендованные права — когда организация использует лицензии, патенты или программное обеспечение по договору аренды (лизинга) без перехода права собственности.
  • 🔄 Доверительное управление — если НМА переданы в доверительное управление другой организации, но остаются на балансе учредителя.
  • 📊 Условные активы — например, права на использование торговой марки по франчайзингу, когда оплата производится периодически, а право собственности не переходит.
  • 🔒 Залоговые НМА — когда активы переданы в залог и временно не принадлежат организации.

Главное отличие забалансового учета от балансового — отсутствие влияния на финансовый результат компании. Однако такие активы должны отражаться в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности (п. 27 ПБУ 14/2007). В 1С это реализуется через специальные забалансовые счета с кодом 012 («Нематериальные активы, полученные в пользование») или другими, в зависимости от учетной политики.

⚠️ Внимание: Если НМА учитывается на забалансовом счете, его амортизация не начисляется в бухгалтерском учете. Однако в налоговом учете могут действовать иные правила — уточните это в ст. 256–259 НК РФ.

2. Настройка забалансовых счетов для НМА в 1С 8.3

Прежде чем приступить к учету, необходимо создать или настроить забалансовые счета в 1С. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Главное → Настройки → Функциональность → Бухгалтерский учет.
  2. Убедитесь, что включена опция Вести учет на забалансовых счетах.
  3. Откройте План счетов бухгалтерского учета (Главное → Планы счетов).
  4. Найдите раздел Забалансовые счета и проверьте наличие счета 012. Если его нет — добавьте вручную.

Для счета 012 рекомендуется настроить аналитический учет по следующим измерениям:

  • 📌 Объекты НМА — для детализации по каждому активу (например, «Лицензия на ПО 1С:ERP», «Патент на изобретение №12345»).
  • 👥 Контрагенты — чтобы отслеживать, у кого арендован актив (например, «ООО СофтПровайдер»).
  • 📅 Договоры — для привязки к конкретному договору аренды или лизинга.

Пример настройки аналитики для счета 012:

Измерение Тип данных Пример значения
Объект НМА Справочник «Нематериальные активы» Лицензия на 1С:Бухгалтерию (аренда)
Контрагент Справочник «Контрагенты» ООО «1С-Софт»
Договор Справочник «Договоры» Договор аренды ПО №45 от 10.01.2026
Срок действия Дата 01.01.2026 – 31.12.2026
⚠️ Внимание: Если в вашей конфигурации 1С отсутствует справочник «Нематериальные активы», его можно создать через Администрирование → Общие настройки → Справочники или использовать существующий (например, «Номенклатура» с типом «Услуга»).
📊 Какой версии 1С вы пользуетесь?
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:ERP
1С:Управление торговлей
1С:Зарплата и управление персоналом
Другая

3. Поступление НМА на забалансовый счет: пошаговая инструкция

Рассмотрим практический пример: организация арендует у ООО «СофтПровайдер» лицензию на 1С:Бухгалтерию сроком на 3 года. Стоимость аренды — 50 000 руб. в год, право собственности не переходит. Необходимо отразить этот актив на забалансовом счете 012.

Алгоритм действий:

  1. Создайте элемент справочника «Нематериальные активы»:
    • Название: «Лицензия на 1С:Бухгалтерию (аренда)».
    • Тип: «Прочее имущество (в аренде)».
    • Срок полезного использования: 36 месяцев.
  • Оформите документ «Поступление товаров и услуг»:
    • Вид операции: «Услуги».
    • Контрагент: «ООО СофтПровайдер».
    • Договор: выберите или создайте новый (например, «Аренда ПО №1 от 01.01.2026»).
    • На закладке «Услуги» добавьте строку с наименованием «Аренда лицензии 1С:Бухгалтерия».
    • Укажите счет учета: 012 (забалансовый).
    • Проводите документ. В результате сформируется движение по дебету счета 012 на сумму 50 000 руб.

    Если арендная плата вносится ежемесячно, можно настроить регламентную операцию для автоматического списания с забалансового счета по мере оплаты. Для этого:

    1. Перейдите в Главное → Регламентные операции → Настройка регламентных операций.
    2. Добавьте новую операцию с типом «Списание с забалансовых счетов».
    3. Укажите счет 012 и условие списания (например, «по окончании срока аренды»).

    Создан элемент справочника «Нематериальные активы»|Указан правильный забалансовый счет (012)|Документ «Поступление товаров и услуг» проведен без ошибок|Настроена аналитика по контрагенту и договору|Проверено движение по счету 012 в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»-->

    4. Типичные проводки по забалансовым счетам НМА

    В таблице ниже приведены основные проводки, которые формируются при учете НМА на забалансовых счетах в 1С:

    Операция Дебет Кредит Сумма Комментарий
    Поступление НМА в аренду 012 — 50 000 руб. Отражено получение права использования лицензии
    Оплата аренды (ежемесячно) 60.01 51 4 166,67 руб. Перечислена арендная плата (50 000 / 12 мес.)
    Списание НМА с забалансового счета — 012 50 000 руб. Истек срок аренды, право использования утрачено
    Передача НМА в залог 013 012 50 000 руб. Перевод счета с «Арендованные НМА» на «Залоговые НМА»

    Обратите внимание: при списании НМА с забалансового счета кредитовое движение формируется без корреспонденции с дебетом — это особенность забалансовых счетов в 1С. Также важно, что амортизация на такие активы не начисляется, даже если в договоре аренды предусмотрена поэтапная оплата.

    Если НМА был передан в залог, его необходимо перевести на другой забалансовый счет (например, 013 «Нематериальные активы, переданные в залог»). Для этого используйте документ Перемещение товаров с операцией «Перемещение между забалансовыми счетами».

    💡

    Чтобы избежать ошибок при списании НМА с забалансового счета, всегда проверяйте остатки по счету 012 в отчете «Анализ счета» перед проведением операции. Если остаток нулевой, а списание все равно требуется (например, при досрочном расторжении договора), используйте документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» с ручной проводкой.

    5. Автоматизация учета НМА на забалансовых счетах

    Ручной ввод операций по забалансовым счетам чреват ошибками, особенно если в организации много арендованных НМА. В 1С 8.3 можно настроить автоматическое формирование движений с помощью:

    • 🤖 Регламентных операций — для периодического списания (например, ежемесячного уменьшения стоимости арендованного актива).
    • 📥 Обмена данными — если НМА поступают из других систем (например, из 1С:Документооборот или 1С:ERP).
    • 🔄 Бизнес-процессов — для контроля сроков действия лицензий и автоматического списания по их истечении.

      • Пример настройки регламентной операции для списания арендованного ПО:

      1. Перейдите в Главное → Регламентные операции → Регламентные операции.
      2. Создайте новую операцию с названием «Списание арендованных НМА».
      3. В разделе «Условие выполнения» укажите: 
        Счет = Забалансовый.012 И ТекущаяДата() >= ДатаОкончанияДоговора
      4. В разделе «Действия» добавьте проводку: 
        ДвижениеРегистра.Списание(

        Счет = Забалансовый.012,
        

        Сумма = ОстатокПоСчету(Забалансовый.012, ОбъектНМА),
        

        ОбъектНМА = ТекущийЭлемент.Ссылка
        

        )

      Для автоматизации можно также использовать обработки, которые будут проверять сроки действия договоров и формировать уведомления бухгалтеру. Например, обработка «Контроль сроков НМА» может отправлять email-задачу за 30 дней до истечения лицензии.

      ⚠️ Внимание: При настройке автоматических операций убедитесь, что в справочнике «Нематериальные активы» заполнено поле «Дата окончания действия». Без этого регламентные операции не смогут корректно определить, когда списывать актив.
      Как проверить корректность автоматических проводок?

      Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (Отчеты → Бухгалтерские отчеты).

      Выберите забалансовый счет 012 и установите период, за который хотите проверить движения.

      Сверьте суммы поступлений и списаний с данными из договоров аренды.

      Если обнаружены расхождения, проверьте логику регламентных операций в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации.

      6. Ошибки при учете НМА на забалансовых счетах и как их избежать

      Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при работе с забалансовыми счетами. Рассмотрим наиболее распространенные:

      Ошибка Последствия Как исправить
      Неверный выбор счета (например, 01 вместо 012) Искажение баланса, начисление амортизации на чужой актив Сторнировать ошибочную проводку и сделать правильную по счету 012
      Отсутствие аналитики по контрагентам Невозможно отследить, у кого арендован актив Добавить субконто «Контрагенты» в настройки счета 012
      Несвоевременное списание при истечении срока Завышение остатков по забалансовым счетам Настроить регламентную операцию или ручное списание
      Двойное отражение одного актива (на балансе и забалансе) Искажение отчетности, претензии проверяющих Проверить договор: если право собственности не перешло — только забалансовый учет

      Чтобы избежать ошибок, следуйте чек-листу проверки:

      Все арендованные НМА отражены на счете 012|Аналитика по контрагентам и договорам заполнена|Списания по истечении срока выполнены|Нет дублирующих записей на балансовых счетах|Проверены остатки по забалансовым счетам в отчете «Анализ счета»-->

      Если ошибка уже допущена, исправлять ее нужно с помощью сторнирующих проводок. Например, если НМА был ошибочно оприходован на счет 04 (балансовый), необходимо:

      1. Создать документ «Операция (бухгалтерский учет)» со сторнирующей проводкой: 
        Дт 04 Кт 08 — сторно (на сумму ошибочного оприходования)
      2. Оформить правильную проводку: 
        Дт 012 — (поступление на забалансовый счет)
    💡

    Главное правило: забалансовые счета не корреспондируют с балансовыми! Все движения по ним отражаются только в дебет или кредит без парной проводки.

    7. Отчетность по забалансовым НМА в 1С

    Хотя забалансовые счета не влияют на бухгалтерский баланс, они должны быть раскрыты в пояснительной записке к годовой отчетности (п. 27 ПБУ 14/2007). В 1С для формирования такой отчетности используйте:

    • 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по забалансовым счетам (Отчеты → Бухгалтерские отчеты).
    • 📄 Анализ счета — для детализации по каждому объекту НМА.
    • 📈 Отчет по аналитике забалансовых счетов — если требуется группировка по контрагентам или договорам.

      • Пример формирования пояснений для бухгалтерской отчетности:

      1. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по забалансовым счетам».
      2. Установите период — последний день отчетного года.
      3. Экспортируйте данные в Excel и добавьте описание для каждого актива (наименование, контрагент, срок действия).
      4. Включите эту информацию в раздел «Прочие активы» пояснительной записки.

      Если организация сдает статистическую отчетность (например, форму №11), забалансовые НМА могут потребоваться для заполнения раздела «Арендованные активы». В 1С для этого можно использовать отчет «Сведения об арендованных активах» (доступен в конфигурациях 1С:ERP или 1С:Бухгалтерия КОРП).

      ⚠️ Внимание: С 2026 года в пояснительной записке рекомендуется указывать не только остатки по забалансовым счетам, но и условия использования арендованных НМА (сроки, ограничения, суммы платежей). Это требование связано с изменениями в ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды».

      8. Особенности учета НМА на забалансовых счетах в разных конфигурациях 1С

      Функционал учета забалансовых НМА может отличаться в зависимости от конфигурации 1С:

      Конфигурация Особенности учета НМА на забалансе Рекомендации
      1С:Бухгалтерия 3.0 Поддерживает забалансовые счета, но нет специализированных документов для НМА. Используйте «Операцию» или «Поступление товаров и услуг». Настройте дополнительные субконто для детализации.
      1С:ERP Есть справочник «Нематериальные активы» с возможностью указания типа (собственные/арендованные). Автоматически формирует движения по забалансовым счетам. Используйте документ «Принятие к учету НМА» с флагом «Учет на забалансе».
      1С:Управление торговлей Забалансовые счета поддерживаются, но нет специализированных механизмов для НМА. Рекомендуется интеграция с 1С:Бухгалтерией. Для учета лицензий используйте справочник «Номенклатура» с типом «Услуга».
      1С:Комплексная автоматизация Полноценный учет НМА, включая забалансовые счета. Есть отчеты по амортизации и движению активов. Настройте автоматические списания через регламентные задачи.

      В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация учет НМА на забалансе максимально автоматизирован. Например, при оформлении договора аренды программа сама предлагает отразить актив на счете 012 и настраивает график платежей. В 1С:Бухгалтерии 3.0 придется вручную контролировать корректность проводок.

      Если вы работаете в 1С:Управление торговлей и нуждаетесь в детальном учете НМА, рассмотрите возможность интеграции с 1С:Бухгалтерией через обмен данными. Это позволит избежать дублирования информации и ошибок при переносе данных.

      📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для учета НМА?
      1С:Бухгалтерия 3.0
      1С:ERP
      1С:Управление торговлей
      1С:Комплексная автоматизация
      Другая

      FAQ: Частые вопросы по учету НМА на забалансовых счетах в 1С

      🔹 Нужно ли начислять амортизацию на НМА, учтенные на забалансовом счете?

      Нет, амортизация на забалансовые активы не начисляется, так как они не принадлежат организации на праве собственности. Однако в налоговом учете арендные платежи могут учитываться как расходы (ст. 264 НК РФ).

      🔹 Как отразить возвращенный арендованный НМА?

      Используйте документ «Списание с забалансовых счетов» или «Операцию» с проводкой по кредиту счета 012. Если актив возвращен досрочно, уточните в договоре условия расторжения (возможно, потребуется корректировка платежей).

      🔹 Можно ли учитывать на забалансе НМА, переданные в безвозмездное пользование?

      Да, если организация получила НМА по договору безвозмездного пользования (ссуды), его можно отразить на счете 012. Главное — зафиксировать в учетной политике порядок такого учета.

      🔹 Как проверить, что все арендованные НМА учтены на забалансе?

      Сформируйте отчет «Анализ субконто» по счету 012 с группировкой по контрагентам. Сверьте данные с реестром договоров аренды. Также можно использовать отчет «Сверка с контрагентами» в разделе Покупки → Отчеты.

      🔹 Что делать, если в 1С нет счета 012?

      Счет можно добавить вручную через План счетов бухгалтерского учета. Если это невозможно (например, в «базовой» версии 1С:Бухгалтерии), используйте другой забалансовый счет (например, 001 «Арендованные основные средства») с указанием в аналитике, что это НМА.