Отправка отчета СЗВ-ТД в 1С ЗУП: полная инструкция с примерами

Отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) — обязательный документ для всех работодателей, который сдается в Пенсионный фонд ежемесячно. Его формирование и отправка через 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (ЗУП) требует внимания к деталям: от корректной настройки программы до проверки статуса отправки. В этой статье разберем весь процесс шаг за шагом — от подготовки данных до исправления типичных ошибок.

Особенность СЗВ-ТД в том, что он заменяет бумажные трудовые книжки с 2020 года, а с 2026 года правила его заполнения ужесточились: теперь требуется указывать не только прием/увольнение, но и все кадровые перемещения (переводы, изменения окладов, совмещения). Если вы впервые сталкиваетесь с этой отчетностью или обновляли 1С ЗУП до актуальной версии, инструкция поможет избежать штрафов за просрочку или некорректные данные.

Важно: процесс отправки может отличаться в зависимости от версии 1С:ЗУП (3.1 или 3.2), типа лицензии (базовая или ПРОФ) и способа сдачи (через оператора ЭДО или напрямую в ПФР). Мы рассмотрим универсальный алгоритм, а нюансы для конкретных случаев выделим отдельно.

1. Подготовка программы 1С ЗУП к формированию СЗВ-ТД

Перед тем как приступить к созданию отчета, убедитесь, что ваша 1С:Зарплата и Управление Персоналом готова к работе с СЗВ-ТД. Это включает проверку версии программы, наличия актуальных обновлений и корректных настроек кадрового учета.

Сначала обновите конфигурацию до последней версии. Для этого:

• 🔄 Зайдите в Справка → О программе и проверьте текущую версию. Актуальная на 2026 год — не ниже 3.1.24.120 или 3.2.18.100.
• 📥 Если версия устарела, обновитесь через Администрирование → Обновление программы или с помощью файлов из личного кабинета 1С:ИТС.
• 🔧 После обновления запустите тестирование и исправление базы (Администрирование → Тестирование и исправление), чтобы избежать сбоев при формировании отчетов.

Далее проверьте настройки кадрового учета:

1. Откройте Настройки → Кадровый учет.
2. Убедитесь, что флажок "Ведется учет трудовой деятельности" установлен.
3. В разделе "Сведения о трудовой деятельности" укажите правильный Код категории застрахованного лица (обычно НР — наемные работники).

2. Формирование отчета СЗВ-ТД: пошаговый алгоритм

Когда программа подготовлена, можно приступать к созданию отчета. Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1 (в версии 3.2 шаги аналогичны, но расположение некоторых пунктов меню может отличаться).

Перейдите в раздел Отчеты по персоналу → СЗВ-ТД (или Отчеты → Регламентированные отчеты → ПФР → Сведения о трудовой деятельности в зависимости от версии). Далее:

Указать отчетный период (месяц)|Выбрать организацию (если их несколько)|Проверить список сотрудников на полноту данных|Установить флажок "Формировать файл для отправки"-->

В открывшемся окне:

1. Укажите период — месяц, за который сдается отчет (например, Январь 2026).
2. Выберите организацию — если в базе несколько юрлиц, укажите нужное.
3. Нажмите "Заполнить" — программа автоматически подтянет данные о кадровых изменениях за период.
4. Проверьте список сотрудников — в таблице должны отобразиться все работники, у которых были движения (прием, увольнение, перевод и т.д.).

Обратите внимание на столбцы:

• 📅 "Дата события" — дата кадрового изменения.
• 👤 "Сотрудник" — ФИО и табельный номер.
• 📝 "Вид события" — прием, увольнение, перевод и др.
• 🔄 "Статус" — если есть ошибки, они будут отмечены красным.

Если какие-то записи отмечены как ошибочные, дважды кликните по строке, чтобы увидеть подробности. Типичные ошибки:

• 🚨 Отсутствует СНИЛС сотрудника.
• 🚨 Не указан код должности по ОКЗ.
• 🚨 Дата события выходит за пределы отчетного периода.

Что делать, если в отчете нет нужного сотрудника?

Если сотрудник отсутствует в списке, проверьте:

1. Есть ли у него кадровые движения за выбранный период (прием, перевод, увольнение).

2. Корректно ли заполнена его карточка в справочнике Сотрудники (раздел Кадры).

3. Не стоит ли у него статус "Уволен" до начала отчетного периода.

Если проблема не решена, попробуйте перезаполнить отчет или обновить данные через Действия → Обновить данные.

3. Проверка и редактирование данных перед отправкой

После автоматического заполнения отчета обязательно проверьте все записи вручную. Даже если программа не выдает ошибок, могут быть логические несоответствия, которые ПФР не примет. Например:

• 🔹 Сотрудник уволен, но в отчете указан как действующий.
• 🔹 Дата перевода совпадает с датой увольнения (такое бывает при ошибках в кадровых документах).
• 🔹 Код должности не соответствует фактической работе сотрудника.

Для редактирования:

1. Дважды кликните по строке с ошибкой.
2. В открывшемся окне исправьте данные (например, укажите правильный код должности или дату события).
3. Сохраните изменения и перезаполните отчет (Заполнить).

Особое внимание уделите кодам видов трудовой деятельности. С 2026 года действует обновленный классификатор:

Код	Наименование	Когда применяется
ПРИЕМ	Прием на работу	При оформлении нового сотрудника
УВОЛ	Увольнение	При расторжении трудового договора
ПЕРЕВ	Перевод на другую работу	При изменении должности, отдела или условий труда
ИЗМОК	Изменение оклада	При повышении/понижении зарплаты без смены должности
СОВМ	Совмещение	При оформлении внутреннего совместительства

Если вы не уверены в коде, используйте подсказку в 1С ЗУП: при заполнении поля с кодом нажмите F4 (или кнопку выбора), чтобы открыть справочник допустимых значений.

Регулярно, почти каждый месяц|Иногда, 1-2 раза в год|Редеко, только при обновлениях 1С|Никогда не было ошибок-->

4. Экспорт отчета в файл для отправки

После проверки данных экспортируйте отчет в формат, пригодный для отправки в ПФР. В 1С ЗУП это делается так:

1. Нажмите кнопку "Выгрузить" (или Действия → Выгрузить).
2. Выберите формат файла:
   • 📄 XML — стандартный формат для сдачи через оператора ЭДО или личный кабинет ПФР.
   • 📄 ZIP — архив с XML и подписью (если требуется).
3. Укажите путь для сохранения файла (например, C:\Отчетность\СЗВ-ТД_Январь_2026.xml).
4. Подтвердите выгрузку.

Файл будет сохранен с именем вида СЗВТД_ОГРНХХХХХХХХХ_20260101.xml, где:

• ОГРНХХХХХХХХХ — ОГРН вашей организации.
• 20260101 — дата формирования отчета (год, месяц, день).

Важно: с 2026 года ПФР требует, чтобы файл СЗВ-ТД был подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП). Без подписи отчет не будет принят. Если у вас еще нет КЭП, оформите ее в аккредитованном удостоверяющем центре (например, Такском или КриптоПро).

5. Способы отправки СЗВ-ТД: какой выбрать?

Отправить сформированный отчет можно несколькими способами. Выбор зависит от технических возможностей вашей организации и предпочтений:

Способ	Преимущества	Недостатки	Когда использовать
Через оператора ЭДО (Контур, Такском, СБИС)	Автоматическая проверка на ошибки, удобный интерфейс, архив отчетов	Платная услуга (от 500 руб/месяц)	Для компаний с большим штатом или частыми кадровыми изменениями
Через личный кабинет ПФР (cabinet.pfrf.ru)	Бесплатно, прямая отправка в ПФР	Нет автоматической проверки, сложный интерфейс	Для небольших компаний с минимальным количеством отчетов
Через 1С-Отчетность (встроенный сервис)	Интеграция с 1С, автоматическое заполнение реквизитов	Требует настройки, платный тариф	Если у вас уже подключен сервис 1С-Отчетность

Рассмотрим каждый способ подробнее.

5.1. Отправка через оператора ЭДО

Это самый популярный и надежный способ. Алгоритм:

1. Загрузите выгруженный из 1С файл СЗВТД_*.xml в личный кабинет оператора (например, Контур.Экстерн).
2. Дождитесь автоматической проверки на ошибки (обычно занимает 1-2 минуты).
3. Если ошибок нет, подпишите файл КЭП и отправьте.
4. Сохраните квитанцию об отправке — она подтверждает факт сдачи отчета.

5.2. Отправка через личный кабинет ПФР

Если вы предпочитаете отправлять отчеты напрямую:

1. Зайдите на сайт cabinet.pfrf.ru и авторизуйтесь с помощью КЭП или логина/пароля.
2. Перейдите в раздел "Отчетность работодателей" → "СЗВ-ТД".
3. Загрузите XML-файл и дождитесь проверки.
4. Подпишите и отправьте отчет.

5.3. Отправка через 1С-Отчетность

Если у вас подключен сервис 1С-Отчетность:

1. В окне формирования СЗВ-ТД нажмите "Отправить" (или Действия → Отправить через 1С-Отчетность).
2. Авторизуйтесь в сервисе (если требуется).
3. Выберите способ подписи (КЭП или простая подпись, если разрешено).
4. Подтвердите отправку.

Преимущество этого способа — интеграция с 1С: все данные подтягиваются автоматически, не нужно загружать файлы вручную.

6. Проверка статуса отправки и исправление ошибок

После отправки отчета обязательно отследите его статус. В зависимости от способа отправки это можно сделать:

• 📌 В личном кабинете оператора ЭДО (раздел "История отчетов").
• 📌 На сайте ПФР (cabinet.pfrf.ru, раздел "Мои отчеты").
• 📌 В 1С-Отчетности (раздел "Отправленные отчеты").

Стандартные статусы:

• ✅ "Принят" — отчет успешно обработан ПФР.
• ⚠️ "На проверке" — идет обработка (может занять до 24 часов).
• ❌ "Отклонен" — в отчете найдены ошибки.

Если отчет отклонен, скачайте протокол ошибок (обычно файл с расширением .txt или .xml) и исправьте их в 1С:

1. Откройте отчет СЗВ-ТД в 1С ЗУП.
2. Найдите строки с ошибками (они будут подсвечены красным).
3. Исправьте данные согласно протоколу.
4. Перезаполните и повторно выгрузите отчет.

Типичные ошибки и их исправление:

Код ошибки	Описание	Как исправить
10	Не указан СНИЛС сотрудника	Добавьте СНИЛС в карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники)
20	Некорректный код должности	Проверьте код по ОКЗ в справочнике должностей
30	Дата события вне отчетного периода	Исправьте дату в кадровом документе (приказе о приеме/увольнении)
40	Отсутствует подпись	Подпишите файл КЭП перед отправкой

Что делать, если отчет "завис" в статусе "На проверке" более суток?

Если статус не меняется дольше 24 часов:

1. Проверьте, не блокируется ли файл антивирусом или фаерволом.

2. Свяжитесь с технической поддержкой оператора ЭДО или ПФР (контакты есть в личном кабинете).

3. Попробуйте отправить отчет повторно — иногда помогает повторная выгрузка.

Если проблема не решается, сохраните скриншот статуса и обратитесь в службу поддержки 1С (для пользователей 1С-Отчетности).

7. Архивирование и хранение отчетов СЗВ-ТД

После успешной отправки отчета сохраните его копию и подтверждение о приеме. Это потребуется для:

• 📂 Проверок со стороны ПФР или налоговой.
• 📂 Внутреннего аудита.
• 📂 Быстрого доступа к данным при кадровых спортах.

Рекомендации по архивированию:

• 💾 Сохраняйте три файла:
  • Исходный XML (выгруженный из 1С).
  • Подписанный XML (с ЭЦП).
  • Квитанцию о приеме (из личного кабинета оператора или ПФР).
• 📁 Храните файлы в отдельной папке с названием вида СЗВ-ТД_2026_01 (год_месяц).
• 🔒 Ограничьте доступ к архиву — отчеты содержат персональные данные сотрудников.

В 1С ЗУП также ведется журнал отправленных отчетов. Чтобы найти его:

1. Перейдите в Отчеты → Журнал отчетности.
2. Отфильтруйте по типу отчета "СЗВ-ТД".
3. Экспортируйте данные в Excel для долгосрочного хранения.

8. Типичные проблемы и их решения

Даже при соблюдении всех инструкций могут возникать сложности. Рассмотрим самые распространенные и способы их устранения.

Проблема 1: В отчете не отображаются новые сотрудники.

Решение:

• Проверьте, что в карточке сотрудника указан статус "Принят" (а не "Кандидат").
• Убедитесь, что дата приема попадает в отчетный период.
• Перезаполните отчет (Действия → Перезаполнить).

Проблема 2: При выгрузке файла появляется ошибка "Недопустимый символ в XML".

Решение:

• Проверьте ФИО сотрудников на наличие недопустимых символов (например, кавычек, амперсандов).
• Используйте только кириллицу, пробелы и дефисы.
• Если ошибка остается, попробуйте выгрузить файл в кодировке UTF-8 (настройка в параметрах выгрузки).

Проблема 3: Отчет не принимается из-за несовпадения данных с ПФР.

Решение:

• Сверьте СНИЛС сотрудников с данными ПФР через сервис checkperson.pfrf.ru.
• Если найдены расхождения, обновите данные в 1С и переформируйте отчет.
• При необходимости запросите у сотрудника новое свидетельство СНИЛС.

Проблема 4: Не работает отправка через 1С-Отчетность.

Решение:

• Проверьте подключение к интернету и настройки прокси-сервера.
• Обновите сертификаты КриптоПро (через Пуск → КриптоПро CSP → Сервис → Протестировать).
• Перезапустите 1С и попробуйте отправить отчет снова.

⚠️ Внимание: Если вы используете 1С:ЗУП Корп (многопользовательскую версию), убедитесь, что при формировании отчета у вас установлены исключительные права на редактирование кадровых данных. В противном случае часть записей может не отобразиться в СЗВ-ТД.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Можно ли отправить СЗВ-ТД на бумаге?

Нет, с 2020 года отчет сдается только в электронном виде. Бумажная форма не предусмотрена, за исключением случаев, когда у работодателя менее 25 сотрудников — но и тогда рекомендуется использовать электронный формат.

Что делать, если пропустил срок сдачи СЗВ-ТД?

Если отчет не отправлен вовремя (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), нужно:

1. Сформировать и отправить отчет как можно быстрее.
2. Если ПФР уже выставил штраф, оплатите его в течение 10 дней (размер штрафа — от 300 до 500 рублей за каждого сотрудника).
3. При повторном нарушении штраф увеличивается до 1000 рублей за сотрудника.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если в месяце не было кадровых изменений?

Да, отчет сдается ежемесячно всеми работодателями, даже если не было приемов, увольнений или переводов. В этом случае формируется "нулевой" отчет с пустым списком событий.

Как исправить ошибку "Не найден сотрудник в базе ПФР"?

Эта ошибка возникает, если СНИЛС сотрудника не совпадает с данными ПФР. Чтобы исправить:

1. Проверьте СНИЛС в карточке сотрудника в 1С.
2. Сверьте его с данными на сайте ПФР (checkperson.pfrf.ru).
3. Если СНИЛС неверный, запросите у сотрудника корректные данные и обновите их в 1С.
4. Переформируйте и отправьте отчет повторно.

Можно ли делегировать отправку СЗВ-ТД бухгалтеру или кадровику?

Да, но для этого нужно:

• Оформить доверенность на сотрудника (нотариально или по форме организации).
• Выдать ему доступ к личному кабинету ПФР или оператора ЭДО.
• Убедиться, что у него есть действующая КЭП (или он может использовать подпись руководителя).

Ответственность за правильность отчета все равно несет работодатель.

⚠️ Внимание: Правила формирования и сдачи СЗВ-ТД могут изменяться. Перед отправкой отчета сверяйте актуальные требования на официальном сайте ПФР (www.pfrf.ru) или в личном кабинете вашего оператора ЭДО.