Оплата донорских дней в 1С ЗУП: пошаговая инструкция 2026

Оформление донорских дней в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 — задача, с которой регулярно сталкиваются кадровые специалисты и бухгалтеры. Несмотря на кажущуюся простоту, здесь кроется масса нюансов: от корректного ввода документа «Отсутствие с сохранением оплаты» до правильного расчета среднего заработка с учетом последних изменений в Трудовом кодексе. Ошибки на этом этапе ведут к переплатам, штрафам при проверках и конфликтам с сотрудниками.

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию по оплате донорских дней в 1С ЗУП с учетом актуальных требований 2026 года, включая:

🔹 Настройку видов расчета и справочников для донорских выплат
🔹 Порядок оформления документа «Отсутствие» с кодом «ДО» (донорский день)
🔹 Автоматический и ручной расчет среднего заработка с примерами
🔹 Типичные ошибки, из-за которых ФСС отказывает в возмещении
🔹 Бухгалтерские проводки и отражение в 6-НДФЛ/РСВ

Особое внимание уделим изменениям в алгоритме расчета среднего заработка для доноров с 1 января 2026 года, которые многие пользователи 1С ЗУП упускают из виду. Если вы работаете с редакцией 3.1.25 или ниже — часть функций может отсутствовать (см. блок с предупреждением ниже).

1. Нормативная база: что говорит закон о донорских днях

Прежде чем переходить к настройкам 1С ЗУП, разберемся с юридической стороной вопроса. Согласно ст. 186 ТК РФ, работодатель обязан:

📋 Предоставить день отдыха в день сдачи крови или ее компонентов (по желанию сотрудника — в другой день).
💰 Сохранить средний заработок за оба дня: день сдачи и день отдыха.
📅 Оплатить дополнительный день отдыха, если сотрудник сдал кровь в выходной/праздник.

Важно: с 2026 года ФСС компенсирует расходы на донорские дни только при соблюдении двух условий:

Сотрудник предоставил справку по форме №402/у (или ее электронный аналог).
В 1С ЗУП донорский день оформлен отдельными документами для дня сдачи крови и дня отдыха (даже если они совпадают).

⚠️ Внимание: Если в вашем регионе действуют пилотные проекты ФСС по прямым выплатам, порядок возмещения может отличаться. Уточните актуальные правила в личном кабинете ФСС или у местного отделения фонда.

2. Подготовка 1С ЗУП: настройка справочников и видов расчета

Чтобы программа корректно рассчитывала оплату донорских дней, необходимо:

2.1. Проверить справочник «Виды использования времени»

Перейдите в Настройки → Виды использования времени и убедитесь, что присутствует элемент с кодом «ДО» (донорский день). Если его нет:

Создайте новый элемент с кодом ДО.
Укажите наименование: «Донорский день (ст. 186 ТК РФ)».
В поле «Вид времени» выберите Отсутствие с сохранением оплаты.
Отметьте флаги: Оплачивается по среднему и Учитывается в стаже.

2.2. Настроить вид расчета «Оплата донорских дней»

Откройте Настройки → Виды расчета → Оплата по среднему заработку и проверьте наличие вида расчета с кодом «ОплатаДонорских». Параметры должны быть такими:

Параметр	Значение
База для расчета	`Средний заработок (по ТК)`
Период расчета среднего	`12 месяцев (календарных)`
Исключаемые периоды	`Отпуска, командировки, больничные`
Код дохода для НДФЛ	`2000 (иные доходы)`
Вид начисления для ФСС	`ДО (донорские дни)`

Если вид расчета отсутствует, создайте его вручную или воспользуйтесь типовой обработкой «Загрузка начальных данных» (раздел Администрирование).

Справочник "Виды использования времени" содержит код ДО|

Вид расчета "ОплатаДонорских" настроен по таблице выше|

В карточке сотрудника указан правильный табельный номер|

Справка от донора (форма 402/у) прикреплена к документу сотрудника-->

3. Пошаговая инструкция: как оформить донорский день в 1С ЗУП

Рассмотрим процесс на примере сотрудника Иванова И.И., который сдал кровь 15 мая 2026 года и взял день отдыха 16 мая.

Шаг 1. Ввод документа «Отсутствие с сохранением оплаты»

Перейдите в раздел Кадры → Отсутствия сотрудников и создайте новый документ:

В поле «Сотрудник» выберите Иванова И.И..
Укажите период отсутствия:
- 📅 15.05.2026 — день сдачи крови (вид времени: ДО).
- 📅 16.05.2026 — день отдыха (вид времени: ДО).

В поле «Основание» укажите: «Справка №123 от 15.05.2026» (номер из формы 402/у).

Нажмите Провести и закрыть.

Шаг 2. Расчет среднего заработка

После проведения документа «Отсутствие» автоматически сформируется начисление «Оплата донорских дней» в документе Начисление зарплаты. Чтобы проверить корректность расчета:

Откройте Зарплата → Все начисления.
Найдите документ за май 2026 года.
Проверьте строку с начислением «ОплатаДонорских»:
- Количество дней: 2.
- Сумма: должна равняться среднедневному заработку × 2.

Если сумма рассчитана неверно, откройте документ начисления и вручную скорректируйте параметры расчета среднего (кнопка Изменить параметры расчета).

💡

Чтобы избежать ошибок при расчете, перед оформлением донорского дня проверьте, чтобы у сотрудника были заполнены данные о заработке за последние 12 месяцев. Если сотрудник работал менее года, используйте фактический период.

Шаг 3. Проверка проводок и отражение в отчетности

После расчета зарплаты сформируйте проводки (Операции → Проводки) и убедитесь, что:

💸 Дебет 20 (26, 44) — Кредит 70: начислена оплата донорских дней.
📊 Дебет 70 — Кредит 68.01: удержан НДФЛ (13%).
🏥 Дебет 69.01 — Кредит 70: начислены страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

В отчетах 6-НДФЛ и РСВ донорские выплаты отражаются:

В 6-НДФЛ: раздел 2, строка 100 — дата фактического получения дохода (день выплаты зарплаты).
В РСВ: приложение 1, раздел 3 (код дохода 2000).

4. Распространенные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С ЗУП допускают ошибки при оформлении донорских дней. Вот самые критичные из них:

4.1. Оформление одного документа на оба дня

❌ Ошибка: Сотрудник сдал кровь 10 мая и взял отдых 11 мая, но в 1С ЗУП оформили один документ «Отсутствие» на два дня с видом времени ДО.

✅ Решение: ФСС требует раздельного оформления:

🩸 10 мая — день сдачи крови (вид времени: ДО, основание: справка 402/у).
🛌 11 мая — день отдыха (вид времени: ДО, основание: заявление сотрудника).

4.2. Неправильный расчет среднего заработка

❌ Ошибка: Программа рассчитала средний заработок за 6 месяцев вместо 12, так как в настройках вида расчета указан неверный период.

✅ Решение: Проверьте параметры вида расчета «ОплатаДонорских» (см. раздел 2.2). При необходимости пересчитайте средний вручную через документ Корректировка среднего заработка.

4.3. Отсутствие справки 402/у в программе

❌ Ошибка: Документ «Отсутствие» проведен без указания номера справки от донора.

✅ Решение: Прикрепите скан справки к карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → Вложения) и укажите ее номер в поле «Основание» документа «Отсутствие».

⚠️ Внимание: Если справка 402/у утеряна, сотрудник может запросить дубликат в медицинском учреждении. Без этого документа ФСС откажет в возмещении расходов, даже если донорский день оформлен правильно.

Что делать, если ФСС не принимает донорские дни к зачету?

Если ФСС отказал в возмещении, проверьте:

1. Корректность кода вида времени (должен быть "ДО").

2. Наличие справки 402/у в документах сотрудника.

3. Раздельное оформление дня сдачи крови и дня отдыха.

4. Правильность расчета среднего заработка (период 12 месяцев).

Если все верно, но отказ остается — запросите у ФСС письменное разъяснение с обоснованием. Часто причиной является несоответствие кода вида начисления в отчете РСВ (должен быть "ДО").

5. Особенности оплаты донорских дней в нестандартных ситуациях

Не всегда донорские дни оформляются по стандартной схеме. Разберем сложные случаи:

5.1. Сотрудник сдал кровь в выходной или праздничный день

Если день сдачи крови выпал на выходной или праздник (например, 1 мая), сотрудник имеет право на дополнительный день отдыха (ст. 186 ТК РФ). В 1С ЗУП это оформляется так:

Документ «Отсутствие» на день сдачи крови (даже если это выходной) с видом времени ДО.
Документ «Отсутствие» на дополнительный день отдыха (по выбору сотрудника) с видом времени ДО.

Оба дня оплачиваются по среднему заработку.

5.2. Сотрудник работает на 0,5 ставки

Для совместителей или сотрудников с неполной занятостью донорские дни оплачиваются пропорционально ставке. В 1С ЗУП:

В документе «Отсутствие» укажите количество дней: 1 (даже если это 0,5 дня по графику).
В документе «Начисление зарплаты» программа автоматически скорректирует сумму с учетом ставки.

5.3. Донорский день совпал с отпуском или больничным

Если сотрудник сдал кровь во время отпуска или болезни, день сдачи крови не оплачивается (письмо ФСС от 18.02.2021 №02-09-11/04-03-3020). В 1С ЗУП:

Оформите документ «Отсутствие» с видом времени ДО, но в поле «Оплачивать» выберите Не оплачивать.
День отдыха предоставляется и оплачивается в обычном порядке.

6. Бухгалтерский учет и налоговые нюансы

Оплата донорских дней влияет на несколько участков учета. Разберем ключевые моменты:

6.1. Проводки по бухгалтерскому учету

Типовые проводки в 1С:Бухгалтерия 3.0 (если ведется совместный учет с ЗУП):

Операция	Дебет	Кредит	Сумма
Начислена оплата донорских дней	20 (26, 44)	70	Сумма по среднему заработку
Удержан НДФЛ (13%)	70	68.01	13% от начисленной суммы
Начислены страховые взносы (кроме травматизма)	20 (26, 44)	69.01	30% от начисленной суммы
Возмещение ФСС (после проверки)	69.01	51 (50)	Сумма возмещения

6.2. Отражение в отчетах 6-НДФЛ и РСВ

В 6-НДФЛ донорские выплаты включаются в:

📌 Раздел 1: строка 020 (общая сумма доходов).
📌 Раздел 2: строка 100 (дата получения дохода — день выплаты зарплаты), строка 130 (сумма дохода).

В РСВ:

📋 Приложение 1: раздел 3, код дохода 2000.
📋 Приложение 2: раздел 1, строка 030 (база для взносов).

6.3. Возмещение расходов от ФСС

Чтобы ФСС принял донорские дни к возмещению, в отчете 4-ФСС они должны быть отражены в:

📊 Таблица 3: строка с кодом ДО.
📊 Таблица 5: раздел «Выплаты за счет средств ФСС».

⚠️ Внимание: С 2026 года ФСС ужесточил контроль за обоснованностью донорских выплат. Если в отчете 4-ФСС не указан номер справки 402/у, фонд вправе отказать в возмещении. В 1С ЗУП номер справки должен быть прописан в поле «Основание» документа «Отсутствие».

7. Автоматизация: как ускорить оформление донорских дней

Если в вашей компании донорские дни оформляются часто, имеет смысл автоматизировать процесс. Вот несколько способов:

7.1. Шаблоны документов

Создайте шаблон документа «Отсутствие» для донорских дней:

Оформите документ для одного сотрудника.
Сохраните его как шаблон: Еще → Сохранить как шаблон.
При следующем оформлении используйте шаблон: Создать на основе → [Ваш шаблон].

7.2. Групповое оформление

Если несколько сотрудников сдали кровь в один день, используйте групповое оформление:

Перейдите в Кадры → Отсутствия сотрудников.
Нажмите Создать групповой документ.
Выберите сотрудников и укажите даты отсутствия.

7.3. Интеграция с медицинскими учреждениями

Некоторые клиники передают данные о донорстве в электронном виде. Если ваша организация подключена к системе ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система в сфере здравоохранения), можно настроить автоматическое создание документов «Отсутствие» на основании электронных справок. Для этого:

Подключите обработку «Обмен с ЕГИСЗ» (доступна в 1С:ЗУП КОРП или через 1С:Коннект).
Настройте правила сопоставления данных.
Запустите обмен: Администрирование → Обмен данными → Обмен с ЕГИСЗ.

💡

Автоматизация оформления донорских дней экономит до 30% времени кадровой службы. Наибольший эффект дает интеграция с медицинскими системами (ЕГИСЗ), но требует предварительной настройки.

8. Частые вопросы и ответы

🔹 Нужно ли оформлять донорский день, если сотрудник сдал кровь в выходной?

Да, даже если день сдачи крови выпал на выходной или праздник, сотрудник имеет право на дополнительный день отдыха (ст. 186 ТК РФ). В 1С ЗУП оформите:

Документ «Отсутствие» на день сдачи крови (даже если это выходной) с видом времени ДО.
Документ «Отсутствие» на дополнительный день отдыха (по выбору сотрудника) с видом времени ДО.

Оба дня оплачиваются по среднему заработку.

🔹 Как оплатить донорский день, если сотрудник работает на 0,5 ставки?

Для сотрудников с неполной занятостью донорские дни оплачиваются пропорционально ставке. В 1С ЗУП:

В документе «Отсутствие» укажите количество дней: 1 (независимо от ставки).
Программа автоматически скорректирует сумму начисления с учетом коэффициента занятости (0,5).

Пример: если среднедневной заработок сотрудника — 2000 руб., то за донорский день ему будет начислено 1000 руб. (2000 × 0,5).

🔹 Можно ли перенести донорский день на другой месяц?

Да, сотрудник вправе использовать день отдыха в любое время в течение года после сдачи крови (ст. 186 ТК РФ). В 1С ЗУП:

Оформите документ «Отсутствие» на день сдачи крови (вид времени: ДО).
Когда сотрудник решит использовать день отдыха, создайте новый документ «Отсутствие» на выбранную дату (вид времени: ДО, основание: «Перенос донорского дня»).

Оба дня оплачиваются по среднему заработку за тот месяц, в котором они фактически использовались.

🔹 Что делать, если ФСС не принимает донорские дни к возмещению?