Как правильно открыть заказ в 1С: инструкция с картинками и советами

Работа с заказами в 1С — одна из самых частых операций для менеджеров, бухгалтеров и складских работников. Независимо от того, используете ли вы 1С:Управление торговлей 11, ERP 2.0 или Бухгалтерию 3.0, процесс создания заказа имеет общие принципы, но и свои нюансы в зависимости от конфигурации. Эта статья поможет разобраться, как правильно оформить заказ покупателя или поставщика, избежать типичных ошибок и сэкономить время на рутинных операциях.

Мы рассмотрим не только базовые шаги — от выбора типа документа до его проведения — но и разберём скрытые настройки, которые ускоряют работу с заказами в 1С на 30-40% (например, автоматическое заполнение цен из прайс-листа или подстановка контрагента по ИНН). Особое внимание уделим различиям между заказами покупателей и поставщиков, а также тому, как избежать расхождений между заказом и реальными остатками на складе.

1. Типы заказов в 1С: какой документ выбрать?

В 1С термин «заказ» может означать разные виды документов. Их выбор зависит от того, кто является инициатором сделки и какие бизнес-процессы вы автоматизируете. Основные типы:

• 📄 Заказ покупателя — оформляется, когда клиент хочет купить товар или услугу. Используется в рознице, оптовой торговле и сфере услуг.
• 🚛 Заказ поставщику — создаётся для закупки товаров у партнёров. Часто интегрируется с планом закупок.
• 🔄 Внутренний заказ — применяется для перемещения товаров между складами или подразделениями одной компании.
• 📦 Заказ на производство — актуален для предприятий, которые сами изготавливают продукцию (доступен в 1С:ERP и Управление производственным предприятием).

В большинстве конфигураций (например, УТ 11) заказы покупателей и поставщиков находятся в разных разделах меню:

• Заказы покупателей — в разделе Продажи → Заказы покупателей.
• Заказы поставщикам — в разделе Закупки → Заказы поставщикам.

Если вы не уверены, какой документ нужен, ориентируйтесь на направление движения товаров или денег: от клиента к вам — заказ покупателя; от вас к поставщику — заказ поставщику.

2. Пошаговая инструкция: как создать заказ покупателя

Рассмотрим процесс на примере 1С:Управление торговлей 11 (самой популярной конфигурации для торговли). Алгоритм подойдёт и для других версий с незначительными корректировками.

Шаг 1. Откройте список заказов

Перейдите в раздел Продажи → Заказы покупателей. Нажмите кнопку Создать (или Добавить в некоторых версиях). Откроется форма нового документа.

Шаг 2. Заполните шапку документа

В верхней части формы («шапке») укажите:

• 🏢 Контрагент — выберите покупателя из справочника или создайте нового (кнопка + рядом с полем).
• 📅 Дата — по умолчанию проставляется текущая, но её можно изменить.
• 🏷️ Номер — обычно присваивается автоматически, но в некоторых конфигурациях его можно редактировать.
• 💰 Валюту — если работаете с иностранными клиентами.

Шаг 3. Добавьте товары или услуги

В табличной части документа (Товары или Услуги) нажмите Добавить и выберите номенклатуру из справочника. Для ускорения работы:

• Используйте поиск по арт. номеру или названию (начните вводить текст в поле Номенклатура).
• Если товар отсутствует в справочнике, создайте его «на лету» кнопкой +.
• Укажите количество, цену (может подтянуться автоматически из прайс-листа) и скидку (если предусмотрена).

Шаг 4. Проверьте и проведите документ

Перед сохранением:

Нажмите Провести и закрыть (или Записать, если нужно сохранить черновик). После проведения документ получит статус Проведён и будет доступен для печати или отправки клиенту.

3. Нюансы оформления заказа поставщику

Заказы поставщикам создаются аналогично, но имеют свои особенности:

1. Связь с договором

В шапке документа часто требуется указать договор с поставщиком (раздел Договоры в справочнике контрагентов). Это важно для правильного учёта взаимозачётов и отсрочек платежа.

2. Условия поставки

В 1С:ERP и УТ 11 можно указать:

• 📦 Способ отгрузки (самовывоз, доставка транспортной компанией).
• 💳 Условия оплаты (предоплата, постоплата, рассрочка).
• 📅 Срок поставки — критично для контроля исполнения заказа.

Эти данные потом автоматически подтянутся в заказ на поставку и счёт на оплату.

3. Резервирование товаров

Если вы заказываете товар под конкретного клиента, в 1С:УТ можно сразу резервировать его на складе поставщика. Для этого:

1. В табличной части заказа поставщику нажмите Ещё → Резервировать.
2. Укажите склад и количество.
3. Сохраните изменения.

4. Контроль остатков

Чтобы избежать заказа лишнего товара, включите отображение остатков в форме документа:

Ещё → Настроить форму → Запасы.

Что делать, если поставщик изменил цену после оформления заказа?

Если поставщик сообщил об изменении цены до отгрузки, откройте заказ, обновите цены в табличной части и перепроведите документ. Если цена изменилась после отгрузки, потребуется создать корректировку долга или дополнительное соглашение (в зависимости от условий договора).

4. Распространённые ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при работе с заказами. Вот самые частые из них и способы их предотвращения:

Ошибка	Последствия	Как избежать
Не указан склад отгрузки	Товар резервируется на неверном складе, срываются сроки отгрузки	Проверяйте поле Склад в шапке документа. В 1С:УТ 11 склад можно указать как в шапке, так и для каждой строки табличной части
Несовпадение цен в заказе и счете	Конфликты с клиентами, необходимость переоформления документов	Используйте механизм типовых соглашений для фиксации цен на период действия заказа
Отсутствие резерва под заказ	Перепродажа товара, которого нет в наличии	Включите автоматическое резервирование в настройках (Администрирование → Настройки программы → Заказы)
Неверный контрагент (опечатка в названии)	Проблемы с учётом дебиторской задолженности	Используйте поиск по ИНН или кнопку Подбор для выбора контрагента

Особое внимание уделите связи заказов с другими документами. Например, если заказ покупателя не привязан к договору, система может неправильно рассчитать скидки или условия оплаты.

⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерии 3.0 заказы покупателей не влияют на бухгалтерский учёт до момента проведения реализации. Если вам нужно отразить аванс, используйте документ Поступление безналичных ДС с видом операции Аванс от покупателя.

5. Автоматизация работы с заказами

Ручное создание каждого заказа отнимает много времени. К счастью, 1С предлагает инструменты для автоматизации:

1. Шаблоны заказов

Если вы часто оформляете повторяющиеся заказы (например, для постоянных клиентов), сохраните типовой заказ как шаблон:

Ещё → Сохранить как шаблон.

При создании нового заказа вы сможете выбрать этот шаблон и сэкономить время.

2. Загрузка из Excel

В 1С:УТ 11 и ERP 2.0 можно импортировать заказы из Excel или CSV. Для этого:

1. Подготовьте файл с колонками: Номенклатура, Количество, Цена.
2. В форме списка заказов нажмите Ещё → Загрузить данные.
3. Выберите файл и сопоставьте колонки с полями 1С.

3. Интеграция с сайтом или CRM

Если заказы поступают через интернет-магазин (1С-Битрикс, Shopify) или CRM (Bitrix24), настройте автоматический обмен данными. Для этого:

• В 1С перейдите в Администрирование → Обмен данными.
• Выберите тип обмена (например, CommerceML для интернет-магазинов).
• Настройте расписание и правила сопоставления полей.

4. Уведомления о статусах

В 1С:ERP можно настроить автоматическую отправку email или SMS при изменении статуса заказа (например, «Отгружен» или «Оплачен»). Это улучшает взаимодействие с клиентами.

💡

Автоматизация оформления заказов сокращает время на рутинные операции на 40-60% и снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

6. Печать и отправка заказа клиенту

После оформления заказа его нужно передать клиенту или поставщику. В 1С для этого предусмотрены печатные формы и электронные документы.

1. Печатные формы

Чтобы распечатать заказ:

1. Откройте проведенный заказ.
2. Нажмите Печать → Заказ покупателя (или Заказ поставщику).
3. Выберите нужный шаблон (например, Универсальный передаточный документ (УПД)).
4. Настройте параметры печати (если нужно) и распечатайте.

2. Электронный документооборот (ЭДО)

Если вы работаете через Диадок, Контур.Диадок или СБИС, можно отправить заказ в электронном виде:

• В форме заказа нажмите Ещё → Отправить по ЭДО.
• Выберите оператора ЭДО и контрагента.
• Подпишите документ электронной подписью (если требуется).

3. Экспорт в PDF или Excel

Для отправки по email или мессенджеру:

• Нажмите Печать → Сохранить как PDF/Excel.
• Прикрепите файл к письму или отправьте через Файл → Отправить (в некоторых конфигурациях).

⚠️ Внимание: Если вы работаете с маркированными товарами (лекарства, обуви, табак), в печатной форме заказа должны быть указаны коды маркировки (GTIN или Serial Number). Проверьте, что ваша конфигурация поддерживает эту функцию (в 1С:УТ 11.4.10+ и ERP 2.5+ она есть по умолчанию).

7. Контроль исполнения заказов

Создание заказа — только первый шаг. Важно отслеживать его исполнение: оплату, отгрузку, закрытие. В 1С для этого есть специальные отчёты и механизмы.

1. Отчёт «Исполнение заказов»

Перейдите в Продажи → Отчёты → Исполнение заказов покупателей. Здесь можно:

• 🔍 Отфильтровать заказы по статусу (Не выполнен, Частично выполнен, Выполнен).
• 📊 Посмотреть, какие товары отгружены, а какие — нет.
• 📅 Контролировать сроки исполнения.

2. Статусы заказов

В 1С:ERP и УТ 11 заказы могут иметь статусы:

• 🟡 На согласовании — клиент ещё не подтвердил заказ.
• 🟢 Подтверждён — заказ согласован, ожидается оплата/отгрузка.
• 🚚 В отгрузке — товар собирается на складе.
• ✅ Выполнен — всё отгружено и оплачено.

Статус можно изменить вручную или автоматически (например, при проведении реализации).

3. Связь с документами отгрузки

Чтобы понять, какой заказ закрывает конкретная реализация, откройте документ Реализация товаров и услуг и посмотрите поле Заказ покупателя. Если оно не заполнено, свяжите документы вручную:

1. В реализации нажмите Ещё → Связать с заказом.
2. Выберите нужный заказ из списка.
3. Сохраните изменения.

4. Напоминания о просроченных заказах

В 1С:ERP можно настроить уведомления о заказах, которые не выполнены в срок:

Администрирование → Настройки программы → Уведомления.

8. Особенности работы с заказами в разных конфигурациях 1С

Хотя принципы работы с заказами похожи, в разных конфигурациях 1С есть нюансы. Рассмотрим самые популярные:

Конфигурация	Особенности работы с заказами	Где найти заказы
1С:Управление торговлей 11	Поддержка комплектаций и наборов в заказах. Автоматическое резервирование товаров. Интеграция с 1С:Документооборот для согласования.	Продажи → Заказы покупателей Закупки → Заказы поставщикам
1С:ERP 2.0	Учёт производственных заказов. Расширенные статусы исполнения. Возможность планирования закупок на основе заказов.	Продажи → Заказы клиентов Закупки → Заказы поставщикам
1С:Бухгалтерия 3.0	Заказы не влияют на бухучёт до реализации. Минимальный функционал для торговли (лучше использовать вместе с УТ).	Покупка → Заказы поставщикам (заказы покупателей отсутствуют)
1С:Розница 2.0	Ориентирована на розничные продажи. Поддержка работы с кассовым оборудованием. Заказы часто создаются прямо из кассового чека.	Продажи → Заказы покупателей

Если вы используете самостоятельно доработанную конфигурацию или отраслевое решение (например, 1С:Автосервис), меню и функционал могут отличаться. В этом случае обратитесь к документации вашей конкретной версии.

⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерии 3.0 отсутствует полноценный функционал для работы с заказами покупателей. Если вам нужно вести торговлю, рекомендуется использовать 1С:Управление торговлей или 1С:ERP.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Можно ли создать заказ без указания контрагента?

Технически да, но это нарушает логику работы системы. Без контрагента нельзя:

• Провести заказ (система выдаст ошибку).
• Связать его с реализацией или поступлением.
• Корректно вести учёт дебиторской/кредиторской задолженности.

Если данные о клиенте ещё неизвестны, создайте анонимного контрагента с названием «Розничный покупатель» или «Физ. лицо».

Как изменить цену в заказе, если она поменялась?

Откройте заказ, перейдите в табличную часть и отредактируйте столбец Цена. После изменения:

1. Нажмите Записать.
2. Если заказ уже проведён, нажмите Провести заново.
3. При необходимости создайте дополнительное соглашение (документ Корректировка заказа в 1С:ERP).

Если цена изменилась из-за скидки, проверьте настройки типового соглашения с клиентом.

Что делать, если товар в заказе закончился на складе?

Варианты решений:

• 🔄 Перенести часть заказа на другую дату (кнопка Перенести в 1С:УТ).
• 🛒 Заказать товар у поставщика с привязкой к клиентскому заказу (механизм Заказ под заказ).
• 📞 Согласовать замену с клиентом (документ Корректировка заказа).
• ❌ Отменить заказ (если клиент согласен) с помощью статуса Аннулирован.

В 1С:ERP можно настроить автоматическое уведомление менеджера при нехватке товара.

Как связать заказ с реализацией, если они созданы отдельно?

Откройте документ Реализация товаров и услуг и:

1. Нажмите Ещё → Связать с заказом.
2. В появившемся окне выберите нужный заказ из списка.
3. Нажмите Выполнить связь.

После этого в заказе появится отметка о связанной реализации, а в реализации — ссылка на заказ.

Можно ли импортировать заказы из Excel в 1С?

Да, в большинстве конфигураций (УТ 11, ERP 2.0) есть функция загрузки из внешних файлов. Для этого:

1. Подготовьте файл Excel с колонками: Номенклатура, Количество, Цена, Контрагент.
2. В списке заказов нажмите Ещё → Загрузить данные.
3. Выберите файл и сопоставьте колонки с полями 1С.
4. Нажмите Загрузить.

Для сложных случаев (например, загрузка с дополнительными реквизитами) может потребоваться внешняя обработка.